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Leiter - Assistenzfunktion

Mit der Assistenzfunktion können Sie einem Arbeitsplatz (dem Leiter) eine Gruppe von Assistenten zuweisen. Assistenten tätigen eingehende und abgehende Gespräche im Namen des Leiters.

Die beiden Funktionen Leiter - Assistenzfunktion und Assistent - Assistenzfunktion bilden eine Einheit. Die Einrichtung und Aktivierung der Funktion erfolgt im Bereich Leiter - Assistenzfunktion. Spezifische Einstellungen für den Assistenten nehmen Sie im Bereich Assistent - Assistenzfunktion vor.

Als Leiter einer Assistenzfunktion können Sie für Ihren Arbeitsplatz die Assistenten und die Anrufregeln für die Weiterleitung an die Assistenten festlegen. Zudem können Sie einstellen, ob Sie als Leiter über eingehende Anrufe informiert werden möchten und in welcher Form eingehende Anrufe bei Ihren Assistenten angezeigt werden.

Hinweis

Ein Arbeitsplatz kann sowohl als Leiter einer Assistenzfunktion als auch als Assistent einer anderen Assistenzgruppe eingerichtet werden.

Hinweis

Der Leiter muss die Funktion "Anklopfen" einschalten, um dem Assistenten eine "Rufübergabe mit Rückfrage" zu ermöglichen. Andernfalls ist nur eine "Rufübergabe ohne Rückfrage" möglich, da am Arbeitsplatz des Leiters besetzt signalisiert wird.

Assistenten

Als Leiter können Sie bis zu 30 Assistenten auswählen und einer Assistenzgruppe zuweisen. Eine Assistenzgruppe muss aus einem Leiter und mindestens einem Assistenten bestehen.

Ein- und ausloggen für Assistenten erlauben

Sie können Ihren Assistenten erlauben, sich manuell in die Assistenzgruppe ein- und auszuloggen. Wenn Sie die Erlaubnis entziehen, werden eingehende Anrufe jederzeit, entsprechend der gesetzten Filter, an die Assistenten weitergeleitet.

  • Um Ihren Assistenten das Ein- und Ausloggen zu ermöglichen, markieren Sie im Bereich Assistenten das Kontrollkästchen Ein- und Ausloggen für Assistenten erlauben. Falls nicht, heben Sie die Markierung auf.
  • Klicken Sie im Bereich Assistenten auf Speichern.
  • Sie haben Ihren Assistenten die Erlaubnis zum Ein- und Ausloggen erteilt bzw. unterbunden.

Nach Namen der Assistenten suchen

Wenn Ihr Unternehmen sehr viele Mitarbeiter hat, erleichtert Ihnen die Suchfunktion die Auswahl der Assistenten.

  • Um nach dem Namen eines Mitarbeiters zu suchen, klicken Sie auf das Auswahlfeld Suchkriterium. Im Auswahlbereich erscheinen alle verfügbaren Suchkriterien.
  • Klicken Sie auf das gewünschte Suchkriterium. Zum Beispiel „Nachname“.
  • Sie können auch mehrere Suchkriterien in einer Suche nutzen. Klicken Sie dazu auf den Link Weiteres Suchkriterium und wählen anschließend das Suchkriterium aus.

  • Geben Sie im Eingabefeld Suche den Nachnamen des Mitarbeiters ein. Das Suchergebnis erscheint im Bereich Auswahl Assistenten.
Assistenten einer Assistenzgruppe zuweisen

Voraussetzung:
Stellen Sie sicher, dass für den Arbeitsplatz des Leiters und jeden Arbeitsplatz der Assistenten das Zusatz-Paket Assistenzfunktion gebucht und aktiviert ist.

  • Um die Auswahl an Assistenten einzugrenzen, nutzen Sie die Suchfunktion.
  • Klicken Sie im Bereich Auswahl Assistenten auf den Namen des Mitarbeiters, den Sie der Assistenzfunktion zuweisen möchten. Um mehrere Namen auszuwählen, drücken und halten Sie die Shift-Taste -Taste und klicken dann auf die Namen der Mitarbeiter.
  • Klicken Sie auf Hinzufügen. Ihre Auswahl erscheint im Bereich Zugewiesene Assistenten. Um zugewiesene Assistenten zu entfernen, markieren Sie die Namen der Assistenten im Bereich Zugewiesene Assistenten und klicken anschließend auf Entfernen.
  • Wenn Sie eine sequenzielle Benachrichtigung wünschen, ändern Sie gegebenenfalls die Reihenfolge der Assistenten. Siehe Reihenfolge zugewiesener Assistenten ändern.
  • Wenn Sie alle Assistenten zugewiesen und in die richtige Reihenfolge gebracht haben, klicken Sie auf Speichern.
  • Ihre Assistenten sind nun der Assistenzgruppe zugewiesen.

