Meeting

Der persönliche Raum ist Ihr individueller Konferenzraum, der Ihnen jederzeit für Ad-Hoc oder geplante Meetings zur Verfügung steht. Klicken Sie unter Meetings  in der Menüleiste. Dann auf , und auf  Meeting Starten.

Meeting-Daten teilen vor dem Meeting

Um andere Personen zu Ihrem Persönlichen Meetingraum einzuladen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wenn Sie die Informationen zu Ihrem Persönlichen Meetingraum schon vor Beginn des Meeting zukommen lassen möchten, klicken Sie auf Meetings  → Personal Room Info .

Hier können Sie nun entweder lange auf Videoadresse klicken, wodurch die Videoadresse in Ihre Zwischenablage Kopiert wird, oder Sie klicken auf Teilen . In der Teilen Funktion können Sie die Videoadresse nun auf verschiedensten Plattformen teilen.

Meeting-Daten teilen während des laufenden Meetings

Option1:

Um Personen während des laufenden Meetings hinzuzufügen, können Sie in der Mitte des Bildschirms auf Personen einladen klicken.

Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Senden.

Option 2:
Sie können auch über Info  auf Ihre Meeting-Link zugreifen, und diese Teilen. 

Drücken Sie auf Teilen , um Ihre Meeting-Link direkt über verschiedene Wege zu versenden, oder klicken Sie auf Kopieren , um den Meeting-Link in die Zwischenablage zu kopieren.

Als Mitglied eines Bereiches können Sie jederzeit ein Meeting mit den Teilnehmern des Bereiches starten. Klicken Sie dafür einfach im Chat auf Treffen oben rechts und dann auf Dem Meeting beitreten. Den übrigen Teilnehmern wird das Meeting angezeigt und diese können dem Meeting beitreten oder die Einladung ablehnen.

Wenn Sie Meeting planen, können Sie die Funktion Meeting ansetzen nutzen, die Sie unter Meetings  finden. Das Planen eines Meetings erfolgt in wenigen Schritten:

1. Klicken Sie auf Meeting ansetzen.

   

2. Geben Sie die grundlegenden Informationen des Meetings an:
   • Legen Sie das Thema des Meetings fest.
   • Geben Sie Datum, Uhrzeit und Dauer an.
   • Wählen Sie rechts anhand von Namen oder E-Mail-Adresse die Teilnehmer aus, die zum Meeting eingeladen werden sollen.
3. Versenden Sie die Einladung zum Meeting durch Klicken auf Planung.

Die Teilnehmer erhalten nun eine Einladung zum Meeting und können zu gegebener Zeit dem Meeting beitreten. Bei Änderungen oder Stornierung der Einladung, sendet das System automatisch eine neue E-Mail an alle Teilnehmer, damit diese immer auf dem neuesten Stand sind.

Weitere Optionen

Bei Ansetzen eines Meetings stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung:

• Sie können unter Meeting-Link wählen, ob für das Meeting ein einmaliger Meeting-Link generiert werden soll oder Ihr persönlicher Raum verwendet werden soll.
• Das Passwort für ihr Meeting können Sie zum aktuellen Zeitpunkt im Mobile Client nicht verändern. Sie müssen das benutzen, welches vorgeschlagen wird.
• Tragen Sie unter Beschreibung alle Informationen ein, die Teilnehmer über das anstehende Meeting wissen sollen.

Eine Ende-Zu-Ende Verschlüsselung bietet Ihnen verschlüsselte Verbindungen für Ihre Meetings. Je nachdem welches Meetingpaket Sie besitzen werden Ihnen verschiedene Verschlüsselungen angezeigt:

• Basic: Webex Meetings Pro-End to End Encryption_VoIPonly
• Plus: Webex Meetings Broadworks Standard plus end to end enryption
• Premium: Webex Meetings Broadworks Premium plus end to end encryption

Der Unterschied der Pakete liegt im Umfang der Verschlüsselung. Bei dem Basic Paket haben Sie nur eine VoIP-Verschlüsselung. Bei den Paketen Plus und Premium haben Sie eine VoIP, Content Share und Video-Verschlüsselung.

Bitte beachten Sie, dass die Funktionen Einwahl und Aufnahmen in der Cloud (Premium) durch die Aktivierung der E2E-Verschlüsselung nicht mehr nutzbar sind.

Um E2E-verschlüsselte Meetings über den Mobile-Client der Cloud PBX 2.0 zu planen, müssen Sie die E2E-Verschlüsselung als Standard für Ihre Meetings einstellen. Eine dedizierte Auswahl pro geplantem Meeting ist nicht möglich.

E2E-Verschlüsselung standardmäßig für Ihre Meetings aktivieren:

Wenn alle Ihre Meetings standardmäßig als E2E-Verschlüsselte Meetings eingestellt werden sollen, können Sie dies auf Ihrer Webex-Site einrichten:

1. Melden Sie sich bei Ihrer Webex-Site mit Ihrem Cloud PBX 2.0 Account an.

2. Klicken Sie auf Präferenzen → Ansetzen.

3. Wählen Sie unter Grundlegende Informationen den passenden Meeting-Typ aus. Je nach Konferenzpaket und Einstellungen durch Ihren Administrator stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Weitere Information zum Erstellen von E2E-Verschlüsselten Meetings finden Sie auch in der Cisco Webex Hilfe.

