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Sprachbox
Die Sprachbox ist Ihr Cloud PBX Anrufbeantworter, den Sie von allen zugewiesenen Endgeräten und Clients erreichen. In den Sprachbox-Einstellungen können Sie die Art der Benachrichtigung über neue Sprachnachrichten festlegen, Alias-Rufnummern für die Fernabfrage eintragen und persönliche Ansagen bei Besetzt und bei Nichtmelden verwalten. Zur Aufnahme von persönlichen Ansagen steht Ihnen die Aufnahmefunktion im Sprachbox-Menü zur Verfügung, das Sie von Ihren Endgeräten und Clients erreichen. Sie können auch individuelle Audiodateien erstellen, die Sie in die Cloud PBX hochladen, und als benutzerdefinierte Ansagen in Ihrer Sprachbox einbinden.
Inhaltsverzeichnis
Jedem Cloud PBX Arbeitsplatz ist eine Sprachbox zugeordnet. Sie ist nach der Ersteinrichtung Ihres Arbeitsplatzes aber noch nicht aktiviert. Damit Sie die Sprachbox nutzen können, sind noch zwei Schritte notwendig:
1. Personalisieren Sie Ihre Sprachbox mit Ihrem Namen oder einer persönlichen Ansage und legen Sie die Sprachbox PIN fest.
2. Aktivieren Sie die Sprachbox mit einer Rufweiterleitung.
Name aufnehmen und Sprachbox PIN festlegen
Wenn Sie das erste Mal Ihre Sprachbox anrufen, müssen Sie Ihren Namen aufnehmen und Ihre Sprachbox PIN festlegen. Ihr Name wird für die Standardansage der Sprachbox verwendet. Mit der Sprachbox PIN schützen Sie Ihre persönlichen Nachrichten vor unberechtigten Zugriffen.
Rufen Sie die Sprachbox von einem Endgerät oder Client Ihres Arbeitsplatzes an. Tippen Sie dazu auf die Sprachbox-Funktionstaste (siehe Beschreibung Ihres Endgeräts) oder wählen Sie den Funktionscode *86. Folgen Sie den Anweisungen im Sprachbox-Menü, um die nachfolgenden Einrichtungsschritte durchzuführen:
- Nehmen Sie Ihren Namen auf.
- Legen Sie Ihre Sprachbox PIN fest.
- Wenn Sie statt einer Standardansage eine benutzerdefinierte Ansage bei Nichtmelden und bei Besetzt bevorzugen, nehmen Sie beide Ansagen auf.
- Trennen Sie die Verbindung zur Sprachbox.
Sie haben Ihre Sprachbox personalisiert und eine Sprachbox PIN zum Schutz Ihrer Nachrichten festgelegt.
Bei Aufnahme einer neuen Ansage wird die bereits bestehende Ansage überschrieben. Wenn Sie mehrere Ansagen nutzen möchten, nutzen Sie die Option über Audiodateien verwalten, und fügen Sie die Audiodatei als Datei zu Ihrem Arbeitsplatz hinzu.
Sprachbox mit einer Rufweiterleitung aktivieren
Wählen Sie, ob Sie eingehende Anrufe sofort oder unter den Bedingungen „Besetzt“ und/oder „Nichtmelden“ an Ihre Sprachbox weiterleiten möchten. Zur Einrichtung einer Rufweiterleitung, siehe Rufweiterleitung.
Den Eingang neuer Nachrichten auf Ihrer Sprachbox können Sie sich an Ihren Endgeräten und Clients anzeigen lassen. Zusätzlich können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung aktivieren, mit der Ihnen auf Wunsch auch die Sprachnachricht als Audiodatei zugestellt wird.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Nachrichteneingang.
Benachrichtigung durch Anzeige an Endgeräten/Clients:
- Aktivieren Sie die Option Anzeige am jeweiligen Endgerät von noch nicht abgehörten Nachrichten.
- Wenn Sie eine zusätzliche E-Mail-Benachrichtigung wünschen, markieren Sie das Kontrollkästchen Zusätzliche E-Mail-Benachrichtigung. Tragen Sie im Eingabefeld die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
- Wenn Sie eine Kopie der Sprachnachricht per E-Mail erhalten möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen Kopie der Sprachnachricht an E-Mail-Adresse senden. Tragen Sie im Eingabefeld die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
Ausschließliche E-Mail-Benachrichtigung:
- Aktivieren Sie im Bereich Nachrichteneingang die Option Sprachnachrichten an E-Mail-Adresse weiterleiten. Tragen Sie im Eingabefeld die E-Mail-Adresse des Empfängers ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sie haben die Benachrichtigungen über neue Sprachnachrichten festgelegt.
