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Rufnummernverwaltung

Alles Wissenswerte zur Verwaltung und Nutzung von Rufnummern in Cloud PBX

Welche Rufnummernarten gibt es in der Cloud PBX?

Die Cloud PBX unterscheidet 3 Rufnummernarten:

RufnummernartBeschreibung
Rufnummer

Eine Rufnummer in der Cloud PBX ist die gesamte Ziffernfolge zur Anwahl eines Zielteilnehmers. Sie besteht aus:

 

Vorwahl – Basisrufnummer – Durchwahl (089 1234 - 10)

oder

Vorwahl – Einzelrufnummer (089 1234567).

 

Rufnummern weisen Sie Arbeitsplätzen und übergreifenden Funktionen zu, um sie für eingehende Anrufe erreichbar zu machen.

Interne Rufnummer

Eine interne Rufnummer in der Cloud PBX ist eine kurze Ziffernfolge zur internen Anwahl eines Zielteilnehmers.

 

Eine interne Rufnummer kann den letzten Stellen einer Rufnummer entsprechen (wie bei der Durchwahl einer herkömmlichen TK-Anlage), sie kann aber auch davon abweichen. Interne Rufnummern müssen mindesten 2-stellig sein.

 

Interne Rufnummern können Sie Arbeitsplätzen und übergreifenden Funktionen zuweisen, um sie für eingehende interne Anrufe erreichbar zu machen.

Zusätzliche Rufnummer

Eine zusätzliche Rufnummer entspricht im Aufbau der Rufnummer.

 

Arbeitsplätzen können Sie bis zu 10 zusätzliche Rufnummern zuweisen. Zur Unterscheidung eines Anrufs an eine zusätzliche Rufnummer lassen sich andere Klingelsequenzen oder eine selektive Rufweiterleitung einsetzen.

Wie werden Durchwahlen und Nebenstellen in der Cloud PBX behandelt?

Rufnummern für Anlagenanschlüsse setzten sich grundsätzlich wie folgt zusammen:

Vorwahl

Basisrufnummer

Rufnummernblock (Durchwahl)

089

1234

00 - 99

In herkömmlichen TK-Anlagen haben Sie den Nebenstellen Ihres Unternehmens einzelne Durchwahlen aus Ihrem Rufnummernblock zugewiesen. Zum Beispiel die „0“ für die Zentrale oder die „10“ für einen Arbeitsplatz.

In der Cloud PBX weisen sie keine Durchwahlen aus einem Rufnummernblock zu, sondern immer die ganze Rufnummer. Um Ihre Zentrale für eingehende Anrufe erreichbar zu machen, weisen Sie Ihr also die Rufnummer „089 1234 0“ zu. Einem Arbeitsplatz zum Beispiel die „089 1234 10“. Dieses Zuweisungsprinzip gilt für alle Arbeitsplätze und übergreifende Funktionen.

Für interne Anrufe stehen Ihnen in der Cloud PBX interne Rufnummern zur Verfügung. Eine interne Rufnummer, zum Beispiel „10“, kann den letzten Stellen einer Rufnummer entsprechen (wie bei der Durchwahl einer TK-Anlage). Sie können einem Arbeitsplatz oder einer übergreifenden Funktion auch eine davon abweichende interne Rufnummer zuweisen.

Für mehr Informationen siehe Wie weise ich in der Cloud PBX Rufnummern zu?

Wie stelle ich ein einheitliches Rufnummernkonzept in verteilten Standorten sicher?

Um ein einheitliches Rufnummernkonzept für die Interne Telefonie über verteilte Standorte zu realisieren, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Einheitlicher interner Rufnummernkreis

Mit einem einheitlichen Rufnummernkreis vergeben Sie allen Arbeitsplätzen in Ihrem Unternehmen eine unternehmensweit einmalige interne Rufnummer. Die interne Rufnummer kann den letzten Stellen der Rufnummer entsprechen; sie kann aber auch davon abweichen. 

Reservieren Sie zum Beispiel für Standort A den internen Rufnummernkreis 100-199, für Standort B 200-299 und für Standort C 300-399. Sowohl innerhalb eines Standorts als auch standortübergreifend wählen die Mitarbeiter die interne Rufnummer des gewünschten Zielteilnehmers.

Rufnummernkonzept Beispiel Einheitlicher Rufnummernkreis

2. Wahl mit Durchwahl Code (Standortpräfix)

Falls Ihr Rufnummernbestand für einen einheitlichen Rufnummernkreis zu unübersichtlich ist, vergeben Sie den Arbeitsplätzen pro Standort die gleiche interne Rufnummer; weisen den Standorten aber zusätzlich einen Durchwahl Code zu. Der Durchwahl Code ist sozusagen die interne Vorwahl einer Gruppe/eines Standorts. Durchwahl Codes müssen mindestens zweistellig sein.

