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Voice AI Notes

Voice AI Notes erstellt mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) strukturierte Zusammenfassungen von Telefonaten und versendet diese automatisch per E-Mail. Relevante Gesprächsinhalte werden dokumentiert, Aufgaben erkannt und bei Bedarf Kalendereinträge erstellt.

Voice AI Notes ist eine Funktion des Cloud-PBX-Arbeitsplatzes mit der zugehörigen Festnetznummer. Über den Mobile Client kann Voice AI Notes unterwegs verwendet werden – inklusive Anrufen über die Arbeitsplatzrufnummer direkt vom und zum Mobiltelefon. Nicht jedes Gespräch wird automatisch zusammengefasst – die Funktion muss während des Telefonats bewusst aktiviert werden.

Hinweis - Voice AI Notes mit dem Smartphone

Voraussetzung für die Nutzung von Voice AI Notes mit einem Smartphone ist die Installation des kostenfreien Mobile Clients der Cloud PBX.

Wenn Sie die M1B-Integration nutzen, steht Voice AI Notes ausschließlich bei Telefonaten über den Mobile Client zur Verfügung, wenn in den Anruf-Einstellungen als Calling-Modus, bzw. Anruf-Modus "Cloud PBX 2.0" ausgewählt ist.

Inhaltsverzeichnis

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Leistungen

Die E-Mail mit der Zusammenfassung enthält:

Kurze Zusammenfassung des Gesprächs in strukturierten Stichworten
Identifizierung von Aufgaben und nächsten Schritten
Kalendereinträge für Besprechungen
Gesprächsbeginn und -ende, Dauer und Teilnehmernummer
Die Zusammenfassungen werden bei der Telekom automatisch gelöscht nach dem Versand und nicht gespeichert.
Aktuell ist die Funktion nur in deutscher Sprache verfügbar.

Wichtiger Hinweis

Die Gesprächszusammenfassung wird automatisiert durch eine Künstliche Intelligenz erstellt. Inhalte können unvollständig oder fehlerhaft sein. Bitte prüfen Sie die Angaben sorgfältig auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Buchung

Die Buchung von Voice AI Notes können Sie im Administrationsportal der Cloud PBX unter "Zusatz-Pakete hinzufügen" vornehmen. Sollte das Zusatz-Paket Voice AI Notes nicht sichtbar sein, gehen Sie auf die Startseite des Administrationsportals, um den Vertragsdokumenten der neu eingeführten Zusatz-Pakete zuzustimmen.

Die Zusammenfassung wird an die während der Buchung angegebenen E-Mail versandt. Die Buchung erfolgt unter Arbeitsplatz einrichten -> Zusatzpaket hinzubuchen

Zustimmung Gesprächspartner

Vor der Aktivierung von Künstlicher Intelligenz in einem Telefongespräch müssen aus Datenschutzgründen alle Gesprächspartner ihr Einverständnis geben.

Für Voice AI Notes bedeutet das: Der Gesprächspartner muss der Erstellung der KI-generierten Zusammenfassung ausdrücklich zustimmen. Diese Zustimmung kann mündlich am Telefon erfolgen, bevor die Funktion aktiviert wird. Die Telekom zeichnet diese Zustimmung nicht auf. Verantwortlich für das Einholen der Zustimmung ist der Nutzer, an dessen Arbeitsplatz Voice AI Notes gebucht ist.

Zum Start der KI-Funktion wird automatisch eine für alle Gesprächsteilnehmer hörbare Ansage abgespielt: „KI-Zusammenfassung aktiviert. Auf Wunsch kann die Funktion deaktiviert oder das Gespräch beendet werden.“

Die KI-generierte Zusammenfassung kann jederzeit auch während des Gesprächs pausiert oder gestoppt werden, falls sich z.B. der Gesprächspartner nach dem Start umentscheidet oder die Zusammenfassung aus anderen Gründen unterbrochen oder gestoppt werden soll. Automatische Ansagen (powered by LadageMedia) informieren über das Geschehen, die aus Datenschutzgründen nicht unterdrückt werden können und alle Teilnehmenden hören.

Datenschutzkonforme Verarbeitung bei der Telekom

Wenn die Option "Voice AI Notes" gestartet wurde, wird das Telefongespräch von hochsicheren Systemen im Telekom Festnetz aufgezeichnet und kurzzeitig in der Open Telekom Cloud zwischengespeichert und umgehend transkribiert. Anschließend fasst ein bei der Telekom gehostetes Large Language Modell (LLM) das verschriftliche Gespräch zusammen.

Info - Automatische Löschung nach Versand

Die Gesprächszusammenfassungen werden nach dem Versand automatisch gelöscht und von der Telekom nicht gespeichert. Ein erneuter Versand ist nicht möglich – auch dann nicht, wenn das E-Mail-Postfach des Empfängers nicht erreichbar war.

Bedienungshinweise

Die Bedienung unterscheidet sich je nachdem, mit welchem Endgerät oder Desktop- bzw. Mobil-Client der Cloud PBX Sie telefonieren.

Hinweis - KI-Zusammenfassung erst nach Start

Der Nutzer von Voice AI Notes ist gemäß Zusätzlicher Bedingungen/PL Voice AI Notes verpflichtet, ein datenschutzrechtliches Einverständnis von seinem Gesprächspartner einzuholen, bevor die KI-Funktion aktiviert wird.

Daher muss Voice AI Notes – abhängig von der Zustimmung der Gesprächspartner - für jedes Gespräch individuell durch den Cloud PBX Nutzer aktiviert werden – es ist nicht automatisch aktiviert.

