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Persönliches Adressbuch

Mit Cloud PBX stehen Ihnen zwei Adressbücher zur Verfügung: Das Firmenadressbuch, in dem alle internen und externen Kontakte gespeichert sind, sowie Ihr persönliches Adressbuch, das Sie für Ihre eigenen geschäftlichen und privaten Kontakte nutzen können. Das Firmenadressbuch steht allen Mitarbeitern Ihres Unternehmens zur Verfügung. Auf das persönliche Adressbuch können ausschließlich Sie selbst zugreifen, und zwar von allen zugewiesenen Endgeräten, Desktop- und Mobile-Clients.


Unter Persönliches Adressbuch sind Ihre gesamten persönlichen Kontakte gelistet. Sie können Kontakte hinzufügen, bearbeiten und löschen, sowie Kontaktlisten exportieren und importieren.


In der Übersicht werden pro Seite maximal 15 Einträge angezeigt. Die Ansicht ist auf 30 oder 60 Einträge erweiterbar. Wählen Sie dazu links unten das Ansichtsformat. Mit den Schaltflächen Zurück und Weiter blättern Sie durch die einzelnen Seiten.

Hinweis zur Synchronisierung der Adressbücher

Die Synchronisierung der persönlichen externen Kontakte aus dem MyPortal und der externen Kontakte Ihrer Gruppe / Standort und Ihres Unternehmens erfolgt wöchentlich.
Der erste Synch erfolgt genau eine Woche nach Einrichtung der Cloud PBX und ab dann jeweils regelmäßig alle 7 Tage. Deshalb ist der Tag der Synchronisation kein einheitlich definierter Wochentag. 

Inhaltsverzeichnis

Seite 1:
Kontakte hinzufügen
 | Hinweis
 | Hinweis
 | Kontakte suchen
 | Kontakte bearbeiten
 | Kontakte löschen
 | Hinweis
 |
Seite 2:
Kontakte exportieren
 | Kontakte importieren: Erstanlage
 | Hinweis
 | Kontakte importieren: Bestandspflege
 | Tipp - Verwendung der Excel-Datei zum Import von Kontakten
 | CSV-Kontakte Import Cloud PBX 2.0
 | Hinweis - eingeschränkte Verfügbarkeit
 |
Kontakte hinzufügen

Die Eingabe der Rufnummern ist im nationalen Nummernformat (z. B. 089 ...) oder im internationalen Nummernformat (z. B. +49 89 ...) erlaubt. Wir empfehlen, alle Kontakte im nationalen Nummernformat zu speichern.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
  • Geben Sie in den Eingabefeldern den Namen und die Rufnummer des Kontakts ein.
  • Klicken Sie auf Speichern.

  • Sie haben Ihrem persönlichen Adressbuch einen neuen Kontakt hinzugefügt.

  • Sie können auf den Kontakt von jedem Ihrer zugewiesenen Endgeräte zugreifen.

Hinweis

Nur im nationalen Nummernformat (z.B. 089 ...) gespeicherte Rufnummern werden bei eingehenden Anrufen zur Namensauflösung verwendet.

Hinweis

Die Rufnummern des Telekom-Kundenservice (0800 3301000) und des Geschäftskundenservice (0800 3301300), sowie Notrufnummern, können nicht im Adressbuch abgespeichert werden. Es ist möglich, diese Nummern über den PC-Client lokal als Kontakt anzulegen, dieser wird aber nur zwischen Desktop-Client und Mobile-Client synchronisiert.

Weiterhin können Sie auf den meisten Tischtelefonen eine Kurzwahltaste einrichten, um direkt den Service zu kontaktieren. Eine Anleitung zur Einrichtung von Kurzwahltasten finden Sie im Handbuch Ihres Tischtelefons.

Kontakte suchen

In der Übersicht werden alle persönlichen Kontakte des Arbeitsplatzes angezeigt. Um die angezeigten Kontakte einzugrenzen Sie können nach Name und Rufnummer suchen.

  • Geben Sie den Namen und/oder die Rufnummer in den Suchfeldern ein und drücken Sie die Taste Enter.

  • Das Suchergebnis wird in der Kontaktübersicht angezeigt.

  • Um die Suche aufzuheben, klicken Sie rechts im Suchfeld auf das X.
Kontakte bearbeiten

Sie können den Namen und/oder die Rufnummer der Kontakte bearbeiten.

  • Klicken Sie am Kontakt auf die Schaltfläche Bearbeiten.
  • Ändern Sie den Namen und/oder die Rufnummer.
  • Klicken Sie auf Speichern.

  • Der Kontakt wird in Ihrem persönlichen Adressbuch aktualisiert.

