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Reporting

Das Zusatz-Paket Reporting stellt Ihnen regelmäßige Reports zur Verfügung. Diese beinhalten z.B. Daten zu Ihren aktivierten Arbeitsplätzen, gebuchten Arbeitsplatzkontingenten und Parallelen Gesprächen aber auch Angaben zur Konfiguration von Arbeitsplätzen sowie Berichte zum Auftragsstatus.


Die Reports werden automatisch in dem von Ihnen gewünschten Intervall täglich, wöchentlich und monatlich erstellt. Ein automatisch erstellter Report enthält den Istzustand Ihrer Cloud PBX Konfiguration am Erstellungstag des Reports. Sie können Reports aber auch manuell erstellen und den Report-Zeitpunkt oder Report-Zeitraum dafür individuell festlegen.


Alle Reports werden Ihnen im Administrationsportal im PDF- und CSV-Dateiformat zum Download bereitgestellt.

Inhaltsverzeichnis

Seite 1:
Reporttypen
 | Hinweis
 |
Seite 2:
Reports erstellen
 | Hinweis
Seite 3:
Reports verwalten
 |
Reporttypen

Sie können drei verschiedene Reports erstellen. Im Standardreport erhalten Sie eine Übersicht über Ihre gebuchten und noch verfügbaren Kontingente für Arbeitsplätze und Zusatz-Pakete. Der Detailreport enthält Übersichten über die Konfiguration der Arbeitsplätze mit gebuchten Zusatz-Paketen und zugewiesenen Endgeräten. Zudem erhalten Sie im Report zum Auftragsstatus eine Übersicht zu allen Auftragspositionen mit Status und Ausführungsdatum.

Standardreport

Der Standardreport enthält eine Übersicht über die Anzahl aller aktivierten Arbeitsplätze und Zusatz-Pakete zum Zeitpunkt der Erstellung des Reports. Sie können für den Standardreport auch einen individuellen Zeitraum wählen, siehe Report über einen individuellen Zeitraum erstellen. Die folgenden Informationen werden im Standardreport separat für das gesamte Unternehmen, für Gruppen/Standorte und Bereiche (falls konfiguriert) angezeigt.

Hinweis

Beachten Sie, dass aktuell die Cloud PBX 2.0 Konferenz-Pakete Konferenz Basic, Plus und Premium nicht im Zusatz-Paket Reporting abgebildet sind. 

Aufbau des Standardreports
  • Aktivierte Arbeitsplätze: Die Anzahl der aktivierten Arbeitsplätze.
  • Gebuchtes Arbeitsplatzkontingent: Ihr gebuchtes Arbeitsplatzkontingent gemäß Cloud PBX Vertrag. Wenn Sie Ihr Arbeitsplatzkontingent erhöhen möchten, wenden Sie sich an unseren Service.
  • Parallele Gespräche: Die Anzahl Ihrer gebuchten parallelen Gespräche gemäß Cloud PBX Vertrag. Wenn Sie die Anzahl der parallelen Gespräche erhöhen möchten, wenden Sie sich an unseren Service.
  • MagentaEINS Business Integration: Die Anzahl der aktivierten Arbeitsplatz-Optionen „MagentaEINS Business Integration“.
  • Mobile Client: Die Anzahl der aktivierten Arbeitsplatz-Optionen „Mobile Client“.

  • Zusatz-Pakete: Die Anzahl der gebuchten Zusatz-Pakete. Folgende Zusatz-Pakete werden im Standardreport angezeigt:

    • Assistenzfunktion
    • Gruppenfunktion
    • Konferenz
    • Sprachdialogsystem
    • Anrufsteuerung ungenutzter Rufnummern
Detailreport

Der Detailreport enthält eine Übersicht über alle Arbeitsplätze und deren Konfiguration mit Zusatz-Paketen und Endgeräten. Die folgenden Informationen werden im Detailreport separat für das gesamte Unternehmen, für Gruppen/Standorte und Bereiche (falls konfiguriert) angezeigt:

Aufbau des Detailreports
  • Name: Der Nachname des Benutzers des Arbeitsplatzes.
  • Vorname: Der Vorname des Benutzers des Arbeitsplatzes.
  • Rufnummer: Die zugewiesene Rufnummer des Arbeitsplatzes.
  • Gruppe/Standort: Die Gruppe/der Standort, der/dem der Arbeitsplatz zugeordnet ist.
  • Bereich: Der optionale Bereich, dem der Arbeitsplatz zugeordnet ist.
  • Status: Der Status (aktiv/inaktiv) des Arbeitsplatzes.
  • Aktivierungsdatum: Das Datum, an dem der Arbeitsplatz aktiviert wurde bzw. aktiviert wird.
  • Zugeordnete Rufnummern: Die Anzahl aller zugeordneten Rufnummern. Neben der Rufnummer des Arbeitsplatzes können Arbeitsplätzen bis zu 10 zusätzliche Rufnummern zugeordnet werden.
  • MagentaEINS Business Integration: Der Buchungsstatus der Option „MagentaEINS Business Integration“.
  • Mobile Client: Der Buchungsstatus der Option „Mobile Client“.

