Meeting

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, ein Ad-Hoc Meeting zu starten.

Meeting im persönlichen Raum:

Der persönliche Raum ist Ihr individueller Konferenzraum, der Ihnen jederzeit für Ad-Hoc oder geplante Meetings zur Verfügung steht. Klicken Sie unter Meetings  in der Seitennavigation auf  Starten eines Meetings in einem persönlichen Raum und bestätigen Sie mit Meeting starten. Um weitere Personen  einzuladen, können Sie während des Meetings unter  Weitere Optionen auf Einladen und erinnern klicken. Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Senden. 

Alternativ können Personen auch über den Link Ihres persönlichen Raums beitreten. Sie finden den Link zu Ihrem persönlichen Raum oben Links unter Meetings  oder während des Meetings in den  Weitere Optionen unter Meeting-Link kopieren. Zusätzlich können weitere Teilnehmer auch Ihrem persönlichen Raum beitreten, indem diese in Ihrem Profil auf den Link Ihres Persönlichen Meetingraumes klicken.

Die Teilnehmer müssen von Ihnen als Gastgeber in den persönlichen Raum eingelassen werden.

Meeting innerhalb eines Bereiches:

Als Mitglied eines Bereiches können Sie jederzeit ein Meeting mit den Teilnehmern des Bereiches starten. Klicken Sie dafür einfach im Chat auf Treffen oben rechts und dann auf Meeting starten. Den übrigen Teilnehmern wird das Meeting angezeigt und diese können dem Meeting beitreten oder die Einladung ablehnen.

Sie können einem Meeting einfach über den Cloud PBX 2.0 Client beitreten, über den Link in der Einladung oder über die Beitrittsfunktion im Cloud PBX 2.0 Client.

Über Cloud PBX 2.0 Client:

Etwa 5 Minuten vor Beginn eines Meetings erhalten Sie eine Erinnerung / Pop-Up. Sie können dem Meeting einfach beitreten, indem Sie auf den grünen Button im Pop-Up klicken. Wurde das Meeting noch nicht gestartet hat, läuft die Zeit bis zu Beginn des Meetings herunter. Wenn das Meeting bereits läuft, wird die bisherige Dauer des Meetings angezeigt.

Weiterhin werden Ihnen Ihre anstehenden Cloud PBX 2.0 Meetings auch im Kalender im Client angezeigt. Öffnen Sie dafür Meetings  in der Seitennavigation. Sie können einen Eintrag auswählen und durch Klicken des grünen Buttons (Beitreten oder Start) dem Meetings beitreten oder starten.

Über Einladungslink:

Wenn Sie eine Einladung mit einem Beitrittslink erhalten haben, können Sie dem Meeting einfach durch Klicken auf den Link beitreten. Falls Sie keinen Link bekommen haben, wenden Sie sich an den Gastgeber.

Beitrittsfunktion im Cloud PBX 2.0 Client:

Klicken Sie unter Meetings  in der Seitennavigation auf Einem Meeting beitreten und suchen Sie nach Namen, um einem persönlichen Raum beizutreten oder geben Sie eine Meeting-Kennnummer, eine Videoadresse oder einen Meeting-Link ein. Diese Informationen erhalten Sie von dem Gastgeber des Meetings.

Weitere Information finden Sie hier.

Für die Audioeinwahl in ein Meeting gibt es für Sie zwei verschiedene Optionen.

1. Audioeinwahl per Internet: Bei dieser Funktion, wird das Internet genutzt, um eine Audioverbindung herzustellen.
2. Audioeinwahl per Telefon: Hier wird die Audioverbindung per Telefon hergestellt.

Man kann diese Option während des laufenden Meetings auswählen unter Audio-Optionen → Audio wechseln.

Dann können Sie auswählen, ob Sie sich per Telefon einwählen wollen. Die andere Option ist, dass Sie vor Meetingstart in dem Vorbereitungsfenster unter Audio-Verbindung auswählen, ob Sie mit dem Computer-Audio beitreten wollen, was in diesem Fall die Audioeinwahl per Internet ist.

