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Das Sprachdialogsystem von Cloud PBX bietet Ihnen die Möglichkeit, eingehende Anrufe automatisch zu qualifizieren und entsprechend des Anliegens des Anrufers weiterzuleiten. Zum Beispiel zum passenden Ansprechpartner, zur Zentrale, in ein weiterführendes Submenü oder zu einer Ansage.
Das Sprachdialogsystem ist dreistufig aufgebaut:
1. Der Anrufer gelangt in das Auswahlmenü des Sprachdialogsystems. Er hört eine Begrüßungsansage und die zur Auswahl stehenden Optionen.
2. Per Tastendruck entscheidet sich der Anrufer für eine Option.
3. Das Sprachdialogsystem führt die gewünschte Aktion aus. Zum Beispiel wird der Anrufer durch Wahl der Ziffer „1“ zum Kundenservice weitergeleitet, durch Ziffer „2“ zum Vertrieb und durch Ziffer „3“ zur Zentrale. Wenn er Ziffer „4“ wählt, werden ihm per Ansage die Öffnungszeiten mitgeteilt.
Das Sprachdialogsystem ist ein kostenpflichtiges Zusatz-Paket der Cloud PBX mit einer Mindestvertragslaufzeit von 30 Tagen. Es wird auf Gruppen-/Standort-Ebene eingerichtet und konfiguriert.
Wir haben spezielle Ansagen mit Bezug zum Coronavirus für beispielsweise Praxen oder Krankenhäuser für Sie vorbereitet, die wir Ihnen kostenlos zum Download und zur Nutzung bereitstellen. Sie finden diese hier zum Download.
Wenn Sie alle Ansagen in einer einheitlichen professionellen Systematik wünschen, so können Sie Ansagen direkt über uns beauftragen. Weitere Informationen finden Sie bei Tipps & Tricks.
Bevor ein neues Sprachdialogsystem erstellt werden kann, muss das Zusatz-Paket Sprachdialogsystem unter Mein Unternehmen: Kontingente & Auftragsstatus gebucht und aktiviert worden sein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Sprachdialogsystem erstellen. Sie gelangen in den Bereich Sprachdialogsystem einrichten. Blenden Sie den Bereich Sprachdialogsystem ein und geben Sie die Basisdaten ein. Alle mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
| Name | Der Name des Sprachdialogsystems. Sie können einen Namen aus Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen wählen. |
| Angezeigter Vorname | Der Vorname wird bei einem Call-Back zusätzlich zur Rufnummer des Sprachdialogsystems am Zielanschluss angezeigt (sofern vom Endgerät des Zielanschlusses unterstützt). |
| Angezeigter Nachname | Der Nachname wird bei einem Call-Back zusätzlich zur Rufnummer des Sprachdialogsystems am Zielanschluss angezeigt (sofern vom Endgerät des Zielanschlusses unterstützt). |
| Bereich | Wenn Sie das Sprachdialogsystem für einen Bereich innerhalb einer Gruppe/eines Standorts erstellen möchten, wählen Sie hier den Bereich aus. Für mehr Informationen zur Verwaltung von Bereichen siehe Bereiche verwalten. |
| Zeitzone | Wählen Sie eine Zeitzone für das Sprachdialogsystem aus. Die Zeitzone wird zum Beispiel für die korrekte Darstellung der Informationen in der Anruferhistorie benötigt. |
Wählen Sie eine Rufnummer aus dem aktuell oder zukünftig verfügbaren Nummernraum Ihrer Gruppe bzw. Ihres Standorts aus.
Alle wichtigen Informationen zur Auswahl und zum Filtern von Rufnummern finden Sie im Bereich Rufnummernverwaltung - Wie weise ich in der Cloud PBX eine Rufnummer zu.
Wählen Sie aus den verfügbaren Rufnummernbereichen Ihrer Gruppe/Ihres Standorts eine Rufnummer aus.
Die Rufnummer ist jetzt dem Sprachdialogsystem zugewiesen.
Interne Rufnummern, die mit „77“ oder „78“ beginnen, sind nicht oder nur eingeschränkt verwendbar. Für Mobilfunkgeräte, die mit Buchung des Zusatz-Pakets „MagentaEINS Business Integration“ integriert wurden, gilt zusätzlich:
- Keine Verwendung von zweistelligen internen Rufnummern
- Keine Verwendung von internen Rufnummern beginnend mit „0“
- Keine Verwendung der Rufnummer "911"
Sie haben die Rufnummer des Sprachdialogsystems geändert.
