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Zeitpläne verwalten

Zeitpläne benötigen Sie, wenn Sie Cloud-PBX-Funktionen zeitgesteuert aktivieren möchten. Zum Beispiel für eine Rufweiterleitung auf Ihre Sprachbox, die Nachrichten nur am Wochenende aufnehmen soll. Oder für die Assistenzfunktion (Zusatz-Paket), die eingehende Anrufe nur während der Geschäftszeiten an Ihre Assistenten verteilt.

Sie können sowohl Zeitpläne für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens anlegen, als auch Zeitpläne, die nur für die Mitarbeiter einer Gruppe/eines Standorts bestimmt sind. Auf Unternehmens-Ebene angelegte Zeitpläne können Ihre Mitarbeiter weder verändern noch löschen. Sie können jedoch individuelle Zeitpläne auf Arbeitsplatz-Ebene ergänzen und verwalten, siehe Zeitpläne verwalten.

Unter Zeitpläne verwalten sehen Sie alle verfügbaren Zeitpläne auf Unternehmens- und Gruppen-/Standort-Ebene. In der Übersicht werden pro Seite maximal 15 Zeitpläne angezeigt. Die Ansicht ist auf 30 oder 60 Zeitpläne erweiterbar. Wählen Sie dazu links unten das Ansichtsformat. Mit den Schaltflächen Zurück und Weiter blättern Sie durch die einzelnen Seiten.

Inhaltsverzeichnis

Seite 1:
Zeitpläne
Zeitpläne hinzufügen

Sie können Zeitpläne auf Unternehmens- oder auf Gruppen-/Standort-Ebene hinzufügen.

  • Um eine Ebene auszuwählen, wechseln Sie zur Registerkarte Unternehmen oder Gruppen/Standorte.
  • Klicken Sie auf Zeitplan hinzufügen.
  • Geben Sie den Namen des Zeitplans ein.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Sie haben einen neuen Zeitplan hinzugefügt.

  • Fügen Sie Ihrem Zeitplan ein oder mehrere Ereignisse hinzu.
Zeitpläne suchen

In der Übersicht können Sie gezielt nach Zeitplänen suchen.

  • Um eine Ebene auszuwählen, wechseln Sie zur Registerkarte Unternehmen oder Gruppen/Standorte.
  • Geben Sie im Suchfeld den Namen des Zeitplans ein.
  • Drücken Sie die Taste Enter.
  • Das Suchergebnis wird in der Zeitplan-Übersicht angezeigt.

  • Um die Suche aufzuheben, klicken Sie rechts im Suchfeld auf das X.
Zeitpläne umbenennen
  • Um eine Ebene auszuwählen, wechseln Sie zur Registerkarte Unternehmen oder Gruppen/Standorte.
  • Um die Liste aller Zeitpläne zu verkürzen, nutzen Sie die Suchfunktion.
  • Klicken Sie auf Bearbeiten des Zeitplans.
  • Klicken Sie im Auswahlmenü auf Umbenennen.
  • Überschreiben Sie den Namen des Zeitplans.
  • Bestätigen Sie die Änderung mit Speichern.
  • Sie haben einen Zeitplan umbenannt.

Zeitpläne löschen

Sie können einen Zeitplan mit allen zugeordneten Ereignissen löschen.

  • Um eine Ebene auszuwählen, wechseln Sie zur Registerkarte Unternehmen oder Gruppen/Standorte.
  • Klicken Sie auf Bearbeiten des Zeitplans.
  • Klicken Sie im Auswahlmenü auf Löschen.
  • Sie haben einen Zeitplan mit allen Ereignissen gelöscht.

Ereignisse

Mit Zeitplänen bestimmen Sie, wann eine Cloud-PBX-Funktion aktiviert wird. Den Zeitraum, in dem die Funktion aktiv sein soll, nennt man in einem Zeitplan Ereignis. Ein Zeitplan kann ein Ereignis oder mehrere enthalten. Zum Beispiel:

Ein Ereignis: „montags ganztägig“.
Mehrere Ereignisse: „montags von 8 bis 12 Uhr“ / „samstags und
sonntags ganztägig“ / „am 24. März“.

Die einzelnen Ereignisse in einem Zeitplan lassen sich separat anzeigen, bearbeiten und löschen.

Parameter von Ereignissen

Ereignis hinzufügen

Ereignis NameDer Name des Ereignisses, zum Beispiel „Mo-Fr 08:00 – 18:00 Uhr“.

