Cloud PBX - Hilfeportal
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Mit der Assistenzfunktion können Sie einem Arbeitsplatz (dem Leiter) eine Gruppe von Assistenten zuweisen. Assistenten tätigen eingehende und abgehende Gespräche im Namen des Leiters.
Die beiden Funktionen Leiter - Assistenzfunktion und Assistent - Assistenzfunktion bilden eine Einheit. Die Einrichtung und Aktivierung der Funktion erfolgt im Bereich Leiter - Assistenzfunktion. Spezifische Einstellungen für den Assistenten nehmen Sie im Bereich Assistent - Assistenzfunktion vor.
Als Leiter einer Assistenzfunktion können Sie für Ihren Arbeitsplatz die Assistenten und die Anrufregeln für die Weiterleitung an die Assistenten festlegen. Zudem können Sie einstellen, ob Sie als Leiter über eingehende Anrufe informiert werden möchten und in welcher Form eingehende Anrufe bei Ihren Assistenten angezeigt werden.
Ein Arbeitsplatz kann sowohl als Leiter einer Assistenzfunktion als auch als Assistent einer anderen Assistenzgruppe eingerichtet werden.
Der Leiter muss die Funktion "Anklopfen" einschalten, um dem Assistenten eine "Rufübergabe mit Rückfrage" zu ermöglichen. Andernfalls ist nur eine "Rufübergabe ohne Rückfrage" möglich, da am Arbeitsplatz des Leiters besetzt signalisiert wird.
Cloud PBX 2.0 – Leiter - Assistenzfunktion:
Einstellungen und Änderungen im Portal werden erst mit dem Desktop- und Mobile-Client synchronisiert, nachdem man sich aus dem Client ausgeloggt und wieder eingeloggt hat.
Sie können Ihren Assistenten erlauben, sich manuell in die Assistenzgruppe ein- und auszuloggen. Wenn Sie die Erlaubnis entziehen, werden eingehende Anrufe jederzeit, entsprechend der gesetzten Filter, an die Assistenten weitergeleitet.
Sie haben Ihren Assistenten die Erlaubnis zum Ein- und Ausloggen erteilt bzw. unterbunden.
Wenn Ihr Unternehmen sehr viele Mitarbeiter hat, erleichtert Ihnen die Suchfunktion die Auswahl der Assistenten.
Sie können auch mehrere Suchkriterien in einer Suche nutzen. Klicken Sie dazu auf den Link Weiteres Suchkriterium und wählen anschließend das Suchkriterium aus.
Voraussetzung:
Stellen Sie sicher, dass für den Arbeitsplatz des Leiters und jeden Arbeitsplatz der Assistenten das Zusatz-Paket Assistenzfunktion gebucht und aktiviert ist.
-Taste und klicken dann auf die Namen der Mitarbeiter.Ihre Assistenten sind nun der Assistenzgruppe zugewiesen.
Die Reihenfolge der zugewiesenen Assistenten bestimmt die Abfolge des selektiven Klingelns an den Arbeitsplätzen der Assistenten. Statt einer selektiven Abfolge können Sie in den Benachrichtigungs-Einstellungen auch die gleichzeitige Benachrichtigung auswählen. Die Reihenfolge der Assistenten ist in diesem Fall nicht relevant.
Um die Reihenfolge zu ändern, klicken Sie auf den Namen des Assistenten, den Sie verschieben möchten. Der Name ist jetzt markiert. Klicken Sie auf die Schaltflächen Hoch bzw. Runter, bis die gewünschte Position erreicht ist. Statt der Schaltflächen können Sie auch die 
und 
-Tasten Ihrer Tastatur verwenden.
Noch einfacher können Sie die Namen mit Ihrer Maus verschieben: Klicken Sie auf einen Namen und halten Sie die Maus-Taste gedrückt. Ziehen Sie den Namen an die gewünschte Position. Lassen Sie nun die Maus-Taste los um den Namen abzulegen.
