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Polycom VVX 401

Die vorliegende Kurzanleitung gibt Ihnen einen Überblick über den Prozess der Erstanmeldung und den wichtigsten Funktionen Ihres Polycom VVX401.


Inhaltsverzeichnis

Seite 1:
Übersicht des Telefons
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Seite 2:
Erstanmeldung
Seite 3:
Feste Tasten
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Seite 4:
Funktionsübersicht Display
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Seite 5:
Funktionsübersicht Menü
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Seite 6:
Basisfunktionen in der Übersicht
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Seite 7:
Sonstiges
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Übersicht des Telefons

Polycom VVX401 Übersicht des Telefons

Auf Ihrem Telefon finden Sie die folgenden Bereiche bzw. Funktionen:

1 - NachrichtenanzeigeWenn diese Anzeige gleichmäßig blinkt, befinden sich neue Nachrichten in Ihrer Sprachbox.
2 - Display-TastenTastenfunktionen in Abhängigkeit des jeweiligen Menüs oder Dialoges ihrer Anzeige. Weitere Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt "Funktionsübersicht Display".
3 - DisplayFarb-Display mit Hintergrundbeleuchtung.
4 - Feste TastenHerstellerspezifisch belegte Tasten. Siehe "Feste Tasten".
5 - Menü-TasteMit der Menü-Taste können Sie zwischen dem Standard-Display und dem erweitertem Menü wechseln. Aus Untermenüs führt Sie diese Taste jederzeit zurück zum Standard-Display.
6 - NavigationsbereichNavigations- und Auswahltasten – Blättern und Auswählen von Informationen und Optionen im Kontext der jeweiligen Menüführung auf dem Display des Telefons.
7 - TastaturZur Eingabe von Nummern, Buchstaben, Sonderzeichen oder Menüpunkten, welche mit Indexnummern versehen sind.

Erstanmeldung

Nach dem erfolgreichen Aufbau des IP-Telefons und dem Anschluss an das LAN (siehe Anleitung "Erste Schritte", die dem Karton beiliegt) sehen Sie im Display den aktuellen Status des IP-Telefons. Ihr IP-Telefon ist für die einfache Inbetriebnahme bereit, wenn sie im Display die "Start" -Information bekommen.


Polycom VVX401 Erstanmeldung


Bevor Sie Ihr IP-Telefon nutzen können, muss es an der Telekom Cloud PBX angemeldet werden. Für diesen Schritt benötigen Sie die Erstanmelde-Daten (Benutzername, Erstanmelde-Passwort), die Sie im Cloud PBX MyPortal erhalten.

Mit diesen Erstanmelde-Daten führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Drücken Sie die Display-Taste Start.


Polycom VVX401 Erstanmeldung


2. Benutzername und Passwort eingeben

Die Erstanmelde-Daten (Benutzername, Passwort) finden Sie im Cloud PBX MyPortal.

Beides geben Sie über die Tastatur des IP-Telefons ein:

  • Nach Eingabe des Benutzernamens kommen Sie mit der "Pfeil nach unten" - Taste auf das Eingabefeld für das Passwort.
  • Nach Eingabe des Passwortes drücken Sie die Taste "Speichern".


Polycom VVX401 Erstanmeldung


Nach erfolgreicher Anmeldung startet die Initialisierung des IP-Telefons, die eine Weile (bis zu 3 Minuten) dauert. Im Display erscheinen unterschiedliche Informationen.




Hinweis: Bei fehlerhafter Eingabe der Erstanmeldedaten bricht die Installation mit einer Fehlermeldung ab und Sie können die Erstanmeldung erneut beginnen.




Wenn Sie folgende Display-Anzeige sehen, ist die Initialisierung abgeschlossen. Sobald Sie den Hörer mit Ihrer Durchwahl sehen, ist das IP-Telefon betriebsbereit.


Polycom VVX401 Erstanmeldung


Sobald Sie das grüne Häkchen an dem Hörersymbol mit Ihrer Durchwahl sehen, ist das Telefon betriebsbereit.