Auf diese Weise reservieren Sie sowohl für Standort A als auch für Standort B und C den internen Rufnummernkreis 100-199. Zusätzlich erhält Standort A den Durchwahl Code 10, Standort B Durchwahl Code 20 und Standort C Durchwahl Code 30. Um innerhalb eines Standorts anzurufen, wählen die Mitarbeiter die interne Rufnummer. Standortübergreifend den Durchwahl Code des Standorts + interner Rufnummer.

Rufnummernkonzept Beispiel Durchwahl Codes

Interne Rufnummern vergeben Sie, wenn Sie Arbeitsplätzen und übergreifenden Funktionen Rufnummern zuweisen. Für mehr Informationen siehe Wie weise ich in der Cloud PBX Rufnummern zu? 

Durchwahl Codes für Gruppen/Standorte vergeben Sie beim Erstellen von Gruppen/Standorten unter Mein Unternehmen > Gruppen/Standorte verwalten > Gruppe/Standort erstellen.

Wie weise ich in der Cloud PBX Rufnummern zu?
Zuweisungsmöglichkeiten in der Cloud PBX

In der Cloud PBX weisen Sie Arbeitsplätzen und übergreifenden Funktionen Rufnummern zu, um sie für eingehende Anrufe erreichbar zu machen. Sie können aber auch Gruppen/Standorten sowie Bereichen Rufnummern zuweisen, wenn Sie bei abgehenden Anrufen eine einheitliche Rufnummer anzeigen lassen möchten.

Rufnummernzuweisung an:Beschreibung
ArbeitsplätzeMit der Rufnummernzuweisung machen Sie Arbeitsplätze für eingehende Anrufe erreichbar. Zuweisung unter Mein Unternehmen > Arbeitsplätze verwalten > Arbeitsplatz einrichten.
Übergreifende Funktionen und DiensteMit der Rufnummernzuweisung machen Sie übergreifende Funktionen und Dienste für eingehende Anrufe erreichbar. Zum Beispiel eine Gruppenfunktion oder Ihre Konferenzbrücke. Zuweisung in der jeweiligen Funktion unter Übergreifende Funktionen & Dienste.
Gruppen/StandorteDie Arbeitsplätze einer Gruppe/eines Standorts können bei abgehenden Anrufen die Rufnummer Ihrer Gruppe/Ihres Standorts anzeigen lassen. Zuweisung unter Mein Unternehmen > Gruppen/Standorte verwalten > Gruppe/Standort erstellen.
BereicheDie Arbeitsplätze eines Bereichs können bei abgehenden Anrufen die Rufnummer Ihres Bereichs anzeigen lassen. Zuweisung unter Mein Unternehmen > Bereiche verwalten > Bereich erstellen.

Rufnummern zuweisen

Die nachfolgend beschriebenen Handlungen gelten für sämtliche Zuweisungsdialoge für Rufnummern im Selbstadministrationsportal.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die interne Rufnummer 911 nicht verwendet werden sollte. Denn bei Nutzung des Mobile-Clients führt dies zu einem Anruf zum Notruf. Dies ist eine "native" Grundfunktion der Betriebssysteme Android und iOS, die nicht ausgeschaltet werden kann.

Filteroptionen für Rufnummern

Um die Rufnummernübersicht anzupassen, können Sie die Rufnummern nach aktuell und zukünftig verfügbaren Rufnummern filtern und die Rufnummernlänge verändern.

Verfügbarkeit

In der Übersicht werden aktuell und zukünftig verfügbare Rufnummern und Rufnummernbereiche angezeigt.

1. Aktuell verfügbare Rufnummern

Im Telefonnetz der Telekom freigeschaltete und Ihrer Gruppe/Ihrem Standort zugewiesene Rufnummern oder Rufnummernbereiche.

2. Zukünftig verfügbare Rufnummern

Die Rufnummern sind per Bescheid Ihrem Unternehmen zugeordnet, die Freischaltung im Telefonnetz der Telekom jedoch noch nicht ausgeführt. Der Verfügbarkeitstermin einer neuen oder portierten Rufnummer bzw. eines Rufnummernbereichs ist in der Rufnummernübersicht vermerkt.

Rufnummernlänge

Sie können die Rufnummernübersicht anpassen, indem Sie die Rufnummernlänge von zugeteilten Rufnummern verkürzen oder verlängern.

1. Verkürzter Rufnummernbereich

Den Rufnummernbereich mit den Nebenstellen 1110 bis 1119 verkürzen Sie um eine Ziffer auf die Rufnummer 111.

