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Sprachdialogsystem

Das Sprachdialogsystem von DeutschlandLAN Cloud PBX bietet Ihnen die Möglichkeit, eingehende Anrufe automatisch zu qualifizieren und entsprechend des Anliegens des Anrufers weiterzuleiten. Zum Beispiel zum passenden Ansprechpartner, zur Zentrale, in ein weiterführendes Submenü oder zu einer Ansage.

Das Sprachdialogsystem ist dreistufig aufgebaut:

1. Der Anrufer gelangt in das Auswahlmenü des Sprachdialogsystems. Er hört eine Begrüßungsansage und die zur Auswahl stehenden Optionen.

2. Per Tastendruck entscheidet sich der Anrufer für eine Option.

3. Das Sprachdialogsystem führt die gewünschte Aktion aus. Zum Beispiel wird der Anrufer durch Wahl der Ziffer „1“ zum Kundenservice weitergeleitet, durch Ziffer „2“ zum Vertrieb und durch Ziffer „3“ zur Zentrale. Wenn er Ziffer „4“ wählt, werden ihm per Ansage die Öffnungszeiten mitgeteilt.

Das Sprachdialogsystem ist ein kostenpflichtiges Zusatz-Paket der Cloud PBX mit einer Mindestvertragslaufzeit von 30 Tagen. Es wird auf Gruppen-/Standort-Ebene eingerichtet und konfiguriert.

Voraussetzung:
Bevor ein neues Sprachdialogsystem erstellt werden kann, muss das Zusatz-Paket Sprachdialogsystem unter Mein Unternehmen: Kontingente & Auftragsstatus gebucht und aktiviert worden sein.

Sprachdialogsystem erstellen
Basisdaten eintragen

Klicken Sie auf die Schaltfläche Sprachdialogsystem erstellen. Sie gelangen in den Bereich Sprachdialogsystem einrichten. Blenden Sie den Bereich Sprachdialogsystem ein und geben Sie die Basisdaten ein. Alle mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

NameDer Name des Sprachdialogsystems. Sie können einen Namen aus Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen wählen.
Angezeigter VornameDer Vorname wird bei einem Call-Back zusätzlich zur Rufnummer des Sprachdialogsystems am Zielanschluss angezeigt (sofern vom Endgerät des Zielanschlusses unterstützt).
Angezeigter NachnameDer Nachname wird bei einem Call-Back zusätzlich zur Rufnummer des Sprachdialogsystems am Zielanschluss angezeigt (sofern vom Endgerät des Zielanschlusses unterstützt).
BereichWenn Sie das Sprachdialogsystem für einen Bereich innerhalb einer Gruppe/eines Standorts erstellen möchten, wählen Sie hier den Bereich aus. Für mehr Informationen zur Verwaltung von Bereichen siehe Bereiche verwalten.
ZeitzoneWählen Sie eine Zeitzone für das Sprachdialogsystem aus. Die Zeitzone wird zum Beispiel für die korrekte Darstellung der Informationen in der Anruferhistorie benötigt.

Rufnummer zuweisen

Wählen Sie eine Rufnummer aus dem aktuell oder zukünftig verfügbaren Nummernraum Ihrer Gruppe bzw. Ihres Standorts aus.

Filteroptionen für Rufnummern

Um die Rufnummernübersicht anzupassen, können Sie die Rufnummern nach aktuell und zukünftig verfügbaren Rufnummern filtern und die Rufnummernlänge verändern.

Verfügbarkeit

In der Übersicht werden aktuell und zukünftig verfügbare Rufnummern und Rufnummernbereiche angezeigt.

1. Aktuell verfügbare Rufnummern

Im Telefonnetz der Telekom freigeschaltete und Ihrer Gruppe/Ihrem Standort zugewiesene Rufnummern oder Rufnummernbereiche.

2. Zukünftig verfügbare Rufnummern

Die Rufnummern sind per Bescheid Ihrem Unternehmen zugeordnet, die Freischaltung im Telefonnetz der Telekom jedoch noch nicht ausgeführt. Der Verfügbarkeitstermin einer neuen oder portierten Rufnummer bzw. eines Rufnummernbereichs ist in der Rufnummernübersicht vermerkt.

