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Meeting

Die Cloud PBX 2.0 ermöglicht Ihnen jederzeit einfach und unkompliziert Meetings mit Ihren Kollegen zu planen und durchzuführen. 

Unter Meetings  in der Seitennavigation finden Sie Funktionen zum Starten, Beitreten oder Ansetzen von Meetings.

Tipp

Kennen Sie schon unsere kurzen und informativen Videos zur Cloud PBX 2.0?

Hinweis

Weitere Informationen zu Meetings finden Sie hier.

Voraussetzungen

Für die Funktionen Meeting starten oder Meeting ansetzen benötigen Sie eines der beiden höherwertigen Zusatz-Pakete Konferenz Plus oder Konferenz Premium.

Meeting starten

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, ein Ad-Hoc Meeting zu starten, die im Folgenden kurz erläutert werden.

Meeting im persönlichem Raum:

Der persönliche Raum ist Ihr individueller Konferenzraum, der Ihnen jederzeit für Ad-Hoc oder geplante Meetings zur Verfügung steht. Klicken Sie unter Meetings  in der Seitennavigation zum Starten des Meetings einfach auf  Starten eines Meetings in einem persönlichem Raum und bestätigen Sie mit Meeting starten. Um weitere Personen zu Ihrem persönlichem Raum einzuladen können Sie während des Meetings unter  Weitere Optionen auf Einladen und erinnern klicken. Tragen Sie die E-Mail Adresse ein und klicken Sie auf Senden, um die Person einzuladen. 

Alternativ können Personen auch über den Link Ihres persönlichen Raums beitreten. Sie finden den Link zu Ihrem persönlichen Raum oben Links unter Meetings  oder während des Meetings in den  Weitere Optionen unter Meeting-Link kopieren. Zusätzlich können weitere Teilnehmer auch Ihrem persönlichem Raum beitreten, indem diese in Ihrem Profil auf den Link Ihres Persönlichen Meetingraumes klicken.

Die Teilnehmer müssen von dem Gastgeber in den persönlichen Raum eingelassen werden.

Meeting innerhalb eines Bereiches:

Als Mitglied eines Bereiches können Sie auch jederzeit ein Meeting mit den Teilnehmern des Bereiches starten. Klicken Sie dafür einfach im Chat des Bereiches auf Treffen oben rechts und dann auf Meeting starten. Den übrigen Teilnehmern des Bereiches wird das Meeting angezeigt und diese können dem Meeting entweder beitreten oder die Einladung ablehnen.

Meeting beitreten

Sie können einem Meeting einfach über den Cloud PBX 2.0 Client beitreten, über den Link in der Einladung oder über die Beitrittsfunktion im Cloud PBX 2.0 Client. Weitergehende Information finden Sie hier.

Über Cloud PBX 2.0 Client:

Etwa 5 Minuten vor Beginn eines Meetings erhalten Sie eine Erinnerung an anstehende Meetings in Form eines Pop-Ups. Sie können dem Meeting einfach beitreten, indem Sie auf den grünen Button im Pop-Up klicken. Je nachdem ob das Meeting noch nicht gestartet hat oder bereits läuft wird entweder die Zeit bis zu Beginn des Meetings heruntergezählt oder die bisherige Dauer des Meetings angezeigt.

Weiterhin werden Ihnen Ihre anstehenden Cloud PBX 2.0 Meetings auch im Kalender im Client angezeigt. Öffnen Sie dafür Meetings  in der Seitennavigation. Sie können einen Eintrag nun durch Klicken auswählen und auch hier durch klicken des grünen Buttons (Beitreten oder Start) dem Meetings beitreten oder das Meeting starten.

Über Einladungslink:

Wenn Sie eine Einladung zu einem Meeting mit einem Beitrittslink erhalten haben, können Sie dem Meeting einfach durch klicken auf den Link beitreten. Falls Sie keinen Link bekommen haben, wenden Sie sich an den Gastgeber.

Beitrittsfunktion im Cloud PBX 2.0 Client:

Sie können einem Meeting auch mithilfe der Beitrittsfunktion im Client beitreten. Klicken Sie dafür unter Meetings  in der Seitennavigation auf Einem Meeting beitreten und suchen Sie nach Namen um einem persönlichem Raum beizutreten oder geben Sie eine Meeting-Kennnummer, eine Videoadresse oder einen Meeting-Link ein. Diese Informationen erhalten Sie von dem Gastgeber des Meetings.

Hinweis - Warten auf Gastgeber

Wurde das Meeting noch nicht vom Gastgeber gestartet, können alle Teilnehmer dem Meeting beitreten.
Der erste Teilnehmer tritt automatisch als Moderator bei und kann alle Funktionen nutzen, bis der Gastgeber dem Meeting beitritt und die Meeting-Führung übernimmt.
Weitere Informationen finden Sie hier.