2. Verlängerter Rufnummernbereich

Die Rufnummer mit der Nebenstelle 111 verlängern Sie um einen 10er-, 100er- und 1000er-Rufnummernblock. Bei Verlängerung um eine Ziffer erhalten Sie 10 zusätzliche Rufnummern:

1110
1111
1112
...
1119

Hinweis

Die Länge von Rufnummern ist im Netz der Deutschen Telekom für den nationalen Telefonverkehr auf maximal 12 Ziffern begrenzt. Die Ortsnetzkennzahl ist dabei eingeschlossen, die Verkehrsausscheidungsziffer „0“ ausgeschlossen.

Rufnummernübersicht filtern/Nach Rufnummern suchen

In der Übersicht werden alle aktuell und zukünftig verfügbaren Rufnummern und Rufnummernbereiche der ausgewählten Gruppe/des ausgewählten Standorts angezeigt. Sie können die Übersicht filtern oder nach Rufnummern suchen.

Voraussetzung:
Wenn Sie die Rufnummernlänge ändern möchten, müssen Sie die Rufnummernblöcke vorab verkürzen oder verlängern, siehe Mein Unternehmen > Rufnummern verwalten > Rufnummernverlängerung.

  • Blenden Sie den Bereich Rufnummer zuweisen ein.

  • Rufnummernübersicht filtern:
    Setzen oder entfernen Sie das Häkchen in den Kontrollkästchen Aktuell verfügbare Rufnummern und Zukünftig verfügbare Rufnummern.

  • Nach Rufnummern suchen:
    Geben Sie die Rufnummer im Suchfeld ein und drücken Sie die Taste Enter.

  • Rufnummernlänge ändern:
    Klicken Sie auf das Auswahlfeld Rufnummernlänge und wählen Sie im Auswahlbereich die Rufnummernlänge, z. B. 12-stellig.

  • Das Such-/Filterergebnis wird in der Rufnummernübersicht angezeigt.

Rufnummer auswählen

Wählen Sie aus den verfügbaren Rufnummernbereichen Ihrer Gruppe/Ihres Standorts eine Einzelrufnummer aus.

  • Blenden Sie den Bereich Rufnummer zuweisen ein.
  • Klicken Sie auf die Zeile des Rufnummernbereichs, aus dem Sie eine Einzelrufnummer auswählen möchten. (Entfällt, wenn Sie die Ergebnisliste bereits nach Einzelrufnummern gefiltert haben.) Alle verfügbaren Einzelrufnummern des ausgewählten Rufnummernbereichs werden angezeigt.
  • Klicken Sie auf die Einzelrufnummer, die Sie dem Arbeitsplatz zuweisen möchten.
  • Wenn Sie dem Arbeitsplatz eine andere interne Rufnummer zuweisen möchten als vorgeschlagen, überschreiben Sie im Eingabefeld interne Rufnummer die interne Rufnummer.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Rufnummer und interne Rufnummer werden dem Arbeitsplatz zugewiesen.

Wo erhalte ich eine Übersicht über alle zugewiesenen und noch verfügbaren Rufnummern?

Im Bereich Rufnummern verwalten erhalten Sie Übersichten aller Rufnummern Ihres Bestands. Dazu gehören alle aktuell und zukünftig verfügbaren Rufnummern Ihres Unternehmens sowie alle Rufnummern, die bereits an Arbeitsplätze und übergreifende Funktionen vergeben sind. Sie können die Übersichten filtern, nach Rufnummern suchen und in die Einstellungen der Funktionen wechseln, um Rufnummern zu bearbeiten. Siehe Mein Unternehmen > Rufnummern verwalten.

Kann ich die Rufnummern-Verwaltung auf die Administratoren unserer Standorte aufteilen?

Ja. Dazu müssen Sie nur Ihren Gruppen/Standorten einen Administrator zuweisen. Nach der Aktivierung der Cloud PBX haben die Administratoren Zugriff auf alle Rufnummern Ihres Bestands.
Sie können aber auch Gruppen/Standorten Rufnummernbereiche zuordnen, damit die Administratoren nur auf den vorgesehenen Nummernbestand ihres zugewiesenen Standorts zugreifen können. 

Um Administratoren Ihren Gruppen/Standorten zuzuweisen siehe
Mein Unternehmen > Gruppen/Standorte verwalten > Gruppe/Standort erstellen.

Um Rufnummern Ihren Gruppen/Standorten zuzuordnen siehe
Mein Unternehmen > Rufnummern verwalten > Rufnummern zuordnen.

Kann ich Rufnummernblöcke erweitern, um mehr Rufnummern zu erhalten?

Ja. Den Nummernbereich eines Rufnummernblocks können Sie erweitern, indem Sie den Rufnummernblock verlängern. Genaugenommen verlängern Sie nicht den Rufnummernblock, sondern die ganze Rufnummer. Denn in der Cloud PBX verwalten Sie keine Durchwahlnummern für Nebenstellen, wie in herkömmlichen TK-Anlagen, sondern Einzelrufnummern, die Sie Arbeitsplätzen und übergreifenden Funktionen zuordnen. 

