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Meeting Add-In der Cloud PBX 2.0

Mithilfe des Meeting Add-In der Cloud PBX 2.0 können Sie einfach und unkompliziert Cloud PBX 2.0 Meetings und Konferenzen zu Ihren Outlook-Terminen hinzufügen. Die Konferenzdetails inkl. Zugangsdaten werden automatisch zu Ihren Outlook-Terminen hinzugefügt.

Die Einrichtung erfolgt in zwei Schritten: Zuerst werden die Produktivitätswerkzeuge installiert, um im zweiten Schritt das Meeting Add-In zu aktiveren.

Voraussetzung

Damit Sie das Meeting Add-In für Outlook nutzen können, muss an Ihrem Arbeitsplatz das Zusatz-Paket Konferenz Plus oder Konferenz Premium gebucht sein. Die Buchung erfolgt durch Ihren Administrator. Weitere Informationen finden Sie unter Konferenz Zusatz-Paket: Basic / Plus / Premium (Cloud PBX 2.0)

Produktivitätswerkzeuge installieren

Produktivitätswerkzeuge herunterladen:

Melden Sie sich mit Ihrem Cloud PBX 2.0 Nutzername (Cloud PBX Benutzername + @deutschland-lan.de) auf der Cisco Webex Meetings Webseite an. Im Bereich Downloads können Sie nun die Cisco Webex-Produktivitätswerkzeuge herunterladen.

Produktivitätswerkzeuge installieren:

Öffnen Sie die heruntergeladene Installationsdatei durch einen Doppelklick und folgen Sie den Installationsanweisungen, um die Produktivitätswerkzeuge zu installieren. Die Installation wird durch klicken auf Fertigstellen vollendet.

Meeting Add-In einrichten

Meeting Add-In installieren:

Nun müssen Sie das Meeting Add-In installieren. Melden Sie sich dafür mit Ihrem Microsoft Konto auf der Downloadseite des Add-Ins an. Klicke Sie nach der Anmeldung auf Jetzt herunterladen, um das Add-In zu installieren. Nach erfolgreicher Installation erscheint eine Bestätigung:

Starten Sie nun Outlook neu.

Meeting Add-In konfigurieren:

Damit Sie das Meeting Add-In nutzen können, müssen Sie sich noch beim Add-In anmelden. Klicken Sie dafür in Outlook oben links auf Neues Element und wählen Sie dann Besprechung aus. Im rechten Teil der Navigationsleiste finden Sie nun die Schaltfläche des Meeting Add-Ins. Klicken Sie auf Webex-Meeting hinzufügen, um die Anmeldung zu beginnen. Eine Willkommensseite öffnet sich, auf der Sie auf Steigen Sie ein klicken, um fortzufahren.

Sie werden nun aufgefordert, Ihre Webex-Site-URL einzugeben. Diese finden Sie auf der Cisco Webex Meetings Webseite. Melden Sie sich mit Ihrem Cloud PBX 2.0 Nutzername (Cloud PBX Benutzername + @deutschland-lan.de) an. Ihre Webex-Site-URL ist Teil der Adresse Ihres persönlichen Raums: Sie beginnt nach https:// und endet nach webex.com. Kopieren Sie diesen Teil und fügen Sie diesen als Webex-Site-URL ein. Klicken Sie dann auf Weiter.

Beispiel Webex-Site-URL

Die Adresse Ihres persönlichen Raums ist beispielsweise https://123456-789.webex.com/meet/beispiel-nutzer.
Ihre Webex-Site-URL lautet somit 123456-789.webex.com.

Bestätigen Sie nun die Verknüpfung mit Ihrem Office-Account und melden Sie sich dann mit Ihrem Cloud PBX 2.0 Nutzername (Cloud PBX Benutzername + @deutschland-lan.de) an. Das Fenster schließt sich bei erfolgreicher Konfiguration automatisch und Sie können das Meeting Add-In der Cloud PBX 2.0 für Outlook nutzen.

Funktionen

Konferenz hinzufügen:

Um einem Termin eine Konferenz hinzuzufügen, klicken Sie einfach oben rechts auf Webex-Meeting hinzufügen. Ihrem Meeting wird nun automatisch eine Konferenz hinzugefügt und die Einwahldaten im Inhalt des Termines eingefügt.

Die Teilnehmer des Termines können nun zu gegebener Zeit durch eine Klick auf Meeting beitreten im Inhalt des Termines Ihrer Konferenz beitreten. Auch Teilnehmer ohne Cloud PBX 2.0 Account können übers Web Ihrer Konferenz problemlos beitreten.

Konferenz entfernen:

Um eine bestehende Konferenz aus einem Termin zu entfernen klicken Sie oberhalb der Adress-Zeilen auf Verwerfen am Ende des Info-Textes zu Ihrer Konferenz.

Konferenz Einstellungen anpassen:

Um die Einstellungen Ihrer Konferenz anzupassen, wie zum Beispiel ändern des Meeting-Passworts oder dem ernennen von Mitgastgebern, klicken Sie oben rechts im Termin auf Webex-Präferenzen. Ändern Sie die gewünschten Einstellungen im Fenster, das sich öffnet, und bestätigen Sie durch klicken auf Aktualisieren.

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