Cloud PBX - Hilfeportal
Administrator-Ansicht
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Mit dem Zusatz-Paket Konferenz können Sie Telefonkonferenzen mit bis zu fünfzig Teilnehmern planen und durchführen. Die Konferenzen können einmalig, wiederholend und zeitlich unbeschränkt stattfinden.
Für Ihren Arbeitsplatz muss das Zusatz-Paket Konferenz gebucht sein. Gleichzeitig muss auf Gruppen-Ebene eine Konferenzbrücke (Einwahlnummer in das Konferenzsystem) eingerichtet und Ihrem Arbeitsplatz das Recht des Moderators zugewiesen sein.
Die Erstellung von Konferenzbrücken sowie die Zuweisung von Moderatoren erfolgen unter Übergreifende Funktionen & Dienste: Zusatz-Pakete: Konferenz.
Nach der ersten Benutzung der Konferenzfunktion aus Ihrem Desktop- oder Mobile-Client wird automatisch und dauerhaft eine Konferenz mit dem Namen Mein Konferenzraum angelegt. Dieser Name darf nicht verändert oder gelöscht werden.
Wenn Sie Desktop-Sharing verwenden möchten, müssen Sie die Konferenz über Ihren Desktop- oder Mobile-Client aus starten. Konferenzen, die Sie über das Administrationsportal erstellen, unterstützen kein Desktop-Sharing.
Blenden Sie den Bereich Konferenz ein und wählen Sie die gewünschten Optionen. Alle mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
| Konferenz | |
| Verwendete Konferenzbrücke | Die Konferenzbrücke ist die unternehmensweite Einwahlnummer in Ihr Konferenzsystem. Voraussetzung: |
| Name | Geben Sie einen Namen für die Konferenz ein. |
| Optionen | |
| Sicherheits-PIN verwenden | Neben der Eingabe der Meeting-ID können Sie die Sicherheits-PIN als weiteren Autorisierungsschritt einsetzen. Sie reduzieren damit das Risiko, dass sich unberechtigte Personen in Ihre Konferenz einwählen. |
| Moderator zum Konferenzstart erforderlich | Die Teilnehmer werden erst dann für die aktive Teilnahme an der Konferenz freigeschaltet, wenn sich mindestens ein Moderator eingewählt hat. Bis dahin hören die Teilnehmer Wartemusik. |
| Teilnehmer bei Beitritt stumm stellen | Die Arbeitsplätze der Teilnehmer sind nach der Einwahl in die Konferenz stumm geschaltet. Nur der Moderator kann die Stummschaltung aufheben und alle oder einzelne Teilnehmer zur aktiven Teilnahme an der Konferenz freischalten. |
| Konferenz beenden, wenn der Moderator diese verlässt | Wenn der Moderator die Konferenz verlässt (im Falle von mehreren, der letzte in der Konferenz eingewählte Moderator), wird die Konferenz für alle Teilnehmer beendet. Tipp: |
| Beim Betreten oder Verlassen von Teilnehmern: | |
| Ton abspielen | Allen eingewählten Personen wird durch einen Ton signalisiert, wenn Teilnehmer die Konferenz betreten oder verlassen. |
| Aufgezeichneten Namen abspielen | Allen eingewählten Personen wird der aufgezeichnete Name der Teilnehmer abgespielt, die die Konferenz betreten oder verlassen. |
| Keine Benachrichtigung | Beim Betreten oder Verlassen der Konferenz durch Teilnehmer erfolgt keine Benachrichtigung. Tipp: |
Mit einem Zeitplan legen Sie fest, ob Ihre Konferenz einmalig, wiederkehrend oder zeitlich unbeschränkt (spontan) stattfinden soll. Die maximale Konferenzdauer für einmalige und sich wiederholende Konferenzen beträgt 8 Stunden. Einmalige Konferenzen verbleiben 30 Tage in der Konferenz-Übersicht, danach werden sie automatisch gelöscht. Moderatoren wie Teilnehmer können sich maximal 10 Minuten vor dem Start einer Konferenz in das Konferenzsystem einwählen.