Rufnummernlänge

Sie können die Rufnummernübersicht anpassen, indem Sie die Rufnummernlänge von zugeteilten Rufnummern verkürzen oder verlängern.

1. Verkürzter Rufnummernbereich

Den Rufnummernbereich mit den Nebenstellen 1110 bis 1119 verkürzen Sie um eine Ziffer auf die Rufnummer 111.

2. Verlängerter Rufnummernbereich

Die Rufnummer mit der Nebenstelle 111 verlängern Sie um einen 10er-, 100er- und 1000er-Rufnummernblock. Bei Verlängerung um eine Ziffer erhalten Sie 10 zusätzliche Rufnummern:

1110
1111
1112
...
1119

Hinweis

Die Länge von Rufnummern ist im Netz der Deutschen Telekom für den nationalen Telefonverkehr auf maximal 12 Ziffern begrenzt. Die Ortsnetzkennzahl ist dabei eingeschlossen, die Verkehrsausscheidungsziffer „0“ ausgeschlossen.

Rufnummernübersicht filtern / Nach Rufnummern suchen

In der Übersicht werden alle aktuell und zukünftig verfügbaren Rufnummern und Rufnummernbereiche der ausgewählten Gruppe/des ausgewählten Standorts angezeigt. Sie können die Übersicht filtern oder nach Rufnummern suchen.

Voraussetzung:
Wenn Sie die Rufnummernlänge ändern möchten, müssen Sie die Rufnummernblöcke vorab verkürzen oder verlängern, siehe Rufnummernverlängerung.

 

  • Blenden Sie den Bereich Rufnummer zuweisen ein.
  • Rufnummernübersicht filtern:

    • Setzen oder entfernen Sie das jeweilige Häkchen in den Kontrollkästchen Aktuell verfügbare Rufnummern und Zukünftig verfügbare Rufnummern.
  • Nach Rufnummern suchen:

    • Klicken Sie in das Eingabefeld Nach Rufnummer suchen.
    • Geben Sie die Rufnummer ein. Bereits während des Tippens erscheinen alle verfügbaren Rufnummern in der Ergebnisliste, die mit Ihren eingegebenen Ziffern übereinstimmen. So können Sie mit jeder weiteren Ziffer die Rufnummernübersicht in der Ergebnisliste einschränken.
  • Rufnummernlänge ändern:

    • Klicken Sie auf das Auswahlfeld Rufnummernlänge.
    • Wählen Sie im Auswahlbereich die gewünschte Rufnummernlänge, z. B. 12-stellig.
  • Das Such-/Filterergebnis wird in der Rufnummernübersicht angezeigt.

Rufnummer auswählen

Wählen Sie aus den verfügbaren Rufnummernbereichen Ihrer Gruppe/Ihres Standorts eine Einzelrufnummer aus.

  • Blenden Sie den Bereich Rufnummer zuweisen ein.
  • Klicken Sie auf die Zeile des Rufnummernbereichs, aus dem Sie eine Einzelrufnummer auswählen möchten. (Entfällt, wenn Sie die Ergebnisliste bereits nach Einzelrufnummern gefiltert haben.) Alle verfügbaren Einzelrufnummern des ausgewählten Rufnummernbereichs werden angezeigt.
  • Klicken Sie auf die Einzelrufnummer, die Sie dem Sprachdialogsystem zuweisen möchten.
  • Ändern Sie gegebenenfalls die vorgeschlagene interne Rufnummer im Eingabefeld interne Rufnummer unterhalb der Rufnummernübersicht.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Die Rufnummer ist jetzt dem Sprachdialogsystem zugewiesen.