Kontakte löschen

Sie können einzelne oder alle Kontakte aus Ihrem persönlichen Adressbuch löschen.

Hinweis

Wenn Sie einen einzelnen Kontakt löschen, erhalten Sie nach dem Klick auf die Schaltfläche Löschen keine Sicherheitshabfrage. Der Kontakt wird sofort und unwiderruflich gelöscht.

Einzelnen Kontakt löschen
  • Klicken Sie am Kontakt auf die Schaltfläche Löschen.

  • Der Kontakt wird aus dem persönlichen Adressbuch gelöscht.

Alle Kontakte löschen
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle löschen.
  • Bestätigen Sie die Sicherheitsfrage mit Ja. Wenn Sie Nein wählen, bleiben die Kontakte erhalten und Sie kehren zur Listenansicht zurück.

  • Alle Kontakte werden aus dem persönlichen Adressbuch des Arbeitsplatzes gelöscht.

Kontakte exportieren

Sie können alle Kontakte Ihres persönlichen Adressbuchs als CSV-Datei exportieren.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.
  • Wählen Sie im Datei-Explorer den Ordner, unter dem Sie die CSV-Datei speichern möchten, und bestätigen Sie mit OK.

  • Die gesamte Kontaktliste wird als CSV-Datei auf Ihrem Rechner gespeichert.

Kontakte importieren: Erstanlage

Sie können Kontakt-Listen im CSV-Format importieren. Der Import kann als Voll-Lieferung oder als Delta-Lieferung durchgeführt werden.


Voll-Lieferung: Alle Kontakte des persönlichen Adressbuchs werden durch die Kontakte der CSV-Datei ersetzt.


Delta-Lieferung: Es werden nur die Kontakte importiert, die noch nicht unter dem gleichen Namen im persönlichen Adressbuch gespeichert sind.


Für einen reibungsfreien Import Ihrer Kontakt-Listen benutzen Sie bitte die verlinkte Excel-Vorlagedatei.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass maximal 1000 Datensätze je Import verarbeitet werden können.

Zusätzlich können an den jeweiligen Endgeräten insgesamt (über alle Adressbücher hinweg) nicht mehr als 10.000 Kontakte unterstützt werden (Yealink S Serie bis 15.000 Kontakte).

Erstanlage des persönlichen Adressbuchs

Importieren Sie Ihre Kontakt-Liste zur Erstanlage der Kontakte im persönlichen Adressbuch per CSV-Voll-Lieferung.

  • Klicken Sie auf den Link Vorlagedatei für den Import herunterladen (xlsm). Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.

    • Wählen Sie im Datei-Explorer den Ordner, unter dem Sie die Vorlagedatei speichern möchten, und bestätigen Sie mit Speichern.

  • Öffnen Sie die Vorlagedatei auf Ihrem Rechner.

    • Falls eine eine Makro-Sicherheitswarnung erscheint klicken Sie auf Makros aktivieren. Das Excel Arbeitsblatt Cloud PBX Kontakte öffnet sich.
    • Befüllen Sie im Arbeitsblatt Cloud PBX Kontakte die Spalten Nr. Name und Rufnummer mit Ihren Kontakten.
    • Aktivieren Sie die Option Voll-Lieferung.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche CSV exportieren. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.

    • Wählen Sie im Datei-Explorer den Ordner und einen Namen, unter dem Sie die CSV-Datei speichern möchten, und bestätigen Sie mit Speichern.

  • Wechseln Sie zum Konfigurationsbereich Persönliche Kontakte und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Es öffnet sich ein Import-Dialog-Fenster.

    • Klicken Sie auf Datei auswählen. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.
    • Wählen Sie die erstellte CSV-Datei und klicken Sie anschließend auf Öffnen.
    • Klicken Sie auf Hinzufügen.

  • Ihre Kontakt-Liste wird in die persönlichen Kontakte importiert. Der Import kann je nach Umfang der Kontakte einige Minuten dauern.

Kontakte importieren: Bestandspflege

Nach der Erstanlage haben Sie zwei Möglichkeiten, die Kontakte im persönlichen Adressbuch per Import zu aktualisieren:

1. Alle Kontakte per Voll-Lieferung ersetzen.

Pflegen Sie die Kontakte in der bereits erstellten Erstimport-Vorlagedatei (siehe Erstanlage der externen Kontakte im persönlichen Adressbuch). Sie dient als primäre Kontaktliste, mit der Sie nach jeder Aktualisierung Ihren gesamten Kontakt-Bestand in der Cloud PBX ersetzen können.

  • Öffnen Sie die Erstimport-Vorlagedatei auf Ihrem Rechner.

