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E-Mail Anrufbenachrichtigung

Sie können sich per E-Mail über verpasste und angenommene Anrufe benachrichtigen lassen. Zudem können Sie Regeln erstellen, mit denen Sie die E-Mail Anrufbenachrichtigung auf bestimmte Zeiten oder Rufnummern einschränken. Die Benachrichtigung per E-Mail ergänzt die Anruferhistorie in der Cloud PBX und in Ihren Endgeräten. Sie ermöglicht zum Beispiel die Weiterleitung der E-Mail an ein CRM-System zur Archivierung aller Anrufe an Ihren Arbeitsplatz.

Die Informationen in der E-Mail über verpasste und angenommene Anrufe sind teilweise abhängig von der Informationsfreigabe durch den Anrufer. Eine E-Mail umfasst folgende Informationen:

  • Rufnummer    (Wenn Übermittlung vom Anrufer freigegeben)
  • Name               (Wenn Übermittlung vom Anrufer freigegeben)
  • Datum
  • Uhrzeit
Hinweis

Die E-Mail Anrufbenachrichtigung erfolgt unmittelbar bei einem eingehenden Anruf. Sie erhalten keine Information, ob Sie den Anruf verpasst oder angenommen haben.

E-Mail-Adresse festlegen
  • Lassen Sie im Bereich E-Mail Anrufbenachrichtigung die Option zur Aktivierung der Benachrichtigung zunächst auf Aus. Legen Sie erst die E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen fest und definieren Sie die Regeln.
  • Geben Sie im Eingabefeld E-Mail-Adresse für die Anrufbenachrichtigung die E-Mail-Adresse ein.
  • Klicken Sie auf Speichern.

  • Sie haben die E-Mail-Adresse für Anrufbenachrichtigungen festgelegt.

  • Wenn Sie die E-Mail-Adresse ändern möchten, überschreiben Sie die bisherige E-Mail-Adresse und klicken Sie anschließend auf Speichern.
Regeln definieren

Mit Regeln können Sie festlegen, für welche Anrufe und zu welchem Zeitpunkt eine E-Mail Anrufbenachrichtigung erfolgen soll. Alle definierten Regeln werden im Bereich Regeln angezeigt. Sie können die Regeln hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Hinweis

Wenn Sie keine Regel anlegen, erhalten Sie bei aktivierter E-Mail Anrufbenachrichtigung eine E-Mail bei allen Anrufen.

Regeln hinzufügen
Regeln bearbeiten
  • Wenn Sie die Kriterien einer Regel einsehen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Details der Regel.
  • Gehen Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten der Regel.
  • Klicken Sie im Auswahlfeld auf Bearbeiten. Sie gelangen in den Bereich Regel hinzufügen.
Regeln löschen
  • Gehen Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten der Regel.
  • Klicken Sie im Auswahlfeld auf Löschen.
  • Die Regel wird gelöscht.

E-Mail Anrufbenachrichtigung aktivieren

Voraussetzungen:
Sie haben eine E-Mail-Adresse für die Anrufbenachrichtigung festgelegt.
Sie haben mindestens eine Regel definiert.

  • Aktivieren Sie im Bereich E-Mail Anrufbenachrichtigung die Option An.
  • Klicken Sie auf Speichern.

  • Sie haben die E-Mail Anrufbenachrichtigung aktiviert.

  • Sie können die Benachrichtigung jederzeit wieder ausschalten. Aktivieren Sie dazu die Option Aus. Alle Einstellungen bleiben dabei gespeichert, sodass Sie die Benachrichtigung zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktivieren können.
Wechselwirkungen

Diese Funktionen beeinflussen die E-Mail Anrufbenachrichtigung

Abweisen unbekannter Anrufer
Black & White List
Tag & Nachtschaltung

Regel hinzufügen

Mit Regeln legen Sie die Kriterien fest, anhand derer Sie eingehende Anrufe für die E-Mail Anrufbenachrichtigung auswählen. Regeln basieren auf den Kriterien Anrufzeit und Anrufziel. Sie können mehrere Regeln anlegen. Eingehende Anrufe durchlaufen der Reihe nach alle aktiven Regeln. Sobald ein Anruf die Kriterien einer Regel erfüllt, erhalten Sie eine E-Mail Anrufbenachrichtigung. Alle nachfolgenden Regeln werden für diesen Anruf ignoriert.

Regel Name eintragen

Geben Sie im Eingabefeld Regel Name den Namen der Regel ein. Zum Beispiel: „Außerhalb Geschäftszeiten – Jede Rufnummer“.

Zeitplan auswählen

Mit Zeitplänen legen Sie fest, wann die Regel angewendet wird. Zum Beispiel „Außerhalb Geschäftszeiten". Wählen Sie auch einen Zeitplan aus, wenn Sie keine zeitlichen Regeln definieren möchten. Legen Sie dafür unter Zeitpläne verwalten einen Zeitplan an, der keine Einschränkungen enthält und somit immer gilt.

Voraussetzung:
Legen Sie einen Zeitplan unter Zeitpläne verwalten an, um eine Auswahl treffen zu können.

  • Klicken Sie im Bereich Zeitplan für die E-Mail Benachrichtigung auf das Auswahlfeld Zeitplan auswählen. Alle angelegten Zeitpläne erscheinen im Auswahlbereich.
  • Klicken Sie auf den Zeitplan, den Sie für die E-Mail Anrufbenachrichtigung nutzen möchten.
  • Ihr ausgewählter Zeitplan ist der Regel zugeordnet.

E-Mail Anrufbenachrichtigung festlegen

Hier können Sie festlegen, ob die E-Mail Anrufbenachrichtigung gesendet wird oder nicht, wenn ein Anruf mit den Regel-Kriterien übereinstimmt.