Sprachbox PIN Abfrage ausschalten
Damit Sie nicht jedes Mal Ihre Sprachbox PIN eingeben müssen, wenn Sie die Sprachbox von Ihren Cloud PBX Endgeräten oder Clients aus anrufen, können Sie die Abfrage ausschalten.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Nachrichteneingang.
- Markieren Sie im Bereich Optionen das Kontrollkästchen Automatisches Login bei Anrufen von meinen Endgeräten.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sie haben die Sprachbox PIN Abfrage bei Anrufen von Ihren Cloud PBX Endgeräten ausgeschaltet.
Wenn Sie eine z.B. bei "Anruf bei Besetzt" oder "Nichtmelden" eine neue Sprachbox-Ansage aufnehmen wollen, ohne die existierende zu löschen, beachten Sie bitte folgende Schritte:
- Das sprachgeführte Portal *62 oder 78862 aufrufen.
- Wählen Sie unter „Menüpunkt 2“ „Aufnehmen einer neuer Ansagedatei“ aus.
- Speichern Sie Ihre Aufnahme.
- Diese Aufnahme können Sie bei der jeweiligen Sprachbox im BSP-Portal unter Sprachbox / Ansagen (in der Expertenansicht) zuweisen.
Ihre existierenden Sprachbox-Aufnahmen bleiben so unverändert.
Voraussetzung:
Die Sprachbox erreichen Sie im Fernzugriff mit Alias-Rufnummern ausschließlich über das sprachgeführte Portal. Zur Einrichtung eines sprachgeführten Portals wenden Sie sich an Ihren Administrator.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Alias-Rufnummern.
- Tragen Sie im Eingabefeld Alias-Rufnummern die Rufnummer ein, die Sie für den Fernzugriff auf Ihre Sprachbox berechtigen möchten.
Wenn Sie weitere Rufnummern eintragen möchten, klicken Sie auf den Link Weitere Rufnummern hinzufügen und tragen Sie die Rufnummern ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sie haben eine oder mehrere Rufnummern für den Fernzugriff auf Ihre Sprachbox berechtigt.
In der Sprachbox können Sie eine Standardansage verwenden und/oder benutzerdefinierte Ansagen bei Besetzt und Nichtmelden einrichten. Außerdem können Sie die Möglichkeit zur Aufnahme von Nachrichten nach der Ansage ausschalten.
Sie haben zwei Möglichkeiten Ihren Namen und benutzerdefinierte Ansagen zu erstellen:
1. Sie sprechen Ihren Namen und Ihre Ansagen im Menü der Sprachbox auf.
2. Sie erstellen individuelle Audiodateien mit Ihrem Namen und Ihren Ansagen und laden Sie auf Arbeitsplatz-Ebene unter Audiodateien verwalten hoch. Sie gelangen mit dem Funktionscode *86 direkt zu Ihrer Sprachbox.
Ihre Sprachboxansagen und die hochgeladenen Audiodateien stehen Ihnen in den Auswahlmenüs der Ansage-Einstellungen zur Verfügung.
Standard-Ansage / Ihren Namen verwenden
Sie können Ihren Namen für die Standardansage auswählen. Die Standardansage wird abgespielt, wenn Sie keine benutzerdefinierten Ansagen bei Besetzt und Nichtmelden einrichten.
Voraussetzung:
Sie haben einen Namen im Menü der Sprachbox aufgenommen und/oder eine Audiodatei mit Ihrem Namen in die Cloud PBX hochgeladen.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Ansagen.
- Klicken Sie im Bereich Standard-Ansage auf das Auswahlfeld Wählen Sie hier die Datei aus. Die Sprachboxaufnahme und Ihre hochgeladenen Audiodateien erscheinen im Auswahlbereich.
- Wählen Sie eine Datei.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sie haben einen personalisierten Namen für die Standardansage ausgewählt.
Beachten Sie, dass die Funktion der Standard-Ansage gedacht ist als hinterlegter Name des Arbeitsplatzes. Nach Abspielen des Namens wird ein zusätzlicher Test wie "ist besetzt" oder "kann Ihren Anruf zur Zeit nicht entgegen nehmen" abgespielt.
Ist das nicht gewünscht verwenden Sie bitte die individuellen Ansagen bei Besetzt oder Nichtmelden.
Ansage bei Besetzt
Sie können wählen, ob bei Besetzt die Standardansage oder eine benutzerdefinierte Ansage verwendet werden soll.
Voraussetzung:
Sie haben einen Namen und eine benutzerdefinierte Ansage im Menü der Sprachbox aufgenommen und/oder individuelle Ansagen als Audiodateien in die Cloud PBX hochgeladen.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Ansagen.
- Standardansage verwenden:
- Aktivieren Sie im Bereich Ansage bei Besetzt die Option Standardansage verwenden.
- Benutzerdefinierte Ansage verwenden:
- Aktivieren Sie die Option Benutzerdefiniert. Die Sprachboxaufnahmen und Ihre hochgeladenen Audiodateien erscheinen im Auswahlbereich.
