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Weitere Funktionen & Dienste

Im Folgenden werden weitere Cloud PBX Funktionen beschrieben, die Sie auch mit Ihrem Desktop-Client nutzen können. Dazu gehören:

  • Gruppenfunktion
  • Assistenzfunktion
  • Besetztlampenfeld
  • Gruppen-Pickup
Gruppenfunktion

Mit der Gruppenfunktion werden eingehende Anrufe automatisch an die Agenten (Mitglieder) einer Gruppe verteilt. Die Gruppe erhält eine separate Rufnummer, unter der die Agenten erreichbar sind. Eingehende Anrufe werden zunächst in eine Warteschleife geleitet und anschließend an die Agenten verteilt. Für mehr Informationen siehe Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Zusatz-Pakete > Gruppenfunktion.

Ihr Arbeitsplatz kann mehreren Gruppenfunktionen zugeordnet sein. Im Desktop-Client werden alle zugeordneten Gruppenfunktionen angezeigt. Zudem können Sie sich in Gruppenfunktionen ein- und ausloggen sowie den Arbeitsplatz-Status einstellen. Mit dem Arbeitsplatz-Status legen Sie Ihre Verfügbarkeit für Anrufe aus Warteschleifen fest.

Die Login-Funktion sowie die Einstellung zum Arbeitsplatz-Status finden Sie im Desktop-Client unter Einstellungen dann Weitere Funktionen und Dienste dann Warteschleifen.

In eine Gruppenfunktion einloggen/ausloggen

Voraussetzungen:
Das Zusatz-Paket Gruppenfunktion muss für Ihren Arbeitsplatz gebucht und aktiviert sein.
Das Dienstmerkmal Ein- & Ausloggen für Agenten erlauben muss durch Ihren Administrator aktiviert sein.

1. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf Einstellungen dann Weitere Funktionen und Dienste und blättern Sie zum Bereich Warteschleifen.

2. Zum Einloggen wählen Sie aus der Dropdown-Liste der gewünschten Gruppenfunktion den Eintrag Aktiv. Zum Ausloggen den Eintrag Inaktiv.

Hinweis

Sie können sich auch in MyPortal in Gruppenfunktionen einloggen und ausloggen unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Zusatz-Pakete > Gruppenfunktion. Informationen zur Verwendung der Gruppenfunktion mit einem Tischtelefon erhalten Sie in der Beschreibung Ihres Endgeräts.

Arbeitsplatz-Status einstellen

Voraussetzung:
Sie sind in einer Gruppenfunktion eingeloggt. Siehe In eine Gruppenfunktion einloggen/ausloggen.

1. Klicken Sie in der linken Menüleiste auf Einstellungen dann Weitere Funktionen und Dienste und blättern Sie zum Bereich Warteschleifen.
2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste einen Arbeitsplatz-Status, um Ihre Verfügbarkeit für Anrufe aus Warteschleifen festzulegen. Sie können zwischen folgenden Status wählen:

Arbeitsplatz-StatusBeschreibung
VerfügbarSie sind bereit Anrufe aus Warteschleifen entgegenzunehmen.
Nicht verfügbarSie stehen zurzeit nicht für Anrufe aus Warteschleifen zur Verfügung.
NachbearbeitungSie bereiten einen Anruf nach und stehen zurzeit nicht für neue Anrufe aus Warteschleifen zur Verfügung.
Angemeldet

Sie sind am Arbeitsplatz, jedoch zurzeit nicht für Anrufe aus Warteschleifen verfügbar.

Hinweis: Nur im Status Verfügbar erhalten Sie Anrufe aus Warteschleifen.

AbgemeldetSie sind nicht am Arbeitsplatz und können keine Anrufe aus Warteschleifen entgegennehmen.

Hinweis

Sie können auch in MyPortal den Arbeitsplatz-Status festlegen unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Zusatz-Pakete > Gruppenfunktion. Informationen zur Verwendung der Gruppenfunktion mit einem Tischtelefon erhalten Sie in der Beschreibung Ihres Endgeräts.

Assistenzfunktion

Mit der Assistenzfunktion können Sie einem Arbeitsplatz (dem Leiter) eine Gruppe von Assistenten zuweisen. Assistenten tätigen eingehende und abgehende Gespräche im Namen des Leiters. Für mehr Informationen zur Assistenzfunktion und deren Konfiguration siehe Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Zusatz-Pakete > Assistenzfunktion (Leiter) und Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Zusatz-Pakete > Assistenzfunktion (Assistent).

