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Mein Konferenzraum

Mein Konferenzraum ist Ihr ständig verfügbarer virtueller Konferenzraum, über den Sie chatten, Telefonkonferenzen führen und Ihren Bildschirm teilen können.

Hinweis

Damit Sie auch Telefonkonferenzen mit Ihrem Konferenzraum einleiten und durchführen können, muss das Zusatz-Paket Konferenz für Ihren Arbeitsplatz gebucht und aktiviert sein. Zusätzlich muss Ihr Arbeitsplatz einer Konferenzbrücke zugeordnet sein. Wenden Sie sich dazu gegebenenfalls an Ihren Administrator.

Nutzen Sie Ihren Konferenzraum immer dann, wenn Sie spontane Konferenzen mit Ihren Kontakten durchführen möchten. Dazu öffnen Sie Ihren Konferenzraum und ziehen die gewünschten Teilnehmer aus Ihrer Kontaktliste per „Drag and Drop“ in das Konferenzraumfenster. Ihre Kontakte erhalten daraufhin eine Benachrichtigung. Sobald alle Teilnehmer Ihren Konferenzraum betreten haben, können Sie untereinander chatten, eine Telefonkonferenz starten und Ihren Bildschirm teilen.

Für alle geplanten Konferenzen (in Zukunft stattfindende einmalige oder sich wiederholende Konferenzen) nutzen Sie das Cloud PBX Zusatz-Paket Konferenz. Für weitere Informationen siehe Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Zusatz-Pakete > Konferenz.

Hinweis

Beachten Sie, dass Ihre Kontakte jederzeit Ihren Konferenzraum betreten und den aktuellen Chatverlauf einsehen können. Dazu ist keine Einladung notwendig. Löschen Sie daher nach den Konferenzen gegebenenfalls den Chatverlauf.

Konferenzraumfenster

Ein Klick auf Mein Konferenzraum öffnet das Konferenzraumfenster. Das Konferenzraumfenster ist unterteilt. Im rechten Fenster befindet sich die Verlaufsansicht und der Eingabebereich für Chatnachrichten. Im linken Fenster des Konferenzraum können Sie Ihre Zugangsdaten einsehen und teilnehmerbezogene Aktionen steuern.

Im Konferenzraumfenster stehen Ihnen die folgenden Aktionen zur Verfügung:

  • Verlaufsansicht anpassen (gestern, letzte Woche, letzter Monat, gesamter Verlauf)
  • Chat beenden
  • Per Anruf der Konferenz beitreten (vom Client)
  • Per Anruf vom Telefon der Konferenz beitreten (per Click-to-Dial)
  • Bildschirm teilen
  • Chatverlauf löschen
  • Konferenzeinladung in die Zwischenablage kopieren
  • Konferenzeinladung per E-Mail senden
  • Kontakte ausschließen
  • Private Chats starten
  • Kontakt anzeigen, hinzufügen und bearbeiten
Aktive Konferenzraumanzeige

Aktive Konferenzen über Ihren Konferenzraum werden Ihnen im Bereich Aktive Konversationen im Hauptfenster angezeigt.

Über das Kontextmenü der aktiven Gesprächsanzeige (Sekundärklick) sowie über das Menü Mehr können Sie die folgenden Aktionen einleiten:

  • Chat beenden
  • Durch Anruf der Konferenz beitreten
  • Bildschirm teilen
  • Konferenzraum-Fenster anzeigen
Zugangsdaten

Die Zugangsdaten zu Ihrem Konferenzraum benötigen Teilnehmer, die nicht per Client Ihren Konferenzraum betreten können. Also alle externen Teilnehmer oder Cloud PBX Benutzer, die sich von ihrem Tischtelefon in die Konferenz einwählen möchten. Die Zugangsdaten setzen sich wie folgt zusammen:

ZugangsdatenBeschreibung
Einwahlnummer (Konferenzbrücke)Die Einwahlnummer in das unternehmensweite Konferenzsystem von DeutschlandLAN Cloud PBX.
Konferenz-IDDie Konferenz-ID Ihres Konferenzraums. Nach der Einwahl in das Konferenzsystem werden Teilnehmer aufgefordert, die Konferenz-ID über die Zifferntasten einzugeben.
Moderator-PINNach der Einwahl in das Konferenzsystem geben Sie als Moderator die Moderator-PIN statt der Konferenz-ID über die Zifferntasten ein.

Um Ihre Zugangsdaten einzusehen, öffnen Sie das Konferenzraumfenster. Die Zugangsdaten befinden sich links oben im Bereich Zugangsdaten. Sie lassen sich durch Klick auf "Zugangsdaten" einsehen.

Sie können die Zugangsdaten auch über die Einstellungen einsehen. Klicken Sie auf Einstellungen dann Erweiterte Einstellungen und blättern Sie zum Bereich Zugangsdaten.