Zeitraum

Datum Start und Ende

Das Start- und Ende-Datum des Ereignisses. Beide Daten sind relevant, wenn Sie einmalige Ereignisse konfigurieren, zum Beispiel den Ereignis-Zeitraum vom 01.01.2016 bis zum 03.01.2016.

Wichtig: Wenn Sie Wiederholungen für Ereignisse konfigurieren, setzen Sie das Start- und das Ende-Datum auf das gleiche Datum, egal welches.

Uhrzeit Start und EndeDie Start- und Ende-Uhrzeit des Ereignisses. Die Uhrzeit ist sowohl für einmalige Ereignisse als auch für Ereignis-Wiederholungen relevant. Sie können zum Beispiel den Zeitraum „Mo-Fr, 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr“, jede Woche wiederholen lassen, um die Geschäftszeiten in einem Ereignis abzubilden.
Ganztägiges EreignisDas ganztägige Ereignis gilt von 00:00 Uhr bis 23:59 Uhr. Bei Auswahl brauchen Sie keine Start- und Ende-Uhrzeit anzugeben.

Wiederholung

Wiederholung

Sie können eine tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche Wiederholung einstellen. Wenn Sie keine Wiederholung wünschen, belassen Sie die Auswahl auf „Nie“.

Wichtig: Wenn Sie Wiederholungen für Ereignisse konfigurieren, setzen Sie das Start- und das Ende-Datum auf das gleiche Datum, egal welches.

IntervallDas Intervall bezieht sich auf die ausgewählte Wiederholungsart. Eine wöchentliche Wiederholung mit dem Intervall 1, wiederholt sich jede Woche. Eine tägliche Wiederholung mit dem Intervall 2, jeden zweiten Tag und eine monatliche Wiederholung mit dem Intervall 3, einmal im Quartal.
Wochentage Die Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie wöchentliche Wiederholung auswählen. Markieren Sie die Tage, die Sie wöchentlich wiederholen lassen wollen. Wenn Sie zum Beispiel Samstag und Sonntag markieren und eine wöchentliche Wiederholung mit dem Intervall 1 einstellen, gilt das Ereignis an jedem Wochenende.
Am <1> des MonatsDie Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie monatliche Wiederholung auswählen. Geben Sie den Tag des Monats ein (1 bis 31), den Sie monatlich wiederholen lassen wollen. Wenn Sie 15 eingeben und als Intervall 2 wählen, gilt Ihr Ereignis jeden zweiten Monat am 15.
Den <ersten><Donnerstag> des MonatsDie Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie monatliche Wiederholung auswählen. Sie können jeden ersten, zweiten, dritten oder vierten Wochentag im Monat für die Wiederholung auswählen.
Am <1> <September>Die Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie jährliche Wiederholung auswählen. Geben Sie das Datum ein, dass sich jährlich wiederholen soll.
Am <ersten><Donnerstag> im <September>Die Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie jährliche Wiederholung auswählen. Sie können jeden ersten, zweiten, dritten oder vierten Wochentag im Monat für die Wiederholung auswählen.

Wiederholung beenden

NieAktivieren Sie die Option, wenn die Wiederholung nicht beendet werden soll.
Nach <1> MalSie können ein Ereignis nach x-maliger Wiederholung beenden lassen. Geben Sie dazu die Anzahl an Wiederholungen ein.
Datum <01.01.2016>Sie können ein spezifisches Datum eingeben, an dem die Wiederholung beendet werden soll.

Ereignisse hinzufügen

Sie können einem Zeitplan ein Ereignis oder mehrere hinzufügen.

  • Um eine Ebene auszuwählen, wechseln Sie zur Registerkarte Unternehmen oder Gruppen/Standorte.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten des Zeitplans.
  • Klicken Sie im Auswahlmenü auf Ereignis hinzufügen.
  • Geben Sie im Eingabefeld den Namen des Ereignisses an, zum Beispiel „Mo-Fr 08:00 – 18:00 Uhr“.
  • Legen Sie den Zeitraum des Ereignisses fest. Geben Sie das Start- und Ende- Datum sowie die Start- und Ende-Uhrzeit ein. Wenn es sich um ein ganztägiges Ereignis handelt, markieren Sie das Kontrollkästchen Ganztägiges Ereignis.
  • Legen Sie fest, ob sich das Ereignis wiederholen soll.