Ihr Arbeitsplatz kann mehreren Assistenzgruppen zugeordnet sein. Um eine Assistenz auszuwählen, loggen Sie sich in die gewünschte Assistenzgruppe ein. Der Login erfolgt in MyPortal unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Zusatz-Pakete > Assistenzfunktion (Assistent). Die Möglichkeit zum Login kann durch Ihren Administrator auch ausgeschaltet werden.

In der Rolle des Assistenten können Sie mit Ihrem Desktop-Client abgehende Anrufe im Namen des Leiters führen sowie eingehende Anrufe für den Leiter annehmen und weiterleiten.

Wenn Sie als Assistent in einer Assistenzgruppe eingeloggt sind, erscheint im Hauptfenster des Desktop-Clients eine Dropdown-Liste zur Auswahl der Rolle, in der Sie abgehend anrufen möchten.

Wenn Sie als Assistent in einer Assistenzgruppe eingeloggt sind, werden eingehende Anrufe an den Leiter im Benachrichtigungsfenster markiert. Hier zum Beispiel ein Anonymer Anruf für die Leiterin Karin Heiden:

Abgehende Anrufe im Namen des Leiters führen

Voraussetzungen:
Das Zusatz-Paket Assistenzfunktion muss für Ihren Arbeitsplatz gebucht und aktiviert sein.
Sie sind in einer Assistenzgruppe eingeloggt.

1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Anrufen als die Rolle, in der Sie abgehend anrufen möchten. Sie können die Rolle auch über die Menüleiste auswählen unter Anrufe dann Assistenzfunktion (Assistent).
2. Klicken Sie auf Anrufen oder Anruf vom Telefon . Der gewünschte Gesprächspartner wird mit den Anrufinformationen (Name und Rufnummer, falls freigegeben) der ausgewählten Rolle angerufen.

Eingehende Anrufe für den Leiter annehmen und weiterleiten

Voraussetzungen:
Das Zusatz-Paket Assistenzfunktion muss für Ihren Arbeitsplatz gebucht und aktiviert sein.
Sie sind in einer Assistenzgruppe eingeloggt.

Eingehende Anrufe an den Leiter der Assistenzfunktion werden im Benachrichtigungsfenster markiert. Zum Beispiel: „Anruf für Karin Heiden“. Als Assistent können Sie den Anruf annehmen und bei Bedarf an den Leiter weiterleiten. Für mehr Informationen zum Weiterleiten von Anrufen siehe Telefonieren > Während des Gesprächs Anruf weiterleiten.

Besetztlampenfeld

Besetztlampenfelder werden üblicherweise an Tischtelefonen konfiguriert, um den Präsenzstatus (frei, besetzt, eingehender Anruf) Ihrer Kontakte durch farbige LEDs anzuzeigen und bei Bedarf Anrufe übernehmen zu können. Mit der Cloud PBX haben Sie die Möglichkeit, Besetztlampenfelder mit allen zugewiesenen Endgeräten zu nutzen. Also auch mit Ihrem Desktop-Client.

Die Präsenzstatus Ihrer Kontakte werden im Desktop-Client in einem zusätzlichen Besetztlampenfeld-Fenster angezeigt. Auf Funktionen wie Anrufen und Chatten greifen Sie aus dem Kontextmenü des Besetztlampenfeld-Fensters zu.

Ihre mit Kontakten belegten Besetztlampenfelder stehen Ihnen auf allen zugewiesenen Tischtelefonen sowie Desktop- und Mobile-Clients zur Verfügung. Die Konfiguration erfolgt in MyPortal unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Telefonie > Besetztlampenfeld konfigurieren.

Besetztlampenfeld-Fenster

In MyPortal konfigurierte Besetztlampenfelder werden im Desktop-Client in einem zusätzlichen Besetztlampenfeld-Fenster angezeigt.

Symbole und Ihre Bedeutung

Präsenzstatus werden im Besetztlampenfeld-Fenster durch Symbole dargestellt.

SymbolBeschreibung
Kontakt ist frei.
Kontakt telefoniert.
Kontakt erhält einen Anruf.
Kontakt ist offline.