Blenden Sie den Bereich Zeitplan ein und wählen Sie den Konferenztyp und die zeitlichen Einstellungen für Ihre Konferenz. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
| Konferenztyp | Mit dem Konferenztyp legen Sie fest, ob Ihre Konferenz spontan, einmalig oder wiederkehrend stattfinden soll. |
| Start Datum, Start Uhrzeit, Dauer | Das Start Datum, die Start Uhrzeit und die Dauer in Stunden und Minuten für die Konferenztypen Einmalig und Wiederkehrend. |
| Start Datum, Ende Datum | Das Start- und Ende-Datum für den Konferenztyp Spontan. Bei einem Start Datum 24.03.2018 und einem Ende Datum 25.03.2018 können sich der Moderator und die Teilnehmer ab dem 24.03. um 00:00 Uhr bis zum 25.03. um 23:59 Uhr in die Konferenz einwählen. |
| Kein Ende | Wenn Sie die Checkbox markieren, wird das Ende Datum für den Konferenztyp Spontan ignoriert. Die Konferenz ist somit ab dem Start Datum immer aktiv. |
Zusätzliche Optionen beim Konferenztyp Wiederkehrend:
| Wiederholungsart | Sie können eine tägliche, wöchentliche oder monatliche Wiederholung einstellen. |
Jede <x> Wochentage Wochentage | Die Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie die wöchentliche Wiederholung auswählen. Markieren Sie die Tage, die Sie wöchentlich wiederholen lassen wollen. Wenn Sie zum Beispiel Montag markieren und eine wöchentliche Wiederholung mit dem Intervall 1 einstellen, wird die Konferenz jeden Montag wiederholt. |
| Am <1> des Monats | Die Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie die monatliche Wiederholung auswählen. Geben Sie den Tag des Monats ein (1 bis 31), den Sie monatlich wiederholen lassen wollen. Wenn Sie 15 eingeben und als Intervall 2 wählen, gilt Ihr Ereignis jeden zweiten Monat am 15. |
| Den <ersten><Donnerstag> des Monats | Die Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie die monatliche Wiederholung auswählen. Sie können jeden ersten, zweiten, dritten oder vierten Wochentag im Monat für die Wiederholung auswählen. |
| Wiederholung beenden | |
| Nie | Aktivieren Sie die Option, wenn die Wiederholung nicht beendet werden soll. |
| Nach <1> Mal | Sie können ein Ereignis nach x-maliger Wiederholung beenden lassen. Geben Sie dazu die gewünschte Anzahl an Wiederholungen ein. |
| Datum <01.01.2016> | Sie können ein spezifisches Datum eingeben, an dem die Wiederholung beendet werden soll. |
Sie können Ihrer Konferenz eine benutzerdefinierte Eingangsbegrüßung in Form einer Audioansage hinzufügen.
Voraussetzungen:
Hinterlegen Sie Ihre individuellen Audiodateien auf Arbeitsplatz-Ebene unter Audiodateien verwalten, bevor Sie eine benutzerdefinierte Begrüßung für die Konferenz auswählen.
Sie haben Ihrer Konferenz eine benutzerdefinierte Begrüßung hinzugefügt.
Sie können anderen Personen in Ihrem Unternehmen das Recht übertragen, als Moderator Ihre geplante Konferenz zu leiten. Die Anzahl möglicher Moderator-Stellvertreter ist unbegrenzt. Alle Stellvertreter besitzen die gleichen Rechte wie Sie als Konferenz-Gastgeber, Ihre Stellvertreter können jedoch keine anderen Stellvertreter oder die Konferenz selbst löschen.
Voraussetzungen:
Stellen Sie sicher, dass für die Arbeitsplätze aller Moderator-Stellvertreter das Zusatz-Paket Konferenz gebucht und aktiviert ist. Zudem müssen die Stellvertreter das Moderator-Recht der gleichen Konferenzbrücke besitzen, mit der Sie die Konferenz erstellen.
Nach Arbeitsplätzen suchen
Um die Auswahl an Arbeitsplätzen einzugrenzen, können Sie die Suchfunktion nutzen.
Sie können auch mehrere Suchkriterien in einer Suche nutzen. Klicken Sie dazu auf den Link Weiteres Suchkriterium und wählen anschließend das Suchkriterium aus.
Arbeitsplätze zuweisen
Weisen Sie der Konferenz die Moderator-Stellvertreter zu.
-Taste und klicken dann auf die Namen der Mitarbeiter.Ihre Moderator-Stellvertreter sind nun der Konferenz zugewiesen.