Sie können dem Sprachdialogsystem ein Sperrprofil zuweisen. Mit einem Sperrprofil können Sie eingehende, ausgehende und weitergeleitete Anrufe nach Rufnummerngassen sperren.
Voraussetzung:
Um ein Sperrprofil zuweisen zu können, müssen Sie es vorab auf Unternehmens-Ebene unter Sperrprofile verwalten erstellt haben.
Das Sperrprofil ist jetzt dem Sprachdialogsystem zugewiesen.
Wenn Sie ein Sprachdialogsystem erstellen, wird Ihrem Warenkorb ein neuer Auftrag hinzugefügt. Er wird ausgeführt, sobald Sie ihn bestellen. Die Erstellung von Sprachdialogsystemen ist kostenpflichtig. Das monatliche Entgelt entnehmen Sie der Kostenaufstellung unten rechts im Bereich Sprachdialogsystem erstellen.
Sie haben die Erstellung eines Sprachdialogsystems als Auftrag hinzugefügt.
In der Konfiguration können Sie einstellen, welche Arbeitsplätze über die Funktion Verbinden über interne Rufnummer erreichbar sind. Zudem können Sie Anrufe weiterleiten, unbekannte Anrufer abweisen und zusätzliche Rufnummern hinzufügen.
Klicken Sie in der Sprachdialogsystemübersicht auf die Schaltfläche Bearbeiten des Sprachdialogsystems, das Sie konfigurieren möchten.
Klicken Sie im Auswahlbereich auf Konfiguration & Services. Sie gelangen in den Bereich Konfiguration & Services. Zur Konfiguration siehe nachfolgende Anleitungen.
Sie können festlegen, nach welcher Zeit (in Sekunden) ein Anrufer zur Zentrale weitergeleitet werden soll, wenn dieser keine Aktion ausführt, also keine Taste zur Auswahl einer Option drückt.
Voraussetzung:
Konfigurieren Sie die Rufnummer der Zentrale als Aktion Weiterleitung an Zentrale im Menü des Sprachdialogsystems.
Sie haben die Zeit festgelegt, nach der Anrufer zur Zentrale weitergeleitet werden.
Wählen Sie hier die Ansage für die Weiterleitung zur Zentrale aus:
Legen Sie fest, welche Arbeitsplätze über die Funktion Verbinden über interne Rufnummer erreichbar sind. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Speichern.
Unternehmen | Aktivieren Sie die Option, wenn alle Arbeitsplätze des Unternehmens über die Funktion Verbinden über interne Rufnummer erreichbar sein sollen. |
Gruppe/Standort | Aktivieren Sie die Option, wenn ausschließlich die Arbeitsplätze der Gruppe/des Standorts, für die Sie das Sprachdialogsystem eingerichtet haben, über die Funktion Verbinden über interne Rufnummer erreichbar sein sollen. |
Bereich | Aktivieren Sie die Option, wenn ausschließlich die Arbeitsplätze des Bereichs, für den Sie das Sprachdialogsystem eingerichtet haben, über die Funktion Verbinden über interne Rufnummer erreichbar sein sollen. |
Mit einer Rufweiterleitung können Sie alle eingehenden Anrufe an das Sprachdialogsystem an eine interne oder externe Zielrufnummer weiterleiten. Als Weiterleitungsziel können Sie auch die Rufnummer eines weiteren Sprachdialogsystems oder einer Gruppenfunktion hinterlegen.
Sie können Anrufer automatisch abweisen, falls diese Ihre Rufnummer nicht übermitteln. Siehe auch Abweisen unbekannter Anrufer unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste.
Abweisen unbekannter Anrufer ist aktiviert.
Sie können dem Sprachdialogsystem bis zu 10 zusätzliche Rufnummern einschließlich interner Rufnummer hinzufügen.
Zur Einrichtung und Änderung zusätzlicher Rufnummern wechseln Sie zur Registerkarte Zusätzliche Rufnummern. Die Konfiguration erfolgt analog zur Beschreibung Rufnummer zuweisen.
Mit Anrufinformationen legen Sie fest, welche Rufnummer bei einer aktivierten Rufweiterleitung (gilt für Anrufe an die Rufnummer des Sprachdialogsystems) beim Anrufer und am Weiterleitungsziel angezeigt wird.
Bei abgehenden Anrufen von der Zentrale wird die Rufnummer des Arbeitsplatzes angezeigt. Um eine andere Rufnummer anzuzeigen, zum Beispiel die Rufnummer des Sprachdialogsystems, ändern Sie die Anrufinformationen des Arbeitsplatzes unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste: Ausgehende Gespräche: Anrufinformationen.