Info zu Telefonkonferenzen

Voice AI Notes ist für Telefonate zwischen zwei Personen optimiert. Bei Telefonaten mit mehreren Teilnehmern kann die KI nicht mehr eindeutig erkennen, wer welche Äußerung getätigt hat, sodass die Aufgabenliste und auch die Liste der Teilnehmernummern möglicherweise nicht korrekt oder vollständig ist. Wir empfehlen, besonders bei Telefonkonferenzen das Ergebnis genauestens zu überprüfen, da es zu Ungenauigkeiten in den Zusammenfassungen kommen kann.

Desktop- oder Mobile-Client

Im Client der Cloud PBX werden die Funktionen als Buttons mit Text eingeblendet. Je nach Client sind die Texte auf den Buttons zur besseren Lesbarkeit unterschiedlich lang.

Beim Mobile-Client befinden sich die Buttons im Menü "Weitere".

Start: Durch Klicken auf "Start Voice AI Notes". Die Funktion bleibt während des Telefonats aktiv und endet automatisch nach Beendigung des Telefonats. Die KI generierte Zusammenfassung wird via E-Mail versendet.
Im nächsten Gespräch muss die Funktion neu aktiviert werden.
Pause und Fortsetzen: Mit "Pause" bzw. "Pause Voice AI Notes" wird die Zusammenfassung angehalten und mit "Fortsetzen" bzw. "Fortsetzen Voice AI Notes" wieder aufgenommen.
Stopp: "Stopp" bzw. "Stopp Voice AI Notes" beendet die Funktion und veranlasst das Senden der KI generierten Zusammenfassung via E-Mail. Das Gespräch kann ohne KI-Funktion weitergeführt werden.

In Telefon-Konferenzen kann Voice AI Notes ebenfalls genutzt werden. Entweder durch gezieltes Stoppen oder durch Beenden des Telefonats durch den Initiator der Voice AI Notes wird die Funktion gestoppt und die KI generierte Zusammenfassung wird per E-Mail verschickt.

Hinweis

Die im Desktop Client sichtbaren Buttons "Start Voice AI Notes" etc. erfordern ein Update des Clients.

Video Desktop-Client

Screenshots Mobile-Client

Yealink T5

Wenn das Paket "Voice AI Notes" gebucht wurde, werden die Funktionstasten im Display des Tischtelefons eingeblendet.

Je nach Gerät weicht die Darstellung geringfügig ab.

Start: Durch Klicken auf "Start AI ". Die Funktion bleibt während des Telefonats aktiv und endet automatisch nach Beendigung des Telefonats. Die KI generierte Zusammenfassung wird via E-Mail versendet.
Im nächsten Gespräch muss die Funktion neu aktiviert werden.
Pause und Fortsetzen: Mit "Pause AI" wird die Zusammenfassung angehalten und mit "Start AI" wieder aufgenommen.
Stopp: "Stopp AI" beendet die Funktion und veranlasst das Senden der KI generierten Zusammenfassung via E-Mail. Das Gespräch kann ohne KI-Funktion weitergeführt werden.

Yealink T53W

T53W - Start AI

T53W - Pause AI

T53W - Stopp AI

Yealink T54W

T54W - Start AI

T54W - Pause AI

T54W - Stopp AI

Yealink T57W

T57W - Start AI

T57W - Pause AI & Stopp AI

T57W - Start AI & Stopp AI

Kompatibilitätsliste für Endgeräte und Softclients

Die Liste der Endgeräte und Softclients, die mit Voice AI Notes genutzt werden können, wird stetig ergänzt:

Yealink T41S, T46S, T48S
Yealink T53, T54W, T57W
CloudPBX Smartphone App für Android und iOS
CloudPBX Desktop Client für PC und Mac

Folgende Geräte sind für Voice AI Notes nicht freigegeben:

Cisco Telefone 7821, 8841, 8851
Yealink T41P, T46G, T48G
Yealink DECT Telefone
Yealink Konferenzspinnen
analoge Telefone über die ATA Box
Smartphone mit Magenta Eins Business Integration

Versand KI-generierte Zusammenfassung

Die Dauer der Verarbeitung ist von verschiedenen Faktoren abhängig, einschließlich der Komplexität der Gesprächsinhalte, der Auslastung der KI-Anwendung sowie der Belastung der beteiligten Mailserver. Da mehrere dynamische Faktoren die Verarbeitung beeinflussen, garantiert die Telekom keine exakte Zeitspanne. Es ist jedoch unser Anspruch, die KI-generierte Zusammenfassung innerhalb weniger Minuten zu liefern.

Hinweis - Limitierung bei Transkription

Das Transkriptionstool erkennt und zensiert bestimmte Wortarten automatisch, indem es sie durch Sternchen ersetzt. Dazu gehören insbesondere:

Kraftausdrücke / Schimpfwörter
Sexuell anstößige oder explizite Sprache
Diskriminierende oder beleidigende Ausdrücke

Da diese Wörter im Transkript nicht vollständig dargestellt werden, kann es vorkommen, dass die KI-Zusammenfassung unvollständig oder sinnentstellt ist. Die fehlenden Begriffe führen zu Lücken im Kontext, was die automatische Analyse und Interpretation beeinträchtigt.

Wir empfehlen daher, bei wichtigen Gesprächen auf eine möglichst sachliche Ausdrucksweise zu achten, um eine präzise Transkription und Zusammenfassung zu gewährleisten.

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