Alle erstellten Konferenzen werden Ihnen mit Startzeit, Konferenz-Typ und Status in der Konferenzübersicht unter Konferenz angezeigt.
Alle erstellten Konferenzen werden Ihnen mit Startzeit, Konferenztyp und Status in der Konferenzübersicht angezeigt. Zu den erstellten Konferenzen können Sie sich die Zugangsdaten anzeigen lassen, die Konferenz-Optionen bearbeiten und die Konferenzen löschen. Zudem können Sie hier den Moderator Client starten, mit dem Sie die Konferenz bequem über eine Web-Anwendung steuern. Möchten Sie Ihren Teilnehmern den Beitritt zur Konferenz per Rückruf ermöglichen, erhalten Sie auch hier den Web Callback Link, den Sie flexibel via E-Mail oder Chat versenden können.
Im Bereich Zugangsdaten können Sie die Einwahldaten für den Moderator und die Teilnehmer einsehen, den Moderator Client starten sowie den Web Callback Link kopieren.
Die Konferenz wird gelöscht.
Sie haben folgende Möglichkeiten, Teilnehmer zu Ihrer Konferenz einzuladen:
1. Einladung manuell per E-Mail
Teilen Sie Ihren Teilnehmern die Zugangsdaten Ihrer Konferenz per E-Mail mit. Wenn Sie den Teilnehmern zusätzlich die Einwahl per Rückruf ermöglichen möchten, fügen Sie den Zugangsdaten den Web Callback Link hinzu. Sämtliche Zugangsdaten sowie den Web Callback Link erhalten Sie im Konferenz-Menü von MyPortal. Siehe Zugangsdaten anzeigen.
2. Einladung über Desktop- oder Mobile-Client
Ihr Desktop- bzw. Mobile-Client hat eine eigene Konferenzfunktion (Mein Konferenzraum), mit der Sie spontane Konferenzen mit Ihren Kontakten durchführen können. Für mehr Informationen zur Funktion Mein Konferenzraum siehe Hilfen unter Endgeräte & Clients > Cloud PBX Clients.
Die Zugangsdaten für Moderatoren können Sie im Administrationsportal unter Konferenz bearbeiten oder in der Einladungs-E-Mail einsehen.
Wählen Sie die Rufnummer der Konferenz (Konferenzbrücke).
Geben Sie nach Aufforderung anstatt der Konferenz-ID die Moderator-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #.
Wenn für die Konferenz eine Sicherheits-PIN erforderlich ist, geben Sie nach Aufforderung die Sicherheits-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #.
Sie haben sich als Moderator in die Konferenz eingewählt.
Der Moderator Client ist eine Web-Anwendung, mit der Sie die Konferenzfunktionen bedienen und Teilnehmer verwalten können. Sie können zum Beispiel Teilnehmer hinzufügen, Konferenz-Aufnahmen starten, weiteren Teilnehmern den Beitritt zur Konferenz verweigern oder in den Vortragsmodus wechseln, um alle Teilnehmer stummzuschalten.
Moderator Client starten
Der Moderator Client wird in einem neuen Browser-Fenster geöffnet.
Mit dem Moderator Client eine Konferenz steuern
Benutzeroberfläche des Moderator Clients
Im oberen Bereich des Moderator Clients sehen Sie die Zugangsdaten Ihrer Konferenz. Sie bestehen aus:
Konferenz-Rufnummer
Konferenz-ID
Moderator-PIN
Sicherheits-PIN (falls bei Konferenzplanung vergeben)
Die Bedienelemente der Konferenz werden erst dann angezeigt, wenn der Moderator der Konferenz beigetreten ist.
