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Assistent - Assistenzfunktion

Mit der Assistenzfunktion können Sie einem Arbeitsplatz (dem Leiter) eine Gruppe von Assistenten zuweisen. Assistenten tätigen eingehende und abgehende Gespräche im Namen des Leiters.

Die beiden Funktionen Leiter - Assistenzfunktion und Assistent - Assistenzfunktion bilden eine Einheit. Die Einrichtung und Aktivierung der Funktion erfolgt im Bereich Leiter - Assistenzfunktion.

Als Assistent sehen Sie im Bereich Assistent - Assistenzfunktion alle Assistenzgruppen, die Ihrem Arbeitsplatz zugewiesen wurden. Je nach Berechtigung können Sie sich in Ihre Gruppen ein- bzw. ausloggen. Zudem können Sie die Filter- und Benachrichtigungs-Einstellungen für den Assistenzgruppenleiter einsehen und bearbeiten. Sie haben auch die Möglichkeit eingehende Anrufe weiterzuleiten und damit die Assistentenfunktion an einen anderen Arbeitsplatz zu übergeben.

Hinweis

Ein Arbeitsplatz kann sowohl als Leiter einer Assistenzfunktion als auch als Assistent einer anderen Assistenzgruppe eingerichtet werden.

Zugewiesene Assistenzen

Im Bereich „Zugewiesene Assistenzen“ sehen Sie alle Assistenzgruppen, die Ihrem Arbeitsplatz zugewiesen sind. Sie können sich je nach Berechtigung in Ihre Assistenzgruppen ein- bzw. ausloggen und die Einstellungen der Assistenzfunktion einsehen und bearbeiten.

In eine Assistenzgruppe ein- und ausloggen
  • Um sich in eine Assistenzgruppe einzuloggen, markieren Sie im Bereich Zugewiesene Assistenzen das Kontrollkästchen Eingeloggt vor der jeweiligen Assistenzgruppe.
  • Sie haben sich in eine Assistenzgruppe eingeloggt. Eingehende Anrufe werden nach den Filterregeln der Assistenzfunktion Ihrem Arbeitsplatz zugestellt.
  • Wenn Sie sich wieder ausloggen möchten, heben Sie die Markierung des Kontrollkästchens Eingeloggt vor der jeweiligen Assistenzgruppe auf.
Assistenzen einsehen

Um die Einstellungen einer Assistenzfunktion einzusehen, klicken Sie im Bereich Zugewiesene Assistenzen auf die Schaltfläche Details des jeweiligen Assistenzgruppenleiters. Sie sehen eine Liste mit folgenden Parametern:

FilterDie Filterkriterien, nach denen eingehende Anrufe an die Assistenten weitergeleitet werden. Zum Beispiel externe Anrufe, spezifische Rufnummern oder Anrufe zu bestimmten Zeiten.
Parallele BenachrichtigungDie Benachrichtigung an den Arbeitsplatz des Assistenzgruppenleiters, wenn eingehende Anrufe an die Assistenten weitergeleitet werden.
BenachrichtigungGleichzeitige oder sequenzielle Weiterleitung an die Assistenten.
Anrufinformation NameDer angezeigte Name am Arbeitsplatz der Assistenten.
Anrufinformation RufnummerDie angezeigte Rufnummer am Arbeitsplatz der Assistenten.
Abbruch der AnrufübergabeDie Zeit, nach der ein Anruf bei erfolgloser Übergabe an den Leiter wieder zum Assistenten zurückgeleitet wird.
Aktion bei Nichtmelden der AssistentenBei Nichtmelden der Assistenten können Anrufe nach einer festgelegten Zeitspanne an die Sprachbox des Leiters oder an eine interne oder externe Rufnummer weitergeleitet werden. Dem Anrufer kann auch ein Besetztzeichen signalisiert werden.

Assistenzen bearbeiten

Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten des jeweiligen Assistenzgruppenleiters. Sie gelangen in den Bereich Assistenzfunktion bearbeiten. Hier können Sie die Assistenz bearbeiten und speichern.

Weiterleitung Assistenz

Als Assistent können Sie eingehende Anrufe an einen anderen Arbeitsplatz weiterleiten. Der Arbeitsplatz des Weiterleitungsziels übernimmt in diesem Fall die Assistenzfunktion.

Hinweis

Mit der Funktion „Weiterleitung Assistenz“ werden ausschließlich Anrufe weitergeleitet, die an den Leiter der Assistenzfunktion gerichtet sind. Anrufe an Assistenten werden nicht weitergeleitet.