Reihenfolge zugewiesener Assistenten ändern

Die Reihenfolge der zugewiesenen Assistenten bestimmt die Abfolge des sequenziellen Klingelns an den Arbeitsplätzen der Assistenten. Statt einer sequenziellen Abfolge können Sie in den Benachrichtigungs-Einstellungen auch die gleichzeitige Benachrichtigung auswählen. Die Reihenfolge der Assistenten ist in diesem Fall nicht relevant.

Um die Reihenfolge zu ändern, klicken Sie auf den Namen des Assistenten, den Sie verschieben möchten. Der Name ist jetzt markiert. Klicken Sie auf die Schaltflächen Hoch bzw. Runter, bis die gewünschte Position erreicht ist. Statt der Schaltflächen können Sie auch die Pfeiltaste hoch und Pfeiltaste Runter -Tasten Ihrer Tastatur verwenden.

Noch einfacher können Sie die Namen mit Ihrer Maus verschieben: Klicken Sie auf einen Namen und halten Sie die Maus-Taste gedrückt. Ziehen Sie den Namen an die gewünschte Position. Lassen Sie nun die Maus-Taste los um den Namen abzulegen.

Filter

Mit Filtern können Sie festlegen, welche eingehenden Anrufe zu welchen Zeiten an Ihre Assistenten weitergeleitet werden. Alle definierten Filterkriterien werden im Bereich Filter angezeigt. Sie können die Filterkriterien ein- und ausschalten, bearbeiten und löschen.

Wechseln Sie zur Registerkarte Filter. Wählen Sie eine Option, um eingehende Gespräche zu filtern, und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Alle AnrufeInterne und externe Anrufe werden an die Assistenten weitergeleitet.
Alle internen GesprächeNur interne Anrufe werden an die Assistenten weitergeleitet. Externe Anrufe werden dem Arbeitsplatz des Leiters zugestellt.
Alle externen AnrufeNur externe Anrufe werden an die Assistenten weitergeleitet. Interne Anrufe werden dem Arbeitsplatz des Leiters zugestellt.
Erweiterte FilterSie legen selbst fest, wann und welche Anrufer an die Assistenten weitergeleitet werden. Siehe Filterkriterium für erweiterte Filter hinzufügen.

Filterkriterium für erweiterte Filter hinzufügen
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Filter.
  • Um die Weiterleitung auf spezifische Rufnummern und/oder bestimmte Zeiten zu beschränken, klicken Sie auf die Schaltfläche Filterkriterium hinzufügen. Sie gelangen in den Bereich Filterkriterium hinzufügen.
Filterkriterium ein-/ausschalten
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Filter.
  • Wenn Sie die Filterkriterien einsehen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Details des Filterkriteriums.
  • Um ein Filterkriterium einzuschalten, markieren Sie das Kontrollkästchen Aktiv vor dem Filterkriterium. Um es auszuschalten, heben Sie die Markierung auf.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Sie haben ein Filterkriterium ein- oder ausgeschaltet.

Filterkriterium bearbeiten
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Filter.
  • Um die Filterkriterien einzusehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Details des Filterkriteriums.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten des Filterkriteriums.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Bearbeiten. Sie gelangen in den Bereich Filterkriterium hinzufügen. Dort können Sie die Kriterien bearbeiten und speichern.
Filterkriterium löschen
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Filter.
  • Um die Filterkriterien einzusehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Details des Filterkriteriums.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten des Filterkriteriums.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Löschen.
  • Das Filterkriterium wird gelöscht.

Filterkriterium hinzufügen

Mit Regeln legen Sie die Kriterien fest, anhand derer Sie eingehende Anrufe für eine Weiterleitung an die Assistenten auswählen. Regeln für die Assistenzfunktion basieren auf den Kriterien Anrufzeit, anrufende Nummer und angerufene Nummer. Sie können mehrere Regeln anlegen. Eingehende Anrufe durchlaufen der Reihe nach alle aktiven Regeln. Sobald ein Anruf die Kriterien einer Regel erfüllt, greift die Weiterleitung. Alle nachfolgenden Regeln werden für diesen Anruf ignoriert.

