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Konferenz

Mit dem Zusatz-Paket Konferenz können Sie Telefonkonferenzen mit bis zu 50 Teilnehmern durchführen. Voraussetzung zur Planung und Durchführung von Konferenzen ist die Einrichtung einer Konferenzbrücke: die unternehmensweite Einwahlnummer zu Ihrem Konferenzsystem von DeutschlandLAN Cloud PBX.

Während Sie auf Gruppen-Ebene die Konferenzbrücke erstellen und ihr Moderatoren zuweisen, werden auf Arbeitsplatz-Ebene die eigentlichen Konferenzen geplant und erstellt. Dort erhalten Moderatoren auch die für die Konferenzen notwendigen Zugangsdaten wie Konferenz-ID, Moderator- und Sicherheits-PIN. Siehe Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste: Zusatz-Pakete: Konferenz.

Voraussetzungen

Eine Konferenzbrücke kann erst dann erstellt werden, wenn für mindestens einen Arbeitsplatz des Unternehmens das Zusatz-Paket Konferenz gebucht und aktiviert wurde. Der Arbeitsplatz muss der Gruppe/Standort angehören, für die Sie die Konferenzbrücke erstellen möchten.

Tipp

Erstellen Sie nur eine Konferenzbrücke auf Gruppen-Ebene, damit Sie nicht unnötig Rufnummern aus Ihrem Rufnummernbereich vergeben. Sie haben die Möglichkeit unter einer Konferenzbrücke beliebig viele Konferenzen auf Arbeitsplatz-Ebene zu planen und durchzuführen.

Konferenzbrücke erstellen
Basisdaten eintragen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenzbrücke erstellen. Sie gelangen in den Bereich Konferenzbrücke erstellen. Blenden Sie den Bereich Konferenzbrücke ein und geben Sie die Basisdaten ein. Alle mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

NameDer Name der Konferenzbrücke. Sie können einen Namen aus Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen wählen.
Angezeigter VornameDer Vorname der Konferenzbrücke wird in der Einladungsmail angezeigt oder bei abgehenden Anrufen aus der Konferenzfunktion dem Zielanschluss signalisiert (sofern vom Endgerät des Zielanschlusses unterstützt).
Angezeigter NachnameDer Nachname der Konferenzbrücke wird in der Einladungsmail angezeigt oder bei abgehenden Anrufen aus der Konferenzfunktion dem Zielanschluss signalisiert (sofern vom Endgerät des Zielanschlusses unterstützt).
BereichWenn Sie die Konferenzbrücke für einen Bereich innerhalb einer Gruppe/eines Standorts erstellen möchten, wählen Sie hier den Bereich aus. Für mehr Informationen zur Verwaltung von Bereichen siehe Bereiche verwalten.
ZeitzoneWählen Sie eine Zeitzone für die Konferenzbrücke aus. Die Zeitzone wird zum Beispiel für die korrekte Darstellung der Informationen in der Anruferhistorie benötigt.
Hinzufügen von Teilnehmern via Dial-out zu einer bestehenden Telefonkonferenz

Wenn Sie das Kontrollkästchen markieren, können Moderatoren auch externe Zielanschlüsse erreichen, um sie der Telefonkonferenz hinzuzufügen.

Hinweis:
Betrifft ausschließlich abgehende Anrufe von Moderatoren, die aus dem Desktop- oder Mobile-Client eingeleitet werden.

Konferenzeinwahlnummer zuweisen

Wählen Sie eine Konferenzeinwahlnummer aus dem aktuell oder zukünftig verfügbaren Nummernraum Ihrer Gruppe bzw. Ihres Standorts aus.

Filteroptionen für Rufnummern

Um die Rufnummernübersicht anzupassen, können Sie die Rufnummern nach aktuell und zukünftig verfügbaren Rufnummern filtern und die Rufnummernlänge verändern.

Verfügbare Rufnummern

In der Übersicht werden aktuell und zukünftig verfügbare Rufnummern und Rufnummernbereiche angezeigt.

1. Aktuell verfügbare Rufnummern

Im Telefonnetz der Telekom freigeschaltete und Ihrer Gruppe/Ihrem Standort zugewiesene Rufnummern oder Rufnummernbereiche.