Feste Tasten

Polycom VVX401 Feste Tasten

TastensymbolFunktion
Polycom Transfer-TasteWeitervermitteln von Gesprächen (während eines aktiven Gesprächs).
Polycom Nachrichten-TasteStellt die Verbindung zu Ihrer Sprachbox her.
Polycom Halten-TasteHält einen aktiven Anruf oder holt diesen aus dem Haltezustand zurück.
Polycom Headset-TasteAktivierung eines optionalen Headsets.
Polycom Lautsprecher-TasteAn- /Ausschalten der integrierten Freisprechfunktion.
Polycom Mikrofon-Stumm-TasteStummschaltung des Hörer-Mikrofons, der integrierten Freisprechfunktion oder des optionalen Headsets.
Polycom Lautsttärke-TastenLautstärkeregelung von Hörer, Lautsprecher, Tönen sowie optionalem Headset.

Funktionsübersicht Display

Polycom VVX401 Erstanmeldung

Informationszeile

In der Informationszeile sehen Sie die aktuelle Uhrzeit und das Datum sowie Ihre Rufnummer im nationalen Format.
Eine weitere Information ist der eigene Präsenzstatus.

Status

Die wichtigsten Status des IP-Telefons werden wie folgt angezeigt:

Hörer und grünes Häkchen: Das IP-Telefon ist mit der Durchwahl erfolgreich registriert.

Hörer und rotes Kreuz: Das IP-Telefon ist nicht registriert bzw. die Verbindung ist unterbrochen.

Hörer und rotes Durchfahrt verboten: Das IP-Telefon ist im Modus "Nicht stören". Anrufe werden für Ihre Durchwahl nicht zu Ihnen durchgestellt. Die Einstellung gilt für alle zu Ihrer Durchwahl gehörenden Geräte (z.B. Smartphone, PC), nicht nur für das IP-Telefon.

Rufweiterleitung

Mit der Taste erreichen Sie ein Menü, in dem Sie Rufleitungsvarianten für Ihre Durchwahl sowie die dazugehörigen Ziele festlegen können. Die Einstellung gilt für alle zu Ihrem Arbeitsplatz gehörenden Endgeräte (z.B. Smartphone, PC), nicht nur für das IP- Telefon.

Anruf heranholen

Mit der Taste holen Sie ein Gespräch, dass Sie mit einem anderen Gerät unter Ihrer Durchwahl führen (z.B. Smartphone) unterbrechungsfrei auf das IP-Telefon, um es dort fortzusetzen.

Historie

Die Anruflisten für die Durchwahl werden angezeigt.

Verzeichnis

Hier sind Kontaktdaten hinterlegt. Außer den Daten, die zentral gepflegt werden, haben Sie die Möglichkeit, eigene Kontakte einzugeben/zu verwalten.
Aus dem Verzeichnis heraus können Sie die Kontakte suchen und anrufen.

Hinweis zum LDAP-Verzeichnisdienst:
Wenn für Ihren Arbeitsplatz auf Unternehmens- bzw. Gruppenebene der Zugriff auf ein LDAP-basierendes Verzeichnis eingerichtet ist, haben Sie die Möglichkeit, diesen Dienst auf Ihren Endgeräten zu verwenden. Dazu benötigen Sie gültige Anmeldedaten, diese erhalten Sie von Ihrem verantwortlichen IT-Ansprechpartner. Diese Daten bestehen aus einem Benutzernamen sowie dem dazugehörigen Passwort. Die Schritte zur Eingabe dieser Daten sind wie folgt:
- Wählen Sie die Funktion „Verzeichnis“ des Ruhebildschirms
- Wählen Sie das Verzeichnis an Position 1 (Unternehmensverzeichnis)
- Geben Sie den Benutzer sowie das Passwort ein, beenden Sie die Eingabe mit der Senden-Taste
Sie können nun das Verzeichnis Ihrer Organisation nach Einträgen durchsuchen und die gewünschten Kontakte anrufen.

Paralleles Klingeln (Par. Klingeln)

Mit der Funktion können Sie angeben, welche Geräte/Standorte bei Anwahl Ihrer Rufnummer ebenfalls klingen sollen.

Menü-Taste

Siehe Abschnitt "Funktionsübersicht Menü".

Funktionsübersicht Menü

Polycom VVX401 Menü

Menü Taste

Mit der Menü-Taste können Sie zwischen dem Standard-Display und dem erweitertem Menü wechseln.