Sie können festlegen, welche Rufnummer beim Anrufer angezeigt wird, wenn eine Rufweiterleitung für das Sprachdialogsystem aktiviert ist.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen zur Anzeige der Rufnummer im Falle einer aktiven Rufweiterleitung und klicken Sie anschließend auf Speichern.
| Immer die Rufnummer des Weiterleitungsziels anzeigen | Im Falle einer aktiven Rufweiterleitung sehen interne und externe Anrufer die Rufnummer des Weiterleitungsziels. |
| Bei internen Anrufen die Rufnummer des Weiterleitungsziels anzeigen | Nur interne Anrufer sehen die Rufnummer des Weiterleitungsziels. |
| Nie die Rufnummer des Weiterleitungsziels anzeigen | Weder internen noch externen Anrufern wird das Weiterleitungsziel bekannt gegeben. |
Sie können festlegen, welche Rufnummer dem Teilnehmer des Weiterleitungsziels angezeigt wird, wenn eine Rufweiterleitung für das Sprachdialogsystem aktiviert ist.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen zur Anzeige der Rufnummer am Weiterleitungsziel im Falle einer aktiven Rufweiterleitung und klicken Sie anschließend auf Speichern.
| Immer die Rufnummer des Anrufers anzeigen | Im Falle einer aktiven Rufweiterleitung sieht der Teilnehmer des Weiterleitungsziels die Rufnummer des Anrufers. |
| Nur bei internen Weiterleitungszielen die | Die Anzeige der Rufnummer des Anrufers am Anschluss des |
| Rufnummer des Anrufers anzeigen | Weiterleitungsziels ist auf interne Weiterleitungen beschränkt. Wenn Sie ein externes Weiterleitungsziel eingerichtet haben, sieht der Teilnehmer des Weiterleitungsziels die Rufnummer des Sprachdialogsystems – nicht die des Anrufers. |
| Nie die Rufnummer des Anrufers anzeigen | Weder bei internen noch bei externen Rufweiterleitungen wird dem Teilnehmer des Weiterleitungsziels die Rufnummer des Anrufers bekannt gegeben. In diesem Fall sieht der Teilnehmer des Weiterleitungsziels immer die Rufnummer des Sprachdialogsystems. |
Sie können einstellen, ob der Anrufer einen Hinweis erhalten soll, wenn Sie eine Rufweiterleitung für das Sprachdialogsystem aktiviert haben.
Der Weiterleitungshinweis wird dem Anrufer während der Rufaufbauphase im Display seines Endgerätes angezeigt.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen zur Anzeige eines Weiterleitungshinweises und klicken Sie anschließend auf Speichern.
| Immer | Interne und externe Anrufer erhalten einen Hinweis, wenn eine Rufweiterleitung aktiviert ist. |
| Nur bei internen Gesprächen | Der Weiterleitungshinweis wird nur internen Anrufern übermittelt. |
| Nie | Weder interne noch externe Anrufer erhalten einen Weiterleitungshinweis. |
Sie können individuelle Begrüßungs- und Aktions-Ansagen als Audiodatei speichern und für das Sprachdialogsystems einsetzen. In der Menü-Konfiguration des Sprachdialogsystems können Sie ausschließlich Audiodateien auswählen, die Sie unter Audiodateien im Sprachdialogsystem hochgeladen haben. Es ist nicht möglich, auf die Audiodateien auf Unternehmens- sowie Gruppen-/Standort-Ebene zuzugreifen.
In der Übersicht werden pro Seite maximal 15 Dateien dargestellt. Die Ansicht ist auf 30 oder 60 Dateien erweiterbar. Wählen Sie dazu links unten das entsprechende Ansichtsformat. Mit den Schaltflächen Zurück und Weiter blättern Sie durch die einzelnen Seiten.
Sie können dem Sprachdialogsystem beliebig viele Audiodateien hinzufügen, die anschließend als Begrüßungs- und Aktions-Ansagen einsetzbar sind.
Voraussetzung:
Stellen Sie sicher, dass Ihre Audiodateien im WAVE-Dateiformat (.wav) oder als Windows-Media-Audio-Datei (.wma) gespeichert sind.
Sie haben dem Sprachdialogsystem eine neue Audiodatei hinzugefügt.
