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Rufnummernverwaltung

Alles Wissenswerte zur Verwaltung und Nutzung von Rufnummern in Cloud PBX

Welche Rufnummernarten gibt es in der Cloud PBX?

Die Cloud PBX unterscheidet 3 Rufnummernarten:

RufnummernartBeschreibung
Rufnummer

Eine Rufnummer in der Cloud PBX ist die gesamte Ziffernfolge zur Anwahl eines Zielteilnehmers. Sie besteht aus:

 

Vorwahl – Basisrufnummer – Durchwahl (089 1234 - 10)

oder

Vorwahl – Einzelrufnummer (089 1234567).

 

Rufnummern weisen Sie Arbeitsplätzen und übergreifenden Funktionen zu, um sie für eingehende Anrufe erreichbar zu machen.

Interne Rufnummer

Eine interne Rufnummer in der Cloud PBX ist eine kurze Ziffernfolge zur internen Anwahl eines Zielteilnehmers.

 

Eine interne Rufnummer kann den letzten Stellen einer Rufnummer entsprechen (wie bei der Durchwahl einer herkömmlichen TK-Anlage), sie kann aber auch davon abweichen. Interne Rufnummern müssen mindestens 2-stellig sein und höchstens 6-stellig.

 

Interne Rufnummern können Sie Arbeitsplätzen und übergreifenden Funktionen zuweisen, um sie für eingehende interne Anrufe erreichbar zu machen.

Interne Rufnummern gelten unternehmensweit. Zusätzlich kann man mit Hilfe von Durchwahl Codes auf Ebene der Gruppe/Standort eine Vorwahl definieren. Diese ist oftmals unter dem Namen Querwahl bekannt. Z.B. User A (interne Rufnummer 123) aus Gruppe/Standort A (Durchwahl Code 20) kann von User B aus Gruppe/Standort B mit der Anwahl 20-123 angerufen werden. Der Durchwahl Code wird an der Gruppe/Standort angelegt.

Zusätzliche Rufnummer

Eine zusätzliche Rufnummer entspricht im Aufbau der Rufnummer. Sie ist für eingehende Gespräche gültig.

 

Arbeitsplätzen können Sie bis zu 10 zusätzliche Rufnummern zuweisen. Zur Unterscheidung eines Anrufs an eine zusätzliche Rufnummer lassen sich andere Klingelsequenzen oder eine selektive Rufweiterleitung einsetzen.

Wie werden Durchwahlen und Nebenstellen in der Cloud PBX behandelt?

Rufnummern für Anlagenanschlüsse setzten sich grundsätzlich wie folgt zusammen:

Vorwahl

Basisrufnummer

Rufnummernblock (Durchwahl)

089

1234

00 - 99

In herkömmlichen TK-Anlagen haben Sie den Nebenstellen Ihres Unternehmens einzelne Durchwahlen aus Ihrem Rufnummernblock zugewiesen. Zum Beispiel die „0“ für die Zentrale oder die „10“ für einen Arbeitsplatz.

In der Cloud PBX weisen sie keine Durchwahlen aus einem Rufnummernblock zu, sondern immer die ganze Rufnummer. Um Ihre Zentrale für eingehende Anrufe erreichbar zu machen, weisen Sie Ihr also die Rufnummer „089 1234 0“ zu. Einem Arbeitsplatz zum Beispiel die „089 1234 10“. Dieses Zuweisungsprinzip gilt für alle Arbeitsplätze und übergreifende Funktionen.

Für interne Anrufe stehen Ihnen in der Cloud PBX interne Rufnummern zur Verfügung. Eine interne Rufnummer, zum Beispiel „10“, kann den letzten Stellen einer Rufnummer entsprechen (wie bei der Durchwahl einer TK-Anlage). Sie können einem Arbeitsplatz oder einer übergreifenden Funktion auch eine davon abweichende interne Rufnummer zuweisen.

Für mehr Informationen siehe Wie weise ich in der Cloud PBX Rufnummern zu?

Wie stelle ich ein einheitliches Rufnummernkonzept in verteilten Standorten sicher?