Hinweis

Durchwahlnummern, die mit „77“ oder „78“ beginnen, sind nicht oder nur eingeschränkt verwendbar. Für Mobilfunkgeräte, die mit Buchung des Zusatz-Pakets „MagentaEINS Business Integration“ integriert wurden, gilt zusätzlich:
- Keine Verwendung von zweistelligen Durchwahlnummern
- Keine Verwendung von Durchwahlnummern beginnend mit „0“

Rufnummer ändern
  • Klicken Sie in der Sprachdialogübersicht auf die Schaltfläche Bearbeiten des Sprachdialogsystems, für die Sie die Rufnummer ändern möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Sprachdialogsystem. Sie gelangen in den Bereich Sprachdialogsystem bearbeiten.
  • Blenden Sie den Bereich Rufnummer zuweisen ein.
  • Klicken Sie auf den Link Rufnummer ändern.
  • Klicken Sie auf eine neue Einzelrufnummer des verfügbaren Nummernbereichs, die Sie dem Sprachdialogsystem zuweisen möchten.
  • Passen Sie gegebenenfalls die interne Rufnummer im Eingabefeld interne Rufnummer an.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Sie haben die Rufnummer des Sprachdialogsystems geändert.

Sperrprofil zuweisen

Sie können dem Sprachdialogsystem ein Sperrprofil zuweisen. Mit einem Sperrprofil können Sie eingehende, ausgehende und weitergeleitete Anrufe nach Rufnummerngassen sperren.

Voraussetzung:
Um ein Sperrprofil zuweisen zu können, müssen Sie es vorab auf Unternehmens-Ebene unter Sperrprofile verwalten erstellt haben.

 

  • Blenden Sie den Bereich Sperrprofil zuweisen ein.
  • Klicken Sie auf das Auswahlfeld Sperrprofil auswählen.
  • Wählen Sie im Auswahlbereich das gewünschte Sperrprofil.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Das Sperrprofil ist jetzt dem Sprachdialogsystem zugewiesen.

  • Wenn Sie die detaillierten Einstellungen des Sperrprofils einsehen möchten, klicken Sie auf den Link Details anzeigen hinter dem ausgewählten Sperrprofil.
Erstellung des Sprachdialogsystems beauftragen

Wenn Sie ein Sprachdialogsystem erstellen, wird Ihrem Warenkorb ein neuer Auftrag hinzugefügt. Er wird ausgeführt, sobald Sie ihn bestellen. Die Erstellung von Sprachdialogsystemen ist kostenpflichtig. Das monatliche Entgelt entnehmen Sie der Kostenaufstellung unten rechts im Bereich Sprachdialogsystem erstellen.

 

  • Wenn Sie das Sprachdialogsystem zu einem späteren Zeitpunkt erstellen möchten, passen Sie das Aktivierungsdatum entsprechend an.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Sprachdialogsystem erstellen.
  • Sie haben die Erstellung eines Sprachdialogsystems als Auftrag hinzugefügt.

  • Sie können den Auftrag jetzt bestellen. Zu Ihren Aufträgen gelangen Sie über die blaue Schaltfläche Warenkorb im oberen Bereich des Portals.
Sprachdialogsystem konfigurieren

In der Konfiguration können Sie einstellen, welche Arbeitsplätze über die Funktion Verbinden über interne Rufnummer erreichbar sind. Zudem können Sie Anrufe weiterleiten, unbekannte Anrufer abweisen und zusätzliche Rufnummern hinzufügen.

Klicken Sie in der Sprachdialogsystemübersicht auf die Schaltfläche Bearbeiten des Sprachdialogsystems, das Sie konfigurieren möchten.

Klicken Sie im Auswahlbereich auf Konfiguration & Services. Sie gelangen in den Bereich Konfiguration & Services. Zur Konfiguration siehe nachfolgende Anleitungen.

Konfiguration
Weiterleitung an Zentrale

Sie können festlegen, nach welcher Zeit (in Sekunden) ein Anrufer zur Zentrale weitergeleitet werden soll, wenn dieser keine Aktion ausführt, also keine Taste zur Auswahl einer Option drückt.

Voraussetzung:
Konfigurieren Sie die Rufnummer der Zentrale als Aktion Weiterleitung an Zentrale im Menü des Sprachdialogsystems.

  • Wechseln Sie zur Registerkarte Konfiguration.
  • Geben Sie im Eingabefeld unter Weiterleitung zur Zentrale die Zeit in Sekunden an.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Sie haben die Zeit festgelegt, nach der Anrufer zur Zentrale weitergeleitet werden.