Wahlwiederholung (Wahl-Wdh.)

Nach Auswahl dieser Funktion wählt das Telefon automatisch die zuletzt gewählte Rufnummer an.

Verzeichnis

Hier erhalten Sie Zugriff auf die zentral gepflegten Kontaktdaten: Letzte Anrufe, Unternehmensverzeichnis, Persönliches Verzeichnis. Aus dem Verzeichnis heraus können Sie die Kontakte suchen und anrufen.

Leistungsmerkmale (Leist.Merkm)

Zusätzlich zu den bereits unter „Funktionsübersicht Display“ beschriebenen Leistungsmerkmale, finden Sie hier weitere Funktionen für den Umgang mit ein- und ausgehenden IP-Telefonaten.

  • Abweisen unbekannter Anrufe:
    Eingehende Anrufe ohne angezeigter Rufnummer werden abgewiesen.
  • Rufn.-Unterdr.:
    Bei eingeschalteter Funktion wird Ihre Rufnummer bei ausgehenden Gesprächen nicht angezeigt.

  • Remote Office:

    Mit der Funktion wird ein externes IP-Telefon zum „Office-IP-Telefon“.
    Sie hinterlegen die Rufnummer eines externen Anschlusses (z.B. Home-Office), an den eingehende Gespräche weitergeleitet werden sollen. Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, von dem externen Anschluss unter Anzeige der Office-Rufnummer ausgehende Gespräche zu führen. Weitere Angaben zu der Benutzung der Funktion im Detail erhalten Sie von Ihrem Administrator.

  • Par.Klingeln:
    Mit der Funktion können Sie angeben, welche Geräte an verschiedenen Standorte bei Anwahl Ihrer Rufnummer ebenfalls mitklingeln sollen.
Einstellungen (Einstellun...)

Die lokalen Einstellungen des IP-Telefons können hier geändert werden.
Weiterhin erhalten Sie Zugang zu einem passwortgeschützten Bereich für Administrationszwecke.

Basisfunktionen in der Übersicht

Polycom 401 Schema

Anruf tätigen

Mit dem Hörer:

  • Nehmen Sie den Hörer ab
  • Geben Sie die Rufnummer mit Vorwahl ein

Mit der Freisprecheinrichtung:

  • Drücken Sie bei aufgelegtem Hörer auf die Polycom Lautsprecher-Taste Lautsprecher -Taste
  • Geben Sie die Rufnummer mit Vorwahl ein

Mit dem Headset:

  • Drücken Sie bei angeschlossenem Headset auf die Taste Polycom Headset-Taste Headset, um den Kopfhörermodus zu aktivieren.
  • Geben Sie die Nummer ein und drücken Sie dann die Display-Taste Senden.

Hinweis: Während eines Anrufs können Sie zwischen den Modi Headset, Freisprecheinrichtung und Hörer umschalten, indem Sie die Taste Polycom Headset-Taste Headset oder Polycom Lautsprecher-Taste Lautsprecher -Taste drücken oder den Hörer abnehmen. Für den Kopfhörermodus muss ein Headset verbunden werden.

Anruf entgegennehmen

Mit dem Hörer:

  • Nehmen Sie den Hörer ab.

Mit der Freisprecheinrichtung:

  • Drücken Sie auf die Polycom Lautsprecher-Taste Lautsprecher -Taste.

Mit dem Headset:

  • Drücken Sie auf die Taste Polycom Headset-Taste Headset.

Hinweis: Sie können einen eingehenden Anruf ignorieren, indem Sie die Display-Taste Abweisen drücken.

Anruf beenden

Mit dem Hörer:

  • Legen Sie den Hörer auf oder tippen Sie im Display auf Beenden.

Mit der Freisprecheinrichtung:

  • Drücken Sie die Polycom Lautsprecher-Taste Lautsprecher -Taste oder tippen Sie im Display auf Beenden.

Mit dem Headset:

  • Drücken Sie Polycom Headset-Taste Headset oder tippen Sie im Display auf Beenden.
Wahlwiederholung

Drücken Sie im erweiterten Menü die Taste Wahl-Wdh., um die zuletzt gewählten Rufnummern anzuwählen.