Bedienelemente des Moderator Clients
Bedienelemente | Symbol | Beschreibung |
Teilnehmer hinzufügen |  | Um weitere Teilnehmer in die Konferenz einzubinden, geben Sie die Rufnummer des gewünschten Teilnehmers in das Textfeld Teilnehmer anrufen ein und klicken Sie Anruf. Der angerufene Teilnehmer wird nach Gesprächsannahme automatisch aufgefordert die Konferenz-ID einzugeben, um der Konferenz beizutreten. |
Verlauf anzeigen |  | Im Verlauf können Sie die letzten 15 Systemmeldungen der Konferenz einstehen. Zum Beispiel wann welcher Teilnehmer der Konferenz beigetreten ist. |
Vortragsmodus einschalten/ausschalten |  | Klicken Sie auf das Symbol, um den Vortragsmodus ein- oder auszuschalten. Im Vortragsmodus werden alle Teilnehmer stummgeschaltet. Als Moderator behalten Sie jedoch das Vortrags-Recht. Während des Vortragsmodus können Sie selektiv die Stummschaltung einzelner Teilnehmer aufheben. Zum Beispiel um Fragen der Teilnehmer während eines Webinars zu erlauben. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Stummschalten des jeweiligen Teilnehmers. |
Konferenz aufnehmen |  | Klicken Sie auf das Symbol, um die Konferenz aufzunehmen. Sie können die Aufnahme unterbrechen, fortsetzen und beenden. Sobald die Konferenz beendet ist, wird die Aufnahme in MyPortal gespeichert, siehe Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste -> Zusatz-Pakete -> Konferenz Aufnahmen. |
Konferenz sperren/entsperren |  | Klicken Sie auf das Symbol, um die Konferenz zu sperren oder zu entsperren. Wenn die Konferenz gesperrt ist, können keine weiteren Teilnehmer beitreten. |
Konferenz beenden |  | Klicken Sie auf das Symbol, um die Konferenz zu beenden und die Verbindungen aller Teilnehmer zu trennen. |
Bedienelemente in der Moderatoren- und Teilnehmerliste
Bedienelement | Symbol | Beschreibung |
Stummschalten |  | Klicken Sie auf die Schaltfläche, um für den ausgewählten Moderator/Teilnehmer die Stummschaltung ein- oder auszuschalten. |
Halten/Zurückholen |  | Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den ausgewählten Moderator/Teilnehmer zu halten oder zurückzuholen. |
Verweisen |  | Klicken Sie auf die Schaltfläche, um den ausgewählten Moderator/Teilnehmer aus der Konferenz zu verweisen. Die Verbindung wird nach Wiedergabe einer entsprechenden Ansage getrennt. |
Die Zugangsdaten für Teilnehmer erhalten Sie mit der Einladung zur Konferenz.
Sie haben sich als Teilnehmer in die Konferenz eingewählt.
Nehmen Sie den Anruf an, bestätigen Sie den Konferenzbeitritt durch Drücken der Ziffer 1. Sie müssen weder Konferenz-ID noch Sicherheits-PIN eingeben.
Sie können als Teilnehmer die Rolle des Moderators übernehmen, ohne sich erneut in die Konferenz einwählen zu müssen.
Sie sind als Teilnehmer in der Konferenz eingewählt (siehe Als Teilnehmer in eine Konferenz einwählen).
.Sie haben die Rolle des Moderators übernommen.
Um in der Konferenz das Hilfe-Menü aufzurufen, wählen Sie die Stern-Taste. Innerhalb des Hilfe-Menüs stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung.
Für Moderatoren
| Taste | Beschreibung |
| *1 | Stummschalten (eigenes Telefon) |
| *2 | Liste der Teilnehmer |
| *3 | Vortragsmodus aktivieren |
| *4 | Sperren und Entsperren der Konferenz |
| *5 | Aufnehmen der Konferenz *51 Aufnahme starten *52 Aufnahme anhalten *53 Aufnahme beenden |
| *6 | Neue Teilnehmer per Rückruf einladen |
| *8 | Konferenz beenden |
| # | Zur Konferenz zurückkehren |
| * | Menü wiederholen |
Für Teilnehmer
| Taste | Beschreibung |
| *1 | Stummschalten (eigenes Telefon) |
| *2 | Liste der Teilnehmer |
| *9 | Anmelden als Moderator |
| # | Zur Konferenz zurückkehren |
| * | Menü wiederholen |
Android, das Android Robot Logo, Google Play und das Google Play-Logo sind Marken von Google Inc.
Apple, das Apple-Logo, Mac, OS X und iPhone sind Marken der Apple Inc., die in den USA und weiteren Ländern eingetragen sind.
App Store ist eine Dienstleistungsmarke der Apple Inc.
Microsoft®, Outlook®, Skype for Business®, Windows® und das Windows-Logo sind Markenzeichen oder eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation in USA und/oder anderen Ländern.
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