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Meeting Add-In der Cloud PBX 2.0

Mithilfe des Cisco Webex Scheduler können Sie einfach und unkompliziert Cloud PBX 2.0 Meetings und Konferenzen zu Ihren Outlook-Terminen hinzufügen. Die Konferenzdetails inkl. Zugangsdaten werden automatisch zu Ihren Outlook-Terminen hinzugefügt.

Die Einrichtung erfolgt in zwei Schritten: Zuerst wird der Cisco Webex Scheduler durch Ihren Microsoft Office 365 Admin zugewiesen und automatisch installiert und danach durch den Nutzer konfiguriert.

Voraussetzung

Damit Sie das Meeting Add-In für Outlook nutzen können, muss an Ihrem Arbeitsplatz das Zusatz-Paket Konferenz Plus oder Konferenz Premium gebucht sein. Die Buchung erfolgt durch Ihren Administrator. Weitere Informationen finden Sie unter Konferenz Zusatz-Paket: Basic / Plus / Premium (Cloud PBX 2.0)

Installation und Zuweisung des Cisco Webex Scheduler für Microsoft Office 365

Die Installation des Cisco Webex Scheduler erfolgt über die Microsoft AppSource und erfordert eine Zuweisung der App durch den Administrator Ihres Microsoft Office 365 Enterprises. Nach der Zuweisung des Cisco Webex Schedulers wird dieser automatisch installiert. Die Zuweisung durch den Administrator erfolgt in wenigen Schritten:

  • Rufen Sie die Microsoft AppSource Seite des Cisco Webex Scheduler auf und klicken Sie auf Jetzt Herunterladen.
  • Überprüfen Sie Ihre Account Informationen und klicken Sie auf Jetzt herunterladen.

  • Sie werden nun ins Microsoft 365 Admin Center weitergeleitet um die App den Nutzern Ihres Enterprises zur Verfügung zu stellen.

  • Entscheiden Sie, ob die App nur Ihnen selbst, Ihrer gesamten Organisation oder nur bestimmten Nutzern oder Gruppen zugewiesen werden soll. Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Klicken auf Weiter.

  • Akzeptieren Sie nun die Berechtigungsanforderungen des Cisco Webex Schedulers. Klicken Sie dafür unter App-Berechtigungen und App-Funktionen rechts auf Berechtigungen akzeptieren. Es öffnet sich ein neues Browserfenster, indem Sie sich mit Ihrem Microsoft Office 365 Account anmelden und die Berechtigungsanforderungen akzeptieren müssen. Das Browserfenster schließt sich und Sie können mit Klicken auf Weiter fortfahren.

  • Überprüfen Sie nun die Bereitstellung des Cisco Webex Schedulers und bestätigen Sie mit Bereitstellung fertig stellen.


Nachdem die Bereitstellung des Cisco Webex Schedulers bearbeitet wurde, wird dieser automatisch für die zugewiesenen Nutzer installiert und die Nutzer per E-Mail über die Bereitstellung informiert. Die Nutzer müssen nun den Cisco Webex Scheduler konfigurieren, damit dieser genutzt werden kann.

Cisco Webex Scheduler konfigurieren

Damit Sie den Cisco Webex Scheduler nutzen können, müssen Sie diesen zuerst konfigurieren:

  • Klicken Sie dafür in Outlook oben links auf Neues Element und wählen Sie dann Besprechung aus.
  • Im rechten Teil der Navigationsleiste finden Sie nun die Schaltfläche des Cisco Webex Schedulers. Klicken Sie auf Webex-Meeting hinzufügen, um die Anmeldung zu beginnen. Eine Willkommensseite öffnet sich auf der Sie auf Steigen Sie ein klicken um fortzufahren.
  • Sie werden nun aufgefordert, Ihre Webex-Site-URL einzugeben. Diese finden Sie im Desktop-Client in den Einstellungen unter Meetings. Kopieren Sie dort die Cloud PBX 2.0-Standard-Site-URL und fügen Sie diese als Webex-Site-URL in Outlook ein. Klicken Sie dann auf Weiter.

    Alternativ finden Sie die Webex-Site-URL auf der Cisco Webex Meetings Webseite. Melden Sie sich mit Ihrem Cloud PBX 2.0 Nutzername (Cloud PBX Benutzername + @deutschland-lan.de) an. Ihre Webex-Site-URL ist Teil der Adresse Ihres persönlichen Raums: Sie beginnt nach https:// und endet nach webex.com. Kopieren Sie diesen Teil und fügen Sie diesen als Webex-Site-URL ein. Klicken Sie dann auf Weiter.
  • Bestätigen Sie nun die Verknüpfung mit Ihrem Office-Account und melden Sie sich dann mit Ihrem Cloud PBX 2.0 Nutzername (Cloud PBX Benutzername + @deutschland-lan.de) an. Das Fenster schließt sich bei erfolgreicher Konfiguration automatisch und Sie können den Cisco Webex Scheduler für Outlook nutzen.
Beispiel Webex-Site-URL

Die Adresse Ihres persönlichen Raums ist beispielsweise https://123456-789.webex.com/meet/beispiel-nutzer.
Ihre Webex-Site-URL lautet somit 123456-789.webex.com.

Funktionen des Cisco Webex Schedulers

Konferenz hinzufügen:

Um einem Termin eine Konferenz hinzuzufügen, klicken Sie einfach oben rechts auf Webex-Meeting hinzufügen. Ihrem Meeting wird nun automatisch eine Konferenz hinzugefügt und die Einwahldaten im Inhalt des Termines eingefügt.

Die Teilnehmer des Termines können nun zu gegebener Zeit durch eine Klick auf Meeting beitreten im Inhalt des Termines Ihrer Konferenz beitreten. Auch Teilnehmer ohne Cloud PBX 2.0 Account können übers Web Ihrer Konferenz problemlos beitreten.

Konferenz entfernen:

Um eine bestehende Konferenz aus einem Termin zu entfernen klicken Sie oberhalb der Adress-Zeilen auf Verwerfen am Ende des Info-Textes zu Ihrer Konferenz.

Konferenz Einstellungen anpassen:

Um die Einstellungen Ihrer Konferenz anzupassen, wie zum Beispiel ändern des Meeting-Passworts oder dem Ernennen von Mitgastgebern, klicken Sie oben rechts im Termin auf Webex-Präferenzen. Ändern Sie die gewünschten Einstellungen im Fenster das sich öffnet und bestätigen Sie durch Klicken auf Aktualisieren.

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