Um nach Audiodateien zu suchen, geben Sie im Eingabefeld Suche den Namen der Audiodatei ein und drücken Sie die Taste Enter. Das Suchergebnis wird im Listenbereich angezeigt. Sie können auch die ersten Zeichen des Dateinamens eingeben und dann Enter drücken. Im Listenbereich werden alle Dateien angezeigt, die mit den eingegebenen Zeichen übereinstimmen. Um die Suche aufzuheben, klicken Sie rechts im Eingabefeld auf das Kreuz.
Voraussetzung:
Bevor Sie eine Audiodatei löschen, stellen Sie sicher, dass sie in keiner Einstellung des Sprachdialogsystems verwendet wird. Der Löschvorgang wird sonst mit einer Fehlermeldung abgebrochen.
Sie haben die Audiodatei gelöscht.
Mit der Menü-Konfiguration legen Sie fest, wie die Menü-Struktur im Auswahlmenü des Sprachdialogsystems aufgebaut sein soll. Sie können eine Standard-Begrüßung oder eine benutzerdefinierte Begrüßung wählen. Eine benutzerdefinierte Begrüßung mit individueller Menüstruktur kann bis zu zwölf Aktionen mit zusätzlichen Submenüs enthalten. Zudem können Sie unterschiedliche Begrüßungen und Menüstrukturen während der Geschäftszeiten und außerhalb der Geschäftszeiten erstellen.
Sie können ein Standard- oder ein benutzerdefiniertes Menü mit entsprechender Begrüßung einrichten. Zudem können Sie unterschiedliche Menüstrukturen für Anrufe während und außerhalb der Geschäftszeiten anlegen. Den Zeitplan für die Geschäftszeiten hinterlegen Sie unter der Registerkarte Außerhalb der Geschäftszeiten. Wenn Sie zwischen den Geschäftszeiten nicht unterscheiden möchten, entfallen die Konfiguration eines Zeitplans und die Einrichtung der Menüstruktur unter der Registerkarte Außerhalb der Geschäftszeiten.
Voraussetzung:
Um eine benutzerdefinierte Begrüßung auszuwählen, müssen Sie eine Begrüßungsansage mit allen Aktions-Optionen erstellen und unter Audiodateien im Sprachdialogsystem hochladen.
Wechseln Sie zur Registerkarte Während der Geschäftszeiten und aktivieren Sie im Bereich Während der Geschäftszeiten die gewünschten Optionen. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit Speichern.
| Standard | Verwenden Sie die Standard-Begrüßung, wenn Sie die Menüstruktur nicht verändern. Das Standard-Menü ist aufgebaut aus der Taste „0“ für (...) und „1“ für (...). |
| Benutzerdefiniert | Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine benutzerdefinierte Menüstruktur einrichten möchten. Wählen Sie anschließend die Audiodatei für Ihre benutzerdefinierte Begrüßung aus. |
| Direkteingabe der internen Rufnummer erlauben | Anrufer können sich durch Direkteingabe der internen Rufnummer zu ihrem gewünschten Gesprächspartner vermitteln lassen. In diesem Fall weist eine automatische Ansage den Anrufer nach der Begrüßung auf diese Option hin. |
Die Menüstruktur im Sprachdialogsystem bestimmt die Anzahl und Reihenfolge der Aktionen, die von Anrufern durch Tastendruck ausgewählt werden können. Die Struktur kann hierarchisch, auf mehreren Ebenen, mittels Submenüs aufgebaut werden.
Ihnen stehen folgende Aktionen zum Aufbau der Menüstruktur zur Verfügung:
| Weiterleitung an Zentrale | Der Anrufer wird nach Ansage an die Zentrale weitergeleitet. |
| Weiterleitung an Telefonisten | Der Anrufer wird nach Ansage an einen bestimmten Arbeitsplatz weitergeleitet. |
| Weiterleitung ohne Ansage | Der Anrufer wird ohne Ansage an eine interne oder externe Rufnummer weitergeleitet. |
| Weiterleitung mit Ansage | Der Anrufer wird nach Ansage an eine interne oder externe Rufnummer weitergeleitet. |
| Interne Rufnummer wählen | Der Anrufer kann nach Ansage eine interne Rufnummer wählen, um sich gezielt zu seinem gewünschten Gesprächspartner vermitteln zu lassen. Voraussetzung: |
| Ansage abspielen | Dem Anrufer wird eine Ansage abgespielt. |
| Submenü aufrufen | Der Anrufer gelangt in ein Submenü. Im Submenü hört er eine neue Ansage mit den zur Auswahl stehenden Aktions-Optionen. |
| Menü wiederholen | Die Ansage mit allen Aktions-Optionen wird dem Anrufer erneut abgespielt. |
| Vorheriges Menü | Wenn sich der Anrufer in einem Submenü befindet, gelangt er in das nächst höhere Menü/Submenü. |
Voraussetzungen:
Wenn Sie eine hierarchische Struktur des Sprachdialogsystems mit mehren Ebenen einrichten möchten, legen Sie zuerst die nötigen Submenüs an.
