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Externe Kontakte (Gruppe / Standort)

Die Arbeitsplatzübersicht von Cloud PBX enthält alle internen Kontakte. Zu den internen Kontakten zählen alle aktiven Arbeitsplätze Ihres Unternehmens. Externe Kontakte können Sie Ihren Mitarbeitern ebenfalls über das Firmenadressbuch zugänglich machen. So müssen Sie die Kontakte nur einmal hinzufügen und nicht separat, im persönlichen Adressbuch jedes einzelnen Arbeitsplatzes.


Auf Gruppe / Standort-Ebene angelegt, stehen externe Kontakte ausschließlich den Mitarbeitern der ausgewählten Gruppe zur Verfügung. Der Zugriff auf das Firmenadressbuch ist von allen zugewiesenen Endgeräten, Desktop- und Mobile-Clients aus möglich.

Bitte wählen Sie zur Bearbeitung zunächst im blauen Balken im oberen Bereich des Bildschirms eine Gruppe aus, siehe Gruppe / Standort auswählen.

Unter Externe Kontakte sind alle externen Kontakte der ausgewählten Gruppe gelistet. Sie können Kontakte hinzufügen, bearbeiten und löschen, sowie Kontaktlisten exportieren und importieren.

In der Übersicht werden pro Seite maximal 15 Einträge angezeigt. Die Ansicht ist auf 30 oder 60 Einträge erweiterbar. Wählen Sie dazu links unten das Ansichtsformat. Mit den Schaltflächen Zurück und Weiter blättern Sie durch die einzelnen Seiten.

Hinweis zur Synchronisierung der Adressbücher

Die Synchronisierung der persönlichen externen Kontakte aus dem MyPortal und der externen Kontakte Ihrer Gruppe / Standort und Ihres Unternehmens erfolgt wöchentlich.
Der erste Synch erfolgt genau eine Woche nach Einrichtung der Cloud PBX und ab dann jeweils regelmäßig alle 7 Tage. Deshalb ist der Tag der Synchronisation kein einheitlich definierter Wochentag. 

Inhaltsverzeichnis

Seite 1:
Kontakte hinzufügen
 | Hinweis - Kontakte nur für eine Gruppe / Standort
 | Hinweis - keine Speicherung von Service- & Notrufnummern
 | Kontakte suchen
 | Kontakte bearbeiten
 | Kontakte löschen
 |
Seite 2:
Kontakte exportieren
 | Kontakte importieren: Erstanlage
 | Hinweis - Größe Datensatz beim Import
 | Hinweis
 | Kontakte importieren: Bestandspflege
 | Tipp - Verwendung der Excel-Datei zum Import von Kontakten
Kontakte hinzufügen

Die Eingabe der Rufnummern ist im nationalen Nummernformat (z. B. 089 ...) oder im internationalen Nummernformat (z. B. +49 89 ...) erlaubt. Wir empfehlen, alle Kontakte im internationalen Nummernformat zu speichern, da diese bei eingehenden Anrufen zur Namensauflösung verwendet werden.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
  • Geben Sie in den Eingabefeldern den Namen und die Rufnummer des externen Kontakts ein.
  • Klicken Sie auf Speichern.

  • Sie haben dem Firmenadressbuch einen neuen externen Kontakt hinzugefügt.

Hinweis - Kontakte nur für eine Gruppe / Standort

Möchten Sie externe Kontakte unternehmensweit / allen Mitarbeitern bereitstellen, dann fügen Sie diese unter Externe Kontakte auf Unternehmens-Ebene hinzu.

Hinweis - keine Speicherung von Service- & Notrufnummern

Die Rufnummern des Telekom-Kundenservice (0800 33 01000) und des Geschäftskundenservice (0800 33 01300), sowie Notrufnummern, können nicht im Adressbuch abgespeichert werden. Es ist möglich, diese Nummern über den PC-Client lokal als Kontakt anzulegen, dieser wird aber nur zwischen Desktop-Client und Mobile-Client synchronisiert.

Weiterhin können Sie auf den meisten Tischtelefonen eine Kurzwahltaste einrichten, um direkt den Service zu kontaktieren. Eine Anleitung zur Einrichtung von Kurzwahltasten finden Sie im Handbuch Ihres Tischtelefons.