Meeting ansetzen

Wenn Sie Meeting planen möchten, können Sie die Funktion Meeting ansetzen nutzen, die Sie unter Meetings  finden. Das Planen eines Meetings erfolgt in wenigen Schritten:

  1. Klicken Sie auf Meeting ansetzen.
  2. Geben Sie die grundlegenden Informationen des Meetings an:
    • Legen Sie das Thema des Meetings fest.
    • Geben Sie Datum, Uhrzeit und Dauer an.
    • Wählen Sie rechts anhand von Namen oder E-Mail-Adresse die Teilnehmer aus, die zum Meeting eingeladen werden sollen.
  3. Versenden Sie die Einladung zum Meeting durch klicken auf Planung.

Die Teilnehmer erhalten nun eine Einladung zum Meeting und können zu gegebener Zeit dem Meeting beitreten. Bei Änderungen oder Stornierung der Einladung, sendet das System automatisch eine neue E-Mail an alle Teilnehmer, damit diese immer auf dem neuesten Stand sind.

Weitere Optionen

Bei Ansetzen eines Meetings stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung:

  • Sie können unter Meeting-Link wählen, ob für das Meeting ein einmaliger Meeting-Link generiert werden soll oder Ihr persönlicher Raum verwendet werden soll.
  • Sie können das automatisch gesetzte Meeting-Passwort ändern. Lassen Sie entweder durch klicken auf  ein neues generieren lassen oder Sie geben ein eigenes Passwort (ohne Leerzeichen) ein. Die Teilnehmer müssen dieses Passwort eingeben, um an Ihrem Meeting teilnehmen zu können.
  • Tragen Sie unter Beschreibung alle Informationen ein, die Teilnehmer über das anstehende Meeting wissen sollen.
  • In den Erweiterte Einstellungen finden Sie zusätzlich Allgemeine Konfigurationsmöglichleiten:
    • Im Reiter Audio-Verbindung:  Legen Sie hier fest, welche Einwahlnummern angezeigt werden sollen, ob Beitreten oder Verlassen eines Teilnehmers für alle Teilnehmer durch einen Ton signalisiert wird und ob Teilnehmer automatisch oder immer stummgeschaltet sind. 
    • Im Reiter Optionen zum Ansetzen: Hier können Sie die Vergabe von Mitgastgeberrechten konfigurieren, Teilgruppen-Sitzungen (Unter Meetings für Kleingruppen innerhalb des eigentlichen Meetings) aktivieren und die automatische Sperre des Meetings konfigurieren.

Gastgeber und Mitgastgeber

Mitgastgeber haben erweiterte Rechte und können den Gastgeber eines Meetings unterstützen. Mitgastgeber können beispielweise Teilnehmer stummen, Teilnehmer im Warteraum ins Meeting einlassen, Teilgruppensitzungen verwalten und vieles mehr. Weitere Informationen zum Mitgastgeber finden Sie hier. Die Mitgastgeber wird nur im Zusatz-Paket Premium angeboten.

Hinweis

Eine Terminserie können Sie nur über Outlook einstellen.

Outlook Kalender verbinden

Weiterhin können Sie Ihren Outlook Kalender mit dem Cloud PBX 2.0 Meetings-Kalender verbinden. So haben Sie eine bessere Übersicht über all Ihre geplanten Meetings. Zusätzlich wird in Ihrem Outlook Status angezeigt, wenn Sie gerade an einem Meeting teilnehmen. 

Hinweis

Damit Sie Ihren Outlook Kalender mit dem der Cloud PBX 2.0 verbinden können, müssen Sie zuerst Ihren Webex-Benutzernamen Ihres Cloud PBX 2.0 Accounts zu Ihrer Office 365 E-Mail Adresse ändern.

Um Ihren Outlook Kalender mit der Cloud PBX 2.0 zu verbinden können Sie im Bereich Meetings auf Kalender verbinden oberhalb des Kalenders klicken. Alternativ können Sie die Einstellungen öffnen und unter Meetings im Bereich Kalender verbinden auf Kalender auswählen klicken. Wählen Sie nun im sich öffnenden Fenster Microsoft 365 aus und melden Sie sich mit Ihrem Office 365 Account an. Klicken Sie nach erfolgreich Anmeldung auf Schließen. Die Synchronisierung Ihres Kalenders kann einige Minuten in Anspruch nehmen.

Meeting Add-In der Cloud PBX 2.0

Mithilfe des Meeting Add-In der Cloud PBX 2.0 können Sie einfach und unkompliziert Cloud PBX 2.0 Meetings und Konferenzen zu Ihren Outlook-Terminen hinzufügen. Die Konferenzdetails inkl. Zugangsdaten werden automatisch zu Ihren Outlook-Terminen hinzugefügt. Weitere Informationen finden Sie unter Meeting Add-In der Cloud PBX 2.0.

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