Stummschaltung

Sie können das Mikrofon während eines Gesprächs aus- und wieder einschalten:

  • Drücken Sie die Taste Polycom Mikrofon-Stumm-Taste Mikrofon-Stumm, um das Mikrofon auszuschalten (der Gesprächsteilnehmer hört Sie nicht mehr).
  • Drücken Sie erneut Polycom Mikrofon-Stumm-Taste Mikrofon-Stumm, um das Mikrofon wieder zu aktivieren.
Anruf Halten und Fortsetzen

Anruf halten:

  • Drücken Sie während eines aktiven Anrufs die Taste Polycom Halten-Taste Halten oder die Display-Taste Halten.

Anruf fortsetzen:

  • Drücken Sie die Taste Polycom Halten-Taste Halten oder die Display-Taste Fortsetzen.
Gespräch verbinden (Call Transfer mit Rücksprache)
  • Drücken Sie während eines aktiven Anrufs die Taste Polycom Transfer-Taste Call Transfer oder die Display-Taste Durchstellen. Der aktive Anruf wird in Wartestellung versetzt.
  • Geben Sie die Nummer ein, an die der Anruf verbunden werden soll, beenden Sie die Eingabe mit der Display-Taste Senden.
  • Halten Sie Rücksprache.
  • Drücken Sie Taste Polycom Transfer-Taste Call Transfer oder die Display-Taste Durchstellen; damit ist der Anruf weiterverbunden.
Rufweiterleitung

Rufweiterleitung aktivieren:

  • Drücken Sie im Ruhezustand des Telefons die Display-Taste Rufweiterleitung

  • Wählen Sie die gewünschte Art der Rufweiterleitung:

    Alle – Eingehende Anrufe werden immer umgeleitet.

    Keine Antwort – Eingehende Anrufe werden umgeleitet, falls sie innerhalb einer bestimmten konfigurierbaren Zeit (Anzahl Klingeln) nicht entgegengenommen werden.

    Besetzt – Eingehende Anrufe werden umgeleitet, wenn besetzt ist.

  • Geben Sie die Nummer ein, an die Anrufe umgeleitet werden sollen. Wählen Sie bei der Option Keine Antwort den Zeitraum (Anzahl Klingeln) aus, nach Ablauf dessen der Anruf umgeleitet werden soll.
  • Drücken Sie die Display-Taste Aktivieren zur Übernahme der Änderungen.
  • Die aktivierte Umleitung wird in der Informationszeile angezeigt.
Telefonkonferenz
  • Drücken Sie während eines aktiven Anrufs die Display-Taste Mehr gefolgt von der Display-Taste Konferenz. Der Anruf wird in Wartestellung versetzt.
  • Geben Sie die Nummer des zweiten Teilnehmers ein und drücken Sie dann die Display-Taste Senden.
  • Drücken Sie die Display-Taste Mehr und dann Konferenz erneut, sobald der zweite Teilnehmer den Anruf entgegennimmt. Alle Teilnehmer sind nun der Telefonkonferenz zugeschaltet.
  • Drücken Sie die Display-Taste Beenden, um alle Teilnehmer zu trennen.
Sprachnachrichten

Ansagen aufnehmen und PIN einrichten

  • Sprachbox anrufen mit der Taste Nachrichten Polycom Nachrichten-Taste .
  • Bei erstmaligem Zugriff auf Ihre Sprachbox folgen Sie den Anleitungen des sprachgeführten Portals.

Sprachbox abhören

Gleichmäßiges Blinken der Nachrichtenanzeige weist darauf hin, dass eine oder
mehrere Sprachnachrichten eingegangen sind.

  • Drücken Sie Taste Nachrichten Polycom Nachrichten-Taste .
  • Folgen Sie den Sprachanleitungen, um Ihre Nachrichten abzuspielen.
Anrufliste (Historie)
  • Drücken Sie im Ruhezustand des Telefons auf die Display-Taste Historie und drücken Sie dann die Navigationstasten , um durch die Listen zu scrollen.

