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Konferenz

Mit dem Zusatz-Paket Konferenz können Sie Telefonkonferenzen mit bis zu fünfzig Teilnehmern planen und durchführen. Die Konferenzen können einmalig, wiederholend und zeitlich unbeschränkt stattfinden.

Voraussetzung

Für Ihren Arbeitsplatz muss das Zusatz-Paket Konferenz gebucht sein. Gleichzeitig muss auf Gruppen-Ebene eine Konferenzbrücke (Einwahlnummer in das Konferenzsystem) eingerichtet und Ihrem Arbeitsplatz das Recht des Moderators zugewiesen sein.

Die Erstellung von Konferenzbrücken sowie die Zuweisung von Moderatoren erfolgen unter Übergreifende Funktionen & Dienste: Zusatz-Pakete: Konferenz.

Hinweis

Nach der ersten Benutzung der Konferenzfunktion aus Ihrem Desktop- oder Mobile-Client wird automatisch und dauerhaft eine Konferenz mit dem Namen Mein Konferenzraum angelegt. Dieser Name darf nicht verändert oder gelöscht werden.

Hinweis

Wenn Sie Desktop-Sharing verwenden möchten, müssen Sie die Konferenz über Ihren Desktop- oder Mobile-Client aus starten. Konferenzen, die Sie über das Selbstadministrationsportal erstellen, unterstützen kein Desktop-Sharing.

Konferenz erstellen

Mit den Konferenz-Optionen wählen Sie die Konferenzbrücke (Einwahlnummer Konferenzsystem) und legen konferenzspezifische Merkmale fest. Zum Beispiel, ob eine zusätzliche Sicherheits-PIN zur Einwahl oder ein Moderator zum Konferenzstart erforderlich ist.

Voraussetzungen

Stellen Sie sicher, dass sowohl das Zusatz-Paket Konferenz gebucht ist, als auch auf Gruppen-Ebene eine Konferenzbrücke (Einwahlnummer in das Konferenzsystem) eingerichtet und Ihrem Arbeitsplatz das Recht des Moderators zugewiesen ist.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenz erstellen. Sie gelangen in den Bereich Konferenz erstellen.

Blenden Sie den Bereich Konferenz ein und wählen Sie die gewünschten Optionen. Alle mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Verwendete Konferenzbrücke

Die Konferenzbrücke ist die unternehmensweite Einwahlnummer in Ihr Konferenzsystem.

Voraussetzung:
Die Konferenzbrücke muss vor der Verwendung in der Konferenzfunktion auf Gruppen-Ebene erstellt und aktiviert werden.

Name und TeilnehmerGeben Sie einen Namen für die Konferenz und die Anzahl der Teilnehmer ein. An einer Konferenz können maximal 50 Personen teilnehmen.
Sicherheits-PIN verwendenNeben der Eingabe der Meeting-ID können Sie die Sicherheits-PIN als weiteren Autorisierungsschritt einsetzen. Sie reduzieren damit das Risiko, dass sich unberechtigte Personen in Ihre Konferenz einwählen.
Moderator zum Konferenzstart erforderlichDie Teilnehmer werden erst dann für die aktive Teilnahme an der Konferenz freigeschaltet, wenn sich mindestens ein Moderator eingewählt hat. Bis dahin hören die Teilnehmer Wartemusik.
Teilnehmer bei Beitritt stumm stellenDie Arbeitsplätze der Teilnehmer sind nach der Einwahl in die Konferenz stumm geschaltet. Nur der Moderator kann die Stummschaltung aufheben und alle oder einzelne Teilnehmer zur aktiven Teilnahme an der Konferenz freischalten.
Konferenz beenden, wenn der Moderator diese verlässt

Wenn der Moderator die Konferenz verlässt (im Falle von mehreren, der letzte in der Konferenz eingewählte Moderator), wird die Konferenz für alle Teilnehmer beendet.

Tipp:
Aktivieren Sie diese Option nicht, wenn Sie sich als Moderator von Ihrem Mobiltelefon aus einwählen. Wenn die Mobilfunkverbindung unterbrochen wird, zum Beispiel durch ein Funkloch, wird die gesamte Konferenz beendet und alle Teilnehmer müssen sich erneut einwählen.