Sollte also ein ursprünglich einstellig zugeteilter Rufnummernblock (10 Rufnummern) zu klein sein, können Sie ihn bis zu einer maximalen Einzelrufnummernlänge von 12 Ziffern verlängern. Siehe Mein Unternehmen > Rufnummern verwalten > Rufnummernverlängerung.

Kann ich ungenutzte Rufnummern meines Rufnummernbestands einer Nebenstelle zuweisen?

Ja. Damit ungenutzte Rufnummern Ihres Rufnummernbestands nicht mit der Ansage abgewiesen werden: „Dieser Anschluss ist nicht erreichbar“, können Sie eingehende Anrufe mit dem Zusatz-Paket Anrufsteuerung ungenutzter Rufnummern an eine Rufnummer Ihrer Wahl umleiten. Zum Beispiel an Ihre Zentrale. 

Anrufsteuerung ungenutzter Rufnummern ist ein kostenpflichtiges Zusatz-Paket. Nach Buchung und Aktivierung können Sie die Anrufsteuerung bearbeiten unter Mein Unternehmen > Zusatz-Pakete > Anrufsteuerung ungenutzter Rufnummern.

Kann ich Arbeitsplätzen mehr als eine Rufnummer zuweisen?

Ja. Sie können allen Arbeitsplätzen Ihres Unternehmens bis zu 10 zusätzliche Rufnummern einschließlich interner Rufnummern zuweisen. Zur Unterscheidung eines Anrufs an eine zusätzliche Rufnummer können Sie andere Klingelsequenzen oder eine selektive Rufweiterleitung einsetzen. 

Die Konfiguration zusätzlicher Rufnummern erfolgt auf Arbeitsplatz-Ebene unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Eingehende Gespräche > Zusätzliche Rufnummern hinzufügen.

Wie sperre ich einzelne Rufnummern oder auch ganze Rufnummernbereiche?

Zur Sperrung einzelner Rufnummern und Rufnummernbereichen steht Ihnen eine Black List und eine White List zur Verfügung. In den Regeln der Black List/White List können Sie Anrufe nach A-Rufnummer und/oder nach Zeitplan blockieren. 

Die Konfiguration der Black List/White List erfolgt auf Arbeitsplatz-Ebene unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Eingehende Gespräche > Black & White List.

Wie kann ich festlegen, welche Anrufinformationen bei abgehenden Anrufen angezeigt werden?

Grundsätzlich legen Sie auf Arbeitsplatz-Ebene fest, welche Anrufinformationen bei abgehenden Anrufen angezeigt werden. Sie haben folgende Möglichkeiten:

AnrufinformationBeschreibung
RufnummernunterdrückungFalls aktiviert, wird die Anzeige des Namens (nur intern) und der Rufnummer unterdrückt.

Angezeigter Name

Sie können wählen, ob Ihr eigener Name, der Name der Gruppe/des Standorts oder des Bereichs angezeigt werden soll.
Angezeigte RufnummerSie können wählen, ob Ihre eigene Rufnummer, die Rufnummer der Gruppe/des Standorts, des Bereichs oder die konfigurierbare Rufnummer des Arbeitsplatzes angezeigt werden soll.

Zur Einstellung der Anrufinformationen siehe Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Ausgehende Gespräche > Anrufinformationen.

Wenn Sie keine Einstellungen ändern, werden die Einstellungen der Unternehmens-Ebene übernommen.

Einstellungen auf Unternehmens-Ebene

Auf Unternehmens-Ebene können Sie einstellen, welche Anrufinformationen grundsätzlich für alle Arbeitsplätze des Unternehmens angezeigt werden. Also immer dann, wenn auf Gruppen-/Standort-Ebene und Arbeitsplatz-Ebene keine abweichenden Einstellungen aktiviert werden. Anrufinformationen auf Unternehmens-Ebene können Sie für externe und interne Anrufe festlegen.

Zur Konfiguration von Anrufinformationen auf Unternehmens-Ebene siehe Mein Unternehmen > Unternehmen verwalten > Anrufinformationen.

Einstellungen auf Gruppen-/Standort-Ebene und Bereichs-Ebene

Damit auf Arbeitsplatz-Ebene Anrufinformationen der Gruppe/des Standorts oder eines Bereichs ausgewählt werden können, müssen die Anrufinformationen vorab konfiguriert werden. Sie können Gruppen/Standorten und auch Bereichen Anrufinformationen in Form eines Namens und einer Rufnummer zuweisen.

Zur Konfiguration der Anrufinformationen auf Gruppen-/Standort-Ebene siehe Mein Unternehmen > Gruppen/Standorte verwalten > Anrufinformationen.

Zur Konfiguration der Anrufinformationen auf Bereichs-Ebene siehe Mein Unternehmen > Bereiche verwalten > Bereich erstellen.

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