Verbinden über interne Rufnummer

Legen Sie fest, welche Arbeitsplätze über die Funktion Verbinden über interne Rufnummer erreichbar sind. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Speichern.


Voraussetzung:
Konfigurieren Sie die Aktion interne Rufnummer wählen im Menü des Sprachdialogsystems.

UnternehmenAktivieren Sie die Option, wenn alle Arbeitsplätze des Unternehmens über die Funktion Verbinden über interne Rufnummer erreichbar sein sollen.
Gruppe/StandortAktivieren Sie die Option, wenn ausschließlich die Arbeitsplätze der Gruppe/des Standorts, für die Sie das Sprachdialogsystem eingerichtet haben, über die Funktion Verbinden über interne Rufnummer erreichbar sein sollen.

Rufweiterleitung einrichten

Mit einer Rufweiterleitung können Sie alle eingehenden Anrufe an das Sprachdialogsystem an eine interne oder externe Zielrufnummer weiterleiten. Als Weiterleitungsziel können Sie auch die Rufnummer eines weiteren Sprachdialogsystems oder einer Gruppenfunktion hinterlegen.

  • Wechseln Sie zum Reiter Rufweiterleitung.
  • Aktivieren Sie die Option An Rufnummer.
  • Geben Sie im Eingabefeld die gewünschte Zielrufnummer ein.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Die Rufweiterleitung für das Sprachdialogsystem ist aktiviert.
Abweisen unbekannter Anrufer

Sie können Anrufer automatisch abweisen, falls diese Ihre Rufnummer nicht übermitteln. Siehe auch Abweisen unbekannter Anrufer unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste.

  • Wechseln Sie zur Registerkarte Abweisen unbekannter Anrufer.
  • Aktivieren Sie die Option An.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Abweisen unbekannter Anrufer ist aktiviert.

Zusätzliche Rufnummern

Sie können dem Sprachdialogsystem bis zu 10 zusätzliche Rufnummern einschließlich interner Rufnummer hinzufügen.


Zur Einrichtung und Änderung zusätzlicher Rufnummern wechseln Sie zur Registerkarte Zusätzliche Rufnummern. Die Konfiguration erfolgt analog zur Beschreibung Rufnummer zuweisen.

Anrufinformationen festlegen

Mit Anrufinformationen legen Sie fest, welche Rufnummer bei einer aktivierten Rufweiterleitung (gilt für Anrufe an die Rufnummer des Sprachdialogsystems) beim Anrufer und am Weiterleitungsziel angezeigt wird.

  • Klicken Sie in der Sprachdialogsystemübersicht auf die Schaltfläche Bearbeiten des Sprachdialogsystems, dessen Anrufinformationen Sie festlegen möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Anrufinformationen. Sie gelangen in den Bereich Anrufinformationen. Zur Konfiguration siehe nachfolgende Anleitungen.
Hinweis

Bei abgehenden Anrufen von der Zentrale wird die Rufnummer des Arbeitsplatzes angezeigt. Um eine andere Rufnummer anzuzeigen, zum Beispiel die Rufnummer des Sprachdialogsystems, ändern Sie die Anrufinformationen des Arbeitsplatzes unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste: Ausgehende Gespräche: Anrufinformationen.

Im Weiterleitungsfall: Beim Anrufer angezeigte Rufnummer

Sie können festlegen, welche Rufnummer beim Anrufer angezeigt wird, wenn eine Rufweiterleitung für das Sprachdialogsystem aktiviert ist.

 

Wählen Sie eine der folgenden Optionen zur Anzeige der Rufnummer im Falle einer aktiven Rufweiterleitung und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Immer die Rufnummer des Weiterleitungsziels anzeigenIm Falle einer aktiven Rufweiterleitung sehen interne und externe Anrufer die Rufnummer des Weiterleitungsziels.
Bei internen Anrufen die Rufnummer des Weiterleitungsziels anzeigenNur interne Anrufer sehen die Rufnummer des Weiterleitungsziels.
Nie die Rufnummer des Weiterleitungsziels anzeigenWeder internen noch externen Anrufern wird das Weiterleitungsziel bekannt gegeben.