Optionen beim Betreten oder Verlassen von Teilnehmern: Ton abspielenAllen eingewählten Personen wird durch einen Ton signalisiert, wenn Teilnehmer die Konferenz betreten oder verlassen.
Optionen beim Betreten oder Verlassen von Teilnehmern: Aufgezeichneten Namen abspielenAllen eingewählten Personen wird der aufgezeichnete Name der Teilnehmer abgespielt, die die Konferenz betreten oder verlassen.
Optionen beim Betreten oder Verlassen von Teilnehmern: Keine Benachrichtigung

Beim Betreten oder Verlassen der Konferenz durch Teilnehmer erfolgt keine Benachrichtigung.

Tipp:
Wählen Sie Keine Benachrichtigung, wenn Sie eine Konferenz mit vielen Teilnehmern planen. Durch das Betreten oder Verlassen von Teilnehmern während der laufenden Konferenz können die aktiven Teilnehmer durch die wiederkehrenden akustischen Signale gestört werden.

Zeitplan auswählen

Mit einem Zeitplan legen Sie fest, ob Ihre Konferenz einmalig, wiederholend oder zeitlich unbeschränkt stattfinden soll. Die maximale Konferenzdauer für einmalige und sich wiederholende Konferenzen beträgt 8 Stunden. Einmalige Konferenzen verbleiben 30 Tage in der Konferenz-Übersicht, danach werden sie automatisch gelöscht. Moderatoren wie Teilnehmer können sich maximal 10 Minuten vor dem Start einer Konferenz in das Konferenzsystem einwählen.

Blenden Sie den Bereich Zeitplan ein und wählen Sie den Konferenz-Typ und die zeitlichen Einstellungen für Ihre Konferenz. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Konfigurations-Parameter von Zeitplänen

Konferenz-TypMit dem Konferenz-Typ legen Sie fest, ob Ihre Konferenz einmalig, wiederholend oder zeitlich unbeschränkt stattfinden soll.
Datum Start, Uhrzeit Start und DauerDas Start-Datum, die Start-Uhrzeit und die Dauer in Stunden und Minuten für die Konferenz-Typen Einmalig und Wiederholend.
Datum Start und Datum EndeDas Start- und Ende-Datum für den Konferenz-Typ Unbeschränkt. Bei einem Start-Datum 24.03.2016 und einem Ende-Datum 25.03.2016 können sich der Moderator und die Teilnehmer ab dem 24.03. um 00:00 Uhr bis zum 25.03. um 23:59 Uhr in die Konferenz einwählen.
Kein EndeWen Sie die Checkbox markieren, wird das Ende-Datum für den Konferenz-Typ Unbeschränkt ignoriert. Die Konferenz ist somit ab dem Start-Datum immer aktiv.
WiederholungSie können eine tägliche, wöchentliche und monatliche Wiederholung einstellen.
IntervallDie Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie die wöchentliche Wiederholung auswählen. Markieren Sie die Tage, die Sie wöchentlich wiederholen lassen wollen. Wenn Sie zum Beispiel Montag markieren und eine wöchentliche Wiederholung mit dem Intervall 1 einstellen, wird die Konferenz jeden Montag wiederholt.
Wochentage Die Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie die wöchentliche Wiederholung auswählen. Markieren Sie die Tage, die Sie wöchentlich wiederholen lassen wollen. Wenn Sie zum Beispiel Montag markieren und eine wöchentliche Wiederholung mit dem Intervall 1 einstellen, wird die Konferenz jeden Montag wiederholt.
Am <1> des Monats Die Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie die monatliche Wiederholung auswählen. Geben Sie den Tag des Monats ein (1 bis 31), den Sie monatlich wiederholen lassen wollen. Wenn Sie 15 eingeben und als Intervall 2 wählen, gilt Ihr Ereignis jeden zweiten Monat am 15.
Den <ersten><Donnerstag> des MonatsDie Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie die monatliche Wiederholung auswählen. Sie können jeden ersten, zweiten, dritten oder vierten Wochentag im Monat für die Wiederholung auswählen.
NieAktivieren Sie die Option, wenn die Wiederholung nicht beendet werden soll.
Nach <1> MalSie können ein Ereignis nach x-maliger Wiederholung beenden lassen. Geben Sie dazu die gewünschte Anzahl an Wiederholungen ein.
Datum <01.01.2016>Sie können ein spezifisches Datum eingeben, an dem die Wiederholung beendet werden soll.