Oder Sie klicken auf Einwahl, wodurch Sie die Audioeinwahl per Telefon starten.

Weitere Informationen zur Einwahl per Telefon finden Sie im Bereich Call-In-Nutzer.

Wenn Sie Meeting planen, können Sie die Funktion Meeting ansetzen nutzen, die Sie unter Meetings finden. Das Planen eines Meetings erfolgt in wenigen Schritten:

1. Klicken Sie auf Meeting ansetzen.
2. Geben Sie die grundlegenden Informationen des Meetings an:
   • Legen Sie das Thema des Meetings fest.
   • Geben Sie Datum, Uhrzeit und Dauer an.
   • Wählen Sie rechts anhand von Namen oder E-Mail-Adresse die Teilnehmer aus, die zum Meeting eingeladen werden sollen.
3. Versenden Sie die Einladung zum Meeting durch Klicken auf Planung.

Die Teilnehmer erhalten nun eine Einladung zum Meeting und können zu gegebener Zeit dem Meeting beitreten. Bei Änderungen oder Stornierung der Einladung, sendet das System automatisch eine neue E-Mail an alle Teilnehmer, damit diese immer auf dem neuesten Stand sind.

Weitere Optionen

Bei Ansetzen eines Meetings stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung:

• Sie können unter Meeting-Link wählen, ob für das Meeting ein einmaliger Meeting-Link generiert werden soll oder Ihr persönlicher Raum verwendet werden soll.
• Sie können das automatisch gesetzte Meeting-Passwort ändern. Lassen Sie entweder durch klicken auf  ein neues generieren oder Sie geben ein eigenes Passwort (ohne Leerzeichen) ein. Die Teilnehmer müssen dieses Passwort eingeben, um an Ihrem Meeting teilnehmen zu können.
• Tragen Sie unter Beschreibung alle Informationen ein, die Teilnehmer über das anstehende Meeting wissen sollen.
• In den Erweiterte Einstellungen finden Sie zusätzlich Allgemeine Konfigurationsmöglichleiten:
  • Im Reiter Audio-Verbindung:  Legen Sie hier fest, welche Einwahlnummern angezeigt werden sollen, ob Beitreten oder Verlassen eines Teilnehmers für alle Teilnehmer durch einen Ton signalisiert wird und ob Teilnehmer automatisch oder immer stummgeschaltet sind. 
  • Im Reiter Optionen zum Ansetzen: Hier können Sie die Vergabe von Mitgastgeberrechten konfigurieren, Teilgruppen-Sitzungen (Unter Meetings für Kleingruppen innerhalb des eigentlichen Meetings) aktivieren und die automatische Sperre des Meetings konfigurieren.

Meeting mit E2E-Verschlüsselung planen:

Sie finden die Einstellungen für die E2E-Verschlüsselung unter Meetings → Meeting ansetzen → Erweiterte Einstellungen → Meeting Typ (rechts oben). Je nachdem welches Meetingpaket Sie besitzen werden Ihnen verschiedene Verschlüsselungen angezeigt:

• Basic: Webex Meetings Pro-End to End Encryption_VoIPonly
• Plus: Webex Meetings Broadworks Standard plus end to end enryption
• Premium: Webex Meetings Broadworks Premium plus end to end encryption

Der Unterschied der Pakete liegt im Umfang der Verschlüsselung. Bei dem Basic Paket haben Sie nur eine VoIP-Verschlüsselung. Bei den Paketen Plus und Premium haben Sie eine VoIP, Content Share und Video-Verschlüsselung.

Bitte beachten Sie, dass die Funktionen Einwahl und Aufnahmen in der Cloud (Premium) durch die Aktivierung der E2E-Verschlüsselung nicht mehr nutzbar sind.