Mit Filtern können Sie festlegen, welche eingehenden Anrufe zu welchen Zeiten an Ihre Assistenten weitergeleitet werden. Alle definierten Filterkriterien werden im Bereich Filter angezeigt. Sie können die Filterkriterien ein- und ausschalten, bearbeiten und löschen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Filter. Wählen Sie eine Option, um eingehende Gespräche zu filtern, und klicken Sie anschließend auf Speichern.
| Alle Anrufe | Interne und externe Anrufe werden an die Assistenten weitergeleitet. |
| Alle internen Gespräche | Nur interne Anrufe werden an die Assistenten weitergeleitet. Externe Anrufe werden dem Arbeitsplatz des Leiters zugestellt. |
| Alle externen Anrufe | Nur externe Anrufe werden an die Assistenten weitergeleitet. Interne Anrufe werden dem Arbeitsplatz des Leiters zugestellt. |
| Erweiterte Filter | Sie legen selbst fest, wann und welche Anrufer an die Assistenten weitergeleitet werden. Siehe Filterkriterium für erweiterte Filter hinzufügen. |
Sie haben ein Filterkriterium ein- oder ausgeschaltet.
Das Filterkriterium wird gelöscht.
Mit Regeln legen Sie die Kriterien fest, anhand derer Sie eingehende Anrufe für eine Weiterleitung an die Assistenten auswählen. Regeln für die Assistenzfunktion basieren auf den Kriterien Anrufzeit, anrufende Nummer und angerufene Nummer. Sie können mehrere Regeln anlegen. Eingehende Anrufe durchlaufen der Reihe nach alle aktiven Regeln. Sobald ein Anruf die Kriterien einer Regel erfüllt, greift die Weiterleitung. Alle nachfolgenden Regeln werden für diesen Anruf ignoriert.
Mit folgenden Einstellungen richten Sie eine Regel für die Assistenzfunktion ein:
Geben Sie im Eingabefeld Filterkriterium Name den Namen der Regel ein. Zum Beispiel: „Geschäftszeiten – Externe Rufnummern“.
Mit Zeitplänen legen Sie fest, wann die Regel angewendet wird. Zum Beispiel montags bis freitags von 8:00 bis 18:00 Uhr. Wählen Sie auch einen Zeitplan aus, wenn Sie keine zeitlichen Filterregeln definieren möchten. Legen Sie dafür unter Zeitpläne verwalten einen Zeitplan an, der keine Einschränkungen enthält und somit immer gilt.
Voraussetzung:
Legen Sie einen Zeitplan unter Zeitpläne verwalten an, um eine Auswahl treffen zu können.
Ihr ausgewählter Zeitplan ist der Regel zugeordnet.
Mit dem Filter-Typ können Sie festlegen, wie sich die Regel verhalten soll, wenn ein Anruf mit den Regel-Kriterien übereinstimmt. Sie haben zwei Möglichkeiten:
1. Anrufe filtern
Wenn ein Anruf mit den Regel-Kriterien übereinstimmt, wird die Regel wirksam und der Anruf an die Assistenten weitergeleitet.
2. Anrufe nicht filtern
Wenn ein Anruf mit den Regel-Kriterien übereinstimmt, ignoriert die Assistenzfunktion die Rufnummer. In diesem Fall wird der eingehende Anruf weiterhin dem Arbeitsplatz des Leiters zugestellt.
„Filtern“ ist die Standard-Einstellung für Assistenzfunktions-Regeln. Eingehende Anrufe werden bei übereinstimmenden Anrufer-Kriterien an die Assistenten weitergeleitet.
Wenn Sie weitere Regeln hinzufügen möchten, aktivieren Sie in den folgenden Durchgängen eine der beiden Optionen:
Regeln für Anrufer filtern eingehende Anrufe nach der Rufnummernart. Zum Beispiel nach einer spezifischen Rufnummer, einem bestimmten Vorwahlbereich, nach allen nationalen Rufnummern oder nach Anrufen aus Mobilfunknetzen.
Nummerieren Sie bei mehreren Regeln die Namen in der Reihenfolge, wie diese abgearbeitet werden sollen. Alternativ können diese auch alphabetisch benannt werden.