Aktionen mit dem Besetztlampenfeld

Folgende Aktionen stehen Ihnen im Kontextmenü des Besetztlampenfeld-Fensters (Klick mit rechter Maustaste auf Kontakt) zur Verfügung:

  • Chat mit Kontakt starten
  • Anruf und Anruf vom Telefon starten
  • Konferenzraum des Kontakts betreten
  • Kontakt anzeigen, hinzufügen und bearbeiten
Anruf direkt übernehmen

Sie können unternehmensweit Anrufe, die für Ihre Kollegen bestimmt sind, an Ihrem Desktop-Client übernehmen.

Zur einfacheren Nutzung der Funktion, weisen Sie die entsprechenden Arbeitsplätze den Besetztlampenfeldern Ihrer Endgeräte zu. Mit Besetztlampenfeldern können Sie den Präsenzstatus einsehen und per Tastendruck Anrufe übernehmen. Die Konfiguration der Besetztlampenfelder erfolgt in MyPortal unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Telefonie > Besetztlampenfeld konfigurieren..

1. Blenden Sie im Hauptfenster die Zifferntasten ein.
2. Wählen Sie den Funktionscode *97 und die Interne Rufnummer des Kollegen, von dem Sie das Gespräch heranholen möchten.
3. Klicken Sie auf Annehmen .

  • Der Anruf wird an Ihren Desktop-Client übertragen.

Anruf weiterleiten

Anrufe können Sie per „Drag and Drop“ innerhalb des Besetztlampenfeld-Fensters weiterleiten.

Voraussetzung:
Der aktuelle Gesprächskontakt und der Kontakt, an den der Anruf weitergeleitet werden soll, müssen einem Besetztlampenfeld zugewiesen sein.

1. Ziehen Sie im Besetztlampenfeld-Fenster den aktiven Gesprächskontakt per „Drag and Drop“ auf den Kontakt, an den Sie den Anruf weiterleiten möchten. Der Dialog Weiterleiten wird geöffnet.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiterleiten. Der Anruf wird ohne Rückfrage weitergeleitet.

Einstellungen zum Besetztlampenfeld

Einstellungen zum Besetztlampenfeld finden Sie im Desktop-Client unter Einstellungen dann Weitere Funktionen und Dienste dann Besetztlampenfeld.

Gruppen-Pickup

Mit der Gruppen-Pickup-Funktion können Sie eingehende Anrufe, die für Ihre Kollegen bestimmt sind, an Ihrem Desktop-Client übernehmen. Es können nur die Kollegen untereinander Anrufe übernehmen, die einer Pickup-Gruppe angehören. Zur Konfiguration einer Pickup-Gruppe, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Um die Pickup-Funktion nutzen zu können, sollten Sie die Mitglieder Ihrer Pickup-Gruppe den Besetztlampenfeldern Ihrer Endgeräte zuweisen. Mit Besetztlampenfeldern können Sie den Präsenzstatus aller Mitglieder einsehen und per Tastendruck Anrufe heranholen. Die Konfiguration der Besetztlampenfelder erfolgt in MyPortal unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Telefonie > Besetztlampenfeld konfigurieren.

Anruf übernehmen

Voraussetzung:
Ein Mitglied Ihrer Pickup-Gruppe erhält einen Anruf. Der Anruf wird im Besetztlampenfeld-Fenster angezeigt (gelbes Anruf-Symbol).

1. Blenden Sie im Hauptfenster die Zifferntasten ein.
2. Wählen Sie den Funktionscode *98. Das zu übernehmende Gespräch wird durch einen eingehenden Anruf signalisiert.
3. Klicken Sie im Hauptfenster oder im Benachrichtigungsfenster auf Annehmen .

Hinweis

Klingeln mehrere Arbeitsplätze Ihrer Pickup-Gruppe parallel, können Sie ausschließlich den zuletzt eingehenden Anruf übernehmen. Die Auswahl eines Mitglieds einer Pickup-Gruppe, um gezielt einen Anruf zu übernehmen, ist mit der Gruppen-Pickup-Funktion nicht möglich.

Hinweis

Sie können auch Gespräche, die Sie zum Beispiel an Ihrem Tischtelefon führen, an Ihrem Desktop-Client weiterführen. In diesem Fall spricht man von der Funktion Anruf heranholen. Siehe dazu auch Telefonieren > Anruf heranholen.

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