E2E-Verschlüsselung standardmäßig für Ihre Meetings aktivieren:

Wenn alle Ihre Meetings standardmäßig als E2E-Verschlüsselte Meetings eingestellt werden sollen, können Sie dies auf Ihrer Webex-Site einrichten:

1. Melden Sie sich bei Ihrer Webex-Site mit Ihrem Cloud PBX 2.0 Account an.

2. Klicken Sie auf Präferenzen → Ansetzen.

3. Wählen Sie unter Grundlegende Informationen den passenden Meeting-Typ aus. Je nach Konferenzpaket und Einstellungen durch Ihren Administrator stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Weitere Information zum Erstellen von E2E-Verschlüsselten Meetings finden Sie auch in der Cisco Webex Hilfe.

Wenn Sie in Ihren Cloud PBX 2.0 Meetings kontrollieren möchten, wer beitritt, können Sie die automatische Sperrfunktion aktivieren. Dadurch landen Teilnehmer zunächst in einer Wartelobby und müssen von Ihnen als Gastgeber zugelassen werden. Gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie Meeting → Meeting ansetzen → Erweiterte Einstellungen. Hier können Sie unter dem Punkt Automatisches Sperren regeln wer dem Meeting beitreten kann.

Dafür Aktivieren Sie die Funktion Mein Meeting automatisch sperren, nachdem es begonnen hat.
Um nun von beginn des Meetings an kontrollieren zu können, wer beitritt, wählen Sie in der Auswahl ab welcher Minute der Raum gesperrt ist 0 Minuten aus.
Durch das aktivieren dieser Funktion muss jeder der an dem Meeting teilnehmen möchte von beginn an vom Meeting-Ersteller zugelassen werden. Um die Teilnehmer in das Meeting eintreten zu lassen, erhalten Sie als Meeting-Ersteller eine Benachrichtigung für jede neue Beitrittsanfrage. Diese erscheinen auf der rechten Seite über der Teilnehmerliste.

Damit Sie Ihren Outlook oder Google Kalender mit dem der Cloud PBX 2.0 verbinden können, müssen Sie zuerst Ihren Webex-Benutzernamen Ihres Cloud PBX 2.0 Accounts zu Ihrer Office 365 oder Google E-Mail-Adresse ändern.

Um Ihren Outlook oder Google Kalender mit der Cloud PBX 2.0 zu verbinden, klicken Sie im Bereich Meetings, oberhalb des Kalenders auf Kalender verbinden. Alternativ können Sie die Einstellungen öffnen und unter Meetings im Bereich Kalender verbinden auf Kalender auswählen klicken.
Wählen Sie nun im sich öffnenden Fenster Microsoft 365 oder Google Calendar aus und melden Sie sich mit Ihrem Office 365 Account oder Google Account an. Klicken Sie nach erfolgreich Anmeldung auf Schließen. Die Synchronisierung Ihres Kalenders kann einige Minuten in Anspruch nehmen.

Jetzt haben Sie eine Übersicht über all Ihre geplanten Meetings in Ihrem Cloud PBX 2.0 Desktop-Client.

Zusätzlich wird bei der Verbindung mit Ihrem Microsoft 365 Account in Ihrem Outlook Status angezeigt, wenn Sie gerade an einem Meeting teilnehmen.

Mithilfe des Meeting Add-In der Cloud PBX 2.0 können Sie einfach und unkompliziert Cloud PBX 2.0 Meetings und Konferenzen zu Ihren Outlook-Terminen hinzufügen. Die Konferenzdetails inkl. Zugangsdaten werden automatisch zu Ihren Outlook-Terminen hinzugefügt. Weitere Informationen finden Sie unter Meeting Add-In der Cloud PBX 2.0.

Können nicht alle Personen an Ihrem geplanten Meeting teilnehmen oder Sie möchten das Gesagte als Referenz festhalten, dann zeichnen Sie als Gastgeber das Meeting auf. Diese Aufzeichnung können Sie später freigeben / versenden. Die Aufzeichnung enthält Audio, Video und Präsentation.

Klicken Sie während Ihres Treffens auf den Aufnahme-Button und dann auf Aufzeichnen, um die Aufnahme zu starten.

Während der Aufzeichnung sehen Sie und Ihre Teilnehmer ein rotes Symbol  oben rechts in Ihrem Fenster.