Um ein einheitliches Rufnummernkonzept für die Interne Telefonie über verteilte Standorte zu realisieren, haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Einheitlicher interner Rufnummernkreis

Mit einem einheitlichen Rufnummernkreis vergeben Sie allen Arbeitsplätzen in Ihrem Unternehmen eine unternehmensweit einmalige interne Rufnummer. Die interne Rufnummer kann den letzten Stellen der Rufnummer entsprechen; sie kann aber auch davon abweichen. 

Reservieren Sie zum Beispiel für Standort A den internen Rufnummernkreis 100-199, für Standort B 200-299 und für Standort C 300-399. Sowohl innerhalb eines Standorts als auch standortübergreifend wählen die Mitarbeiter die interne Rufnummer des gewünschten Zielteilnehmers.

Rufnummernkonzept Beispiel Einheitlicher Rufnummernkreis

2. Wahl mit Durchwahl Code (Standortpräfix)

Falls Ihr Rufnummernbestand für einen einheitlichen Rufnummernkreis zu unübersichtlich ist, vergeben Sie den Arbeitsplätzen pro Standort die gleiche interne Rufnummer; weisen den Standorten aber zusätzlich einen Durchwahl Code zu. Der Durchwahl Code ist sozusagen die interne Vorwahl einer Gruppe/eines Standorts. Durchwahl Codes müssen mindestens zweistellig sein.

Auf diese Weise reservieren Sie sowohl für Standort A als auch für Standort B und C den internen Rufnummernkreis 100-199. Zusätzlich erhält Standort A den Durchwahl Code 10, Standort B Durchwahl Code 20 und Standort C Durchwahl Code 30. Um innerhalb eines Standorts anzurufen, wählen die Mitarbeiter die interne Rufnummer. Standortübergreifend den Durchwahl Code des Standorts + interner Rufnummer.

Rufnummernkonzept Beispiel Durchwahl Codes

Interne Rufnummern vergeben Sie, wenn Sie Arbeitsplätzen und übergreifenden Funktionen Rufnummern zuweisen. Für mehr Informationen siehe Wie weise ich in der Cloud PBX Rufnummern zu? 

Durchwahl Codes für Gruppen/Standorte vergeben Sie beim Erstellen von Gruppen/Standorten unter Mein Unternehmen > Gruppen/Standorte verwalten > Gruppe/Standort erstellen.

Wie weise ich in der Cloud PBX Rufnummern zu?
Zuweisungsmöglichkeiten in der Cloud PBX

In der Cloud PBX weisen Sie Arbeitsplätzen und übergreifenden Funktionen Rufnummern zu, um sie für eingehende Anrufe erreichbar zu machen. Sie können aber auch Gruppen/Standorten sowie Bereichen Rufnummern zuweisen, wenn Sie bei abgehenden Anrufen eine einheitliche Rufnummer anzeigen lassen möchten.


Rufnummernzuweisung an:Beschreibung
ArbeitsplätzeMit der Rufnummernzuweisung machen Sie Arbeitsplätze für eingehende Anrufe erreichbar. Zuweisung unter Mein Unternehmen > Arbeitsplätze verwalten > Arbeitsplatz einrichten.
Übergreifende Funktionen und DiensteMit der Rufnummernzuweisung machen Sie übergreifende Funktionen und Dienste für eingehende Anrufe erreichbar. Zum Beispiel eine Gruppenfunktion oder Ihre Konferenzbrücke. Zuweisung in der jeweiligen Funktion unter Übergreifende Funktionen & Dienste.
Gruppen/StandorteDie Arbeitsplätze einer Gruppe/eines Standorts können bei abgehenden Anrufen die Rufnummer Ihrer Gruppe/Ihres Standorts anzeigen lassen. Zuweisung unter Mein Unternehmen > Gruppen/Standorte verwalten > Gruppe/Standort erstellen.
BereicheDie Arbeitsplätze eines Bereichs können bei abgehenden Anrufen die Rufnummer Ihres Bereichs anzeigen lassen. Zuweisung unter Mein Unternehmen > Bereiche verwalten > Bereich erstellen.