2. Zukünftig verfügbare Rufnummern

Die Rufnummern sind per Bescheid Ihrem Unternehmen zugeordnet, die Freischaltung im Telefonnetz der Telekom jedoch noch nicht ausgeführt. Der Verfügbarkeitstermin einer neuen oder portierten Rufnummer bzw. eines Rufnummernbereichs ist in der Rufnummernübersicht vermerkt.

Rufnummernlänge

Sie können die Rufnummernübersicht anpassen, indem Sie die Rufnummernlänge von zugeteilten Rufnummern verkürzen oder verlängern.

1. Verkürzter Rufnummernbereich

Den Rufnummernbereich mit den Nebenstellen 1110 bis 1119 verkürzen Sie um eine Ziffer auf die Rufnummer 111.

2. Verlängerter Rufnummernbereich

Die Rufnummer mit der Nebenstelle 111 verlängern Sie um einen 10er-, 100er- und 1000er-Rufnummernblock. Bei Verlängerung um eine Ziffer erhalten Sie 10 zusätzliche Rufnummern:

1110
1111
1112
...
1119

Hinweis

Die Länge von Rufnummern ist im Netz der Deutschen Telekom für den nationalen Telefonverkehr auf maximal 12 Ziffern begrenzt. Die Ortsnetzkennzahl ist dabei eingeschlossen, die Verkehrsausscheidungsziffer „0“ ausgeschlossen.

Rufnummernübersicht filtern / Nach Rufnummern suchen

In der Übersicht werden alle aktuell und zukünftig verfügbaren Rufnummern und Rufnummernbereiche der ausgewählten Gruppe/des ausgewählten Standorts angezeigt. Sie können die Übersicht filtern oder nach Rufnummern suchen.

Voraussetzung

Wenn Sie die Rufnummernlänge ändern möchten, müssen Sie die Rufnummernblöcke vorab verkürzen oder verlängern, siehe Rufnummernverlängerung.

  • Blenden Sie den Bereich Konferenzeinwahlnummer ein.
  • Rufnummernübersicht filtern:
  • Setzen oder entfernen Sie das jeweilige Häkchen in den Kontrollkästchen Aktuell verfügbare Rufnummern und Zukünftig verfügbare Rufnummern.
  • Nach Rufnummern suchen:
  • Klicken Sie in das Eingabefeld Nach Rufnummer suchen.
  • Geben Sie die Rufnummer ein. Bereits während des Tippens erscheinen alle verfügbaren Rufnummern in der Ergebnisliste, die mit Ihren eingegebenen Ziffern übereinstimmen. So können Sie mit jeder weiteren Ziffer die Rufnummernübersicht in der Ergebnisliste einschränken.
  • Rufnummernlänge ändern:
  • Klicken Sie auf das Auswahlfeld Rufnummernlänge.
  • Wählen Sie im Auswahlbereich die gewünschte Rufnummernlänge, z. B. 12-stellig.
  • Das Such-/Filterergebnis wird in der Rufnummernübersicht angezeigt.

Rufnummer auswählen

Wählen Sie aus den verfügbaren Rufnummernbereichen Ihrer Gruppe/Ihres Standorts eine Einzelrufnummer aus.

  • Blenden Sie den Bereich Konferenzeinwahlnummer ein.
  • Klicken Sie auf die Zeile des Rufnummernbereichs, aus dem Sie eine Einzelrufnummer auswählen möchten. (Entfällt, wenn Sie die Ergebnisliste bereits nach Einzelrufnummern gefiltert haben.) Alle verfügbaren Einzelrufnummern des ausgewählten Rufnummernbereichs werden angezeigt.
  • Klicken Sie auf die Einzelrufnummer, die Sie der Konferenzbrücke zuweisen möchten.
  • Ändern Sie gegebenenfalls die vorgeschlagene interne Rufnummer im Eingabefeld interne Rufnummer unterhalb der Rufnummernübersicht.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Die Rufnummer ist jetzt der Konferenzbrücke zugewiesen.