Voraussetzung:
Stellen Sie sicher, dass der weiterleitende Arbeitsplatz als Assistent eingeloggt ist.

  • Um eingehende Anrufe weiterzuleiten aktivieren Sie im Bereich Weiterleitung Assistenz die Option Zu folgender Rufnummer umleiten.
  • Geben Sie im Eingabefeld die Zielrufnummer ein.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Ihre Weiterleitung ist jetzt aktiv. Die Assistenz wird durch den Arbeitsplatz des Weiterleitungsziels übernommen.

  • Sie können die Weiterleitung jederzeit wieder ausschalten. Aktivieren Sie dazu die Option Aus. Ihr Arbeitsplatz übernimmt jetzt wieder die Assistenzfunktion.
Assistenzfunktion bearbeiten

Als Assistent können Sie Anrufregeln für die Weiterleitung an die Assistenten festlegen. Zudem können Sie einstellen, ob der Leiter über eingehende Anrufe informiert werden soll und in welcher Form eingehende Anrufe an den Arbeitsplätzen der Assistenten angezeigt werden.

Filter

Mit Filtern können Sie festlegen, welche eingehenden Anrufe zu welchen Zeiten an Ihre Assistenten weitergeleitet werden. Alle definierten Filterkriterien werden im Bereich Filter angezeigt. Sie können die Filterkriterien ein- und ausschalten, bearbeiten und löschen.

Wechseln Sie zur Registerkarte Filter. Wählen Sie eine Option, um eingehende Gespräche zu filtern, und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Alle AnrufeInterne und externe Anrufe werden an die Assistenten weitergeleitet.
Alle internen GesprächeNur interne Anrufe werden an die Assistenten weitergeleitet. Externe Anrufe werden dem Arbeitsplatz des Leiters zugestellt.
Alle externen AnrufeNur externe Anrufe werden an die Assistenten weitergeleitet. Interne Anrufe werden dem Arbeitsplatz des Leiters zugestellt.
Erweiterte FilterSie legen selbst fest, wann und welche Anrufer an die Assistenten weitergeleitet werden. Siehe Filterkriterium für erweiterte Filter hinzufügen.

Filterkriterium für erweiterte Filter hinzufügen

  • Wechseln Sie zur Registerkarte Filter.
  • Um die Weiterleitung auf spezifische Rufnummern und/oder bestimmte Zeiten zu beschränken, klicken Sie auf die Schaltfläche Filterkriterium hinzufügen. Sie gelangen in den Bereich Filterkriterium hinzufügen.

Filterkriterium ein-/ausschalten

  • Wechseln Sie zur Registerkarte Filter.
  • Wenn Sie die Filterkriterien einsehen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Details des Filterkriteriums.
  • Um ein Filterkriterium einzuschalten, markieren Sie das Kontrollkästchen Aktiv vor dem Filterkriterium. Um es auszuschalten, heben Sie die Markierung auf.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Sie haben ein Filterkriterium ein- oder ausgeschaltet.

Filterkriterium bearbeiten

  • Wechseln Sie zur Registerkarte Filter.
  • Um die Filterkriterien einzusehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Details des Filterkriteriums.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten des Filterkriteriums.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Bearbeiten. Sie gelangen in den Bereich Filterkriterium hinzufügen. Dort können Sie die Kriterien bearbeiten und speichern.

Filterkriterium löschen

  • Wechseln Sie zur Registerkarte Filter.
  • Um die Filterkriterien einzusehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Details des Filterkriteriums.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten des Filterkriteriums.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Löschen.
  • Das Filterkriterium wird gelöscht.

Parallele Benachrichtigung

Wenn Sie zusätzlich eine Benachrichtigung an die integrierten mobilen Endgeräte des Leiters wünschen, können Sie die Benachrichtigung für MagentaEINS Business Integration und Paralleles Klingeln aktivieren.

Voraussetzung:
Stellen Sie sicher, dass im Falle der Benachrichtigung an integrierte mobile Endgeräte die Zusatzpakete MagentaEINS Business Integration und Paralleles Klingeln gebucht und konfiguriert sind.

