Cloud PBX - Hilfeportal
Administrator-Ansicht
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Mit der Assistenzfunktion können Sie einem Arbeitsplatz (dem Leiter) eine Gruppe von Assistenten zuweisen. Assistenten tätigen eingehende und abgehende Gespräche im Namen des Leiters.
Die beiden Funktionen Leiter - Assistenzfunktion und Assistent - Assistenzfunktion bilden eine Einheit. Die Einrichtung und Aktivierung der Funktion erfolgt im Bereich Leiter - Assistenzfunktion.
Als Assistent sehen Sie im Bereich Assistent - Assistenzfunktion alle Assistenzgruppen, die Ihrem Arbeitsplatz zugewiesen wurden. Je nach Berechtigung können Sie sich in Ihre Gruppen ein- bzw. ausloggen. Zudem können Sie die Filter- und Benachrichtigungs-Einstellungen für den Assistenzgruppenleiter einsehen und bearbeiten. Sie haben auch die Möglichkeit eingehende Anrufe weiterzuleiten und damit die Assistentenfunktion an einen anderen Arbeitsplatz zu übergeben.
Ein Arbeitsplatz kann sowohl als Leiter einer Assistenzfunktion als auch als Assistent einer anderen Assistenzgruppe eingerichtet werden.
Cloud PBX 2.0 – Assistent - Assistenzfunktion:
Einstellungen und Änderungen im Portal werden erst mit dem Desktop- und Mobile-Client synchronisiert, nachdem man sich aus dem Client ausgeloggt und wieder eingeloggt hat.
Wie Sie die Assistenzfunktion optimal mit der MagentaEINS Business Integration nutzen erfahren Sie unter Nutzung der Assistenzfunktion mit MagentaEINS Business Integration.
Um die Einstellungen einer Assistenzfunktion einzusehen, klicken Sie im Bereich Zugewiesene Assistenzen auf die Schaltfläche Details des jeweiligen Assistenzgruppenleiters. Sie sehen eine Liste mit folgenden Parametern:
Filter | Die Filterkriterien, nach denen eingehende Anrufe an die Assistenten weitergeleitet werden. Zum Beispiel externe Anrufe, spezifische Rufnummern oder Anrufe zu bestimmten Zeiten. |
Stille Benachrichtigung | Die Benachrichtigung an den Arbeitsplatz des Assistenzgruppenleiters, wenn eingehende Anrufe an die Assistenten weitergeleitet werden. Die Anrufe werden nur im Display des Tischtelefons oder am Client angezeigt. Ein Klingelzeichen bleibt aus. |
Parallele Benachrichtigung | Die Benachrichtigung an den Arbeitsplatz des Assistenzgruppenleiters, wenn eingehende Anrufe an die Assistenten weitergeleitet werden. |
Benachrichtigung | Gleichzeitige oder selektive Weiterleitung an die Assistenten. |
Anrufinformation Name | Der angezeigte Name am Arbeitsplatz der Assistenten. |
Anrufinformation Rufnummer | Die angezeigte Rufnummer am Arbeitsplatz der Assistenten. |
Abbruch der Anrufübergabe | Die Zeit, nach der ein Anruf bei erfolgloser Übergabe an den Leiter wieder zum Assistenten zurückgeleitet wird. |
Aktion bei Nichtmelden der Assistenten | Bei Nichtmelden der Assistenten können Anrufe nach einer festgelegten Zeitspanne an die Sprachbox des Leiters oder an eine interne oder externe Rufnummer weitergeleitet werden. Dem Anrufer kann auch ein Besetztzeichen signalisiert werden. |
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten des jeweiligen Assistenzgruppenleiters. Sie gelangen in den Bereich Assistenzfunktion bearbeiten. Hier können Sie die Assistenz bearbeiten und speichern.
Voraussetzung:
Stellen Sie sicher, dass der weiterleitende Arbeitsplatz als Assistent eingeloggt ist.
Ihre Weiterleitung ist jetzt aktiv. Die Assistenz wird durch den Arbeitsplatz des Weiterleitungsziels übernommen.
Als Assistent können Sie Anrufregeln für die Weiterleitung an die Assistenten festlegen. Zudem können Sie einstellen, ob der Leiter über eingehende Anrufe informiert werden soll und in welcher Form eingehende Anrufe an den Arbeitsplätzen der Assistenten angezeigt werden.
Mit Filtern können Sie festlegen, welche eingehenden Anrufe zu welchen Zeiten an Ihre Assistenten weitergeleitet werden. Alle definierten Filterkriterien werden im Bereich Filter angezeigt. Sie können die Filterkriterien ein- und ausschalten, bearbeiten und löschen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Filter. Wählen Sie eine Option, um eingehende Gespräche zu filtern, und klicken Sie anschließend auf Speichern.
| Alle Anrufe | Interne und externe Anrufe werden an die Assistenten weitergeleitet. |
| Alle internen Gespräche | Nur interne Anrufe werden an die Assistenten weitergeleitet. Externe Anrufe werden dem Arbeitsplatz des Leiters zugestellt. |
| Alle externen Anrufe | Nur externe Anrufe werden an die Assistenten weitergeleitet. Interne Anrufe werden dem Arbeitsplatz des Leiters zugestellt. |
| Erweiterte Filter | Sie legen selbst fest, wann und welche Anrufer an die Assistenten weitergeleitet werden. Siehe Filterkriterium für erweiterte Filter hinzufügen. |
Filterkriterium für erweiterte Filter hinzufügen
Filterkriterium ein-/ausschalten
Sie haben ein Filterkriterium ein- oder ausgeschaltet.
