Meeting

Der persönliche Raum ist Ihr individueller Konferenzraum, der Ihnen jederzeit für Ad-Hoc oder geplante Meetings zur Verfügung steht. Klicken Sie unter Meetings  in der Menüleiste. Dann auf , und auf  Meeting Starten.

Um weitere Personen einzuladen, können Sie während des Meetings auf die Teilnehmerliste , in der oberen rechten Ecke. Danach klicken Sie auf Teilnehmer Hinzufügen 

 Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Senden. 

Alternativ können Teilnehmer auch über den Link Ihres persönlichen Raums beitreten. Sie finden den Link zu Ihrem persönlichen Raum unter Meetings  → Personal Room Info . Während eines laufenden Meetings können Sie sich den Einladungslink anzeigen lassen indem Sie auf das blaue Schild  oben rechts klicken.

Als Mitglied eines Bereiches können Sie jederzeit ein Meeting mit den Teilnehmern des Bereiches starten. Klicken Sie dafür einfach im Chat auf Treffen oben rechts und dann auf Dem Meeting beitreten. Den übrigen Teilnehmern wird das Meeting angezeigt und diese können dem Meeting beitreten oder die Einladung ablehnen.

Wenn Sie Meeting planen, können Sie die Funktion Meeting ansetzen nutzen, die Sie unter Meetings  finden. Das Planen eines Meetings erfolgt in wenigen Schritten:

1. Klicken Sie auf Meeting ansetzen.

   

2. Geben Sie die grundlegenden Informationen des Meetings an:
   • Legen Sie das Thema des Meetings fest.
   • Geben Sie Datum, Uhrzeit und Dauer an.
   • Wählen Sie rechts anhand von Namen oder E-Mail-Adresse die Teilnehmer aus, die zum Meeting eingeladen werden sollen.
3. Versenden Sie die Einladung zum Meeting durch Klicken auf Planung.

Die Teilnehmer erhalten nun eine Einladung zum Meeting und können zu gegebener Zeit dem Meeting beitreten. Bei Änderungen oder Stornierung der Einladung, sendet das System automatisch eine neue E-Mail an alle Teilnehmer, damit diese immer auf dem neuesten Stand sind.

Weitere Optionen

Bei Ansetzen eines Meetings stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung:

• Sie können unter Meeting-Link wählen, ob für das Meeting ein einmaliger Meeting-Link generiert werden soll oder Ihr persönlicher Raum verwendet werden soll.
• Das Passwort für ihr Meeting können Sie zum aktuellen Zeitpunkt im Mobile Client nicht verändern. Sie müssen das benutzen, welches vorgeschlagen wird.
• Tragen Sie unter Beschreibung alle Informationen ein, die Teilnehmer über das anstehende Meeting wissen sollen.

Sie können einem Meeting einfach über den Cloud PBX 2.0 Client beitreten, über den Link in der Einladung oder über die Beitrittsfunktion im Cloud PBX 2.0 Client.

Über Cloud PBX 2.0 Client:

Etwa 5 Minuten vor Beginn eines Meetings erhalten Sie eine Erinnerung / Pop-Up. Sie können dem Meeting einfach beitreten, indem Sie auf den grünen Button im Pop-Up klicken.

Wurde das Meeting noch nicht gestartet hat, läuft die Zeit bis zu Beginn des Meetings herunter. Wenn das Meeting bereits läuft, wird die bisherige Dauer des Meetings angezeigt.

Weiterhin werden Ihnen Ihre anstehenden Cloud PBX 2.0 Meetings auch im Kalender im Client angezeigt. Öffnen Sie dafür Meetings  in der Navigation. Sie können einen Eintrag auswählen und durch Klicken des grünen Buttons (Beitreten oder Start) dem Meetings beitreten oder starten.

Über Einladungslink:

Wenn Sie eine Einladung mit einem Beitrittslink erhalten haben, können Sie dem Meeting einfach durch Klicken auf den Link beitreten. Falls Sie keinen Link bekommen haben, wenden Sie sich an den Gastgeber.

Beitrittsfunktion im Cloud PBX 2.0 Client:

Klicken Sie unter Meetings  in der oberen rechten Ecke auf das +

Dann auf Einem Meeting beitreten und suchen Sie nach Namen, um einem persönlichen Raum beizutreten oder geben Sie eine Meeting-Kennnummer, eine Videoadresse oder einen Meeting-Link ein. Diese Informationen erhalten Sie von dem Gastgeber des Meetings.

Weitere Information finden Sie im Webex Hilfecenter.

In einem geplanten Meeting haben die Mitgastgeber erweiterte Rechte und können den Gastgeber eines Meetings unterstützen. Mitgastgeber können beispielweise Teilnehmer stummen, Teilnehmer im Warteraum ins Meeting einlassen, Teilgruppensitzungen verwalten und vieles mehr. Weitere Informationen zum Mitgastgeber finden Sie hier. Der Mitgastgeber wird nur im Zusatz-Paket Premium angeboten.

In einem persönlichen Raum ist automatisch der Besitzer der Meeting Gastgeber.

Mitgastgeber ernennen

Für die Benennung eines Mitgastgebers, müssen Sie während des laufenden Meetings oben rechts auf das mittlere blaue Icon klicken.

Danach wählen Sie den Nutzer aus den Sie zum Mitgastgeber ernennen möchten.

Nun wird Ihnen ein Auswahlfenster angezeigt, unteranderem mit der Option Zum Mitgastgeber ernennen.

Ob die Ernennung erfolgreich war, sehen Sie daran, dass unter dem Namen des Teilnehmers die Rolle Mitgastgeber angezeigt wird.

Können nicht alle Personen an Ihrem geplanten Meeting teilnehmen oder Sie möchten das Gesagte als Referenz festhalten, dann zeichnen Sie als Gastgeber das Meeting auf. Diese Aufzeichnung können Sie später freigeben / versenden. Die Aufzeichnung enthält Audio, Video und Präsentation.

Klicken Sie auf  um das Menü zu öffnen.

Klicken Sie Danach auf Meeting Aufzeichnen.

Und zuletzt auf Aufzeichnung beginnen.

Während der Aufzeichnung sehen Sie und Ihre Teilnehmer ein rotes Symbol unten Links in Ihrem Bildschirm.

Als Moderator können Sie andere Personen zu dem Bereich hinzufügen und entfernen, den Bereich bearbeiten und andere als Moderatoren zuweisen und entfernen.

Moderatoren können jederzeit in einem Meeting die Führung übernehmen und z. B. den Bildschirm teilen.

Ersteller eines Bereichs:
Wählen Sie in den Bereichseinstellungen die Funktion Bereich moderieren aus. Sie können jederzeit die Funktion wieder entfernen.

Hier finden Sie weitere Informationen zu Meetings.

In der Regel können Meetings 15 Minuten vor Meeting-Beginn von jedem gestartet werden. Mehr als 15 Minuten vor Meeting-Beginn kann nur der Gastgeber oder Mitgastgeber das Meeting starten. Wenn andere Teilnehmer versuchen das Meeting zu starten, wird für diese Personen lediglich der Warteraum geöffnet, bis ein Teilnehmer, welcher die Rollen Mitgastgeber oder Gastgeber besitzt das Meeting startet. Damit nicht nur der Gastgeber das Meeting mehr als 15 Minuten vor eigentlichem Beginn starten kann, können andere Teilnehmer zu Mitgastgebern ernannt werden.