1. E-Mail Anrufbenachrichtigung senden
Wenn ein Anruf mit den Regel-Kriterien übereinstimmt, erhalten Sie eine E-Mail Anrufbenachrichtigung.

2. E-Mail Anrufbenachrichtigung nicht senden
Wenn ein Anruf mit den Regel-Kriterien übereinstimmt, ignoriert die Regel den Anruf und Sie erhalten Sie keine E-Mail Anrufbenachrichtigung.

Hinweis

Legen Sie immer zuerst eine Regel für E-Mail Anrufbenachrichtigung "Senden" an, bevor Sie eine Regel "Nicht senden" hinzufügen.

  • Lassen Sie im Bereich E-Mail Anrufbenachrichtigung die Option Senden aktiviert.
  • Senden“ ist die Standard-Einstellung für Regeln. Bei übereinstimmenden Anrufer-Kriterien erhalten Sie eine E-Mail Anrufbenachrichtigung.
  • Wenn Sie weitere Regeln hinzufügen möchten, aktivieren Sie in den folgenden Durchgängen die Option Senden, um bei übereinstimmenden Anrufer-Kriterien eine Benachrichtigung zu erhalten, oder Nicht senden, um eine Ausnahme-Regel zu erstellen.

Anrufziel festlegen

Sie können wählen, ob die Regel auf Anrufe an jede Rufnummer angewendet oder auf Anrufe an spezifische Rufnummern beschränkt werden soll.

  • Legen Sie fest, ob Sie Anrufe an jede Rufnummer oder an spezifische Rufnummern in der Regel berücksichtigen möchten.
  • Anrufe an jede Rufnummer:

    • Aktivieren Sie im Bereich Anrufziel die Option Jede Rufnummer.
  • Anrufe an spezifische Rufnummern:

    • Aktivieren Sie im Bereich Anrufziel die Option Spezifische Rufnummern.
    • Geben Sie im Eingabefeld Spezifische Rufnummern die Rufnummer für die Regel ein. Sie haben die Möglichkeit, mit Platzhalter-Zeichen Rufnummernbereiche zu definieren. Beachten Sie dazu den Hinweis Platzhalter-Zeichen für Rufnummernbereiche.
    • Wenn Sie weitere Rufnummern hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Link Weitere Rufnummern hinzufügen und geben Sie die Rufnummer ein. Sie können für eine Regel maximal 12 spezifische Rufnummern aktivieren. Legen Sie eine zweite Regel an, wenn Sie mehr als 12 spezifische Rufnummern hinzufügen möchten.
  • Klicken Sie auf Speichern.

  • Ihre Regel ist gespeichert und aktiviert.

  • Sie können die Regel im Bereich E-Mail Anrufbenachrichtigung verwalten.
Platzhalter-Zeichen für Rufnummernbereiche

*Ersetzt beliebig viele Ziffern am Ende der Rufnummer (auch null Ziffern)
?Ersetzt genau eine Ziffer am Ende der Rufnummer

Beispiel

+49*Alle nationalen Anrufe
0228*Alle Anrufe aus Bonn
0228 456*Anrufe von der Zentrale und von allen Nebenstellen der Hauptrufnummer 456 in Bonn
0228 456 123?Anrufe des Nebenstellenbereichs -1230 bis -1239 der Hauptrufnummer 456 in Bonn

Beispiel – E-Mail Anrufbenachrichtigung

Sie möchten per E-Mail über eingehende Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten informiert werden. Anrufe aus Ihrer Niederlassung möchten Sie jedoch ausschließen.


1. Regel:

  • Regel hinzufügen anklicken

  • Regel Name festlegen: Anrufbenachrichtigung außerhalb der Geschäftszeiten

  • Zeitplan auswählen: Außerhalb Geschäftszeiten

  • E-Mail Anrufbenachrichtigung „Senden“ aktivieren

  • Anrufziel: "Jede Rufnummer" aktivieren

  • Klicken Sie auf Speichern

2. Regel:

  • Regel hinzufügen anklicken

  • Regel Name festlegen: "Nicht Niederlassung"

  • Zeitplan: Außerhalb Geschäftszeiten

  • E-Mail Anruferbenachrichtigung „Nicht senden“
  • Anrufziel – Spezfische Rufnummern: Die Rufnummer Ihrer Niederlassung mit einem „*“ am Ende, der für die Zentrale und alle Nebenstellen steht. Zum Beispiel: 0228 1234*
  • Klicken Sie auf Speichern
Tipp

Beachten Sie, dass sich mehrere aktive Regeln gegenseitig beeinflussen können. Dazu ein Beispiel:

Sie haben eine Ausnahme-Regel und zwei Regeln für die E-Mail Anrufbenachrichtigung eingerichtet.

Ausnahme-Regel:                                                   0170*
E-Mail Anrufbenachrichtigung senden:           0170 1234567
E-Mail Anrufbenachrichtigung senden:           0228*

Dieses Regel-Szenario lässt annehmen, dass Anrufe von der Rufnummer „0170 1234567“ und aus dem Rufnummern-Bereich „0228*“ für die E-Mail Anrufbenachrichtigung berücksichtigt werden. Die Ausnahme-Regel mit dem Nummernbereich „0170*“ wird jedoch zuerst durchlaufen und filtert durch das Platzhalter-Zeichen (*) auch Anrufe von der spezifischeren Nummer „0170 1234567“. Für diese Anrufe erhalten Sie daher keine E-Mail Anrufbenachrichtigung.

Achten Sie deshalb darauf, dass Sie in Regeln für die E-Mail Anrufbenachrichtigung Rufnummern-Bereiche erfassen, während Sie in Ihren Ausnahme-Regeln spezifische Rufnummern von diesen Bereichen ausschließen.

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