- Wählen Sie eine Datei.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sie haben eine Ansage bei Besetzt ausgewählt.
Ansage bei Nichtmelden
Sie können wählen, ob bei Nichtmelden die Standardansage oder eine benutzerdefinierte Ansage verwendet werden soll. Die Anzahl der Klingelzeichen, bevor die Ansage abgespielt wird, entspricht der eingestellten Klingelzahl der Rufweiterleitung Nichtmelden.
Voraussetzung:
Sie haben einen Namen und eine benutzerdefinierte Ansage im Menü der Sprachbox aufgenommen und/oder individuelle Ansagen als Audiodateien in die Cloud PBX hochgeladen.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Ansagen.
Standardansage verwenden:
- Aktivieren Sie im Bereich Ansage bei Nichtmelden die Option Standardansage verwenden.
Benutzerdefinierte Ansage verwenden:
- Aktivieren Sie die Option Benutzerdefiniert. Die Sprachboxaufnahmen und Ihre hochgeladenen Audiodateien erscheinen im Auswahlbereich.
- Wählen Sie eine Datei.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sie haben eine Ansage bei Nichtmelden ausgewählt.
Weitere Optionen nach Abspielen der Ansage
Sie können die Möglichkeit zur Aufnahme von Nachrichten ausschalten. Zum Beispiel, wenn Sie Anrufern durch Ihre Ansage mitteilen möchten, dass sich Ihre Telefonnummer geändert hat. Darüber hinaus können Sie einstellen, ob Sie den Anruf nach der Ansage beenden oder an eine andere Zielrufnummer weiterleiten möchten.
- Wechseln Sie zur Registerkarte Ansagen.
Wenn Sie das Aufsprechen von Nachrichten unterbinden möchten, markieren Sie im Bereich Weitere Optionen nach Abspielen der Ansage das Kontrollkästchen Aufsprechen von Nachrichten deaktivieren.
- Wenn der Anruf nach der Ansage beendet werden soll, aktivieren Sie die Option Anruf nach Ansage beenden.
- Wenn der Anruf nach der Ansage weitergeleitet werden soll, aktivieren Sie die Option Anruf nach Ansage weiterleiten und geben im Eingabefeld die Zielrufnummer ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Sie haben die Möglichkeit zum Aufsprechen von Nachrichten in Ihrer Sprachbox ausgeschaltet.
Den Posteingang Ihrer Sprachbox erreichen Sie von jedem Ihrer Cloud PBX Endgeräte, Desktop- und Mobile-Clients. Tippen Sie dazu auf die Sprachbox-Funktionstaste (siehe Beschreibung Ihres Endgeräts) oder wählen Sie den Funktionscode *86. Sie können den Posteingang Ihrer Sprachbox auch über das sprachgeführte Portal erreichen. Zur Einrichtung eines sprachgeführten Portals wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Sobald Sie sich in der Sprachbox mit Ihrer Sprachbox PIN authentifiziert haben, werden neue Nachrichten automatisch abgespielt. Im Sprachbox-Menü haben Sie die Möglichkeit Nachrichten nach dem Abhören zu löschen, zu speichern oder erneut abzuhören. Für eine vollständige Übersicht des Sprachbox-Menüs, siehe Übersicht Sprachbox-Menü.
| Endgerät | Ziel | Aktion |
Cloud PBX Endgerät | Posteingang Sprachbox | Funktionscode *86 |
Cloud PBX Endgerät | Sprachgeführtes Portal | Sprachbox-Funktionstaste oder Funktionscode *62 |
MagentaEINS Business integriertes Mobiltelefon | Posteingang Sprachbox | Kurzwahl 78886 |
MagentaEINS Business integriertes Mobiltelefon | Sprachgeführtes Portal | Zifferntaste  lange gedrückt lassen,wählen mit Call-Back oder Kurzwahl 78862 |
Mobile-Client ohne MagentaEINS Business Integration | Posteingang Sprachbox | Kurzwahl 78886 mit Call-Back wählen |
Mobile-Client ohne MagentaEINS Business Integration | Sprachgeführtes Portal | Zifferntaste lange gedrückt halten, wählen mit Call-Back |
Fernabfrage über Alias-Rufnummer | Sprachgeführtes Portal | Rufnummer des sprachgeführten Portals* |
Abfrage von anderem Arbeitsplatz aus | Sprachgeführtes Portal | Informationen zu dieser Funktion weiter unten |
Wenn Sie Ihre Sprachbox abfragen möchten während Sie sich mit Ihrem Handy im Ausland befinden, nutzen Sie die beschriebenen Möglichkeiten mit Call-Back.
* Wenn Sie sich im Ausland befinden, müssen Sie zur Abfrage die Vorwahl +49 vor die Alias-Rufnummer des sprachgeführten Portals setzen.
