Mein Konferenzraum

Nutzen Sie Ihren Konferenzraum immer dann, wenn Sie spontane Konferenzen mit Ihren Kontakten durchführen möchten. Dazu öffnen Sie Ihren Konferenzraum und ziehen die gewünschten Teilnehmer aus Ihrer Kontaktliste per „Drag and Drop“ in das Konferenzraumfenster. Ihre Kontakte erhalten daraufhin eine Benachrichtigung. Sobald alle Teilnehmer Ihren Konferenzraum betreten haben, können Sie untereinander chatten, eine Telefonkonferenz starten und Ihren Bildschirm teilen.

Für alle geplanten Konferenzen (in Zukunft stattfindende einmalige oder sich wiederholende Konferenzen) nutzen Sie das Cloud PBX Zusatz-Paket Konferenz. Für weitere Informationen siehe Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Zusatz-Pakete > Konferenz.

Ein Klick auf Mein Konferenzraum öffnet das Konferenzraumfenster. Das Konferenzraumfenster ist unterteilt. Im linken Fenster befindet sich die Verlaufsansicht und Chateingabe. Im rechten Fenster des Konferenzraums können Sie Ihre Zugangsdaten der Konferenz einsehen und teilnehmerbezogene Aktionen steuern.

Im Konferenzraumfenster stehen Ihnen die folgenden Aktionen zur Verfügung:

• Verlaufsansicht anpassen (gestern, letzte Woche, letzter Monat, gesamter Verlauf)
• Chat beenden
• Per Anruf der Konferenz beitreten (vom Client)
• Per Anruf vom Telefon der Konferenz beitreten (per Click-to-Dial)
• Bildschirm teilen
• Chatverlauf löschen
• Konferenz-Gast-Link in die Zwischenablage kopieren
• Konferenzeinladung per E-Mail senden
• Neue Konferenzeinladung erzeugen
• Kontakte ausschließen
• Private Chats starten
• Kontakt anzeigen, hinzufügen und bearbeiten

Aktive Konferenzen über Ihren Konferenzraum werden Ihnen im Bereich Aktive Konversationen im Hauptfenster angezeigt.

Über das Kontextmenü der aktiven Gesprächsanzeige (Klick mit rechter Maustaste) sowie über das Menü Mehr können Sie die folgenden Aktionen einleiten:

• Chat hinzufügen
  
• Bildschirm teilen
• Audiogerät festlegen
• Konferenzraum betreten

Die Zugangsdaten zu Ihrem Konferenzraum benötigen Teilnehmer, die nicht per Client Ihren Konferenzraum betreten können. Also alle externen Teilnehmer oder Cloud PBX Benutzer, die sich von ihrem Tischtelefon in die Konferenz einwählen möchten. Die Zugangsdaten setzen sich wie folgt zusammen:

Um Ihre Zugangsdaten einzusehen, öffnen Sie das Konferenzraumfenster.

1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Mein Konferenzraum . Das Hauptfenster wird um das Konferenzraumfenster erweitert.
2. Fügen Sie Teilnehmer zu Ihrer Konferenz hinzu, indem Sie Kontakte aus Ihrer Kontaktliste per „Drag and Drop“ in das Konferenzraumfenster ziehen. Die Kontakte erhalten eine Benachrichtigung.
3. Klicken Sie im Konferenzraumfenster auf Anruf . Sie werden automatisch als Moderator in die Konferenz eingewählt.
4. Die Teilnehmer müssen sich ebenfalls per Klick auf Anruf in den Konferenzraum einwählen.

Falls Sie sich von einem externen Anschluss in Ihren Konferenzraum einwählen müssen, können Sie sich manuell mit den Zugangsdaten einwählen. Die Zugangsdaten befinden sich rechts oben im Konferenzraumfenster unter Informationen zu Raum.

Eine optionale Sicherheits-PIN erhalten Sie über das Konferenz-Menü in MyPortal. Siehe Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Zusatz-Pakete > Konferenz > Zugangsdaten anzeigen.

1. Wählen Sie die Einwahlnummer des Konferenzsystems (Konferenzbrücke).
2. Geben Sie nach Aufforderung statt der Konferenz-ID Ihre Moderator-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #.
3. Wenn für die Konferenz eine Sicherheits-PIN erforderlich ist, geben Sie nach Aufforderung die Sicherheits-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #. Sie haben sich als Moderator in Ihren Konferenzraum eingewählt.

