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Sprachgeführtes Portal

Mit dem sprachgeführten Portal von DeutschlandLAN Cloud PBX bedienen Benutzer ihre Sprachbox durch die Auswahl von Menübefehlen per Zifferntasten-Eingabe am Telefon. Im sprachgeführten Portal können die folgenden Aktionen durchgeführt werden:

  • Aufruf des Sprachbox-Menüs, zum Beispiel um Sprachnachrichten abzuhören und zu löschen.
  • Einrichtung und Verwaltung von Sprachbox-Ansagen. Im sprachgeführten Portal aufgenommene Ansagen werden auch unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste: Audiodateien verwalten gespeichert. Sie können daher auch für andere Dienste der Cloud PBX eingesetzt werden, zum Beispiel für Ansagen in der Gruppenfunktion.
  • Ändern der Sprachbox PIN.

Auf Gruppen-Ebene können Sie festlegen, wie Benutzer auf das sprachgeführte Portal zugreifen dürfen. Dazu stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:

Standard: Benutzer können durch die Wahl des Funktionscodes *62 (Kurzwahl für integrierte Mobiltelefone: 78862) von allen ihnen zugewiesenen Cloud PBX Endgeräten das sprachgeführte Portal erreichen.

Individuell: Zusätzlich zur Einwahl per Funktionscode können Benutzer das sprachgeführte Portal per Fernabfrage erreichen. Dadurch kann auf die Sprachbox auch von Festnetz- und Mobilfunkanschlüssen zugegriffen werden, die nicht in die Cloud PBX integriert sind.

Hinweis

Bei Auswahl der Option Individuell müssen die Benutzer in ihrer Sprachbox-Konfiguration die externen Rufnummern eintragen, die für die Fernabfrage genutzt werden sollen. Siehe Alias-Rufnummern eintragen.

Fernabfrage konfigurieren

Damit das sprachgeführte Portal auch von Festnetz- und Mobilfunkanschlüssen erreicht werden kann, die nicht in die Cloud PBX integriert sind, können Sie eine Fernabfrage einrichten. Dazu weisen Sie dem sprachgeführten Portal auf Gruppen-Ebene einen Namen und eine Rufnummer zu. Anschließend können Sie die Fernabfrage aktivieren.

Zugewiesene Namen

Weisen Sie dem sprachgeführten Portal der ausgewählten Gruppe einen Namen zu.

  • Geben Sie im Bereich Zugewiesene Namen im Eingabefeld Portal Name einen Namen für das sprachgeführte Portal ein.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Sie haben dem sprachgeführten Portal einen Namen zugewiesen.

Rufnummer zuweisen

Weisen Sie dem sprachgeführten Portal der ausgewählten Gruppe eine Rufnummer zu. Über die Rufnummer können die Benutzer der Gruppe das sprachgeführte Portal von externen Festnetz- oder Mobilfunkanschlüssen erreichen.

  • Um die Rufnummernübersicht zu filtern oder nach Rufnummern zu suchen, siehe Rufnummernübersicht filtern / Nach Rufnummern suchen.
  • Klicken Sie auf die Zeile des Rufnummernbereichs, aus dem Sie eine Einzelrufnummer auswählen möchten. Alle verfügbaren Einzelrufnummern des ausgewählten Rufnummernbereichs werden angezeigt.
  • Klicken Sie auf die Einzelrufnummer, die Sie dem sprachgeführten Portal zuweisen möchten.
  • Wenn Sie statt der vorgeschlagenen eine andere interne Rufnummer zuweisen möchten, ändern Sie im Eingabefeld interne Rufnummer die interne Rufnummer.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Sie haben dem sprachgeführten Portal eine Rufnummer zugewiesen. Sie können die Fernabfrage aktivieren.

Hinweis

Durchwahlnummern, die mit „77“ oder „78“ beginnen, sind nicht oder nur eingeschränkt verwendbar. Für Mobilfunkgeräte, die mit Buchung des Zusatz-Pakets „MagentaEINS Business Integration“ integriert wurden, gilt zusätzlich:
- Keine Verwendung von zweistelligen Durchwahlnummern
- Keine Verwendung von Durchwahlnummern beginnend mit „0“

Rufnummernübersicht filtern / Nach Rufnummern suchen

In der Übersicht werden alle verfügbaren Rufnummern und Rufnummernbereiche Ihres Unternehmens angezeigt. Sie können die Übersicht filtern oder nach Rufnummern suchen.

