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Zeitpläne verwalten

Zeitpläne benötigen Sie, wenn Sie Cloud PBX Funktionen und Dienste zeitgesteuert aktivieren möchten. Zum Beispiel für eine Rufweiterleitung auf Ihre Sprachbox, die Nachrichten nur am Wochenende aufnehmen soll. Oder für die Assistenzfunktion (Zusatz-Paket), die eingehende Anrufe ausschließlich während der Geschäftszeiten an Ihre Assistenten verteilt.

Zeitpläne können auf drei Ebenen eingerichtet werden:

1. Unternehmens-Ebene: Alle Mitarbeiter des Unternehmens können auf die Zeitpläne zugreifen, die auf Unternehmens-Ebene angelegt werden. Verwaltet werden die Zeitpläne durch Ihren Cloud PBX Administrator.

2. Gruppen-/Standort-Ebene: Alle Mitarbeiter einer Gruppe/eines Standorts können auf die Zeitpläne der Gruppen-/Standort-Ebene zugreifen. Verwaltet werden die Zeitpläne durch Ihren Cloud PBX Administrator.

3. Arbeitsplatz-Ebene: Auf die Zeitpläne der Arbeitsplatz-Ebene haben ausschließliche Sie selbst Zugriff. Sie können für Ihren eigenen Arbeitsplatz Zeitpläne anlegen, bearbeiten und löschen.

Auf Arbeitsplatz-Ebene können Sie die Zeitpläne aller drei Ebenen einsehen und in Arbeitsplatz Funktionen und Diensten einsetzen. Anlegen und bearbeiten dürfen Sie jedoch nur die Zeitpläne auf Arbeitsplatz-Ebene. Wenn Sie Zeitpläne auf Unternehmens- oder Gruppen-/Standort-Ebene hinzufügen oder ändern lassen möchten, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Zeitpläne auf Unternehmens- und Gruppen-/Standort-Ebene werden unter Zeitpläne verwalten konfiguriert.

Unter Zeitpläne verwalten sehen Sie die verfügbaren Zeitpläne aller drei Ebenen. In der Übersicht werden pro Seite maximal 15 Zeitpläne angezeigt. Die Ansicht ist auf 30 oder 60 Zeitpläne erweiterbar. Wählen Sie dazu links unten das Ansichtsformat. Mit den Schaltflächen Zurück und Weiter blättern Sie durch die einzelnen Seiten.

Inhaltsverzeichnis

Seite 1:

Zeitpläne
| Hinweis
|

Seite 2:

Ereignisse
| Musterbeispiele – Zeitpläne
|

Zeitpläne

Zeitpläne hinzufügen

Sie können Ihrem Arbeitsplatz neue Zeitpläne hinzufügen, um Arbeitsplatz Funktionen und Dienste zeitgesteuert zu aktivieren.

Hinweis

Bevor Sie einen neuen Zeitplan auf Arbeitsplatz-Ebene hinzufügen, prüfen Sie, ob schon ein identischer Zeitplan auf Unternehmens- oder Gruppen-/Standort-Ebene vorhanden ist.

Wechseln Sie zur Registerkarte Arbeitsplatz.
Klicken Sie auf Zeitplan hinzufügen.
Geben Sie im Eingabefeld den Namen des Zeitplans ein.
Klicken Sie auf Speichern.
Sie haben einen neuen Zeitplan hinzugefügt.
Fügen Sie Ihrem Zeitplan ein oder mehrere Ereignisse hinzu.

Zeitpläne suchen

In der Übersicht können Sie gezielt nach Zeitplänen suchen.

Um eine Ebene auszuwählen, wechseln Sie zur Registerkarte Unternehmen, Gruppen/Standorte oder Arbeitsplatz.
Geben Sie im Suchfeld den Namen des Zeitplans ein.
Drücken Sie die Taste Enter.
Das Suchergebnis wird in der Zeitplan-Übersicht angezeigt.
Um die Suche aufzuheben, klicken Sie rechts im Suchfeld auf das X.

Zeitpläne umbenennen

Sie können Zeitpläne umbenennen. Die Zeitpläne müssen jedoch Ihrem Arbeitsplatz zugeordnet sein. Zeitpläne auf Unternehmens- oder Gruppen-/Standort-Ebene können nur durch Ihren Cloud PBX Administrator umbenannt werden.

Wechseln Sie zur Registerkarte Arbeitsplatz.
Um die Liste aller Zeitpläne zu verkürzen, nutzen Sie die Suchfunktion.
Klicken Sie auf Bearbeiten des Zeitplans.
Klicken Sie im Auswahlmenü auf Umbenennen.
Überschreiben Sie den Namen des Zeitplans.
Bestätigen Sie die Änderung mit Speichern.
Sie haben einen Zeitplan umbenannt.

