Cloud PBX - Hilfeportal
Anwender-Ansicht
Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr, sed diam nonumy eirmod tempor invidunt ut labore et dolore magna aliquyam erat, sed diam voluptua.
Voice AI Notes erstellt mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) strukturierte Zusammenfassungen von Telefonaten und versendet diese automatisch per E-Mail. Relevante Gesprächsinhalte werden dokumentiert, Aufgaben erkannt und bei Bedarf Kalendereinträge erstellt.
Voice AI Notes ist eine Funktion des Cloud-PBX-Arbeitsplatzes mit der zugehörigen Festnetznummer. Über den Mobile Client kann Voice AI Notes unterwegs verwendet werden – inklusive Anrufen über die Arbeitsplatzrufnummer direkt vom und zum Mobiltelefon. Nicht jedes Gespräch wird automatisch zusammengefasst – die Funktion muss während des Telefonats bewusst aktiviert werden.
Voraussetzung für die Nutzung von Voice AI Notes mit einem Smartphone ist die Installation des kostenfreien Mobile Clients der Cloud PBX.
Die E-Mail mit der Zusammenfassung enthält:
Die Buchung von Voice AI Notes können Sie im Administrationsportal der Cloud PBX unter "Zusatz-Pakete hinzufügen" vornehmen. Sollte das Zusatz-Paket Voice AI Notes nicht sichtbar sein, gehen Sie auf die Startseite des Administrationsportals, um den Vertragsdokumenten der neu eingeführten Zusatz-Pakete zuzustimmen.
Die Zusammenfassung wird an die dem jeweiligen Arbeitsplatz unter Benutzerdaten hinterlegten E-Mail-Adresse versandt. Die Administration erfolgt unter Arbeitsplatz einrichten -> Benutzeranmeldung
Vor der Aktivierung von Künstlicher Intelligenz in einem Telefongespräch müssen aus Datenschutzgründen alle Gesprächspartner ihr Einverständnis geben.
Für Voice AI Notes bedeutet das: Der Gesprächspartner muss der Erstellung der KI-generierten Zusammenfassung ausdrücklich zustimmen. Diese Zustimmung kann mündlich am Telefon erfolgen, bevor die Funktion aktiviert wird. Die Telekom zeichnet diese Zustimmung nicht auf. Verantwortlich für das Einholen der Zustimmung ist der Nutzer, an dessen Arbeitsplatz Voice AI Notes gebucht ist.
Zum Start der KI-Funktion wird automatisch eine für alle Gesprächsteilnehmer hörbare Ansage abgespielt: „KI-Zusammenfassung aktiviert. Auf Wunsch kann die Funktion deaktiviert oder das Gespräch beendet werden.“
Die KI-generierte Zusammenfassung kann jederzeit auch während des Gesprächs pausiert oder gestoppt werden, falls sich z.B. der Gesprächspartner nach dem Start umentscheidet oder die Zusammenfassung aus anderen Gründen unterbrochen oder gestoppt werden soll. Automatische Ansagen (powered by LadageMedia) informieren über das Geschehen, die aus Datenschutzgründen nicht unterdrückt werden können und alle Teilnehmenden hören.
Wenn die Option "Voice AI Notes" gestartet wurde, wird das Telefongespräch von hochsicheren Systemen im Telekom Festnetz aufgezeichnet und kurzzeitig in der Open Telekom Cloud zwischengespeichert und umgehend transkribiert. Anschließend fasst ein bei der Telekom gehostetes Large Language Modell (LLM) das verschriftliche Gespräch zusammen.
Der Nutzer von Voice AI Notes ist gemäß Zusätzlicher Bedingungen/PL Voice AI Notes verpflichtet, ein datenschutzrechtliches Einverständnis von seinem Gesprächspartner einzuholen, bevor die KI-Funktion aktiviert wird.
Daher muss Voice AI Notes – abhängig von der Zustimmung der Gesprächspartner - für jedes Gespräch individuell durch den Cloud PBX Nutzer aktiviert werden – es ist nicht automatisch aktiviert.
Voice AI Notes ist für Telefonate zwischen zwei Personen optimiert. Bei Telefonaten mit mehreren Teilnehmern kann die KI nicht mehr eindeutig erkennen, wer welche Äußerung getätigt hat, sodass die Aufgabenliste und auch die Liste der Teilnehmernummern möglicherweise nicht korrekt oder vollständig ist. Wir empfehlen, besonders bei Telefonkonferenzen das Ergebnis genauestens zu überprüfen, da es zu Ungenauigkeiten in den Zusammenfassungen kommen kann.
Im Client der Cloud PBX werden die Funktionen als Buttons mit Text eingeblendet. Je nach Client sind die Texte auf den Buttons zur besseren Lesbarkeit unterschiedlich lang.
Beim Mobile-Client befinden sich die Buttons im Menü "Weitere".
In Telefon-Konferenzen kann Voice AI Notes ebenfalls genutzt werden. Entweder durch gezieltes Stoppen oder durch Beenden des Telefonats durch den Initiator der Voice AI Notes wird die Funktion gestoppt und die KI generierte Zusammenfassung wird per E-Mail verschickt.
|
|
|
|
|
|
|
Wenn das Paket "Voice AI Notes" gebucht wurde, werden die Funktionstasten im Display des Tischtelefons eingeblendet.
Je nach Gerät weicht die Darstellung geringfügig ab.
Yealink T53W
|
|
|
Yealink T54W
|
|
|
Yealink T57W
|
|
|
Die Liste der Endgeräte und Softclients, die mit Voice AI Notes genutzt werden können, wird stetig ergänzt:
Folgende Geräte sind für Voice AI Notes nicht freigegeben:
Die Dauer der Verarbeitung ist von verschiedenen Faktoren abhängig, einschließlich der Komplexität der Gesprächsinhalte, der Auslastung der KI-Anwendung sowie der Belastung der beteiligten Mailserver. Da mehrere dynamische Faktoren die Verarbeitung beeinflussen, garantiert die Telekom keine exakte Zeitspanne. Es ist jedoch unser Anspruch, die KI-generierte Zusammenfassung innerhalb weniger Minuten zu liefern.
Das Transkriptionstool erkennt und zensiert bestimmte Wortarten automatisch, indem es sie durch Sternchen ersetzt. Dazu gehören insbesondere:
Da diese Wörter im Transkript nicht vollständig dargestellt werden, kann es vorkommen, dass die KI-Zusammenfassung unvollständig oder sinnentstellt ist. Die fehlenden Begriffe führen zu Lücken im Kontext, was die automatische Analyse und Interpretation beeinträchtigt.
Wir empfehlen daher, bei wichtigen Gesprächen auf eine möglichst sachliche Ausdrucksweise zu achten, um eine präzise Transkription und Zusammenfassung zu gewährleisten.
Android, das Android Robot Logo, Google Play und das Google Play-Logo sind Marken von Google Inc.
Apple, das Apple-Logo, Mac, OS X und iPhone sind Marken der Apple Inc., die in den USA und weiteren Ländern eingetragen sind.
App Store ist eine Dienstleistungsmarke der Apple Inc.
Microsoft®, Outlook®, Skype for Business®, Windows® und das Windows-Logo sind Markenzeichen oder eingetragene Markenzeichen der Microsoft Corporation in USA und/oder anderen Ländern.
Diese Webseite verwendet erforderliche Cookies, damit Sie die wesentlichen Funktionen nutzen können. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen.