Filterkriterium bearbeiten
Filterkriterium löschen
Das Filterkriterium wird gelöscht.
Wenn Sie zusätzlich eine Benachrichtigung an die integrierten mobilen Endgeräte des Leiters wünschen, können Sie die Benachrichtigung für MagentaEINS Business Integration und Paralleles Klingeln aktivieren.
Voraussetzung:
Stellen Sie sicher, dass im Falle der Benachrichtigung an integrierte mobile Endgeräte die Zusatzpakete MagentaEINS Business Integration und Paralleles Klingeln gebucht und konfiguriert sind.
Wechseln Sie zur Registerkarte Parallele Benachrichtigung. Markieren sie die gewünschten Kontrollkästchen, um eine zusätzliche Benachrichtigung zu aktivieren. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
| MagentaEINS Business Integration | Sie erhalten eine zusätzliche Benachrichtigung an Ihre integrierten mobilen Endgeräte. |
| Paralleles Klingeln | Sie erhalten eine zusätzliche Benachrichtigung an Endgeräte, die Sie über die Funktion Paralleles Klingeln einbinden. |
Mit Benachrichtigungen stellen Sie ein, wie eingehende Anrufe an die Assistenten weitergeleitet und an den Arbeitsplätzen angezeigt werden.
Benachrichtigung für die Assistenten festlegen
Sie können festlegen, ob eingehende Anrufe gleichzeitig oder selektiv an die Assistenten weitergeleitet werden sollen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Aktivieren Sie im Bereich Benachrichtigung eine der folgenden Optionen.
Gleichzeitig | Eingehende Gespräche werden gleichzeitig an alle Assistenten in der Assistenzgruppe weitergeleitet. Die Arbeitsplätze der Assistenten klingeln parallel. Der Assistent, der zuerst abhebt, übernimmt das Gespräch. |
Selektiv | Eingehende Gespräche werden selektiv an die Assistenten weitergeleitet. Die Reihenfolge der Selektion wird durch die Reihenfolge der Namen in den Assistenten-Einstellungen bestimmt. Legen Sie über das Auswahlfeld für Klingelzeichen fest, nach wie vielen Klingelzeichen an den nächsten Assistenten weitergeleitet wird, falls der vorherige nicht abnimmt. Sobald ein Assistent das Gespräch entgegennimmt, wird die Weiterleitungsselektion beendet. |
Anrufinformation Name
Sie können festlegen, welcher Name am Arbeitsplatz der Assistenten angezeigt wird, wenn eingehende Gespräche durch die Assistenzfunktion weitergeleitet werden.
Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Aktivieren Sie im Bereich Anrufinformation Name eine der folgenden Optionen.
| Assistenzgruppenleiter | Nur der Name des Assistenzgruppenleiters wird angezeigt |
| Assistenzgruppenleiter – Ursprünglicher Anrufer | Es wird der Name des Assistenzgruppenleiters und rechts daneben der Name des Anrufers angezeigt. |
| Ursprünglicher Anrufer – Assistenzgruppenleiter | Es wird der Name des Anrufers und rechts daneben der Name des Assistenzgruppenleiters angezeigt. |
| Ursprünglicher Anrufer | Es wird nur der Name des Anrufers angezeigt. |
Anrufinformation Rufnummer
Legen Sie fest, welche Rufnummer am Arbeitsplatz der Assistenten angezeigt wird, wenn eingehende Gespräche durch die Assistenzfunktion weitergeleitet werden.
Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Aktivieren Sie im Bereich Anrufinformation Rufnummer eine der folgenden Optionen.
| Rufnummer Assistenzgruppenleiter | Die Rufnummer des Assistenzgruppenleiters wird am Arbeitsplatz des Assistenten angezeigt. |
| Rufnummer ursprünglicher Anrufer | Die Rufnummer des ursprünglichen Anrufers wird am Arbeitsplatz des Assistenten angezeigt. |
Abbruch der Anrufübergabe
Sie können festlegen, nach wie vielen Sekunden ein Anruf nach erfolgloser Übergabe wieder zum Assistenten zurückgeleitet werden soll. Zum Beispiel, wenn der Leiter nicht erreichbar ist.
Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Wählen Sie im Bereich Abbruch der Anrufübergabe im Auswahlfeld die Anzahl der Sekunden.
Aktion bei Nichtmelden der Assistenten
Sie können bestimmte Aktionen für Anrufe festlegen, die von Ihren Assistenten nicht angenommen werden.
Wechseln Sie zur Registerkarte Benachrichtigung. Markieren Sie im Bereich Aktion bei Nichtmelden der Assistenten das Kontrollkästchen Aktion bei Nichtannahme. Geben Sie im Eingabefeld die Anzahl der Sekunden ein, nach der die Aktion ausgeführt werden soll. Aktivieren Sie danach eine der folgenden Optionen und klicken Sie auf Speichern.
| An Sprachbox des Leiters | Anrufe werden bei Nichtannahme der Assistenten an die Sprachbox des Leiters weitergeleitet. |
| Weiterleitung an folgende Rufnummer: | Geben Sie im Eingabefeld eine interne oder externe Rufnummer ein, an die Anrufe bei Nichtannahme der Assistenten weitergeleitet werden sollen. |
| Verwendung 'Rufweiterleitung bei Nichtmelden" des Leiters | Anrufe werden gemäß der Einstellung 'Rufweiterleitung bei Nichtmelden' des Leiters behandelt. |
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Apple, das Apple-Logo, Mac, OS X und iPhone sind Marken der Apple Inc., die in den USA und weiteren Ländern eingetragen sind.
App Store ist eine Dienstleistungsmarke der Apple Inc.
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