Im Weiterleitungsfall: Beim Weiterleitungsziel angezeigte Rufnummer

Sie können festlegen, welche Rufnummer dem Teilnehmer des Weiterleitungsziels angezeigt wird, wenn eine Rufweiterleitung für das Sprachdialogsystem aktiviert ist.

 

Wählen Sie eine der folgenden Optionen zur Anzeige der Rufnummer am Weiterleitungsziel im Falle einer aktiven Rufweiterleitung und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Immer die Rufnummer des Anrufers anzeigenIm Falle einer aktiven Rufweiterleitung sieht der Teilnehmer des Weiterleitungsziels die Rufnummer des Anrufers.
Nur bei internen Weiterleitungszielen die Die Anzeige der Rufnummer des Anrufers am Anschluss des
Rufnummer des Anrufers anzeigenWeiterleitungsziels ist auf interne Weiterleitungen beschränkt. Wenn Sie ein externes Weiterleitungsziel eingerichtet haben, sieht der Teilnehmer des Weiterleitungsziels die Rufnummer des Sprachdialogsystems – nicht die des Anrufers.
Nie die Rufnummer des Anrufers anzeigenWeder bei internen noch bei externen Rufweiterleitungen wird dem Teilnehmer des Weiterleitungsziels die Rufnummer des Anrufers bekannt gegeben. In diesem Fall sieht der Teilnehmer des Weiterleitungsziels immer die Rufnummer des Sprachdialogsystems.

Im Weiterleitungsfall: Weiterleitungshinweis beim Anrufer anzeigen

Sie können einstellen, ob der Anrufer einen Hinweis erhalten soll, wenn Sie eine Rufweiterleitung für das Sprachdialogsystem aktiviert haben.

Hinweis

Der Weiterleitungshinweis wird dem Anrufer während der Rufaufbauphase im Display seines Endgerätes angezeigt.

Wählen Sie eine der folgenden Optionen zur Anzeige eines Weiterleitungshinweises und klicken Sie anschließend auf Speichern.

ImmerInterne und externe Anrufer erhalten einen Hinweis, wenn eine Rufweiterleitung aktiviert ist.
Nur bei internen GesprächenDer Weiterleitungshinweis wird nur internen Anrufern übermittelt.
NieWeder interne noch externe Anrufer erhalten einen Weiterleitungshinweis.

Audiodateien verwalten

Sie können individuelle Begrüßungs- und Aktions-Ansagen als Audiodatei speichern und für das Sprachdialogsystems einsetzen. In der Menü-Konfiguration des Sprachdialogsystems können Sie ausschließlich Audiodateien auswählen, die Sie unter Audiodateien im Sprachdialogsystem hochgeladen haben. Es ist nicht möglich, auf die Audiodateien auf Unternehmens- sowie Gruppen-/Standort-Ebene zuzugreifen.


In der Übersicht werden pro Seite maximal 15 Dateien dargestellt. Die Ansicht ist auf 30 oder 60 Dateien erweiterbar. Wählen Sie dazu links unten das entsprechende Ansichtsformat. Mit den Schaltflächen Zurück und Weiter blättern Sie durch die einzelnen Seiten.

  • Klicken Sie in der Sprachdialogsystemübersicht auf die Schaltfläche Bearbeiten des Sprachdialogsystems, dessen Audiodateien Sie bearbeiten möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Audiodateien. Sie gelangen in den Bereich Audiodateien. Zur Konfiguration siehe nachfolgende Anleitungen.
Audiodateien hinzufügen

Sie können dem Sprachdialogsystem beliebig viele Audiodateien hinzufügen, die anschließend als Begrüßungs- und Aktions-Ansagen einsetzbar sind.