Begrüßung einrichten

Sie können Ihrer Konferenz eine benutzerdefinierte Begrüßung hinzufügen.

Voraussetzungen:
Hinterlegen Sie Ihre individuellen Audiodateien auf Arbeitsplatz-Ebene unter Audiodateien verwalten, bevor Sie eine benutzerdefinierte Begrüßung für die Konferenz auswählen.

  • Blenden Sie den Bereich Begrüßung ein.
  • Aktivieren Sie die Option Benutzerdefiniert.
  • Klicken Sie auf das Auswahlfeld Bitte auswählen. Alle hochgeladenen Audiodateien erscheinen im Auswahlbereich.
  • Klicken Sie auf die Audiodatei, die Sie als Begrüßung nutzen möchten.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Sie haben Ihrer Konferenz eine benutzerdefinierte Begrüßung hinzugefügt.

Moderator-Stellvertreter festlegen (optional)

Sie können anderen Personen in Ihrem Unternehmen das Recht übertragen, als Moderator Ihre geplante Konferenz zu leiten. Die Anzahl möglicher Moderator-Stellvertreter ist unbegrenzt. Alle Stellvertreter besitzen die gleichen Rechte wie Sie als Konferenz-Gastgeber, Ihre Stellvertreter können jedoch keine anderen Stellvertreter oder die Konferenz selbst löschen.

Voraussetzungen:
Stellen Sie sicher, dass für die Arbeitsplätze aller Moderator-Stellvertreter das Zusatz-Paket Konferenz gebucht und aktiviert ist. Zudem müssen die Stellvertreter das Moderator-Recht der gleichen Konferenzbrücke besitzen, mit der Sie die Konferenz erstellen.

Nach Arbeitsplätzen suchen

Um die Auswahl an Arbeitsplätzen einzugrenzen, können Sie die Suchfunktion nutzen.

  • Blenden Sie den Bereich Moderator-Stellvertreter ein.
  • Klicken Sie auf das Auswahlfeld Suchkriterium. Im Auswahlbereich erscheinen alle verfügbaren Suchkriterien.
  • Klicken Sie auf das gewünschte Suchkriterium. Zum Beispiel „Nachname“.
  • Sie können auch mehrere Suchkriterien in einer Suche nutzen. Klicken Sie dazu auf den Link Weiteres Suchkriterium und wählen anschließend das Suchkriterium aus.

  • Geben Sie im Eingabefeld Suche den Nachnamen des Mitarbeiters ein. Das Suchergebnis erscheint im Bereich Auswahl Arbeitsplätze.

Arbeitsplätze zuweisen

Weisen Sie der Konferenz die Moderator-Stellvertreter zu.

  • Blenden Sie den Bereich Moderator-Stellvertreter ein.
  • Um die Auswahl an Arbeitsplätzen einzugrenzen, nutzen Sie die Suchfunktion.
  • Klicken Sie im Bereich Auswahl Arbeitsplätze auf den Namen des Mitarbeiters, den Sie als Moderator zuweisen möchten. Um mehrere Namen auszuwählen, drücken und halten Sie die Shift-Taste-Taste und klicken dann auf die Namen der Mitarbeiter.
  • Klicken Sie auf Hinzufügen. Ihre Auswahl erscheint im Bereich Zugewiesene Moderatoren. Um zugewiesene Moderatoren zu entfernen, markieren Sie die Namen im Bereich Zugewiesene Moderatoren und klicken anschließend auf Entfernen.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Ihre Moderator-Stellvertreter sind nun der Konferenz zugewiesen.

Konferenz erstellen
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenz erstellen.
  • Alle erstellten Konferenzen werden Ihnen mit Startzeit, Konferenz-Typ und Status in der Konferenzübersicht unter Konferenz angezeigt.