Mit folgenden Einstellungen richten Sie eine Regel für die Assistenzfunktion ein:

Name des Filterkriteriums eintragen

Geben Sie im Eingabefeld Filterkriterium Name den Namen der Regel ein. Zum Beispiel: „Geschäftszeiten – Externe Rufnummern“.

Zeitraum der Weiterleitung auswählen

Mit Zeitplänen legen Sie fest, wann die Regel angewendet wird. Zum Beispiel montags bis freitags von 8:00 bis 18:00 Uhr. Wählen Sie auch einen Zeitplan aus, wenn Sie keine zeitlichen Filterregeln definieren möchten. Legen Sie dafür unter Zeitpläne verwalten einen Zeitplan an, der keine Einschränkungen enthält und somit immer gilt.

Voraussetzung:
Legen Sie einen Zeitplan unter Zeitpläne verwalten an, um eine Auswahl treffen zu können.

  • Klicken Sie im Bereich Zeitplan der Weiterleitung auf das Auswahlfeld Zeitplan auswählen. Alle angelegten Zeitpläne erscheinen im Auswahlbereich.
  • Klicken Sie auf den Zeitplan, den Sie für die Assistenzfunktion nutzen möchten.
  • Ihr ausgewählter Zeitplan ist der Regel zugeordnet.

Filter-Typ festlegen

Mit dem Filter-Typ können Sie festlegen, wie sich die Regel verhalten soll, wenn ein Anruf mit den Regel-Kriterien übereinstimmt. Sie haben zwei Möglichkeiten:

1. Anrufe filtern
Wenn ein Anruf mit den Regel-Kriterien übereinstimmt, wird die Regel wirksam und der Anruf an die Assistenten weitergeleitet.

2. Anrufe nicht filtern
Wenn ein Anruf mit den Regel-Kriterien übereinstimmt, ignoriert die Assistenzfunktion die Rufnummer. In diesem Fall wird der eingehende Anruf weiterhin dem Arbeitsplatz des Leiters zugestellt.

Hinweis

Legen Sie immer zuerst eine Regel zum Filtern von Anrufen an, bevor Sie eine Ausnahme-Regel (Nicht filtern) hinzufügen.

  • Lassen Sie im Bereich Anrufe filtern die Option Filtern aktiviert.
  • „Filtern“ ist die Standard-Einstellung für Assistenzfunktions-Regeln. Eingehende Anrufe werden bei übereinstimmenden Anrufer-Kriterien an die Assistenten weitergeleitet.

  • Wenn Sie weitere Regeln hinzufügen möchten, aktivieren Sie in den folgenden Durchgängen eine der beiden Optionen:

    • Filtern, um Anrufe an Assistenten weiterzuleiten.
    • Nicht filtern, um Anrufe weiterhin Ihrem Arbeitsplatz zuzustellen.
Regeln für Anrufer definieren

Regeln für Anrufer filtern eingehende Anrufe nach der Rufnummernart. Zum Beispiel nach einer spezifischen Rufnummer, einem bestimmten Vorwahlbereich, nach allen nationalen Rufnummern oder nach Anrufen aus Mobilfunknetzen.

Hinweis

Geben Sie spezifische Rufnummern für Regeln ausschließlich im nationalen (z. B. 089 ...) oder internationalen Nummernformat (z. B. +49 89 ...) ein. Die Eingabe von internen Kurzwahlnummern DurchwahlnummernRufnummern oder Rufnummern im gleichen Ortsnetz ohne Vorwahl ist nicht möglich.

Aktivieren Sie eine der Optionen zur Regelaktivierung bei Anrufen von bestimmten Rufnummern.

Jede RufnummerDie Regel greift bei allen internen und externen Anrufen.
Jede externe RufnummerDie Regel greift nur bei externen Anrufen. Interne Anrufe werden durch die Regel ignoriert.
Jede interne RufnummerDie Regel greift nur bei internen Anrufen. Externe Anrufe werden durch die Regel ignoriert.
Spezifische RufnummernDie Regel greift nur für spezifische Rufnummern, die Sie selbst festlegen. Siehe Spezifische Rufnummer hinzufügen.