Sie können einem Meeting einfach über den Cloud PBX 2.0 Client beitreten, über den Link in der Einladung oder über die Beitrittsfunktion im Cloud PBX 2.0 Client.

Über Cloud PBX 2.0 Client:

Etwa 5 Minuten vor Beginn eines Meetings erhalten Sie eine Erinnerung / Pop-Up. Sie können dem Meeting einfach beitreten, indem Sie auf den grünen Button im Pop-Up klicken.

Wurde das Meeting noch nicht gestartet hat, läuft die Zeit bis zu Beginn des Meetings herunter. Wenn das Meeting bereits läuft, wird die bisherige Dauer des Meetings angezeigt.

Weiterhin werden Ihnen Ihre anstehenden Cloud PBX 2.0 Meetings auch im Kalender im Client angezeigt. Öffnen Sie dafür Meetings  in der Navigation. Sie können einen Eintrag auswählen und durch Klicken des grünen Buttons (Beitreten oder Start) dem Meetings beitreten oder starten.

Über Einladungslink:

Wenn Sie eine Einladung mit einem Beitrittslink erhalten haben, können Sie dem Meeting einfach durch Klicken auf den Link beitreten. Falls Sie keinen Link bekommen haben, wenden Sie sich an den Gastgeber.

Beitrittsfunktion im Cloud PBX 2.0 Client:

Klicken Sie unter Meetings  in der oberen rechten Ecke auf das +

Dann auf Einem Meeting beitreten und suchen Sie nach Namen, um einem persönlichen Raum beizutreten oder geben Sie eine Meeting-Kennnummer, eine Videoadresse oder einen Meeting-Link ein. Diese Informationen erhalten Sie von dem Gastgeber des Meetings.

Weitere Information finden Sie im Webex Hilfecenter.

Für die Audioeinwahl in ein Meeting gibt es für Sie zwei verschiedene Optionen.

1. Audioeinwahl per Internet: Bei dieser Funktion, wird das Internet genutzt, um eine Audioverbindung herzustellen.
2. Audioeinwahl per Telefon: Hier wird die Audioverbindung per Telefon hergestellt.

Man kann diese Option während des laufenden Meetings auswählen unter Audio-Optionen.

Dann klicken sie auf Audioverbindung ändern.

Dann können Sie auswählen, ob Sie sich per Telefon Einwählen wollen, oder das Internet für die Audioverbindung verwenden wollen. Die andere Option ist, dass Sie vor Meetingstart in dem Vorbereitungsfenster unter Audio-Verbindung auswählen, ob Sie per Internet-Audio beitreten wollen. Oder Sie klicken auf Einwahl, wodurch Sie die Audioeinwahl per Telefon starten.

Weitere Informationen zur Einwahl per Telefon finden Sie im Bereich Call-In-Nutzer.

In einem Meeting haben Mitgastgeber erweiterte Rechte und können den Gastgeber eines Meetings unterstützen. Mitgastgeber können beispielweise Teilnehmer stummen, Teilnehmer im Warteraum ins Meeting einlassen, Teilgruppensitzungen verwalten und vieles mehr. Weitere Informationen zum Mitgastgeber finden Sie hier.

Mitgastgeber während eines Meetings ernennen

Für die Benennung eines Mitgastgebers, müssen Sie während des laufenden Meetings oben rechts auf das mittlere blaue Icon klicken.

Danach wählen Sie den Nutzer aus den Sie zum Mitgastgeber ernennen möchten.

Nun wird Ihnen ein Auswahlfenster angezeigt, unteranderem mit der Option Zum Mitgastgeber ernennen.

Ob die Ernennung erfolgreich war, sehen Sie daran, dass unter dem Namen des Teilnehmers die Rolle Mitgastgeber angezeigt wird.

Moderatoren können in Meetings Präsentationen, Whiteboards, Dokumenten und Applikationen Teilen und Kommentieren wenn der Gastgeber diese Option nicht für Meeting Teilnehmer freigegeben hat. Um während eines Meeting Teilnehmer zum Moderator zu ernennen, müssen Sie während des laufenden Meetings oben rechts auf das mittlere blaue Icon klicken.

Danach wählen Sie den Nutzer aus den Sie zum Moderator ernennen möchten.

Nun wird Ihnen ein Auswahlfenster angezeigt, wählen Sie dort die Option Zum Moderator ernennen.

Können nicht alle Personen an Ihrem geplanten Meeting teilnehmen oder Sie möchten das Gesagte als Referenz festhalten, dann zeichnen Sie als Gastgeber das Meeting auf. Diese Aufzeichnung können Sie später freigeben / versenden. Die Aufzeichnung enthält Audio, Video und Präsentation.

Klicken Sie auf  um das Menü zu öffnen.

Klicken Sie Danach auf Meeting Aufzeichnen.

Und zuletzt auf Aufzeichnung beginnen.

Während der Aufzeichnung sehen Sie und Ihre Teilnehmer ein rotes Symbol unten Links in Ihrem Bildschirm.

Im Basic und Plus Paket können Sie die Meetingaufnahme lokal auf Ihrem Gerät speichern, mit dem Meeting Paket Premium auch im auf dem inkludierten Cloudspeicher.