Zeitpläne löschen

Sie können Zeitpläne mit allen zugeordneten Ereignissen löschen. Die Zeitpläne müssen jedoch Ihrem Arbeitsplatz zugeordnet sein. Zeitpläne auf Unternehmens- oder Gruppen-/Standort-Ebene können nur durch Ihren Cloud PBX Administrator gelöscht werden.

Wechseln Sie zur Registerkarte Arbeitsplatz.
Klicken Sie auf Bearbeiten des Zeitplans.
Klicken Sie im Auswahlmenü auf Löschen.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
Sie haben einen Zeitplan mit allen Ereignissen gelöscht.

Ereignisse

Mit Zeitplänen bestimmen Sie, wann eine Cloud PBX Funktion oder Dienst aktiviert wird. Den Zeitraum, in dem die Funktion aktiv sein soll, nennt man in einem Zeitplan Ereignis. Ein Zeitplan kann ein Ereignis oder mehrere enthalten. Zum Beispiel:

Ein Ereignis: „montags ganztägig“.
Mehrere Ereignisse: „montags von 8 bis 12 Uhr“ / „samstags und sonntags ganztägig“ / „am 24. März“.

Die einzelnen Ereignisse in einem Zeitplan lassen sich separat anzeigen, bearbeiten und löschen.

Parameter von Ereignissen

Ereignis hinzufügen
Ereignis Name	Der Name des Ereignisses, zum Beispiel „Mo-Fr 08:00 – 18:00 Uhr“.
Zeitraum
Datum Start und Ende	Das Start- und Ende-Datum des Ereignisses. Beide Daten sind relevant, wenn Sie einmalige Ereignisse konfigurieren, zum Beispiel den Ereignis-Zeitraum vom 01.01.2016 bis zum 03.01.2016. Wichtig: Wenn Sie Wiederholungen für Ereignisse konfigurieren, setzen Sie das Start- und das Ende-Datum auf das gleiche Datum, egal welches.
Uhrzeit Start und Ende	Die Start- und Ende-Uhrzeit des Ereignisses. Die Uhrzeit ist sowohl für einmalige Ereignisse als auch für Ereignis-Wiederholungen relevant. Sie können zum Beispiel den Zeitraum „Mo-Fr, 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr“ jede Woche wiederholen lassen, um die Geschäftszeiten in einem Ereignis abzubilden.
Ganztägiges Ereignis	Das ganztägige Ereignis gilt von 00:00 Uhr bis 23:59 Uhr. Bei Auswahl brauchen Sie keine Start- und Ende-Uhrzeit anzugeben.
Wiederholung
Wiederholung	Sie können eine tägliche, wöchentliche oder monatliche Wiederholung einstellen. Wenn Sie keine Wiederholung wünschen, belassen Sie die Auswahl auf „Nie“. Wichtig: Wenn Sie Wiederholungen für Ereignisse konfigurieren, setzen Sie das Start- und das Ende-Datum auf das gleiche Datum, egal welches.
Intervall	Das Intervall bezieht sich auf die ausgewählte Wiederholungsart. Eine wöchentliche Wiederholung mit dem Intervall 1, wiederholt sich jede Woche. Eine tägliche Wiederholung mit dem Intervall 2, jeden zweiten Tag und eine monatliche Wiederholung mit dem Intervall 3, einmal im Quartal.
Wochentage	Die Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie die wöchentliche Wiederholung auswählen. Markieren Sie die Tage, die Sie wöchentlich wiederholen lassen wollen. Wenn Sie zum Beispiel Samstag und Sonntag markieren und eine wöchentliche Wiederholung mit dem Intervall 1 einstellen, gilt das Ereignis an jedem Wochenende.
Am <1> des Monats	Die Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie die monatliche Wiederholung auswählen. Geben Sie den Tag des Monats ein (1 bis 31), den Sie monatlich wiederholen lassen wollen. Wenn Sie 15 eingeben und als Intervall 2 wählen, gilt Ihr Ereignis jeden zweiten Monat am 15.
Den <ersten><Donnerstag> des Monats	Die Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie die monatliche Wiederholung auswählen. Sie können jeden ersten, zweiten, dritten oder vierten Wochentag im Monat für die Wiederholung auswählen.
Wiederholung beenden
Nie	Aktivieren Sie die Option, wenn die Wiederholung nicht beendet werden soll.
Nach <1> Mal	Sie können ein Ereignis nach x-maliger Wiederholung beenden lassen. Geben Sie dazu die gewünschte Anzahl an Wiederholungen ein.
Datum <01.01.2016>	Sie können ein spezifisches Datum eingeben, an dem die Wiederholung beendet werden soll.

Ereignisse hinzufügen

Sie können einem Zeitplan ein Ereignis oder mehrere hinzufügen.