Wechseln Sie zur Registerkarte Parallele Benachrichtigung. Markieren sie die gewünschten Kontrollkästchen, um eine zusätzliche Benachrichtigung zu aktivieren. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

MagentaEINS Business IntegrationSie erhalten eine zusätzliche Benachrichtigung an Ihre integrierten mobilen Endgeräte.
Paralleles KlingelnSie erhalten eine zusätzliche Benachrichtigung an Endgeräte, die Sie über die Funktion Paralleles Klingeln einbinden.

Benachrichtigung

Mit Benachrichtigungen stellen Sie ein, wie eingehende Anrufe an die Assistenten weitergeleitet und an den Arbeitsplätzen angezeigt werden.

Benachrichtigung für die Assistenten festlegen

Sie können festlegen, ob eingehende Anrufe gleichzeitig oder sequenziell an die Assistenten weitergeleitet werden sollen.

Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Aktivieren Sie im Bereich Benachrichtigung eine der folgenden Optionen.

GleichzeitigEingehende Gespräche werden gleichzeitig an alle Assistenten in der Assistenzgruppe weitergeleitet. Die Arbeitsplätze der Assistenten klingeln parallel. Der Assistent, der zuerst abhebt, übernimmt das Gespräch.
SequenziellEingehende Gespräche werden sequenziell an die Assistenten weitergeleitet. Die Sequenz wird durch die Reihenfolge der Namen in den Assistenten-Einstellungen bestimmt.
Legen Sie über das Auswahlfeld für Klingelzeichen fest, nach wie vielen Klingelzeichen an den nächsten Assistenten weitergeleitet wird, falls der vorherige nicht abnimmt.
Sobald ein Assistent das Gespräch entgegennimmt, wird die Weiterleitungssequenz beendet.

Anrufinformation Name

Sie können festlegen, welcher Name am Arbeitsplatz der Assistenten angezeigt wird, wenn eingehende Gespräche durch die Assistenzfunktion weitergeleitet werden.

Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Aktivieren Sie im Bereich Anrufinformation Name eine der folgenden Optionen.

AssistenzgruppenleiterNur der Name des Assistenzgruppenleiters wird angezeigt
Assistenzgruppenleiter – Ursprünglicher AnruferEs wird der Name des Assistenzgruppenleiters und rechts daneben der Name des Anrufers angezeigt.
Ursprünglicher Anrufer – AssistenzgruppenleiterEs wird der Name des Anrufers und rechts daneben der Name des Assistenzgruppenleiters angezeigt.
Ursprünglicher AnruferEs wird nur der Name des Anrufers angezeigt.

Anrufinformation Rufnummer

Legen Sie fest, welche Rufnummer am Arbeitsplatz der Assistenten angezeigt wird, wenn eingehende Gespräche durch die Assistenzfunktion weitergeleitet werden.

Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Aktivieren Sie im Bereich Anrufinformation Rufnummer eine der folgenden Optionen.

Rufnummer AssistenzgruppenleiterDie Rufnummer des Assistenzgruppenleiters wird am Arbeitsplatz des Assistenten angezeigt.
Rufnummer ursprünglicher AnruferDie Rufnummer des ursprünglichen Anrufers wird am Arbeitsplatz des Assistenten angezeigt.

Abbruch der Anrufübergabe

Sie können festlegen, nach wie vielen Sekunden ein Anruf nach erfolgloser Übergabe wieder zum Assistenten zurückgeleitet werden soll. Zum Beispiel, wenn der Leiter nicht erreichbar ist.

Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Wählen Sie im Bereich Abbruch der Anrufübergabe im Auswahlfeld die Anzahl der Sekunden.

Aktion bei Nichtmelden der Assistenten

Sie können bestimmte Aktionen für Anrufe festlegen, die von Ihren Assistenten nicht angenommen werden.

Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Markieren Sie im Bereich Aktion bei Nichtmelden der Assistenten das Kontrollkästchen Aktion bei Nichtannahme. Geben Sie im Eingabefeld die Anzahl der Sekunden ein, nach der die Aktion ausgeführt werden soll. Aktivieren Sie danach eine der folgenden Optionen und klicken Sie auf Speichern.

SprachboxAnrufe werden bei Nichtannahme der Assistenten an die Sprachbox des Leiters weitergeleitet.
Weiterleitung an folgende Rufnummer:Geben Sie im Eingabefeld eine interne oder externe Rufnummer ein, an die Anrufe bei Nichtannahme der Assistenten weitergeleitet werden sollen.
BesetztzeichenAnrufern wird bei Nichtannahme der Assistenten ein Besetztzeichen signalisiert.

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