Rufnummern zuweisen

Die nachfolgend beschriebenen Handlungen gelten für sämtliche Zuweisungsdialoge für Rufnummern im Administrationsportal.


Ein Rufnummernblock (siehe Nummer  im Screenshot) setzt sich aus bis zu zehn Dekaden (siehe Nummer ) zusammen, die Rufnummern enthalten. Durch Klick auf die einzelnen Dekaden lassen sich die darunterliegenden Rufnummernbereiche der unterschiedlichen Längen (siehe Nummer ) auswählen und danach können Sie eine der noch verfügbaren Rufnummern (siehe Nummer ) auswählen.
Hier im Beispiel ist die Rufnummernlänge "Jede" ausgewählt, diese ist in der Expertenansicht sichtbar (oben rechts auf "Zur Expertenansicht" klicken) . Die noch verfügbaren Rufnummernlängen werden unterhalb der Dekaden in den Rufnummernlängen angezeigt und darunter finden Sie die jeweiligen verfügbaren Rufnummern.

Filteroptionen für Rufnummern

Um die Rufnummernübersicht anzupassen, können Sie die Rufnummern nach aktuell und zukünftig verfügbaren Rufnummern filtern und die Rufnummernlänge verändern. 

Verfügbarkeit

In der Übersicht werden aktuell und zukünftig verfügbare Rufnummern und Rufnummernbereiche angezeigt.

1. Aktuell verfügbare Rufnummern
Im Telefonnetz der Telekom freigeschaltete und Ihrer Gruppe/Ihrem Standort zugewiesene Rufnummern oder Rufnummernbereiche.

2. Zukünftig verfügbare Rufnummern
Die Rufnummern sind per Bescheid Ihrem Unternehmen zugeordnet, die Freischaltung im Telefonnetz der Telekom jedoch noch nicht ausgeführt. Der Verfügbarkeitstermin einer neuen oder portierten Rufnummer bzw. eines Rufnummernbereichs ist in der Rufnummernübersicht vermerkt.

Rufnummernlänge

Sie können die Rufnummernübersicht anpassen, indem Sie die Rufnummernlänge von zugeteilten Rufnummern verkürzen oder verlängern. Dazu wählen Sie in der Rufnummernlänge die jeweilige Länge aus. Je nach Auswahl erscheint nach Auswahl der Dekade die entsprechende Länge des Rufnummernblockes (siehe Nummer  im Screenshot).

1. Verkürzter Rufnummernbereich
Wählen Sie dazu die gewünschte Rufnummernlänge aus. Nach Auswahl der Dekade wird der Rufnummernblock der ausgewählten Länge angezeigt. Nach Klick auf diesen können Sie Rufnummern dieser Länge auswählen. Werden keine Rufnummernblöcke dieser Länge angezeigt, ist die Länge nicht verfügbar.

2. Verlängerter Rufnummernbereich
Wählen Sie dazu die Rufnummernlänge 14-stellig aus. Diese Länge ist nur verfügbar, wenn Sie unter Rufnummernverlängerung Ihren ursprünglichen Rufnummernblock auf die maximale Länge verlängert haben.

Im Beispiel oben wurde der Rufnummernblock um eine Stelle verlängert. Dadurch wird beispielsweise der Rufnummernraum der 620 wie folgt erweitert:

6200
6201
6202
...
6209

Hinweis

Die Länge von Rufnummern ist im Netz der Deutschen Telekom für den nationalen Telefonverkehr auf maximal 12 Ziffern begrenzt. Die Ortsnetzkennzahl ist dabei eingeschlossen, die Verkehrsausscheidungsziffer „0“ ausgeschlossen. In der Auswahl wird dies berechnet mit der internationalen Vorwahl “+49”, daher müssen die beiden Ziffern dazu addiert werden und der Maximalwert ist 14-stellig.