  • Zusatz-Pakete: Der Buchungsstatus folgender Zusatz-Pakete:

    • Assistenzfunktion
    • Gruppenfunktion
    • Konferenz.
  • Endgeräte: Die Endgerätetypen und Clients, die dem Arbeitsplatz zugewiesen sind.
Report zum Auftragsstatus

Der Report zum Auftragsstatus enthält eine Übersicht zu allen Auftragspositionen mit Status und Ausführungsdatum aus dem Bereich Kontingente & Auftragsstatus. Sie können für den Report zum Auftragsstatus auch einen individuellen Zeitraum wählen, siehe Report über einen individuellen Zeitraum erstellen. Die folgenden Informationen werden im Auftragsstatus Report angezeigt:

Aufbau des Reports zum Auftragsstatus
  • Auftragsnummer: Die Auftragsnummer, unter der alle Auftragspositionen eines Auftrags referenziert werden.
  • Auftragsdatum: Das Datum, an dem Sie den Auftrag im Warenkorb bestellt haben.
  • Ausführungsdatum: Das Datum, an dem alle Auftragspositionen eines Auftrags ausgeführt wurden bzw. ausgeführt werden.
  • Status: Der Status des Auftrags. Er zeigt den Bearbeitungsstand des Auftrags an und liefert Informationen über mögliche Fehler.
  • Auftragspositionen: Alle Auftragspositionen eines Auftrags, zum Beispiel „Arbeitsplatz aktivieren“, inklusive Auftragsinformation und Bearbeitungsstand.
Reports erstellen

Um Reports zu erstellen, wählen Sie für die gewünschten Reporttypen durch Anklicken der Checkboxen die Erstellungsintervalle aus. Sie können die Reports täglich, wöchentlich und monatlich erstellen lassen. Die Reports werden zum Download im Bereich Übersicht Reports bereitgestellt. Den Standardreport und den Report zum Auftragsstatus können Sie zusätzlich manuell über einen individuellen Zeitraum erstellen.

Erstellungsintervall für Reports festlegen

Sie können für den Standardreport, den Detailreport und den Report zum Auftragsstatus ein tägliches, wöchentliches und monatliches Erstellungsintervall festlegen.

Voraussetzung:
Sie haben das Zusatz-Paket Reporting gebucht, siehe Zusatz-Pakete.

  • Legen Sie das Erstellungsintervall für die Reports fest, die Sie erstellen möchten. Markieren Sie dazu das Kontrollkästchen Täglich, Wöchentlich und/oder Monatlich der gewünschten Reports.
  • Klicken Sie auf Speichern.

  • Sie haben das Erstellungsintervall für Ihre Reports festgelegt.

  • Erstellte Reports werden im Bereich Übersicht Reports angezeigt. Aus der Übersicht können Sie die Reports im PDF- oder CSV-Dateiformat auf Ihren Rechner herunterladen.
Reports über individuellen Zeitraum erstellen

Den Standardreport und den Report zum Auftragsstatus können Sie über einen individuellen Zeitraum erstellen. Das Anfangsdatum des Zeitraums kann maximal 90 Tage in der Vergangenheit liegen. Sobald die Reports erstellt werden, wird auch ein Detailreport erstellt. Dieser gibt den Istzustand der Arbeitsplatzkonfiguration zum Ausführungszeitpunkt des Reports wieder.

Voraussetzung

Sie haben das Zusatz-Paket Reporting gebucht, siehe Zusatz-Pakete.

  • Geben Sie in den Eingabefeldern Von und Bis das Anfangs- und Ende-Datum des Zeitraums ein, über den Sie den Standardreport und den Report über den Auftragsstatus erstellen möchten.
  • Klicken Sie auf Report erstellen.
  • Der Standardreport, der Report zum Auftragsstatus und der Detailreport werden sofort erstellt.
  • Erstellte Reports werden im Bereich Übersicht Reports angezeigt. Aus der Übersicht können Sie die Reports im PDF- oder CSV-Dateiformat auf Ihren Rechner herunterladen.
Hinweis

Der Standard-, der Auftragsstatusreport und der Detailreport für einen individuellen Zeitraum werden in der Übersicht der Reports anhand des Startdatums des Auswertezeitraums einsortiert und nicht anhand des Erstellungsdatums. Daher finden Sie diese Reports, die in der Vergangenheit liegen, anhand des Startdatums des individuell gewählten Zeitraums.

Reports verwalten

Alle erstellten Reports werden im Bereich Übersicht Reports angezeigt. Zu Orientierung in der Übersicht sehen Sie für jeden Report den Status (ungelesen/gelesen), den Reporttyp, das Erstellungsintervall und den Zeitraum. Aus der Übersicht können Sie die Reports im PDF- oder CSV-Dateiformat auf Ihren Rechner herunterladen und nicht mehr benötigte Reports löschen.

In der Übersicht werden pro Seite maximal 15 Einträge angezeigt. Die Ansicht ist auf 30 oder 60 Einträge erweiterbar. Wählen Sie dazu links unten das Ansichtsformat. Mit den Schaltflächen Zurück und Weiter blättern Sie durch die einzelnen Seiten.

Reports herunterladen

Erstellte Reports können Sie im PDF- oder CSV-Dateiformat auf Ihren Rechner herunterladen.

Voraussetzung:
Sie haben das Zusatz-Paket Reporting gebucht, siehe Zusatz-Pakete.

  • Klicken Sie im Bereich Übersicht Reports auf die Schaltfläche Download des Reports, den Sie herunterladen möchten.
  • Um das Dateiformat auszuwählen, klicken Sie im Auswahlbereich auf PDF oder CSV. Der Datei-Explorer Ihres Rechners wird geöffnet.
  • Wählen Sie im Datei-Explorer den Ordner, unter dem Sie den Report speichern möchten.
  • Bestätigen Sie mit OK.
  • Der Report wird im gewünschten Dateiformat auf Ihrem Rechner gespeichert.
Reports löschen

Voraussetzung:
Sie haben das Zusatz-Paket Reporting gebucht, siehe Zusatz-Pakete.

  • Klicken Sie im Bereich Übersicht Reports auf die Schaltfläche Löschen des Reports, den Sie löschen möchten.
  • Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit Ja.

  • Der ausgewählte Report wird gelöscht.

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