Spezifische Rufnummer hinzufügen
  • Aktivieren Sie im Bereich Regelaktivierung bei Anrufen von die Option Spezifische Rufnummern.
  • Möchten Sie alle anonymen Anrufer in der Regel berücksichtigen, markieren Sie das Kontrollkästchen Alle anonymen Anrufer.
  • Geben Sie im Eingabefeld Spezifische Rufnummern die Rufnummer für die Regel ein. Sie haben die Möglichkeit mit Platzhalter-Zeichen Rufnummernbereiche zu definieren. Beachten Sie dazu den Hinweis Platzhalter-Zeichen für Rufnummernbereiche.
  • Wenn Sie weitere Rufnummern hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Link Weitere Rufnummern hinzufügen und geben Sie die Rufnummer ein. Sie können für eine Regel maximal 12 spezifische Rufnummern aktivieren. Legen Sie eine zweite Regel an, wenn Sie mehr als 12 spezifische Rufnummern hinzufügen möchten.

  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Ihre Regel ist gespeichert und aktiviert.

  • Sie können jetzt die Assistenzfunktion (Leiter) aktivieren.
Platzhalter-Zeichen für Rufnummernbereiche

*Ersetzt beliebig viele Ziffern am Ende der Rufnummer (auch null Ziffern)
?Ersetzt genau eine Ziffer am Ende der Rufnummer

Beispiel

+49*Alle nationalen Anrufe
0228*Alle Anrufe aus Bonn
0228 181*Anrufe von der Zentrale und von allen Nebenstellen der Hauptrufnummer 181 in Bonn
0228 181 123?Anrufe des Nebenstellenbereichs -1230 bis -1239 der Hauptrufnummer 181 in Bonn

Tipp

Beachten Sie, dass sich mehrere aktive Regeln gegenseitig beeinflussen können. Dazu ein Beispiel:

Sie haben eine Ausnahme-Regel und zwei Regeln zum Filtern von Anrufen eingerichtet.

Ausnahme-Regel (Nicht filtern): 0170*
Anrufe filtern: 0170 1234567
Anrufe filtern: 0228*

Dieses Regel-Szenario lässt annehmen, dass Anrufe von der Rufnummer „0170 1234567“ und aus dem Rufnummern-Bereich„0228*“ für die Assistenzfunktion berücksichtigt werden. Die Ausnahme-Regel mit dem Nummernbereich „0170*“ wird jedoch zuerst durchlaufen und filtert durch das Platzhalter-Zeichen (*) auch Anrufe von der spezifischeren Nummer „0170 1234567“. Diese Anrufe werden weiterhin dem Arbeitsplatz des Leiters zugestellt und nicht, wie erwartet, an die Assistenten weitergeleitet.

Achten Sie deshalb darauf, dass Sie in Regeln für die Assistenzfunktion Rufnummern-Bereiche erfassen, während Sie in Ihren Ausnahme-Regeln spezifische Rufnummern von diesen Bereichen ausschließen.

Beispiel – Assistenzfunktion für externe Anrufe

Während der Geschäftszeiten möchten Sie alle eingehenden externen Anrufe an Ihre Assistenten weiterleiten. Sie möchten jedoch für Ihren Chef direkt erreichbar bleiben.

1. Regel:

  • Zeitplan: Geschäftszeiten
  • Anrufe filtern: Filtern
  • Regelaktivierung bei Anrufen von: Jede externe Rufnummer

2. Regel:

  • Zeitplan: Geschäftszeiten
  • Anrufe filtern: Nicht filtern
  • Regelaktivierung bei Anrufen von: Spezifische Rufnummer – 0228 1234 567
Parallele Benachrichtigung

Wenn Sie zusätzlich eine Benachrichtigung an die integrierten mobilen Endgeräte des Leiters wünschen, können Sie die Benachrichtigung für MagentaEINS Business Integration und Paralleles Klingeln aktivieren.

Voraussetzung:
Stellen Sie sicher, dass im Falle der Benachrichtigung an integrierte mobile Endgeräte die Zusatzpakete MagentaEINS Business Integration und Paralleles Klingeln gebucht und konfiguriert sind.

Wechseln Sie zur Registerkarte Parallele Benachrichtigung. Markieren sie die gewünschten Kontrollkästchen, um eine zusätzliche Benachrichtigung zu aktivieren. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

MagentaEINS Business IntegrationSie erhalten eine zusätzliche Benachrichtigung an Ihre integrierten mobilen Endgeräte.
Paralleles KlingelnSie erhalten eine zusätzliche Benachrichtigung an Endgeräte, die Sie über die Funktion Paralleles Klingeln einbinden.

Konfiguration

In der Konfiguration stellen Sie ein, wie eingehende Anrufe an die Assistenten weitergeleitet und an den Arbeitsplätzen angezeigt werden.