Kontakte suchen

In der Übersicht werden alle externen Kontakte der ausgewählten Gruppe angezeigt. Um die angezeigten Kontakte einzugrenzen, können Sie nach Namen und Rufnummer suchen.

  • Geben Sie den Namen und / oder die Rufnummer in den Suchfeldern ein und drücken Sie die Taste Enter.

  • Das Suchergebnis wird in der Kontaktübersicht angezeigt.

  • Um die Suche aufzuheben, klicken Sie rechts im Suchfeld auf das X.
Kontakte bearbeiten

Sie können den Namen und / oder die Rufnummer der Kontakte bearbeiten.

  • Klicken Sie am Kontakt auf die Schaltfläche Bearbeiten.
  • Ändern Sie den Namen und / oder die Rufnummer.
  • Klicken Sie auf Speichern.

  • Der Kontakt wird im Firmenadressbuch aktualisiert.

Kontakte löschen

Sie können einzelne oder alle externen Kontakte aus dem Firmenadressbuch löschen.

Einzelnen Kontakt löschen
  • Klicken Sie am Kontakt auf die Schaltfläche Löschen.
  • Sie erhalten danach keine Sicherheitshabfrage.

  • Der Kontakt wird sofort und unwiderruflich aus dem Firmenadressbuch gelöscht.

Alle Kontakte löschen
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle löschen.
  • Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit Ja. Wenn Sie Nein wählen, bleiben die Kontakte erhalten und Sie kehren zur Listenansicht zurück.

  • Alle externen Kontakte der Gruppe werden aus dem Firmenadressbuch gelöscht.

Kontakte exportieren

Sie können die externen Kontakte der Gruppe als CSV-Datei exportieren.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.
  • Wählen Sie im Datei-Explorer den Ordner, unter dem Sie die CSV-Datei speichern möchten und bestätigen Sie mit OK.

  • Die gesamte Kontaktliste wird als CSV-Datei auf Ihrem Rechner gespeichert.

Kontakte importieren: Erstanlage

Sie können Kontakt-Listen im CSV-Format importieren. Der Import kann als Voll-Lieferung oder als Delta-Lieferung durchgeführt werden.


Voll-Lieferung:
Alle externen Kontakte der ausgewählten Gruppe werden durch die Kontakte der CSV-Datei ersetzt.


Delta-Lieferung:
Es werden nur die externen Kontakte importiert, die noch nicht unter dem gleichen Namen im Firmenadressbuch der ausgewählten Gruppe gespeichert sind.


Bitte benutzen Sie für einen reibungsfreien Import Ihrer Kontakt-Listen die verlinkte Excel-Vorlagedatei.

Hinweis - Größe Datensatz beim Import

Bitte beachten Sie, dass maximal 1000 Datensätze je Import verarbeitet werden können.

Zusätzlich können an den jeweiligen Endgeräten insgesamt (über alle Adressbücher hinweg) nicht mehr als 10.000 Kontakte unterstützt werden (Yealink S Serie bis 15.000 Kontakte).

Hinweis

Beim Upload von externen Kontakten sind nicht alle Sonderzeichen in der CSV Datei erlaubt. Es sind folgende Sonderzeichen erlaubt: ÄÖÜ # - _ () <> ? ! & `,

Erstanlage der externen Kontakte im Firmenadressbuch

Importieren Sie Ihre Kontakt-Liste zur Erstanlage der externen Kontakte per CSV-Voll-Lieferung.

  • Klicken Sie auf den Link Vorlagedatei für den Import herunterladen (xlsm). Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.

    • Wählen Sie im Datei-Explorer den Ordner, unter dem Sie die Vorlagedatei speichern möchten und bestätigen Sie mit Speichern.

  • Öffnen Sie die Vorlagedatei auf Ihrem Rechner.

    • Falls eine eine Makro-Sicherheitswarnung erscheint, klicken Sie auf Makros aktivieren. Das Excel Arbeitsblatt Cloud PBX Kontakte öffnet sich.
    • Befüllen Sie im Arbeitsblatt Cloud PBX Kontakte die Spalten Nr. Name und Rufnummer mit Ihren Kontakten.
    • Aktivieren Sie die Option Voll-Lieferung.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche CSV exportieren. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.

    • Wählen Sie im Datei-Explorer den Ordner und einen Namen, unter dem Sie die CSV-Datei speichern möchten und bestätigen Sie mit Speichern.