Nach Beenden der Aufnahme wird diese in einem von Ihnen ausgewähltem Ordner auf Ihrem Computer gespeichert. Danach können Sie die MP4 Datei an alle Teilnehmer per E-Mail versenden.
Hier finden Sie weitere Informationen zur Aufnahme auf Ihrem Computer. 

Sie verfügen über das Zusatz-Paket - Konferenz Premium.

Nach Beendigung des Meetings, finden Sie Ihre Aufzeichnung unter Meetings > Meeting-Inhalte > Aufzeichnung nach Datum sortiert. Zusätzlich erhalten Sie eine E-Mail mit dem Link zur Aufzeichnung. Diesen können Sie an alle Teilnehmer versenden.

Je nach Dateigröße und Bandbreite kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Sie Ihre Aufzeichnung empfangen.
Hier finden Sie weitere Informationen zur Aufnahme in der Cloud.

In einem Meeting haben die Mitgastgeber erweiterte Rechte und können den Gastgeber eines Meetings unterstützen. Mitgastgeber können beispielweise Teilnehmer stummen, Teilnehmer im Warteraum ins Meeting einlassen, Teilgruppensitzungen verwalten und vieles mehr. Weitere Informationen zum Mitgastgeber finden Sie hier.

Mitgastgeber während eines Meetings ernennen

Um während eines Meetings einen Teilnehmer zum Mitgastgeber zu ernennen öffnen Sie die Teilnehmerlist, klicken mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Kontakt und wählen Sie die Option zum Mitgastgeber ernennen.

Mitgastgeber vor Start eines Meetings ernennen

Für die Benennung eines Mitgastgebers, müssen Sie in die Einstellungen Ihres erstellten Meetings. Auf der rechten Seite werden die Eingeladenen Teilnehmer des Meetings angezeigt. Bewegen Sie nun den Mauszeiger auf einen eingeladenen Teilnehmer. Klicken Sie auf die 3 Punkte und wählen Sie die Option zum Mitgastgeber ernennen.

Ob die Ernennung erfolgreich war, sehen Sie daran, dass unter dem Namen des Teilnehmers die Rolle Mitgastgeber angezeigt wird.

Moderatoren können in Meetings Präsentationen, Whiteboards, Dokumenten und Applikationen Teilen und Kommentieren wenn der Gastgeber diese Option nicht für Meeting Teilnehmer freigegeben hat. Um während eines Meeting Teilnehmer zum Moderator zu ernennen, öffnen Sie die Teilnehmerliste, klicken mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Teilnehmer und wählen Sie die Option Zum Moderator ernennen.

In der Regel können Meetings 15 Minuten vor Meeting-Beginn von jedem gestartet werden. Mehr als 15 Minuten vor Meeting-Beginn kann nur der Gastgeber oder Mitgastgeber das Meeting starten. Wenn andere Teilnehmer versuchen das Meeting zu starten, wird für diese Personen lediglich der Warteraum geöffnet, bis ein Teilnehmer, welcher die Rollen Mitgastgeber oder Gastgeber besitzt das Meeting startet. Damit nicht nur der Gastgeber das Meeting mehr als 15 Minuten vor eigentlichem Beginn starten kann, können andere Teilnehmer zu Mitgastgebern ernannt werden. Weitere Informationen zum Ernennen eines Mitgastgeber finden Sie hier.

Die Step Away Funktion ist ein Indikator für Ihre Meetings, wodurch andere Nutzer sehen können ob Sie anwesend sind oder nicht.

Um den Client so einzustellen, dass Ihr Status automatisch auf "Abwesend" wechselt, klicken Sie in der Navigationsleiste auf Einstellungen → Meetings. Markieren Sie Status automatisch auf abwesend setzen und klicken Sie auf Speichern.

Um Ihren Status während einer Besprechung manuell auf "Abwesend" zu setzen, gehen Sie mit dem Mauszeiger über Ihr Kamerabild. Klicken Sie auf das Kaffeetassen Symbol um den "Abwesend Modus" zu aktivieren.

Alternativ klicken Sie auf Weitere Optionen → Abwesend von der Besprechung oder klicken Sie neben Ihren Namen im Teilnehmerpanel.