Voraussetzung:
Stellen Sie sicher, dass Ihre Audiodateien im WAVE-Dateiformat (.wav) oder als Windows-Media-Audio-Datei (.wma) gespeichert sind.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Datei hinzufügen.
  • Klicken Sie auf Datei auswählen. Der Datei-Explorer öffnet sich.
  • Wählen Sie im Datei-Explorer die gewünschte Audiodatei aus und bestätigen Sie mit OK.
  • Wenn Sie Audiodatei umbenennen möchten, überschreiben Sie im Eingabefeld Name den Dateinamen.
  • Klicken Sie auf Hinzufügen.
  • Sie haben dem Sprachdialogsystem eine neue Audiodatei hinzugefügt.

  • Sie können die Audiodatei in der Menü-Konfiguration des Sprachdialogsystems auswählen.
Tipp

Die beste Tonqualität erzielen Sie in HD Audio mit folgenden Sound-Einstellungen:

WAV PCM, 16 KHz, 16-Bit, Mono

Falls HD Audio nicht vom Endgerät des anrufenden Teilnehmers unterstützt wird, spielt die Cloud PBX Ihre Audiodateien automatisch in Standard Audioqualität (G.711) ab.

Audiodateien suchen

Um nach Audiodateien zu suchen, geben Sie im Eingabefeld Suche den Namen der Audiodatei ein und drücken Sie die Taste Enter. Das Suchergebnis wird im Listenbereich angezeigt. Sie können auch die ersten Zeichen des Dateinamens eingeben und dann Enter drücken. Im Listenbereich werden alle Dateien angezeigt, die mit den eingegebenen Zeichen übereinstimmen. Um die Suche aufzuheben, klicken Sie rechts im Eingabefeld auf das Kreuz.

Audiodateien löschen

Voraussetzung:
Bevor Sie eine Audiodatei löschen, stellen Sie sicher, dass sie in keiner Einstellung des Sprachdialogsystems verwendet wird. Der Löschvorgang wird sonst mit einer Fehlermeldung abgebrochen.

  • Wählen Sie die Audiodatei, die Sie löschen möchten. Nutzen Sie gegebenenfalls die Suchfunktion.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen der Audiodatei, die Sie löschen möchten.
  • Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Wenn Sie Nein wählen, wird der Löschvorgang abgebrochen und Sie kehren zur Listenansicht zurück.
  • Sie haben die Audiodatei gelöscht.

Menüs konfigurieren

Mit der Menü-Konfiguration legen Sie fest, wie die Menü-Struktur im Auswahlmenü des Sprachdialogsystems aufgebaut sein soll. Sie können eine Standard-Begrüßung oder eine benutzerdefinierte Begrüßung wählen. Eine benutzerdefinierte Begrüßung mit individueller Menüstruktur kann bis zu zwölf Aktionen mit zusätzlichen Submenüs enthalten. Zudem können Sie unterschiedliche Begrüßungen und Menüstrukturen während der Geschäftszeiten und außerhalb der Geschäftszeiten erstellen.

  • Klicken Sie in der Sprachdialogsystemübersicht auf die Schaltfläche Bearbeiten des Sprachdialogsystems, dessen Menüs Sie konfigurieren möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Menü. Sie gelangen in den Bereich Menüs. Zur Konfiguration siehe nachfolgende Anleitungen.
Tipp

Wenn Sie eine Menüstruktur mit Submenüs planen, legen Sie zuerst die Submenüs an, damit Sie sie danach in den Aktions-Parametern der Menüstruktur auswählen können.

Während der Geschäftszeiten

Sie können ein Standard- oder ein benutzerdefiniertes Menü mit entsprechender Begrüßung einrichten. Zudem können Sie unterschiedliche Menüstrukturen für Anrufe während und außerhalb der Geschäftszeiten anlegen. Den Zeitplan für die Geschäftszeiten hinterlegen Sie unter der Registerkarte Außerhalb der Geschäftszeiten. Wenn Sie zwischen den Geschäftszeiten nicht unterscheiden möchten, entfallen die Konfiguration eines Zeitplans und die Einrichtung der Menüstruktur unter der Registerkarte Außerhalb der Geschäftszeiten.

Hinweis

Die Standard-Begrüßung bezieht sich ausschließlich auf die Standard-Menüstruktur. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Begrüßungsansage, wenn Sie die Menüstruktur verändern.