    • Wiederholung:

      • Setzen Sie das Start- und Ende-Datum im Bereich Zeitraum auf das gleiche Datum.
      • Wählen Sie die Art der Wiederholung und das zugehörige Intervall.
      • Legen Sie die Parameter der Wiederholung fest.
      • Wählen Sie aus, wann die Wiederholung beendet werden soll.
    • Keine Wiederholung:

      • Wählen Sie im Auswahlmenü die Option Nie.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Sie haben Ihrem Zeitplan ein neues Ereignis hinzugefügt.

  • Alle Ereignisse können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Details des Zeitplans einblenden.
  • Wenn Sie weitere Ereignisse hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Einrichtungsschritte.

Ereignisse bearbeiten
  • Um eine Ebene auszuwählen, wechseln Sie zur Registerkarte Unternehmen oder Gruppen/Standorte.
  • Um die Liste aller Zeitpläne zu verkürzen, nutzen Sie die Suchfunktion.
  • Klicken Sie auf Details des Zeitplans. Alle zugeordneten Ereignisse werden angezeigt.
  • Klicken Sie auf Bearbeiten des Ereignisses.
  • Klicken Sie im Auswahlmenü auf Anzeigen / Bearbeiten. Sie gelangen in den Bereich Ereignis hinzufügen.
Ereignisse löschen

Sie können ein einzelnes Ereignis eines Zeitplans löschen.

  • Um eine Ebene auszuwählen, wechseln Sie zur Registerkarte Unternehmen oder Gruppen/Standorte.
  • Klicken Sie auf Details des Zeitplans. Alle zugeordneten Ereignisse werden angezeigt.
  • Klicken Sie auf Bearbeiten des Ereignisses.
  • Klicken Sie im Auswahlmenü auf Löschen.
  • Sie haben ein Ereignis eines Zeitplans gelöscht.

Musterbeispiele für Zeitpläne

Legen Sie einen Zeitplan immer mit seinem zeitlichen Gegenstück an.
Für den Zeitplan „Geschäftszeiten“ zum Beispiel, konfigurieren Sie auch den Zeitplan „Außerhalb Geschäftszeiten“. So wird die Auswahl der passenden Zeitpläne in Funktionen auf Gruppen- und Arbeitsplatz-Ebene vereinfacht.

Zeitplan:Geschäftszeiten

Zeitplan

NameGeschäftszeiten

Ereignis 1

Ereignis NameMo-Fr 08:00 – 18:00 Uhr
Datum Start01.01.2016
Datum Ende01.01.2016
Uhrzeit Start08:00 Uhr
Uhrzeit Ende18:00 Uhr
WiederholungWöchentlich
Intervall1
WochentageMontag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag
Wiederholung beendenNie

Zeitplan: Außerhalb Geschäftszeiten

Zeitplan

NameAußerhalb Geschäftszeiten

Ereignis 1

Ereignis NameMo-Fr 00:00 – 07:59 Uhr
Datum Start01.01.2016
Datum Ende01.01.2016
Uhrzeit Start00:00 Uhr
Uhrzeit Ende07:59 Uhr
WiederholungWöchentlich
Intervall1
WochentageMontag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag
Wiederholung beendenNie

Ereignis 2

Ereignis NameMo-Fr 18:00 – 23:59 Uhr
Datum Start01.01.2016
Datum Ende01.01.2016
Uhrzeit Start18:00 Uhr
Uhrzeit Ende23:59 Uhr
WiederholungWöchentlich
Intervall1
WochentageMontag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag
Wiederholung beendenNie

Ereignis 3

Ereignis NameSa-So
Datum Start01.01.2016
Datum Ende01.01.2016
Ganztägiges EreignisJa
WiederholungWöchentlich
Intervall1
WochentageSamstag, Sonntag
Wiederholung beendenNie

Ereignis 4

Ereignis NameWeihnachten 2016
Datum Start24.12.2016
Datum Ende26.12.2016
Ganztägiges EreignisJa
WiederholungNie

Zeitplan: Immer aktiv

Zeitplan

NameImmer aktiv

Ereignis 1

Ereignis NameJeder Tag
Datum Start01.01.2016
Datum Ende01.01.2016
Ganztägiges EreignisJa
WiederholungTäglich
Intervall1
Wiederholung beendenNie

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