Möchten Sie auch externe Teilnehmer zu Ihrer Konferenz einladen oder Cloud PBX Benutzer, die sich manuell (ohne Client) in die Konferenz einwählen, dann schicken Sie diesen Teilnehmern eine Konferenzeinladung. Die Einladung enthält die Einwahlnummer, Ihre Konferenz-ID und eine Sicherheits-PIN (falls in den Konferenz-Optionen in MyPortal aktiviert).

Sie können die Konferenzeinladung per E-Mail senden oder in die Zwischenablage kopieren, um sie zum Beispiel per Messenger zu verschicken. Beide Optionen finden Sie im Konferenzraumfenster unter Zugangsdaten der Konferenz oder im Menü Konversationen Konferenzeinladung.

Mit dem Konferenz-Gastzugang stellen Sie externen Teilnehmern eine Web-Anwendung zur visuellen Teilnahme an Ihrer Konferenz zur Verfügung. Damit können Gäste, zusätzlich zur Audio-Konferenz, an Gruppen-Chats teilnehmen, die Teilnehmerliste einsehen und Sitzungen verfolgen, in denen Sie Ihren Bildschirm teilen.

Sie können den Link für den Gastzugang per E-Mail oder Messenger an Ihre Teilnehmer senden. Beide Optionen finden Sie im Konferenzraumfenster unter Zugangsdaten der Konferenz oder im Menü Konversationen Meine Konferenzeinladungen.

Systemvoraussetzungen zur Nutzung des Konferenz-Gastzugangs sind:

• Aktuelle Version: 4.0.6
• Microsoft Windows oder Mac OS X
• Webbrowser: Microsoft Edge (neueste Version), Internet Explorer (Version 11+), Chrome (neueste Version) oder Safari (Version 7+)

Sobald der Gast sich einwählt erhalten Sie eine Beitrittsanfrage.
Diese erscheint im Bereich Teilnehmer unter Ausstehend.

Klicken Sie auf den grünen Haken, damit der externe Gast Ihren Konferenzraum betreten kann oder klicken Sie auf das rote Kreuz, um den Beitritt abzulehnen.

Einladung erhalten: Sie werden aufgefordert den Konferenzraum eines Kollegen zu betreten und erhalten eine Benachrichtigung.

Klicken Sie auf das Benachrichtigungsfenster. Sie betreten den Konferenzraum des Besitzers (Moderators) des Konferenzraums.

Konferenzraum ohne Einladung betreten: Platzieren Sie die Maus auf den gewünschten Kontakt in Ihrer Kontaktliste und wählen Sie im sich öffnenden Aktionsfenster Mein Raum des Kontaktes aus.

1. Wählen Sie die Einwahlnummer des Konferenzsystems (Konferenzbrücke).
2. Geben Sie nach Aufforderung die Konferenz-ID ein und bestätigen Sie mit der Taste #.
3. Wenn für die Konferenz eine Sicherheits-PIN erforderlich ist, geben Sie nach Aufforderung die Sicherheits-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #. Sie haben sich als Teilnehmer in die Konferenz eingewählt.

Mit dem Konferenz-Gastzugang steht Ihnen eine Web-Anwendung zur Verfügung, mit der Sie, zusätzlich zur Audio-Konferenz, an Gruppen-Chats teilnehmen können, die Teilnehmerliste einsehen und am Desktop-Sharing teilnehmen können.

Konferenzraum betreten

1. Öffnen Sie den Link zum Konferenz-Gastzugang in Ihrem Browser.
2. Geben Sie auf der Anmeldeseite Ihren Vor- und Zunamen ein und klicken Sie Raum betreten.
3. Sobald der Moderator Ihre Beitrittsanfrage akzeptiert, öffnet sich das Konferenz-Fenster.

Konferenz-Fenster
Das Konferenz-Fenster ist in zwei Bereiche unterteilt. Der linke Bereich beinhaltet die Konferenzsteuerung und die Teilnehmerliste. Rechts finden Sie den Anwendungsbereich. Im Anwendungsbereich kann wahlweise die Chat-Anwendung oder die Bildschirmübertragung angezeigt werden.