Begrüßung einrichten

Voraussetzung:
Um eine benutzerdefinierte Begrüßung auszuwählen, müssen Sie eine Begrüßungsansage mit allen Aktions-Optionen erstellen und unter Audiodateien im Sprachdialogsystem hochladen.

Wechseln Sie zur Registerkarte Während der Geschäftszeiten und aktivieren Sie im Bereich Während der Geschäftszeiten die gewünschten Optionen. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit Speichern.

StandardVerwenden Sie die Standard-Begrüßung, wenn Sie die Menüstruktur nicht verändern. Das Standard-Menü ist aufgebaut aus der Taste „0“ für (...) und „1“ für (...).
BenutzerdefiniertAktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine benutzerdefinierte Menüstruktur einrichten möchten. Wählen Sie anschließend die Audiodatei für Ihre benutzerdefinierte Begrüßung aus.
Direkteingabe der internen Rufnummer erlaubenAnrufer können sich durch Direkteingabe der internen Rufnummer zu ihrem gewünschten Gesprächspartner vermitteln lassen. In diesem Fall weist eine automatische Ansage den Anrufer nach der Begrüßung auf diese Option hin.

Menüstruktur

Die Menüstruktur im Sprachdialogsystem bestimmt die Anzahl und Reihenfolge der Aktionen, die von Anrufern durch Tastendruck ausgewählt werden können. Die Struktur kann hierarchisch, auf mehreren Ebenen, mittels Submenüs aufgebaut werden.

Ihnen stehen folgende Aktionen zum Aufbau der Menüstruktur zur Verfügung:

Weiterleitung an ZentraleDer Anrufer wird nach Ansage an die Zentrale weitergeleitet.
Weiterleitung an TelefonistenDer Anrufer wird nach Ansage an einen bestimmten Arbeitsplatz weitergeleitet.
Weiterleitung ohne AnsageDer Anrufer wird ohne Ansage an eine interne oder externe Rufnummer weitergeleitet.
Weiterleitung mit AnsageDer Anrufer wird nach Ansage an eine interne oder externe Rufnummer weitergeleitet.
Interne Rufnummer wählen

Der Anrufer kann nach Ansage eine interne Rufnummer wählen, um sich gezielt zu seinem gewünschten Gesprächspartner vermitteln zu lassen.

Voraussetzung:
Die interne Rufnummer muss der Gruppe/dem Standort oder dem Bereich zugeordnet sein, für den das Sprachdialogsystem eingerichtet wurde.

Ansage abspielenDem Anrufer wird eine Ansage abgespielt.
Submenü aufrufenDer Anrufer gelangt in ein Submenü. Im Submenü hört er eine neue Ansage mit den zur Auswahl stehenden Aktions-Optionen.
Menü wiederholenDie Ansage mit allen Aktions-Optionen wird dem Anrufer erneut abgespielt.
Vorheriges MenüWenn sich der Anrufer in einem Submenü befindet, gelangt er in das nächst höhere Menü/Submenü.

Menüstruktur anlegen

Voraussetzungen:
Wenn Sie eine hierarchische Struktur des Sprachdialogsystems mit mehren Ebenen einrichten möchten, legen Sie zuerst die nötigen Submenüs an.
Für ein benutzerdefiniertes Menü benötigen Sie eine individuelle Begrüßungsansage mit allen zur Auswahl stehenden Aktions-Optionen. Erstellen Sie die Audiodatei und laden Sie sie unter Audiodateien des Sprachdialogsystems hoch.

  • Wechseln Sie zur Registerkarte Während der Geschäftszeiten.
  • Legen Sie fest, welcher Taste Sie eine Aktion zuordnen möchten.
  • Geben Sie unter der jeweiligen Taste eine Beschreibung für die Aktion ein.
  • Wählen Sie über das Auswahlmenü eine Aktion aus.
  • Geben Sie den Aktions-Parameter ein. Abhängig von der gewählten Aktion können Sie eine Rufnummer (intern/extern) eingeben, eine Audiodatei oder ein Submenü auswählen.
  • Wiederholen Sie die Einrichtungsschritte mit allen weiteren Tasten, denen Sie eine Aktion zuordnen möchten.