Hinweis

Durchwahlnummern, die mit „77“ oder „78“ beginnen, sind nicht oder nur eingeschränkt verwendbar. Für Mobilfunkgeräte, die mit Buchung des Zusatz-Pakets „MagentaEINS Business Integration“ integriert wurden, gilt zusätzlich:
- Keine Verwendung von zweistelligen Durchwahlnummern
- Keine Verwendung von Durchwahlnummern beginnend mit „0“

Rufnummer ändern
  • Klicken Sie in der Konferenzbrückenübersicht auf die Schaltfläche Bearbeiten der Konferenzbrücke, für die Sie die Rufnummer ändern möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Konferenzbrücke. Sie gelangen in den Bereich Konferenzbrücke bearbeiten.
  • Blenden Sie den Bereich Konferenzeinwahlnummer ein.
  • Klicken Sie auf den Link Rufnummer ändern.
  • Klicken Sie auf eine neue Einzelrufnummer des verfügbaren Nummernbereichs, die Sie der Konferenzbrücke zuweisen möchten.
  • Passen Sie gegebenenfalls die interne Rufnummer im Eingabefeld interne Rufnummer an.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Sie haben die Rufnummer der Konferenzbrücke geändert.

Sperrprofil zuweisen

Sie können der Konferenzbrücke ein Sperrprofil zuweisen. Mit einem Sperrprofil können Sie eingehende, ausgehende und weitergeleitete Anrufe nach Rufnummerngassen sperren.

Voraussetzung:
Um ein Sperrprofil zuweisen zu können, müssen Sie es vorab auf Unternehmens-Ebene unter Sperrprofile verwalten erstellt haben.

  • Blenden Sie den Bereich Sperrprofil zuweisen ein.
  • Klicken Sie auf das Auswahlfeld Sperrprofil auswählen.
  • Wählen Sie im Auswahlbereich das gewünschte Sperrprofil.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Das Sperrprofil ist jetzt der Konferenzbrücke zugewiesen.

  • Wenn Sie die detaillierten Einstellungen des Sperrprofils einsehen möchten, klicken Sie auf den Link Details anzeigen hinter dem ausgewählten Sperrprofil.
Voraussetzung

Um ein Sperrprofil zuweisen zu können, müssen Sie es vorab auf Unternehmens-Ebene unter Sperrprofile verwalten erstellt haben.

  • Blenden Sie den Bereich Sperrprofil zuweisen ein.
  • Klicken Sie auf das Auswahlfeld Sperrprofil auswählen.
  • Wählen Sie im Auswahlbereich das gewünschte Sperrprofil.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Das Sperrprofil ist jetzt der Konferenzbrücke zugewiesen.

  • Wenn Sie die detaillierten Einstellungen des Sperrprofils einsehen möchten, klicken Sie auf den Link Details anzeigen hinter dem ausgewählten Sperrprofil.
Erstellung der Konferenzbrücke beauftragen

Wenn Sie eine Konferenzbrücke erstellen, wird Ihrem Warenkorb ein neuer Auftrag hinzugefügt. Er wird ausgeführt, sobald Sie ihn bestellen. Die Erstellung von Konferenzbrücken ist kostenlos.

  • Wenn Sie die Konferenzbrücke zu einem späteren Zeitpunkt erstellen möchten, passen Sie das Aktivierungsdatum entsprechend an.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenzbrücke erstellen.
  • Sie haben die Erstellung einer Konferenzbrücke als Auftrag hinzugefügt.

  • Sie können den Auftrag jetzt bestellen. Zu Ihren Aufträgen gelangen Sie über die blaue Schaltfläche Warenkorb im oberen Bereich des Portals.
Hinweis

Sie können auf Arbeitsplatz-Ebene erst dann Konferenzen über die neu erstellte Konferenzbrücke planen und durchführen, wenn Sie ihr mindestens einen Moderator zugewiesen haben (siehe Moderator zuweisen).

Moderatoren zuweisen

Auf Arbeitsplatz-Ebene können ausschließlich Moderatoren Konferenzen planen, Teilnehmer einladen und sich in der Rolle „Moderator“ in die Konferenz einwählen. Mindestens ein zugewiesener Moderator ist erforderlich, damit auf Arbeitsplatz-Ebene die Konferenzbrücke einer Konferenz zugewiesen und genutzt werden kann.