Konferenzsteuerung
Mit der Konferenzsteuerung können Sie u.a. die Zugangsdaten für die Audio-Konferenz einsehen oder einen Rückruf zur automatischen Einwahl in die Konferenz einleiten. Zum Start der Konferenz wird im rechten Bereich standardmäßig die Chat-Anwendung angezeigt. Wenn aber Bildschirm teilen aktiviert ist, sehen Sie den geteilten Bildschirm des Moderators im rechten Bereich. Die Chat-Anwendung wird daraufhin in den linken Bereich des Konferenz-Fensters verschoben.
Die Konferenzsteuerung bietet folgende Funktionen:

• Funktion "Rückruf" (automatischer Rückruf zur Einwahl in die Audio-Konferenz)
• Anzeige der Konferenz-Zugangsdaten

Unterhalb der Konferenzsteuerung finden Sie die Teilnehmerliste. Wenn die Chat-Anwendung im linken Bereich angezeigt wird, können Sie mit den Registerkarten zwischen Chat-Anwendung und Teilnehmerliste wechseln.

Wenn Sie nur die Telefonkonferenz beenden aber per Chat weiterhin Ihren Konferenzraum nutzen möchten, klicken Sie im Konferenzraumfenster oder im Hauptfenster auf Auflegen .

Wenn Sie die Telefonkonferenz und den Chat beenden möchten, schließen Sie das Konferenzraumfenster. Wenn Sie Moderator sind, werden die Verbindungen aller Teilnehmer zum Konferenzraum beendet, Bildschirm teilen beendet und die gesendeten Chatnachrichten im Chatverlauf gespeichert.

Wenn Sie als Teilnehmer das Konferenzraumfenster schließen oder auflegen, wird nur Ihre Verbindung zum Konferenzraum beendet. Die Verbindungen weiterer im Konferenzraum eingewählter Teilnehmer bleiben erhalten.

Die Chatfunktion ist in Ihrem Konferenzraumfenster permanent aktiv. Sie können also während einer Telefonkonferenz oder während Sie Ihren Bildschirm teilen jederzeit mit den Teilnehmern chatten.

Parallel zu Ihrer Konferenz können Sie private Chats mit den Teilnehmern starten. Klicken Sie dazu in der Teilnehmerübersicht auf Mehr Mehr Privater Chat. Ein neues Chatfenster wird geöffnet.

Als Moderator können Sie Teilnehmer aus Ihrem Konferenzraum ausschließen.
Klicken Sie im Konferenzraumfenster bei dem Teilnehmer, den Sie ausschließen möchten, auf Mehr Ausschließen. Der ausgeschlossene Teilnehmer erhält eine Benachrichtigung.

Um alle Teilnehmer auszuschließen, klicken Sie im Konferenzraumfenster rechts neben Teilnehmer (Anzahl) auf Mehr Alle ausschließen.

Um Teilnehmern Ihres Unternehmens (Voraussetzung: Zusatz-Paket Konferenz ist bei den Teilnehmern gebucht) Bildschirm teilen blockieren/freizugeben, klicken Sie im Konferenzraumfenster neben Teilnehmer (Anzahl) auf Mehr Zulassen, dass Teilnehmer den Bildschirm teilen können.

Ist dies vom Moderator der Konferenz zugelassen, können interne Teilnehmer Ihren Bildschirm über das gleiche Icon des eigenen Konferenzraums teilen.

1. Klicken Sie im Konferenzraumfenster auf Bildschirm teilen . Der Dialog Bildschirm teilen wird geöffnet.
2. Wählen Sie die Anwendung, die Sie teilen möchten oder den Bildschirm, um alle Anwendungen zu teilen.
3. Klicken Sie auf Jetzt teilen. Die Konferenzteilnehmer erhalten eine Meldung zum Öffnen des geteilten Bildschirms.
4. Über das Widget Bildschirm geteilt können Sie das Teilen anhalten oder beenden, einen anderen Bildschirm/eine andere Anwendung auswählen oder die Vorschau ausblenden.

Platzieren Sie im Konferenzraumfenster die Maus auf den Teilnehmer und wählen im Kontextmenü Info .

Befindet sich ein interner oder externer Kontakt noch nicht in Ihrer Kontaktliste, können Sie ihn zu Ihren Kontakten hinzufügen.
Klicken Sie im Konferenzraumfenster mit der rechten Maustaste auf den Teilnehmer und wählen im Kontextmenü Profil anzeigen Kontakt hinzufügen.

Um die Verlaufsansicht anzupassen, klicken Sie im oberen Bereich des Konferenzraumfensters auf den Link mit dem gewünschten Zeitraum. Sie können zwischen folgenden Zeiträumen wählen:

• Gestern
• Letzte Woche
• Letzter Monat
• Gesamter Verlauf