Voraussetzung:
Wenn Sie die Rufnummernlänge ändern möchten, müssen Sie die Rufnummernblöcke vorab verkürzen oder verlängern, siehe Rufnummernverlängerung.

  • Nach Rufnummern suchen:

    • Geben Sie die Rufnummer im Suchfeld ein und drücken Sie die Taste Enter.
  • Rufnummernlänge ändern:

    • Klicken Sie auf das Auswahlfeld Rufnummernlänge.
    • Wählen Sie im Auswahlbereich die Rufnummernlänge, z. B. 12-stellig.
  • Das Such-/Filterergebnis wird in der Rufnummernübersicht angezeigt.

Fernabfrage aktivieren

Wenn Sie die Fernabfrage für das sprachgeführte Portal aktivieren, wird ein Auftrag erstellt und unmittelbar ausgeführt. Sie müssen den Auftrag also nicht über den Warenkorb bestellen. Den Auftragsstatus können Sie im Bereich Kontingente & Auftragsstatus einsehen. Die Aktivierung der Fernabfrage für das sprachgeführte Portal ist kostenlos.

Voraussetzungen:
Dem sprachgeführten Portal sind ein Name und eine Rufnummer zugewiesen.

  • Aktivieren Sie die Option Individuell.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Sie haben für die ausgewählte Gruppe einen Auftrag zur Aktivierung der Fernabfrage erstellt.

  • Der Auftrag wird unmittelbar ausgeführt. Um den Auftragsstatus einzusehen, wechseln Sie zum Bereich Kontingente & Auftragsstatus.

Sobald der Auftrag ausgeführt ist, können alle Benutzer der Gruppe das sprachgeführte Portal per Fernabfrage nutzen. Wenn Sie die Fernabfrage ausschalten möchten, aktivieren Sie die Option Standard. Die Konfiguration der Fernabfrage bleibt gespeichert, sodass Sie sie wieder zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren können.

Zugewiesene Rufnummer verwalten

Eine bereits zugewiesene Rufnummer des sprachgeführten Portals können Sie ändern oder löschen.

Zugewiesene Rufnummer ändern

So ändern Sie eine zugewiesene Rufnummer.

  • Klicken Sie im Bereich Rufnummer zuweisen auf den Link Rufnummer ändern hinter der aktuell zugewiesenen Rufnummer.
  • Wählen Sie eine neue Rufnummer und/oder interne Rufnummer aus. Siehe auch Rufnummer zuweisen.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Sie haben eine zugewiesene Rufnummer geändert.

Zugewiesene Rufnummer löschen

Wenn Sie eine zugewiesene Rufnummer löschen, wird sie wieder dem verfügbaren Rufnummernraum Ihres Unternehmens zugeordnet.

Hinweis

Wenn Sie die zugewiesene Rufnummer des sprachgeführten Portals löschen, müssen Sie anschließend die Option Standard (Fernabfrage aus) aktivieren.
Bei weiterhin aktivierter Option Individuell (Fernabfrage an), ist das sprachgeführte Portal nicht mehr erreichbar.

  • Klicken Sie im Bereich Rufnummer zuweisen auf den Link Rufnummer löschen hinter der aktuell zugewiesenen Rufnummer.
  • Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja.
  • Die Rufnummer des sprachgeführten Portals wird gelöscht und damit erneut Ihrem verfügbaren Rufnummernraum zugeordnet.
  • Aktivieren Sie die Option Standard, damit das sprachgeführte Portal von Cloud PBX Anschlüssen erreichbar ist.
Auf das sprachgeführte Portal per Fernabfrage zugreifen

So nutzen Sie das sprachgeführte Portal per Fernabfrage von einem externen Festnetz- oder Mobilfunkanschluss.

Voraussetzungen:
Die Fernabfrage des sprachgeführten Portals ist für die Gruppe des Benutzers aktiviert.

In der Sprachbox-Konfiguration des Benutzers ist mindestens eine Alias-Rufnummer für den Fernzugriff konfiguriert. Siehe Alias-Rufnummern eintragen.

Der Benutzer kennt die Rufnummer des sprachgeführten Portals, seine interne Rufnummer und seine Sprachbox PIN.