Voraussetzung:
Stellen Sie sicher, dass für alle Arbeitsplätze, die Sie der Konferenzbrücke als Moderatoren hinzufügen möchten, das Zusatz-Paket Konferenz gebucht und aktiviert ist. Für Arbeitsplätze buchen Sie Zusatz-Pakete unter: Mein Unternehmen: Arbeitsplätze verwalten: Arbeitsplätze einrichten: Zusatz-Pakete hinzufügen (optional).

  • Klicken Sie in der Konferenzbrückenübersicht auf die Schaltfläche Bearbeiten der Konferenzbrücke, der Sie Moderatoren zuweisen möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Moderator. Sie gelangen in den Bereich Moderator. Zur Konfiguration siehe nachfolgende Anleitungen.
Voraussetzung

Stellen Sie sicher, dass für alle Arbeitsplätze, die Sie der Konferenzbrücke als Moderatoren hinzufügen möchten, das Zusatz-Paket Konferenz gebucht und aktiviert ist. Für Arbeitsplätze buchen Sie Zusatz-Pakete unter: Mein Unternehmen: Arbeitsplätze verwalten: Arbeitsplätze einrichten: Zusatz-Pakete hinzufügen (optional).

  • Klicken Sie in der Konferenzbrückenübersicht auf die Schaltfläche Bearbeiten der Konferenzbrücke, der Sie Moderatoren zuweisen möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Moderator. Sie gelangen in den Bereich Moderator. Zur Konfiguration siehe nachfolgende Anleitungen.
Nach Arbeitsplätzen suchen

Nutzen Sie gegebenenfalls die Suchfunktion, um die Auswahl an Arbeitsplätzen einzugrenzen.

  • Klicken Sie auf das Auswahlfeld Suchkriterium. Im Auswahlbereich erscheinen alle verfügbaren Suchkriterien.

  • Klicken Sie auf das gewünschte Suchkriterium. Zum Beispiel „Nachname“.
  • Sie können auch mehrere Suchkriterien in einer Suche nutzen. Klicken Sie dazu auf den Link Weiteres Suchkriterium und wählen anschließend das Suchkriterium aus.

  • Geben Sie im Eingabefeld Suche den Nachnamen des Mitarbeiters ein. Das Suchergebnis erscheint im Bereich Auswahl Arbeitsplätze.
Arbeitsplätze zuweisen

Weisen Sie der Konferenzbrücke Ihre Moderatoren zu.

  • Klicken Sie im Bereich Auswahl Arbeitsplätze auf den Namen des Mitarbeiters, den Sie als Moderator zuweisen möchten. Um mehrere Namen auszuwählen, drücken und halten Sie die Shift-Taste -Taste und klicken dann auf die Namen der Mitarbeiter.

  • Klicken Sie auf Hinzufügen. Ihre Auswahl erscheint im Bereich Zugewiesene Moderatoren. Um zugewiesene Moderatoren zu entfernen, markieren Sie die Namen im Bereich Zugewiesene Moderatoren und klicken anschließend auf Entfernen.

  • Klicken Sie auf Speichern.

  • Sie haben der Konferenzbrücke einen oder mehrere Moderatoren zugewiesen.

Konferenzbrücken verwalten
Konferenzbrücke bearbeiten
  • Um die Einstellungen einer Konferenzbrücke einzusehen, klicken Sie in der Konferenzbrückenübersicht auf die Schaltfläche Details der Konferenzbrücke.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten der Konferenzbrücke, deren Einstellungen Sie bearbeiten möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Konferenzbrücke. Sie gelangen in den Bereich Konferenzbrücke bearbeiten.
  • Ändern Sie die gewünschten Parameter.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenzbrücke aktualisieren.
  • Sie haben die Einstellungen der Konferenzbrücke geändert.

Konferenzbrücke löschen
Hinweis

Wenn Sie eine Konferenzbrücke löschen, werden alle ihr zugeordneten Konferenzen auf Arbeitsplatz-Ebene unwiderruflich gelöscht.

  • Um die Einstellungen einer Konferenzbrücke einzusehen, klicken Sie in der Konferenzbrückenübersicht auf die Schaltfläche Details der Konferenzbrücke.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten der Konferenzbrücke, die Sie löschen möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Löschen.
  • Die Konferenzbrücke wird gelöscht.

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