Hinweis

Um neue Zugangsdaten für Ihren Konferenzraum zu erhalten, löschen Sie in MyPortal die Konferenz „Mein Konferenzraum“ und legen Sie eine neue mit dem Namen „Mein Konferenzraum“ an. Ihre Konferenzen können Sie in MyPortal verwalten unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Zusatz-Pakete > Konferenz.

Spontane Konferenz starten (Sie sind Moderator)

1. Klicken Sie im Hauptfenster auf Mein Konferenzraum . Das Konferenzraumfenster wird geöffnet.

2. Fügen Sie Teilnehmer zu Ihrer Konferenz hinzu, indem Sie Kontakte aus Ihrer Kontaktliste per „Drag and Drop“ in das Konferenzraumfenster ziehen. Die Kontakte erhalten eine Benachrichtigung.

3. Klicken Sie im Konferenzraumfenster auf Anruf . Sie werden automatisch als Moderator in die Konferenz eingewählt.

Konferenzeinladung für externe Teilnehmer versenden

Möchten Sie auch externe Teilnehmer zu Ihrer Konferenz einladen oder Cloud PBX Benutzer, die sich manuell (ohne Client) in die Konferenz einwählen, dann schicken Sie diesen Teilnehmern eine Konferenzeinladung. Die Einladung enthält die Einwahlnummer, Ihre Konferenz-ID und eine Sicherheits-PIN (falls in den Konferenz-Optionen in MyPortal aktiviert).

Sie können die Konferenzeinladung per E-Mail senden oder in die Zwischenablage kopieren, um sie zum Beispiel per Messenger zu verschicken. Beide Optionen finden Sie im Menü Konversationen dann Konferenzeinladung oder im Verwaltungsbereich des Konferenzraumfensters im Menü Mehr .

Als Moderator manuell in Ihren Konferenzraum einwählen

Falls Sie sich von einem externen Anschluss in Ihren Konferenzraum einwählen müssen, können Sie sich manuell mit den Zugangsdaten einwählen. Die Zugangsdaten finden Sie links oben im Konferenzraumfenster.

Eine optionale Sicherheits-PIN erhalten Sie über das Konferenz-Menü in MyPortal. Siehe Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Zusatz-Pakete > Konferenz > Zugangsdaten anzeigen.

1. Wählen Sie die Einwahlnummer des Konferenzsystems (Konferenzbrücke).
2. Geben Sie nach Aufforderung statt der Konferenz-ID Ihre Moderator-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #.
3. Wenn für die Konferenz eine Sicherheits-PIN erforderlich ist, geben Sie nach Aufforderung die Sicherheits-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #. Sie haben sich als Moderator in Ihren Konferenzraum eingewählt.

Spontaner Konferenz beitreten (Sie sind Teilnehmer)
Mit Client

Einladung erhalten: Sie werden aufgefordert den Konferenzraum eines Kollegen zu betreten und erhalten eine Benachrichtigung.

Klicken Sie auf das Benachrichtigungsfenster. Sie betreten den Konferenzraum des Besitzers (Moderators) des Konferenzraums.

Konferenzraum ohne Einladung betreten: Klicken Sie mit Sekundärklick auf den gewünschten Kontakt in Ihrer Kontaktliste und wählen Sie im Kontextmenü Konferenzraum betreten.

Ohne Client

Voraussetzung:
Sie haben eine Einladung mit den Zugangsdaten für den Konferenzraum erhalten. Zum Beispiel per E-Mail.

1. Wählen Sie die Einwahlnummer des Konferenzsystems (Konferenzbrücke).
2. Geben Sie nach Aufforderung die Konferenz-ID ein und bestätigen Sie mit der Taste #.
3. Wenn für die Konferenz eine Sicherheits-PIN erforderlich ist, geben Sie nach Aufforderung die Sicherheits-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #. Sie haben sich als Teilnehmer in die Konferenz eingewählt.

Konferenz beenden

Wenn Sie nur die Telefonkonferenz beenden aber per Chat weiterhin Ihren Konferenzraum nutzen möchten, klicken Sie im Konferenzraumfenster oder im Hauptfenster auf Auflegen .

Wenn Sie die Telefonkonferenz und den Chat beenden möchten, schließen Sie das Konferenzraumfenster oder klicken Sie im Hauptfenster auf Mehr dann Chat beenden. Wenn Sie Moderator sind, werden die Verbindungen aller Teilnehmer zum Konferenzraum beendet, Bildschirm teilen wird beendet und die gesendeten Chatnachrichten im Chatverlauf gespeichert.

Wenn Sie als Teilnehmer das Konferenzraumfenster schließen oder auflegen, wird nur Ihre Verbindung zum Konferenzraum beendet. Die Verbindungen weiterer im Konferenzraum eingewählter Teilnehmer bleiben erhalten.