Rufnummernübersicht filtern / Nach Rufnummern suchen

In der Übersicht werden alle aktuell und zukünftig verfügbaren Rufnummern und Rufnummernbereiche der ausgewählten Gruppe/des ausgewählten Standorts angezeigt. Sie können die Übersicht filtern oder nach Rufnummern suchen.

Tipp

Die "Rufnummer der Zentrale" zum Beispiel 089 1234-0 (in einem Rufnummernraum von 00 bis 99) wird in der Rufnummernauswahl erst sichtbar, wenn in der Expertenansicht die Rufnummernlänge "Jede" ausgewählt wurde. 

Voraussetzung
Rufnummernübersicht filtern / Nach Rufnummern suchen

Wenn Sie die Rufnummernlänge ändern möchten, müssen Sie die Rufnummernblöcke vorab verkürzen oder verlängern, siehe Rufnummernverlängerung.

  • Blenden Sie den Bereich Rufnummer zuweisen ein.
  • Rufnummernübersicht filtern:

    • Setzen oder entfernen Sie das Häkchen in den Kontrollkästchen Aktuell verfügbare Rufnummern und Zukünftig verfügbare Rufnummern.
  • Nach Rufnummern suchen:

    • Geben Sie die Rufnummer im Suchfeld ein und drücken Sie die Taste Enter.
  • Rufnummernlänge ändern (in der Expertenansicht verfügbar):

    • Klicken Sie auf das Auswahlfeld Rufnummernlänge.
    • Wählen Sie im Auswahlbereich die Rufnummernlänge, z. B. 13-stellig.
  • Das Such-/Filterergebnis wird in der Rufnummernübersicht angezeigt.

Rufnummer auswählen

Wählen Sie aus den verfügbaren Rufnummernbereichen Ihrer Gruppe/Ihres Standorts eine Rufnummer aus. 

  • Blenden Sie den Bereich Rufnummer zuweisen ein.
  • Klicken Sie auf die Zeile des Rufnummernbereichs/Rufnummernblockes (siehe Nummer ), aus dem Sie eine Rufnummer auswählen möchten. Alle verfügbaren Dekaden (siehe Nummer ) des ausgewählten Rufnummernbereichs werden angezeigt.
  • Wählen Sie den Rufnummernblock in der gewünschten Länge aus (siehe Nummer ). Wenn als Rufnummernlänge “Standardlänge” ausgewählt ist, wird die vertragliche Rufnummernlänge ausgewählt, bei verlängerten Rufnummernblöcken die maximale Länge (14-stellig).
  • Klicken Sie auf die Rufnummer (siehe Nummer ), die Sie dem Arbeitsplatz bzw. einem Bereich, einer Gruppe/Standort oder einer Funktion zuweisen möchten.
  • Wenn Sie dem Arbeitsplatz eine andere interne Rufnummer zuweisen möchten als vorgeschlagen, überschreiben Sie im Eingabefeld interne Rufnummer die interne Rufnummer.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Rufnummer und interne Rufnummer werden dem Arbeitsplatz zugewiesen.

Wichtige Einschränkung bei der Auswahl interner Rufnummern

Bitte beachten Sie, dass Sie keine internen Rufnummer beginnend mit den Ziffern 77 oder 78 verwenden, da diese mit gesonderten Funktionen verknüpft sind.

Für Mobilfunkgeräte, die mit Buchung des Zusatz-Pakets "MagentaEINS Business Integration" integriert wurden, gilt zusätzlich:

  • Keine Verwendung von zweistelligen internen Rufnummern
  • Keine Verwendung von internen Rufnummern beginnend mit "O"
  • Keine Verwendung der Rufnummer "911"

Weitere Informationen finden Sie in den Tipps&Tricks.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die interne Rufnummer 911 nicht verwendet werden sollte. Denn bei Nutzung des Mobile-Clients führt dies zu einem Anruf zum Notruf. Dies ist eine "native" Grundfunktion der Betriebssysteme Android und iOS, die nicht ausgeschaltet werden kann.