  • Um die Zugangsdaten (Konferenz-Rufnummer, Konferenz-ID, Moderator-PIN und Sicherheits-PIN) Ihrer Konferenz für die Einladung der Teilnehmer zu erhalten, klicken Sie in der Konferenzübersicht auf Bearbeiten der jeweiligen Konferenz und im Auswahlbereich auf Anzeigen / Bearbeiten. Siehe auch Konferenzteilnehmer einladen.
Konferenzen verwalten

Alle erstellten Konferenzen werden Ihnen mit Startzeit, Konferenz-Typ und Status in der Konferenzübersicht angezeigt. Zu den erstellten Konferenzen können Sie sich die Zugangsdaten anzeigen lassen, die Konferenz-Optionen bearbeiten und die Konferenzen löschen.

Zugangsdaten anzeigen
  • Klicken Sie in der Konferenzübersicht auf Bearbeiten der Konferenz, deren Zugangsdaten Sie einsehen möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Anzeigen / Bearbeiten. Sie gelangen in den Bearbeitungsbereich der ausgewählten Konferenz.
  • Im Bereich Zugangsdaten können Sie die Einwahldaten für den Moderator und die Teilnehmer einsehen.

Konferenz bearbeiten
  • Klicken Sie in der Konferenzübersicht auf das Auswahlfeld Bearbeiten der Konferenz, deren Einstellungen Sie bearbeiten möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Anzeigen / Bearbeiten. Sie gelangen in den Bereich Konferenz Bearbeiten: Konferenzname.
Konferenz löschen
  • Klicken Sie in der Konferenzübersicht auf das Auswahlfeld Bearbeiten der Konferenz, die Sie löschen möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Löschen.
  • Die Konferenz wird gelöscht.

Konferenzteilnehmer einladen

Sie haben folgende Möglichkeiten, Teilnehmer zu Ihrer Konferenz einzuladen:

1. Einladung manuell per E-Mail
Teilen Sie Ihren Teilnehmern die Zugangsdaten Ihrer Konferenz per E-Mail mit. Konferenz-Rufnummer, Konferenz-ID, Moderator-PIN oder optionale Sicherheits-PIN erhalten Sie über das Konferenz-Menü im Selbstadministrationsportal. Siehe Zugangsdaten anzeigen.

2. Einladung über Desktop- oder Mobile-Client
Ihr Desktop- bzw. Mobile-Client hat eine eigene Konferenzfunktion (Mein Konferenzraum), mit der Sie spontane Konferenzen mit Ihren Kontakten durchführen können. Für mehr Informationen zur Funktion Mein Konferenzraum siehe Hilfen unter Endgeräte & Clients > DeutschlandLAN Cloud PBX Clients.

Als Moderator in eine Konferenz einwählen

Die Zugangsdaten für Moderatoren können Sie im Selbstadministrationsportal unter Konferenz bearbeiten oder in der Einladungs-E-Mail einsehen.

  • Wählen Sie die Rufnummer der Konferenz (Konferenzbrücke).

  • Geben Sie nach Aufforderung anstatt der Konferenz-ID die Moderator-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #.

  • Wenn für die Konferenz eine Sicherheits-PIN erforderlich ist, geben Sie nach Aufforderung die Sicherheits-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #.

  • Sie haben sich als Moderator in die Konferenz eingewählt.

Als Teilnehmer in eine Konferenz einwählen

Die Zugangsdaten für Teilnehmer erhalten Sie mit der Einladung zur Konferenz. 

  • Wählen Sie die Rufnummer der Konferenz (Konferenzbrücke).
  • Geben Sie nach Aufforderung die Konferenz-ID ein und bestätigen Sie mit der Taste #.
  • Wenn für die Konferenz eine Sicherheits-PIN erforderlich ist, geben Sie nach Aufforderung die Sicherheits-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #.
  • Sie haben sich als Teilnehmer in die Konferenz eingewählt.

Als Teilnehmer die Rolle des Moderators übernehmen

Sie können als Teilnehmer die Rolle des Moderators übernehmen, ohne sich erneut in die Konferenz einwählen zu müssen. 

  • Sie sind als Teilnehmer in der Konferenz eingewählt (siehe Als Teilnehmer in eine Konferenz einwählen).

  • Drücken Sie die Taste *, um das Hilfe-Menü aufzurufen.
  • Drücken Sie zur Übernahme der Moderatoren-Rolle die Taste 9.
  • Geben Sie nach Aufforderung die Moderator-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #.
  • Sie haben die Rolle des Moderators übernommen.

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