  • Sie haben die Menüstruktur des Sprachdialogsystems angelegt.

Hinweis

Testen Sie nach der Konfiguration die gesamten Aktions-Optionen im Menü des Sprachdialogsystems, um Fehlern vorzubeugen.

Außerhalb der Geschäftszeiten

Sie können Anrufern ein zweites Menü im Sprachdialogsystem anbieten, wenn sie außerhalb der Geschäftszeiten angerufen. Dazu legen Sie einen Zeitplan an, der die Geschäftszeiten umfasst. Immer dann, wenn der Zeitplan nicht greift, gelangen Anrufer in das unter Außerhalb der Geschäftszeiten angelegte Menü.

Begrüßung einrichten

Die Einrichtung der Begrüßung erfolgt analog zur Beschreibung im Bereich Während der Geschäftszeiten, siehe Begrüßung einrichten.

Zeitplan anlegen

Voraussetzung:
Legen Sie einen Zeitplan unter Zeitpläne verwalten an, um eine Auswahl treffen zu können.

  • Wechseln Sie zur Registerkarte Außerhalb der Geschäftszeiten.
  • Klicken Sie im Bereich Zeitplan für den Zeitraum während der Geschäftszeiten auf das Auswahlfeld Zeitplan auswählen. Alle angelegten Zeitpläne erscheinen im Auswahlbereich.
  • Klicken Sie auf den Zeitplan, den Sie für die Einrichtung des Sprachdialogsystems nutzen möchten.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Ihr ausgewählter Zeitplan ist dem Menü zugeordnet.

Menüstruktur anlegen

Die Anlage der Menüstruktur erfolgt analog zur Beschreibung im Bereich Während der Geschäftszeiten, siehe Menüstruktur anlegen.

Submenüs

Submenüs benötigen Sie, wenn Sie mehrere Aktionen im Sprachdialogsystem in Kategorien gruppieren möchten. Damit Ihnen in den Aktions-Parametern der Menüstruktur die Submenüs zur Auswahl bereitstehen, legen Sie immer zuerst die Submenüs an.

Submenüs erstellen
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Submenüs.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Submenü erstellen. Sie gelangen in den Bereich Submenü erstellen.
  • Geben Sie im Eingabefeld Name einen Namen für das Submenü ein.
  • Die Erstellung der Menüs erfolgt analog zur Beschreibung im Bereich Während der Geschäftszeiten, siehe Menüs konfigurieren.
  • Sie haben ein Submenü für das Sprachdialogsystem erstellt. Sie können das Submenü als Aktions-Parameter in der Menüstruktur auswählen.

  • Wenn Sie die detaillierten Einstellungen des Submenüs einsehen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Details des jeweiligen Submenüs.
Submenüs verwalten
Submenü bearbeiten
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Submenüs.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten des Submenüs, das Sie bearbeiten möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Anzeigen / Bearbeiten. Sie gelangen in den Bereich Submenü bearbeiten.
  • Ändern Sie die gewünschten Parameter.
  • Klicken Sie auf Speichern.
  • Sie haben die Einstellungen eines Submenüs geändert.

Submenü löschen
  • Wechseln Sie zur Registerkarte Submenüs.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten des Submenüs, das Sie löschen möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Löschen.
  • Das Submenü wird gelöscht.

Sprachdialogsysteme verwalten
Sprachdialogsystem bearbeiten
  • Klicken Sie in der Sprachdialogsystemübersicht auf die Schaltfläche Bearbeiten des Sprachdialogsystems, das Sie bearbeiten möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Sprachdialogsystem. Sie gelangen in den Bereich Sprachdialogsystem bearbeiten.
  • Ändern Sie die gewünschten Parameter.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Sprachdialogsystem aktualisieren.
  • Sie haben die Einstellungen eines Sprachdialogsystems geändert.

Sprachdialogsystem löschen
  • Klicken Sie in der Sprachdialogsystemübersicht auf die Schaltfläche Bearbeiten des Sprachdialogsystems, das Sie löschen möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Löschen.
  • Das Sprachdialogsystem wird gelöscht.

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