Beispiele für die Reihenfolge (Regel Name) | Ziel der Weiterleitung |
01 Wochenende an Sprachbox | Alle Anrufe werden am Wochenende an die Hauptrufnummer auf die Sprachbox umgeleitet. |
02 München Zentrale 089 123* | Alle Anrufe von der Zentrale und von allen Nebenstellen der Hauptrufnummer 123 in München werden weitergeleitet. |
03 Bonn 0228* | Alle Anrufe aus Bonn werden weitergeleitet. |
04 Berlin 030* | Alle Anrufe aus Berlin werden weitergeleitet. |
Aktivieren Sie eine der Optionen zur Regelaktivierung bei Anrufen von bestimmten Rufnummern.
| Jede Rufnummer | Die Regel greift bei allen internen und externen Anrufen. |
| Jede externe Rufnummer | Die Regel greift nur bei externen Anrufen. Interne Anrufe werden durch die Regel ignoriert. |
| Jede interne Rufnummer | Die Regel greift nur bei internen Anrufen. Externe Anrufe werden durch die Regel ignoriert. |
| Spezifische Rufnummern | Die Regel greift nur für spezifische Rufnummern, die Sie selbst festlegen. Siehe Spezifische Rufnummer hinzufügen. |
Wenn Sie weitere Rufnummern hinzufügen möchten, klicken Sie auf den Link Weitere Rufnummern hinzufügen und geben Sie die Rufnummer ein. Sie können für eine Regel maximal 12 spezifische Rufnummern aktivieren. Legen Sie eine zweite Regel an, wenn Sie mehr als 12 spezifische Rufnummern hinzufügen möchten.
Ihre Regel ist gespeichert und aktiviert.
| * | Ersetzt beliebig viele Ziffern am Ende der Rufnummer (auch null Ziffern) |
| ? | Ersetzt genau eine Ziffer am Ende der Rufnummer |
Beachten Sie, dass sich mehrere aktive Regeln gegenseitig beeinflussen können. Dazu ein Beispiel:
Sie haben eine Ausnahme-Regel und zwei Regeln zum Filtern von Anrufen eingerichtet.
Ausnahme-Regel (Nicht filtern): 0170*
Anrufe filtern: 0170 1234567
Anrufe filtern: 0228*
Dieses Regel-Szenario lässt annehmen, dass Anrufe von der Rufnummer „0170 1234567“ und aus dem Rufnummern-Bereich„0228*“ für die Assistenzfunktion berücksichtigt werden. Die Ausnahme-Regel mit dem Nummernbereich „0170*“ wird jedoch zuerst durchlaufen und filtert durch das Platzhalter-Zeichen (*) auch Anrufe von der spezifischeren Nummer „0170 1234567“. Diese Anrufe werden weiterhin dem Arbeitsplatz des Leiters zugestellt und nicht, wie erwartet, an die Assistenten weitergeleitet.
Achten Sie deshalb darauf, dass Sie in Regeln für die Assistenzfunktion Rufnummern-Bereiche erfassen, während Sie in Ihren Ausnahme-Regeln spezifische Rufnummern von diesen Bereichen ausschließen.
Während der Geschäftszeiten möchten Sie alle eingehenden externen Anrufe an Ihre Assistenten weiterleiten. Sie möchten jedoch für Ihren Chef direkt erreichbar bleiben.
1. Regel:
2. Regel:
Wenn Stille Benachrichtigung aktiviert ist, werden dem Leiter eingehende Anrufe „stumm“ signalisiert. Obwohl es nicht klingelt, kann er im Display seines Tischtelefons oder am Client sehen, wer anruft.
Wenn Sie zusätzlich eine Benachrichtigung an die integrierten mobilen Endgeräte des Leiters wünschen, können Sie die Benachrichtigung für MagentaEINS Business Integration und Paralleles Klingeln aktivieren.
Stille Benachrichtigung wird nur an Cloud PBX Endgeräten unterstützt. Davon ausgenommen sind Endgeräte des Typs "Universelles Basisprofil" und Flexible Endgeräte.
Stellen Sie sicher, dass im Falle der Benachrichtigung an integrierte mobile Endgeräte die Zusatzpakete MagentaEINS Business Integration und Paralleles Klingeln gebucht und konfiguriert sind.
Wechseln Sie zur Registerkarte Stille Benachrichtigung. Markieren sie die gewünschten Kontrollkästchen und klicken Sie anschließend auf Speichern.
| MagentaEINS Business Integration | Sie erhalten eine zusätzliche Benachrichtigung an Ihre integrierten mobilen Endgeräte. |
| Paralleles Klingeln | Sie erhalten eine zusätzliche Benachrichtigung an Endgeräte, die Sie über die Funktion Paralleles Klingeln einbinden. |
Sie können festlegen, ob eingehende Anrufe gleichzeitig oder selektiv an die Assistenten weitergeleitet werden sollen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Aktivieren Sie im Bereich Benachrichtigung eine der folgenden Optionen.
