Cloud PBX - Hilfeportal
Anwender-Ansicht
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Sie können sich per E-Mail über verpasste und angenommene Anrufe benachrichtigen lassen. Zudem können Sie Regeln erstellen, mit denen Sie die E-Mail Anrufbenachrichtigung auf bestimmte Zeiten oder Rufnummern einschränken. Die Benachrichtigung per E-Mail ergänzt die Anruferhistorie in der Cloud PBX und in Ihren Endgeräten. Sie ermöglicht zum Beispiel die Weiterleitung der E-Mail an ein CRM-System zur Archivierung aller Anrufe an Ihren Arbeitsplatz.
Die Informationen in der E-Mail über verpasste und angenommene Anrufe sind teilweise abhängig von der Informationsfreigabe durch den Anrufer, wie z.B. einer "Rufnummernunterdrückung" durch den Anrufer. Ihre eigenen Einstellungen hierzu nehmen Sie im Bereich Anrufinformation (Arbeitsplatz) vor. Eine E-Mail zur Anrufbenachrichtigung umfasst folgende Informationen:
Die E-Mail Anrufbenachrichtigung erfolgt unmittelbar bei einem eingehenden Anruf. Sie erhalten keine Information, ob Sie den Anruf verpasst oder angenommen haben.
Klicken Sie auf Speichern.
Sie haben die E-Mail-Adresse für Anrufbenachrichtigungen festgelegt.
Nummerieren Sie bei mehreren Regeln die Namen in der Reihenfolge, wie diese abgearbeitet werden sollen. Alternativ können diese auch alphabetisch benannt werden.
Beispiele für die Reihenfolge (Regel Name) | Ziel der Weiterleitung |
01 Wochenende an Sprachbox | Alle Anrufe werden am Wochenende an die Hauptrufnummer auf die Sprachbox umgeleitet. |
02 München Zentrale 089 123* | Alle Anrufe von der Zentrale und von allen Nebenstellen der Hauptrufnummer 123 in München werden weitergeleitet. |
03 Bonn 0228* | Alle Anrufe aus Bonn werden weitergeleitet. |
04 Berlin 030* | Alle Anrufe aus Berlin werden weitergeleitet. |
Die Regel wird gelöscht.
Voraussetzungen:
Sie haben eine E-Mail-Adresse für die Anrufbenachrichtigung festgelegt.
Sie haben mindestens eine Regel definiert.
Klicken Sie auf Speichern.
Sie haben die E-Mail Anrufbenachrichtigung aktiviert.
Diese Funktionen beeinflussen die E-Mail Anrufbenachrichtigung
| Abweisen unbekannter Anrufer |
| Negativ- & Positivliste |
| Tag & Nachtschaltung |
Mit Regeln legen Sie die Kriterien fest, anhand derer Sie eingehende Anrufe für die E-Mail Anrufbenachrichtigung auswählen. Regeln basieren auf den Kriterien Anrufzeit und Anrufziel. Sie können mehrere Regeln anlegen. Eingehende Anrufe durchlaufen der Reihe nach alle aktiven Regeln. Sobald ein Anruf die Kriterien einer Regel erfüllt, erhalten Sie eine E-Mail Anrufbenachrichtigung. Alle nachfolgenden Regeln werden für diesen Anruf ignoriert.
Geben Sie im Eingabefeld Regel Name den Namen der Regel ein. Zum Beispiel: „Außerhalb Geschäftszeiten – Jede Rufnummer“.
Mit Zeitplänen legen Sie fest, wann die Regel angewendet wird. Zum Beispiel „Außerhalb Geschäftszeiten". Wählen Sie auch einen Zeitplan aus, wenn Sie keine zeitlichen Regeln definieren möchten. Legen Sie dafür unter Zeitpläne verwalten einen Zeitplan an, der keine Einschränkungen enthält und somit immer gilt.
Voraussetzung:
Legen Sie einen Zeitplan unter Zeitpläne verwalten an, um eine Auswahl treffen zu können.
Ihr ausgewählter Zeitplan ist der Regel zugeordnet.
Hier können Sie festlegen, ob die E-Mail Anrufbenachrichtigung gesendet wird oder nicht, wenn ein Anruf mit den Regel-Kriterien übereinstimmt.
1. E-Mail Anrufbenachrichtigung senden
Wenn ein Anruf mit den Regel-Kriterien übereinstimmt, erhalten Sie eine E-Mail Anrufbenachrichtigung.
2. E-Mail Anrufbenachrichtigung nicht senden
Wenn ein Anruf mit den Regel-Kriterien übereinstimmt, ignoriert die Regel den Anruf und Sie erhalten Sie keine E-Mail Anrufbenachrichtigung.
Wenn Sie weitere Regeln hinzufügen möchten, aktivieren Sie in den folgenden Durchgängen die Option Senden, um bei übereinstimmenden Anrufer-Kriterien eine Benachrichtigung zu erhalten, oder Nicht senden, um eine Ausnahme-Regel zu erstellen.
Sie können wählen, ob die Regel auf Anrufe an jede Rufnummer angewendet oder auf Anrufe an spezifische Rufnummern beschränkt werden soll.
Anrufe an jede Rufnummer:
Anrufe an spezifische Rufnummern:
Klicken Sie auf Speichern.
Ihre Regel ist gespeichert und aktiviert.
| * | Ersetzt beliebig viele Ziffern am Ende der Rufnummer (auch null Ziffern) |
| ? | Ersetzt genau eine Ziffer am Ende der Rufnummer |
Sie möchten per E-Mail über eingehende Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten informiert werden. Anrufe aus Ihrer Niederlassung möchten Sie jedoch ausschließen.
1. Regel:
Regel hinzufügen anklicken
Regel Name festlegen: Anrufbenachrichtigung außerhalb der Geschäftszeiten
Zeitplan auswählen: Außerhalb Geschäftszeiten
E-Mail Anrufbenachrichtigung „Senden“ aktivieren
Anrufziel: "Jede Rufnummer" aktivieren
Klicken Sie auf Speichern
2. Regel:
Regel hinzufügen anklicken
Regel Name festlegen: "Nicht Niederlassung"
Zeitplan: Außerhalb Geschäftszeiten
Beachten Sie, dass sich mehrere aktive Regeln gegenseitig beeinflussen können. Dazu ein Beispiel:
Sie haben eine Ausnahme-Regel und zwei Regeln für die E-Mail Anrufbenachrichtigung eingerichtet.
Ausnahme-Regel: 0170*
E-Mail Anrufbenachrichtigung senden: 0170 1234567
E-Mail Anrufbenachrichtigung senden: 0228*
Dieses Regel-Szenario lässt annehmen, dass Anrufe von der Rufnummer „0170 1234567“ und aus dem Rufnummern-Bereich „0228*“ für die E-Mail Anrufbenachrichtigung berücksichtigt werden. Die Ausnahme-Regel mit dem Nummernbereich „0170*“ wird jedoch zuerst durchlaufen und filtert durch das Platzhalter-Zeichen (*) auch Anrufe von der spezifischeren Nummer „0170 1234567“. Für diese Anrufe erhalten Sie daher keine E-Mail Anrufbenachrichtigung.
Achten Sie deshalb darauf, dass Sie in Regeln für die E-Mail Anrufbenachrichtigung Rufnummern-Bereiche erfassen, während Sie in Ihren Ausnahme-Regeln spezifische Rufnummern von diesen Bereichen ausschließen.
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