Sprachbox von einem anderen Arbeitsplatz aus abfragen
Abfrage eines Arbeitsplatzes der eigenen Cloud PBX:
- Bei dem Arbeitsplatz, von dem aus Sie Ihre Sprachbox abhören wollen, muss die Option Automatisches Login bei Anrufen von meinen Endgeräten deaktiviert sein. Diese Option finden Sie in MyPortal unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste → Sprachbox unter dem Reiter Nachrichteneingang im Bereich Optionen.
Um nun Ihre Sprachbox über das Sprachgeführte Portal abzuhören, wählen Sie *62 (oder die individuelle Rufnummer des Sprachgeführten Portals), dann wählen Sie den Menüpunkt * und geben Sie dann die interne Rufnummer Ihres Arbeitsplatzes und die PIN Ihrer Sprachbox an.
Abfrage eines Arbeitsplatzes einer anderen Cloud PBX:
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um Ihre Sprachbox von einem Arbeitsplatzes einer anderen Cloud PBX aus abzuhören:
- Die Rufnummer des Arbeitsplatzes, von dem aus Sie Ihre Sprachbox abhören wollen, muss als Alias-Rufnummer bei Ihrem Arbeitsplatz eingetragen sein.
- Bei dem Arbeitsplatz, von dem aus Sie Ihre Sprachbox abhören wollen, muss die Option Automatisches Login bei Anrufen von meinen Endgeräten deaktiviert sein. Diese Option finden Sie in MyPortal unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste → Sprachbox unter dem Reiter Nachrichteneingang im Bereich Optionen.
Um nun Ihre Sprachbox über das Sprachgeführte Portal abzuhören, wählen Sie *62 (oder die individuelle Rufnummer des Sprachgeführten Portals), dann wählen Sie den Menüpunkt * und geben Sie dann die interne Rufnummer Ihres Arbeitsplatzes und die PIN Ihrer Sprachbox an.
Als Administrator können Sie die Sprachbox PIN eines Arbeitsplatzes unter Mein Unternehmen > Arbeitsplätze verwalten > Arbeitsplatz bearbeiten zurücksetzen. Beachten Sie bitte, dass nach dem Zurücksetzen der Benutzer die Sprachbox anrufen muss, um eine neue Sprachbox PIN zu vergeben.
Das Sprachbox-Menü erreichen Sie von Ihren Endgeräten und Clients, indem Sie auf die Sprachbox-Funktionstaste tippen oder den Funktionscode *86 wählen. Im Sprachbox-Menü können Sie Ihre Nachrichten abhören, Ihre persönlichen Ansagen verwalten oder Ihre Sprachbox PIN ändern.
Im Sprachbox-Menü werden Ihnen alle Menüpunkte angesagt. Um einen Menüpunkt auszuwählen, drücken Sie die entsprechende Nummerntaste [1-9]. Mit der Raute-Taste [#] wird die Ansage des aktuell ausgewählten Menüs wiederholt. Mit der Taste Null [0] gelangen Sie zum vorhergehenden Menüpunkt.
In der nachfolgenden Übersicht sehen Sie den gesamten Sprachbox-Menüplan mit allen Steuercodes, die Sie zur schnellen Navigation und Funktionsauswahl benötigen.
Menü Sprachbox
# | Menü wiederholen | ||
1 | Nachricht abhören | ||
# | Nachricht speichern | ||
7 | Nachricht löschen | ||
1 | Nachricht wiederholen | ||
4 | Vorhergehende Nachricht abhören | ||
5 | Nachrichteninformationen abspielen | ||
6 | Nächste Nachricht abhören | ||
8 | Anrufer zurückrufen | ||
0 | Zurück zum vorhergehenden Menü | ||
2 | Ansage ändern bei Besetzt | ||
# | Menü wiederholen | ||
1 | Neue Ansage aufnehmen | ||
2 | Ansage abspielen | ||
3 | Standardansage wiederherstellen | ||
0 | Zurück zum vorhergehenden Menü | ||
3 | Ansage ändern bei Nichtmelden | ||
# | Menü wiederholen | ||
1 | Neue Ansage aufnehmen | ||
2 | Ansage abspielen | ||
3 | Standardansage wiederherstellen | ||
0 | Zurück zum vorhergehenden Menü | ||
7 | Alle Nachrichten löschen | 1 | Bestätigung |
* | Abbrechen | ||
8 | Sprachbox-PIN | # | Bestätigung der PIN |
* | Zurück zum vorhergehenden Menü | ||
9 | Ihren Namen aufsprechen | ||
# | Menü wiederholen | ||
1 | Ihren Namen aufsprechen | ||
2 | Ihren Namen abspielen | ||
0 | Zurück zum vorhergehenden Menü | ||
0 | Zurück zum sprachgeführten Portal |