Gleichzeitig | Eingehende Gespräche werden gleichzeitig an alle Assistenten in der Assistenzgruppe weitergeleitet. Die Arbeitsplätze der Assistenten klingeln parallel. Der Assistent, der zuerst abhebt, übernimmt das Gespräch. |
Selektiv | Eingehende Gespräche werden selektiv an die Assistenten weitergeleitet. Die Reihenfolge der Selektion wird durch die Reihenfolge der Namen in den Assistenten-Einstellungen bestimmt. Legen Sie über das Auswahlfeld für Klingelzeichen fest, nach wie vielen Klingelzeichen an den nächsten Assistenten weitergeleitet wird, falls der vorherige nicht abnimmt. Sobald ein Assistent das Gespräch entgegennimmt, wird die Weiterleitungsselektion beendet. |
Sie können festlegen, welcher Name am Arbeitsplatz der Assistenten angezeigt wird, wenn eingehende Gespräche durch die Assistenzfunktion weitergeleitet werden.
Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Aktivieren Sie im Bereich Anrufinformation Name eine der folgenden Optionen.
| Assistenzgruppenleiter | Nur der Name des Assistenzgruppenleiters wird angezeigt |
| Assistenzgruppenleiter – Ursprünglicher Anrufer | Es wird der Name des Assistenzgruppenleiters und rechts daneben der Name des Anrufers angezeigt. |
| Ursprünglicher Anrufer – Assistenzgruppenleiter | Es wird der Name des Anrufers und rechts daneben der Name des Assistenzgruppenleiters angezeigt. |
| Ursprünglicher Anrufer | Es wird nur der Name des Anrufers angezeigt. |
Legen Sie fest, welche Rufnummer am Arbeitsplatz der Assistenten angezeigt wird, wenn eingehende Gespräche durch die Assistenzfunktion weitergeleitet werden.
Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Aktivieren Sie im Bereich Anrufinformation Rufnummer eine der folgenden Optionen.
| Rufnummer Assistenzgruppenleiter | Die Rufnummer des Assistenzgruppenleiters wird am Arbeitsplatz des Assistenten angezeigt. |
| Rufnummer ursprünglicher Anrufer | Die Rufnummer des ursprünglichen Anrufers wird am Arbeitsplatz des Assistenten angezeigt. |
Sie können festlegen, nach wie vielen Klingeltönen ein Anruf nach erfolgloser Übergabe wieder zum Assistenten zurückgeleitet werden soll. Zum Beispiel, wenn der Leiter nicht erreichbar ist.
Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Wählen Sie im Bereich Abbruch der Anrufübergabe im Auswahlfeld die Anzahl der Klingelzeichen (x mal Klingeln).
Sie können bestimmte Aktionen für Anrufe festlegen, die von Ihren Assistenten nicht angenommen werden.
Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Markieren Sie im Bereich Aktion bei Nichtmelden der Assistenten das Kontrollkästchen Aktion bei Nichtannahme. Geben Sie im Eingabefeld die Anzahl der Sekunden ein, nach der die Aktion ausgeführt werden soll. Aktivieren Sie danach eine der folgenden Optionen und klicken Sie auf Speichern.
| Sprachbox | Anrufe werden bei Nichtannahme der Assistenten an die Sprachbox des Leiters weitergeleitet. |
| Weiterleitung an folgende Rufnummer: | Geben Sie im Eingabefeld eine interne oder externe Rufnummer ein, an die Anrufe bei Nichtannahme der Assistenten weitergeleitet werden sollen. |
| Verwendung 'Rufweiterleitung bei Nichtmelden" des Leiters | Anrufe werden gemäß der Einstellung 'Rufweiterleitung bei Nichtmelden' des Leiters behandelt. |
Die Assistenzfunktion ist jetzt aktiv.
Android, das Android Robot Logo, Google Play und das Google Play-Logo sind Marken von Google Inc.
Apple, das Apple-Logo, Mac, OS X und iPhone sind Marken der Apple Inc., die in den USA und weiteren Ländern eingetragen sind.
App Store ist eine Dienstleistungsmarke der Apple Inc.
Microsoft®, Outlook®, Skype for Business®, Windows® und das Windows-Logo sind Markenzeichen oder eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation in USA und/oder anderen Ländern.
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