  • Wechseln Sie zum Konfigurationsbereich Externe Kontakte im Cloud PBX Administrationsportal und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Es öffnet sich ein Import-Dialog-Fenster.

    • Klicken Sie auf Datei auswählen. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.
    • Wählen Sie die erstellte CSV-Datei und klicken Sie anschließend auf Öffnen.
    • Klicken Sie auf Hinzufügen.

  • Ihre Kontakt-Liste wird in das Firmenadressbuch importiert. Der Import kann je nach Umfang der Kontakte einige Minuten dauern.

Kontakte importieren: Bestandspflege

Nach der Erstanlage haben Sie zwei Möglichkeiten, die externen Kontakte im Firmenadressbuch per Import zu aktualisieren:

1. Alle Kontakte per Voll-Lieferung ersetzen.

Pflegen Sie die externen Kontakte in der bereits erstellten Erstimport-Vorlagedatei (siehe Erstanlage der externen Kontakte im Firmenadressbuch). Sie dient als primäre Kontaktliste, mit der Sie nach jeder Aktualisierung Ihren gesamten Kontakt-Bestand in der Cloud PBX ersetzen können.

  • Öffnen Sie die Erstimport-Vorlagedatei auf Ihrem Rechner.

    • Falls eine eine Makro-Sicherheitswarnung erscheint, klicken Sie auf Makros aktivieren. Das Excel Arbeitsblatt Cloud PBX Kontakte öffnet sich.
    • Ändern, löschen oder ergänzen Sie Ihre Kontakte im Arbeitsblatt Cloud PBX Kontakte.
    • Aktivieren Sie die Option Voll-Lieferung.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche CSV exportieren. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.

    • Wählen Sie im Datei-Explorer den Ordner und einen Namen, unter dem Sie die CSV-Datei speichern möchten und bestätigen Sie mit Speichern.

  • Wechseln Sie zum Konfigurationsbereich Externe Kontakte im Cloud PBX Administrationsportal und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Es öffnet sich ein Import-Dialog-Fenster.

    • Klicken Sie auf Datei auswählen. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.
    • Wählen Sie die erstellte CSV-Datei und klicken Sie anschließend auf Öffnen.
    • Klicken Sie auf Hinzufügen.

  • Alle externen Kontakte im Firmenadressbuch der ausgewählten Gruppe werden durch die Kontakte aus der CSV-Datei ersetzt.

2. Neue Kontakte per Delta-Lieferung hinzufügen.
  • Klicken Sie auf den Link Vorlagedatei für den Import herunterladen (xlsm). Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.
    • Wählen Sie im Datei-Explorer den Ordner, unter dem Sie die Vorlagedatei speichern möchten und bestätigen Sie mit Speichern.

  • Öffnen Sie die Vorlagedatei auf Ihrem Rechner.

    • Falls eine eine Makro-Sicherheitswarnung erscheint, klicken Sie auf Makros aktivieren. Das Excel Arbeitsblatt Cloud PBX Kontakte öffnet sich.
    • Befüllen Sie im Arbeitsblatt Cloud PBX Kontakte die Spalten Nr. Name und Rufnummer mit Ihren Kontakten.
    • Aktivieren Sie die Option Delta-Lieferung.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche CSV exportieren. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.

    • Wählen Sie im Datei-Explorer den Ordner und einen Namen, unter dem Sie die CSV-Datei speichern möchten und bestätigen Sie mit Speichern.

  • Wechseln Sie zum Konfigurationsbereich Externe Kontakte im Cloud PBX Administrationsportal und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Es öffnet sich ein Import-Dialog-Fenster.

    • Klicken Sie auf Datei auswählen. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.
    • Wählen Sie die erstellte CSV-Datei und klicken Sie anschließend auf Öffnen.
    • Klicken Sie auf Hinzufügen.

  • Neue Kontakte aus der CSV-Datei werden zum Firmenadressbuch hinzugefügt. Alle vorhandenen Kontakte werden nicht verändert.

Tipp - Verwendung der Excel-Datei zum Import von Kontakten

Falls Sie keine Makros in Office ausführen können oder Office Produkte anderer Hersteller verwenden, welche keine Makros unterstützen, können Sie alternativ CSV-Dateien verwenden.

Nutzen Sie dazu:

In beiden Dateien ist ein Beispiel in der ersten Zeile eingefügt.

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