Für ein benutzerdefiniertes Menü benötigen Sie eine individuelle Begrüßungsansage mit allen zur Auswahl stehenden Aktions-Optionen. Erstellen Sie die Audiodatei und laden Sie sie unter Audiodateien des Sprachdialogsystems hoch.
Wiederholen Sie die Einrichtungsschritte mit allen weiteren Tasten, denen Sie eine Aktion zuordnen möchten.
Sie haben die Menüstruktur des Sprachdialogsystems angelegt.
Testen Sie nach der Konfiguration die gesamten Aktions-Optionen im Menü des Sprachdialogsystems, um Fehlern vorzubeugen.
Sie können Anrufern ein zweites Menü im Sprachdialogsystem anbieten, wenn sie außerhalb der Geschäftszeiten angerufen. Dazu legen Sie einen Zeitplan an, der die Geschäftszeiten umfasst. Immer dann, wenn der Zeitplan nicht greift, gelangen Anrufer in das unter Außerhalb der Geschäftszeiten angelegte Menü.
Die Einrichtung der Begrüßung erfolgt analog zur Beschreibung im Bereich Während der Geschäftszeiten, siehe Begrüßung einrichten.
Voraussetzung:
Legen Sie einen Zeitplan unter Zeitpläne verwalten an, um eine Auswahl treffen zu können.
Ihr ausgewählter Zeitplan ist dem Menü zugeordnet.
Die Anlage der Menüstruktur erfolgt analog zur Beschreibung im Bereich Während der Geschäftszeiten, siehe Menüstruktur anlegen.
Submenüs benötigen Sie, wenn Sie mehrere Aktionen im Sprachdialogsystem in Kategorien gruppieren möchten. Damit Ihnen in den Aktions-Parametern der Menüstruktur die Submenüs zur Auswahl bereitstehen, legen Sie immer zuerst die Submenüs an.
Sie haben ein Submenü für das Sprachdialogsystem erstellt. Sie können das Submenü als Aktions-Parameter in der Menüstruktur auswählen.
Sie haben die Einstellungen eines Submenüs geändert.
Das Submenü wird gelöscht.
Sie haben die Einstellungen eines Sprachdialogsystems geändert.
Das Sprachdialogsystem wird gelöscht.
Das Zusatz-Paket Call Analytics an Service Funktion ermöglicht Ihnen, ausführliche Statistiken und Reports über das Telefonieverhalten in Ihrem Unternehmen zu erstellen. Sie müssen zuerst das Zusatz-Paket Call Analytics Service Basic für Ihr Unternehmen buchen, damit Sie danach das Zusatz-Paket für eingerichtete Funktionen (Gruppenfunktion / Vermittlungsplatz / Sprachdialogsystem) buchen können. Die Funktionen, an denen Sie das Zusatz-Paket gebucht haben, werden in die Statistiken und Reports mit aufgenommen. Einen Überblick über den Einrichtungsprozess finden Sie in Tipps & Tricks unter Call Analytics Service.
Nach der Versendung des Warenkorbs können Sie den Auftrag-Status unter Kontingente & Auftragsstatus einsehen.
Sie haben nun an dem Sprachdialogsystem das Zusatz-Paket Call Analytics an Funktion gebucht und das Telefonieverhalten des Sprachdialogsystems wird Teil der Auswertung durch Call Analytics Service.
Call Analytics an Service Funktion kann erst nach der Mindestvertragslaufzeit entfernt werden.
Während der Mindestvertragslaufzeit kann Call Analytics an Service Funktion nicht abbestellt werden. In diesem Fall erscheint ein Hinweisfeld.
Android, das Android Robot Logo, Google Play und das Google Play-Logo sind Marken von Google Inc.
Apple, das Apple-Logo, Mac, OS X und iPhone sind Marken der Apple Inc., die in den USA und weiteren Ländern eingetragen sind.
App Store ist eine Dienstleistungsmarke der Apple Inc.
Microsoft®, Outlook®, Skype for Business®, Windows® und das Windows-Logo sind Markenzeichen oder eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation in USA und/oder anderen Ländern.
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