Während einer Konferenz
Chatten

Die Chatfunktion ist in Ihrem Konferenzraumfenster permanent aktiv. Sie können also während einer Telefonkonferenz oder während Sie Ihren Bildschirm teilen jederzeit mit den Teilnehmern chatten.

Private Chats mit Teilnehmern starten

Parallel zu Ihrer Konferenz können Sie private Chats mit den Teilnehmern starten. Klicken Sie dazu mit Sekundärklick auf den Teilnehmer und wählen Sie im Kontextmenü Privater Chat. Ein neues Chatfenster wird geöffnet.

Teilnehmer stummschalten

Als Moderator können Sie Teilnehmer stummschalten. Dabei haben Sie die Möglichkeit alle Teilnehmer stummzuschalten oder einzelne Teilnehmer.

Um alle Teilnehmer stummzuschalten, klicken Sie im linken Konferenzraumfenster auf Mehr dann Alle stummschalten. Die Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung. Um die Stummschaltung wieder aufzuheben, klicken Sie auf Mehr dannStummschaltung für alle aufheben.

Um einen einzelnen Teilnehmer stumm zu schalten, klicken Sie im linken Teilnehmerbereich des Konferenzraumfensters auf das Stummschaltsymbol des Teilnehmers, der stummgeschaltet werden soll. Der Teilnehmer ist stummgeschaltet und erhält hierzu eine Benachrichtigung. Klicken Sie erneut auf das Symbol Stummschalten-Aufheben, um das Stummschalten wieder aufzuheben.

Teilnehmer aus Konferenz ausschließen

Als Moderator können Sie Teilnehmer aus Ihrem Konferenzraum ausschließen. 

Klicken Sie im Konferenzraumfenster mit Sekundärklick auf den Teilnehmer und wählen Sie im Kontextmenü Ausschließen. Der ausgeschlossene Teilnehmer erhält eine Benachrichtigung.

Um alle Teilnehmer auszuschließen, klicken Sie im Konferenzraumfenster auf Mehr dann Alle ausschließen.

Konferenz sperren

Als Moderator können Sie Ihre Konferenz sperren, so dass keine weiteren Teilnehmer der Konferenz beitreten können. Klicken Sie im linken Konferenzraumfenster auf Mehr dann Konferenz sperren. Die Teilnehmer, die nun versuchen der Konferenz beizutreten, bekommen die Benachrichtigung, dass die Konferenz gesperrt ist und sie sich an den Moderator wenden können.

Um die Sperrung der Konferenz wieder aufzuheben, klicken Sie auf Mehr dann Konferenz entsperren.

Bildschirm teilen

1. Klicken Sie im Konferenzraumfenster auf Bildschirm teilen . Der Dialog Bildschirm teilen wird geöffnet.
2. Wählen Sie den Bildschirm oder eine Anwendung.
3. Klicken Sie auf Jetzt teilen. Die Konferenzteilnehmer erhalten eine Meldung zum Öffnen des geteilten Bildschirms.
4. Über das Widget Bildschirm geteilt können Sie das Teilen anhalten oder beenden, einen anderen Bildschirm/eine andere Anwendung wählen oder eine Vorschau Ihres Bildschirms einblenden.

Kontakt anzeigen

Klicken Sie im Konferenzraumfenster mit der rechten Maustaste auf den Teilnehmer und wählen im Kontextmenü Kontakt anzeigen.

Kontakt hinzufügen

Befindet sich ein interner oder externer Kontakt noch nicht in Ihrer Kontaktliste, können Sie ihn zu Ihren Kontakten hinzufügen.

Klicken Sie im Konferenzraumfenster mit der rechten Maustaste auf den Teilnehmer und wählen im Kontextmenü Kontakt hinzufügen.

Kontakt bearbeiten

Sie können die Kontaktinformationen bearbeiten. Für mehr Informationen zur Bearbeitung von Kontakten siehe Kontakte.

1. Klicken Sie im Konferenzraumfenster mit der rechten Maustaste auf den Teilnehmer und wählen im Kontextmenü Kontakt bearbeiten. Die Kontaktinformationen des Teilnehmers werden im Bearbeitungsmodus geöffnet.
2. Ändern Sie die gewünschten lokalen Kontaktinformationen.
3. Klicken Sie auf Speichern .

Verlaufsansicht des aktuellen Chats anpassen

Um die Verlaufsansicht anzupassen, klicken Sie im oberen Bereich des Konferenzraumfensters auf den Link mit dem gewünschten Zeitraum. Sie können zwischen folgenden Zeiträumen wählen:

  • Gestern
  • Letzte Woche
  • Letzter Monat
  • Gesamter Verlauf
Chatverlauf löschen

1. Klicken Sie im Konferenzraumfenster auf Optionen dann Chatverlauf löschen.
2. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Der Chatverlauf Ihres Konferenzraums wird gelöscht.

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