  • Wählen Sie von dem externen Anschluss mit eingetragener Alias-Rufnummer die Rufnummer des sprachgeführten Portals.
  • Folgen Sie im Menü des sprachgeführten Portals den Anweisungen zur Authentifizierung als Cloud PBX Benutzer:

    • Geben Sie über die Zifferntasten Ihres Telefons Ihre interne Rufnummer ein.
    • Geben Sie über die Zifferntasten Ihres Telefons Ihre Sprachbox PIN ein.
  • Sie gelangen in das Hauptmenü des sprachgeführten Portals.

  • Vom Hauptmenü aus können Sie die Sprachbox bedienen, Ansagen aufnehmen und verwalten sowie Ihre Sprachbox PIN ändern.
Menü-Übersicht des sprachgeführten Portals

Das sprachgeführte Portal erreichen Sie von jedem Cloud PBX Endgerät über den Funktionscode *62 (Kurzwahl für integrierte Mobiltelefone: 78862). Wenn die Fernabfrage des sprachgeführten Portals aktiviert ist, können Sie es auch von externen Anschlüssen aus erreichen. Wählen Sie dazu von Ihrem Anschluss (Festnetz- oder Mobiltelefon) die Rufnummer des sprachgeführten Portals.

Im Menü des sprachgeführten Portals werden Ihnen alle Menüpunkte angesagt. Um einen Menüpunkt auszuwählen, drücken Sie die entsprechende Zifferntaste [1-9]. Mit der Raute-Taste [#] wird die Ansage des aktuell ausgewählten Menüs wiederholt. Mit der Taste [0] gelangen Sie zum vorhergehenden Menüpunkt.

In der nachfolgenden Übersicht sehen Sie den gesamten Menüplan des sprachgeführten Portals mit allen Steuercodes, die Sie zur schnellen Navigation und Funktionsauswahl benötigen.

Hauptmenü

#Menü wiederholen
1Sprachboxmenü→ Untermenü Sprachbox
3Ansagen→ Untermenü Ansagen
4Sprachbox PIN#Neue Sprachbox-PIN bestätigen
*Zurück zum vorhergehenden Menü

Untermenü Sprachbox

#Menü wiederholen
1Nachricht abhören#Menü wiederholgen
1Nachricht wiederholen
2Nachricht speichern
3Nachricht löschen
4Vorhergehende Nachricht abhören
5Nächste Nachricht abhören
6Nachrichteninformationen abspielen
7Anrufer zurückrufen
0Zurück zum vorhergehenden Menü
2Alle Nachrichten löschen1Bestätigung
*Abbrechen
3Ihren Namen aufsprechen
#Menü wiederholen
1Ihren Namen aufsprechen
2Ihren Namen abspielen
0Zurück zum vorhergehenden Menü
4Ansage ändern bei Besetzt
#Menü wiederholen
1Neue Ansage aufnehmen
2Ansage abspielen
3Standardansage wiederherstellen
0Zurück zum vorhergehenden Menü
5Ansage ändern bei Nichtmelden
#Menü wiederholen
1Neue Ansage aufnehmen
2Ansage abspielen
3Standardansage wiederherstellen
0Zurück zum vorhergehenden Menü
6Sprachbox-PIN#Bestätigung der PIN
*Zurück zum vorhergehenden Menü

Untermenü Ansagen
Hinweis

Im Untermenü Ansagen > Audioansagedatei aufnehmen wird eine Ansage aufgenommen, die danach für verschiedenen Funktionen genutzt werden kann, wie z.B. als Ansage bei Besetzt oder als Standardansage. Erst nachdem Sie die aufgenommene Audioansagedatei einer Funktion zugewiesen haben, wird diese genutzt.
Wollen Sie die Ansage für Ihre Sprachbox aufnehmen, gehen Sie in den Bereich Arbeitsplatz Funktionen & Dienste > Sprachbox. Alternativ sprechen Sie Ihren Namen direkt im Sprachbox Menü auf. Tippen Sie dazu auf die Sprachbox-Funktionstaste (siehe Beschreibung Ihres Endgeräts) oder wählen Sie den Funktionscode *86.

#Menü wiederholen
1Audioansagedatei aufnehmen#Ende der Aufnahme
1Aufnahme speichern
2Aufnahme wiederholen
#Menü wiederholen
0Zurück zum vorhergehenden Menü
0Zurück zum vorhergehenden Menü

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