Wechseln Sie zur Registerkarte Arbeitsplatz.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten des Zeitplans.
Klicken Sie im Auswahlmenü auf Ereignis hinzufügen.
Geben Sie im Eingabefeld den Namen des Ereignisses an, zum Beispiel „Mo-Fr 08:00 – 18:00 Uhr“.
Legen Sie den Zeitraum des Ereignisses fest. Geben Sie das Start- und Ende- Datum sowie die Start- und Ende-Uhrzeit ein. Wenn es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt, markieren Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis.
Legen Sie fest, ob sich das Ereignis wiederholen soll.
- Wiederholung:
  - Setzen Sie das Start- und Ende-Datum im Bereich Zeitraum auf das gleiche Datum.
  - Wählen Sie die Art der Wiederholung und das zugehörige Intervall.
  - Legen Sie die Parameter der Wiederholung fest.
  - Wählen Sie aus, wann die Wiederholung beendet werden soll.
- Keine Wiederholung:
  - Wählen Sie im Auswahlmenü die Option Nie.
Klicken Sie auf Speichern.
Sie haben Ihrem Zeitplan ein neues Ereignis hinzugefügt.
Alle Ereignisse können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Details des Zeitplans einblenden.
Wenn Sie weitere Ereignisse hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Einrichtungsschritte.

Ereignisse bearbeiten

Sie können die einzelnen Ereignisse eines Zeitplans bearbeiten. Die Zeitpläne müssen jedoch Ihrem Arbeitsplatz zugeordnet sein. Auf Arbeitsplatz-Ebene ist es nicht möglich, Ereignisse von Zeitplänen auf Unternehmens- oder Gruppen-/Standort-Ebene zu ändern.

Wechseln Sie zur Registerkarte Arbeitsplatz.
Um die Liste aller Zeitpläne zu verkürzen, nutzen Sie die Suchfunktion.
Klicken Sie auf Details des Zeitplans. Alle zugeordneten Ereignisse werden angezeigt.
Klicken Sie auf Bearbeiten des Ereignisses.
Klicken Sie im Auswahlmenü auf Anzeigen / Bearbeiten. Sie gelangen in den Bereich Ereignis hinzufügen.

Ereignisse löschen

Sie können ein einzelnes Ereignis eines Zeitplans löschen.

Wechseln Sie zur Registerkarte Arbeitsplatz.
Klicken Sie auf Details des Zeitplans. Alle zugeordneten Ereignisse werden angezeigt.
Klicken Sie auf Bearbeiten des Ereignisses.
Klicken Sie im Auswahlmenü auf Entfernen.
Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
Sie haben ein Ereignis eines Zeitplans gelöscht.

Musterbeispiele – Zeitpläne

Legen Sie einen Zeitplan immer mit seinem zeitlichen Gegenstück an.
Für den Zeitplan „Geschäftszeiten“ zum Beispiel, konfigurieren Sie auch den Zeitplan „Außerhalb Geschäftszeiten“. So wird die Auswahl der passenden Zeitpläne in Funktionen auf Gruppen- und Arbeitsplatz-Ebene vereinfacht.

Zeitplan: Geschäftszeiten

Zeitplan
Name	Geschäftszeiten

Ereignis 1
Ereignis Name	Mo-Fr 08:00 - 18:00 Uhr
Datum	01.01.2016
Datum Ende	01.01.2016
Uhrzeit Start	08:00 Uhr
Uhrzeit Ende	18:00 Uhr
Wiederholung	Wöchentlich
Intervall	1
Wochentage	Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag
Wiederholung beenden	Nie

Zeitplan: Außerhalb Geschäftszeiten

Zeitplan
Name	Außerhalb Geschäftszeit

Ereignis 1
Ereignis Name	Mo-Fr 00:00 - 07:59 Uhr
Datum Start	01.01.2016
Datum Ende	01.01.2016
Uhrzeit Start	00:00 Uhr
Uhrzeit Ende	07:59 Uhr
Wiederholung	Wöchentlich
Intervall	1
Wochentage	Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag
Wiederholung beenden	Nie

Ereignis 2
Ereignis Name	Mo-Fr 18:00 - 23:59 Uhr
Datum Start	01.01.2016
Datum Ende	01.01.2016
Uhrzeit Start	18:00 Uhr
Uhrzeit Ende	23:59 Uhr
Wiederholung	Wöchentlich
Intervall	1
Wochentage	Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag
Wiederholung beenden	Nie

Ereignis 3
Ereignis Name	Sa-So
Datum Start	01.01.2016
Datum Ende	01.01.2016
Ganztägiges Ereignis	Ja
Wiederholung	Wöchentlich
Intervall	1
Wochentage	Samstag, Sonntag
Wiederholung beenden	Nie

Ereignis 4
Ereignis Name	Weihnachten 2016
Datum Start	24.12.2016
Datum Ende	24.12.2016
Ganztägiges Ereignis	Ja
Wiederholung	Nie

Zeitplan: Immer aktiv

Zeitplan
Name	Immer aktiv

Ereignis 1
Ereignis Name	Jeden Tag
Datum Start	01.01.2016
Datum Ende	01.01.2016
Ganztägiges Ereignis	Ja
Wiederholung	Täglich
Intervall	1
Wiederholung beenden	Nie

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