Benachrichtigung für die Assistenten festlegen

Sie können festlegen, ob eingehende Anrufe gleichzeitig oder sequenziell an die Assistenten weitergeleitet werden sollen.

Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung.  Aktivieren Sie im Bereich Benachrichtigung eine der folgenden Optionen.

GleichzeitigEingehende Gespräche werden gleichzeitig an alle Assistenten in der Assistenzgruppe weitergeleitet. Die Arbeitsplätze der Assistenten klingeln parallel. Der Assistent, der zuerst abhebt, übernimmt das Gespräch.
SequenziellEingehende Gespräche werden sequenziell an die Assistenten weitergeleitet. Die Sequenz wird durch die Reihenfolge der Namen in den Assistenten-Einstellungen bestimmt.
Legen Sie über das Auswahlfeld für Klingelzeichen fest, nach wie vielen Klingelzeichen an den nächsten Assistenten weitergeleitet wird, falls der vorherige nicht abnimmt.
Sobald ein Assistent das Gespräch entgegennimmt, wird die Weiterleitungssequenz beendet.

Anrufinformation Name

Sie können festlegen, welcher Name am Arbeitsplatz der Assistenten angezeigt wird, wenn eingehende Gespräche durch die Assistenzfunktion weitergeleitet werden.

Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Aktivieren Sie im Bereich Anrufinformation Name eine der folgenden Optionen.

AssistenzgruppenleiterNur der Name des Assistenzgruppenleiters wird angezeigt
Assistenzgruppenleiter – Ursprünglicher AnruferEs wird der Name des Assistenzgruppenleiters und rechts daneben der Name des Anrufers angezeigt.
Ursprünglicher Anrufer – AssistenzgruppenleiterEs wird der Name des Anrufers und rechts daneben der Name des Assistenzgruppenleiters angezeigt.
Ursprünglicher AnruferEs wird nur der Name des Anrufers angezeigt.

Anrufinformation Rufnummer

Legen Sie fest, welche Rufnummer am Arbeitsplatz der Assistenten angezeigt wird, wenn eingehende Gespräche durch die Assistenzfunktion weitergeleitet werden.

Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Aktivieren Sie im Bereich Anrufinformation Rufnummer eine der folgenden Optionen.

Rufnummer AssistenzgruppenleiterDie Rufnummer des Assistenzgruppenleiters wird am Arbeitsplatz des Assistenten angezeigt.
Rufnummer ursprünglicher AnruferDie Rufnummer des ursprünglichen Anrufers wird am Arbeitsplatz des Assistenten angezeigt.

Abbruch der Anrufübergabe

Sie können festlegen, nach wie vielen Klingeltönen ein Anruf nach erfolgloser Übergabe wieder zum Assistenten zurückgeleitet werden soll. Zum Beispiel, wenn der Leiter nicht erreichbar ist.

Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Wählen Sie im Bereich Abbruch der Anrufübergabe im Auswahlfeld die Anzahl der Klingelzeichen (x mal Klingeln).

Aktion bei Nichtmelden der Assistenten

Sie können bestimmte Aktionen für Anrufe festlegen, die von Ihren Assistenten nicht angenommen werden.

Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Markieren Sie im Bereich Aktion bei Nichtmelden der Assistenten das Kontrollkästchen Aktion bei Nichtannahme. Geben Sie im Eingabefeld die Anzahl der Klingelzeichen ein, nach der die Aktion ausgeführt werden soll. Aktivieren Sie danach eine der folgenden Optionen und klicken Sie auf Speichern.

SprachboxAnrufe werden bei Nichtannahme der Assistenten an die Sprachbox des Leiters weitergeleitet.
Weiterleitung an folgende Rufnummer:Geben Sie im Eingabefeld eine interne oder externe Rufnummer ein, an die Anrufe bei Nichtannahme der Assistenten weitergeleitet werden sollen.
BesetztzeichenAnrufern wird bei Nichtannahme der Assistenten ein Besetztzeichen signalisiert.

Assistenzfunktion aktivieren
  • Aktivieren Sie oben im Bereich Assistenzfunktion (Leiter) die Option An.
  • Klicken Sie ganz unten auf die Magenta Schaltfläche Speichern.
  • Die Assistenzfunktion ist jetzt aktiv.

  • Assistenten können sich im Bereich Assistenzfunktion (Assistent) in die Assistenzgruppe ein- und ausloggen sowie spezifische Weiterleitungsfunktionen einrichten.
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