  • Wählen Sie den gewünschten Eintrag in der Liste. Sie haben dann folgende Möglichkeiten:

    • Drücken Sie die Display-Taste Wählen, um einen Anruf zu tätigen.
    • Drücken Sie die Display-Taste Info, um detaillierte Informationen des Eintrags anzuzeigen.
    • Drücken Sie die Display-Taste Typ, zur Auswahl der gewünschten Listenansicht.
    • Drücken Sie die Display-Taste Sortieren, um die Reihenfolge der Einträge zu sortieren.
Telefonbuch (Verzeichnis) nutzen
  • Drücken Sie im Ruhezustand des Telefons die Display-Taste Verzeichnis.
  • Mit der Pfeil nach unten/oben Taste können Sie zwischen den verschiedenen Verzeichnissen wählen:
  • Durch Drücken der Taste Auswählen bei blau unterlegtem Feld wird das entsprechende Verzeichnis geöffnet.
  • Mit der Pfeil nach unten/oben Taste können Sie durch die Auswahl laufen.
  • Mit der Taste Mehr und Erweit.Suche können Sie gezielt nach Kontakten suchen. Geben Sie über die Tastatur die Anfangsbuchstaben des Kontaktes ein, den Sie suchen. Drücken Sie die Display-Taste Absenden. Die Suchergebnisse werden angezeigt.
  • Wenn der ausgewählte Kontakt blau unterlegt ist können Sie über die Tasten Mehr gefolgt von Wählen die gewünschte Verbindung herstellen.
Sonstiges
Rebooten

Durch gleichzeitiges Drücken der Tasten 130 können Sie das Endgerät neu starten.

Werkseinstellungen wiederherstellen

Durch gleichzeitiges Drücken und Halten der Tasten 153 können Sie das Endgerät auf die Werkseinstellungen zurück setzen. Geben Sie nach Aufforderung das Administratorkennwort ein und das Gerät wird in den Ursprungszustand zurück gesetzt.

Anklopfen

Bei eingeschalteter Funktion wird Ihnen ein weiterer eingehender Anruf während eines laufenden Gesprächs im Display angezeigt. (Über die Feste Taste Menü, dann die Display -Taste Einstellun... gefolgt von 1 Allgemein und 1 Präferenzen auf den Menüpunkt 9 Anklopfen)

Automatische Rufannahme

Bei eingeschalteter Funktion wird ein eingehender Anruf nach einer vorgegebenen Zeit automatisch entgegengenommen (ohne dass der Hörer abgenommen oder eine Taste gedrückt wird). Die Zeit ist konfigurierbar; Standardeinstellung ist 1 Sekunde. (Über die Feste Taste Menü, dann die Display -Taste Einstellun... gefolgt von 1 Allgemein und 1 Präferenzen auf den Menüpunkt 8 Automatisch beantworten)

Administratorpasswort

Weitere Informationen zur Verwendung des Administratorpasswort in der Cloud PBX finden Sie in den Endgeräte Einstellungen.

Zusatz-Tastenfeld VVX Color

Das einfach zu verwendende Zusatz-Tastenfeld VVX Color ergänzt Ihr Telefon um zusätzliche Display-Tasten für die komfortable Anrufverwaltung.
Jedes Modul erweitert das Telefon um 28 dreifach belegbare Tasten, es können mehrere Module je Endgerät gleichzeitig betrieben werden.
Zur Verwendung des Moduls als Besetztlampenfeld (BLF) beachten Sie bitte die weiterführenden Hinweise des Administrations- und Hilfeportals.
Wie Sie das Zusatz-Tastenfeld VVX Color aufbauen und anschließen entnehmen Sie bitte der im Karton beiliegenden Anleitung “Erste Schritte“.

Headset

An dem Telefon lässt sich folgendes Headset aus dem Portfolio der Deutschen Telekom anschließen:

  • Schnurloses Headset Plantronics CS 540 mit Hilfe des notwendigen EHS-Moduls APP-51 (Anschluß mit Hilfe des Moduls in beiliegendem Quick Start Guide unter Polycom beschrieben).

    Nach dem Anschluß des CS 540 bitte folgende Einstellungen im Menü ihres Telefons vornehmen:
    Menü – Einstellungen – Allgemein – Präferenzen – Kopfhörer – Kopfhörereinstellung: Aktiviert
    Menü – Einstellungen – Allgemein – Präferenzen – Kopfhörer – EHS-Modus: Plantronics EHS
    Das Telefon führt evtl. einen Neustart durch, anschließend kann das schnurlose Headset verwendet werden.

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