Tipp für Mobilfunk-Kurzwahl

Um weiterhin Kurzwahlen vom Handy erreichen zu können, stellen Sie die Ziffern 77 vor die gewünschte Kurzwahl bei einem MagentaEINS Business integrierten Handy. Zum Beispiel erreichen Sie das Service-Center mit der Handy-Kurzwahl 2202, beim MagentaEINS-Business integrierten Handy nutzen Sie dafür 772202. Den Geschäftskunden-Service Mobilfunk erreichen Sie unter 772828.

Tipp für die Auskunft 11833 und die Behördennummer 115

Um Sonderrufnummern wie z.B. die Auskunft 11833 vom CloudPBX-Telefon zu erreichen, stellen Sie die Ziffern 77 voran. Die Auskunft erreichen Sie unter der Nummer 7711833. Die Behördennummer erreichen Sie dementsprechend mit der Nummer 77115.

Wo erhalte ich eine Übersicht über alle zugewiesenen und noch verfügbaren Rufnummern?

Im Bereich Rufnummern verwalten erhalten Sie Übersichten aller Rufnummern Ihres Bestands. Dazu gehören alle aktuell und zukünftig verfügbaren Rufnummern Ihres Unternehmens sowie alle Rufnummern, die bereits an Arbeitsplätze und übergreifende Funktionen vergeben sind. Sie können die Übersichten filtern, nach Rufnummern suchen und in die Einstellungen der Funktionen wechseln, um Rufnummern zu bearbeiten. Siehe Mein Unternehmen > Rufnummern verwalten.

Kann ich die Rufnummern-Verwaltung auf die Administratoren unserer Standorte aufteilen?

Ja. Dazu müssen Sie nur Ihren Gruppen/Standorten einen Administrator zuweisen. Nach der Aktivierung der Cloud PBX haben die Administratoren Zugriff auf alle Rufnummern Ihres Bestands.
Sie können aber auch Gruppen/Standorten Rufnummernbereiche zuordnen, damit die Administratoren nur auf den vorgesehenen Nummernbestand ihres zugewiesenen Standorts zugreifen können. 

Um Administratoren Ihren Gruppen/Standorten zuzuweisen siehe
Mein Unternehmen > Gruppen/Standorte verwalten > Gruppe/Standort erstellen.

Um Rufnummern Ihren Gruppen/Standorten zuzuordnen siehe
Mein Unternehmen > Rufnummern verwalten > Rufnummern zuordnen.

Kann ich Rufnummernblöcke erweitern, um mehr Rufnummern zu erhalten?

Ja. Den Nummernbereich eines Rufnummernblocks können Sie erweitern, indem Sie den Rufnummernblock verlängern. Genaugenommen verlängern Sie nicht den Rufnummernblock, sondern die ganze Rufnummer. Denn in der Cloud PBX verwalten Sie keine Durchwahlnummern für Nebenstellen, wie in herkömmlichen TK-Anlagen, sondern Einzelrufnummern, die Sie Arbeitsplätzen und übergreifenden Funktionen zuordnen. 

Sollte also ein ursprünglich einstellig zugeteilter Rufnummernblock (10 Rufnummern) zu klein sein, können Sie ihn bis zu einer maximalen Einzelrufnummernlänge von 12 Ziffern verlängern. Siehe Mein Unternehmen > Rufnummern verwalten > Rufnummernverlängerung.

Kann ich ungenutzte Rufnummern meines Rufnummernbestands einer Nebenstelle zuweisen?

Ja. Damit ungenutzte Rufnummern Ihres Rufnummernbestands nicht mit der Ansage abgewiesen werden: „Dieser Anschluss ist nicht erreichbar“, können Sie eingehende Anrufe mit dem Zusatz-Paket Anrufsteuerung ungenutzter Rufnummern an eine Rufnummer Ihrer Wahl umleiten. Zum Beispiel an Ihre Zentrale. 

Anrufsteuerung ungenutzter Rufnummern ist ein kostenpflichtiges Zusatz-Paket. Nach Buchung und Aktivierung können Sie die Anrufsteuerung bearbeiten unter Mein Unternehmen > Zusatz-Pakete > Anrufsteuerung ungenutzter Rufnummern.

Kann ich Arbeitsplätzen mehr als eine Rufnummer zuweisen?

Ja. Sie können allen Arbeitsplätzen Ihres Unternehmens bis zu 10 zusätzliche Rufnummern einschließlich interner Rufnummern zuweisen. Zur Unterscheidung eines Anrufs an eine zusätzliche Rufnummer können Sie andere Klingelsequenzen oder eine selektive Rufweiterleitung einsetzen. 

Die Konfiguration zusätzlicher Rufnummern erfolgt auf Arbeitsplatz-Ebene unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Eingehende Gespräche > Zusätzliche Rufnummern hinzufügen.

Bitte beachten Sie dabei, dass maximal fünf parallele Gespräche (eingehend oder ausgehend) pro Arbeitsplatz gleichzeitig hergestellt werden können. Dabei ist es unerheblich, ob diese intern oder extern geführt werden. Es ist erforderlich, dass vertraglich ausreichend parallele Gespräche gebucht wurden.

Wie sperre ich einzelne Rufnummern oder auch ganze Rufnummernbereiche?

Zur Sperrung einzelner Rufnummern und Rufnummernbereichen steht Ihnen eine Negativ Liste und eine Positiv Liste zur Verfügung. In den Regeln der Negativ Liste/Positiv Liste können Sie Anrufe nach A-Rufnummer und/oder nach Zeitplan blockieren. 

Die Konfiguration der Negativ Liste/Positiv Liste erfolgt auf Arbeitsplatz-Ebene unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Eingehende Gespräche > Negativ & Positiv Liste.

Wie kann ich festlegen, welche Anrufinformationen bei abgehenden Anrufen angezeigt werden?

Grundsätzlich legen Sie auf Arbeitsplatz-Ebene fest, welche Anrufinformationen bei abgehenden Anrufen angezeigt werden. Sie haben folgende Möglichkeiten:

AnrufinformationBeschreibung
RufnummernunterdrückungFalls aktiviert, wird die Anzeige des Namens (nur intern) und der Rufnummer unterdrückt.

Angezeigter Name

Sie können wählen, ob Ihr eigener Name, der Name der Gruppe/des Standorts oder des Bereichs angezeigt werden soll.
Angezeigte RufnummerSie können wählen, ob Ihre eigene Rufnummer, die Rufnummer der Gruppe/des Standorts, des Bereichs oder die konfigurierbare Rufnummer des Arbeitsplatzes angezeigt werden soll.

Zur Einstellung der Anrufinformationen siehe Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Ausgehende Gespräche > Anrufinformationen.

Wenn Sie keine Einstellungen ändern, werden die Einstellungen der Unternehmens-Ebene übernommen.

Einstellungen auf Unternehmens-Ebene

Auf Unternehmens-Ebene können Sie einstellen, welche Anrufinformationen grundsätzlich für alle Arbeitsplätze des Unternehmens angezeigt werden. Also immer dann, wenn auf Gruppen-/Standort-Ebene und Arbeitsplatz-Ebene keine abweichenden Einstellungen aktiviert werden. Anrufinformationen auf Unternehmens-Ebene können Sie für externe und interne Anrufe festlegen.

Zur Konfiguration von Anrufinformationen auf Unternehmens-Ebene siehe Mein Unternehmen > Unternehmen verwalten > Anrufinformationen.

Einstellungen auf Gruppen-/Standort-Ebene und Bereichs-Ebene

Damit auf Arbeitsplatz-Ebene Anrufinformationen der Gruppe/des Standorts oder eines Bereichs ausgewählt werden können, müssen die Anrufinformationen vorab konfiguriert werden. Sie können Gruppen/Standorten und auch Bereichen Anrufinformationen in Form eines Namens und einer Rufnummer zuweisen.

Zur Konfiguration der Anrufinformationen auf Gruppen-/Standort-Ebene siehe Mein Unternehmen > Gruppen/Standorte verwalten > Anrufinformationen.

Zur Konfiguration der Anrufinformationen auf Bereichs-Ebene siehe Mein Unternehmen > Bereiche verwalten > Bereich erstellen.

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