    • Falls eine eine Makro-Sicherheitswarnung erscheint klicken Sie auf Makros aktivieren. Das Excel Arbeitsblatt Cloud PBX Kontakte öffnet sich.
    • Ändern, löschen oder ergänzen Sie Ihre Kontakte im Arbeitsblatt Cloud PBX Kontakte.
    • Aktivieren Sie die Option Voll-Lieferung.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche CSV exportieren. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.

    • Wählen Sie im Datei-Explorer den Ordner und einen Namen, unter dem Sie die CSV-Datei speichern möchten, und bestätigen Sie mit Speichern.

  • Wechseln Sie zum Konfigurationsbereich Persönliches Adressbuch und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Es öffnet sich ein Import-Dialog-Fenster.

    • Klicken Sie auf Datei auswählen. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.
    • Wählen Sie die erstellte CSV-Datei und klicken Sie anschließend auf Öffnen.
    • Klicken Sie auf Hinzufügen.

  • Alle Kontakte im persönlichen Adressbuch werden durch die Kontakte aus der CSV-Datei ersetzt.

2. Neue Kontakte per Delta-Lieferung hinzufügen

  • Klicken Sie auf den Link Vorlagedatei für den Import herunterladen (xlsm). Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.

    • Wählen Sie im Datei-Explorer den Ordner, unter dem Sie die Vorlagedatei speichern möchten, und bestätigen Sie mit Speichern.

  • Öffnen Sie die Vorlagedatei auf Ihrem Rechner.

    • Falls eine eine Makro-Sicherheitswarnung erscheint klicken Sie auf Makros aktivieren. Das Excel Arbeitsblatt Cloud PBX Kontakte öffnet sich.
    • Befüllen Sie im Arbeitsblatt Cloud PBX Kontakte die Spalten Nr. Name und Rufnummer mit Ihren Kontakten.
    • Aktivieren Sie die Option Delta-Lieferung.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche CSV exportieren. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.

    • Wählen Sie im Datei-Explorer den Ordner und einen Namen, unter dem Sie die CSV-Datei speichern möchten, und bestätigen Sie mit Speichern.

  • Wechseln Sie zum Konfigurationsbereich Persönliches Adressbuch und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren. Es öffnet sich ein Import-Dialog-Fenster.

    • Klicken Sie auf Datei auswählen. Der Datei-Explorer Ihres Rechners öffnet sich.
    • Wählen Sie die erstellte CSV-Datei und klicken Sie anschließend auf Öffnen.
    • Klicken Sie auf Hinzufügen.

  • Neue Kontakte aus der CSV-Datei werden zum persönlichen Adressbuch hinzugefügt. Alle vorhandenen Kontakte werden nicht verändert.

Tipp - Verwendung der Excel-Datei zum Import von Kontakten

Falls Sie keine Makros in Office ausführen können oder Office Produkte anderer Hersteller verwenden, welche keine Makros unterstützen, können Sie alternativ CSV-Dateien verwenden.

Nutzen Sie dazu:

In beiden Dateien ist ein Beispiel in der ersten Zeile eingefügt.

CSV-Kontakte Import Cloud PBX 2.0

Kontakte können als CSV-Datei in die Cloud PBX 2.0 Softclients (Mobile-, Tablet- und Desktop-Client) importiert werden. Kontakte der Cloud PBX 2.0 verfügen über mehr Kontaktdetails. Ferner sind Kontakte, die in einem Softclient erstellt werden, auf allen Softclients vollständig verfügbar.

Hinweis - eingeschränkte Verfügbarkeit

Die Kontakte werden nur zwischen den Softclients (Mobile-, Table-, Desktop-Client) aber nicht zu den Tischtelefonen synchronisiert. Daher ist die Nutzung der Cloud PBX 2.0 Kontakte empfohlen für eine reine Softclient Nutzung.

Die persönlichen Kontakte werden mit Hilfe von CSV-Dateien importiert und bearbeitet.

  1. Melden Sie sich auf der Webex Login Seite mit den Cloud PBX 2.0 Benutzerdaten an.
  2. Klicken Sie auf den Avatar oben rechts und wählen Wichtige Funktionen → Kontakte aus.
  3. Klicken Sie den Button Importieren und wählen Sie eine CSV-Datei aus um Kontakte zu Importieren. Mithilfe der Export Funktion erhält man eine CSV-Datei als Vorlage, die Sie für den Upload von Kontakten nutzen können.
    • Legen Sie für neue Kontakte einen Eintrag in der CSV-Liste an, bei der die UUID leer ist
    • Um bestehende Kontakte zu bearbeiten gehen Sie so vor:
      • Erst die bestehenden Kontakte als CSV-Datei exportieren (im Dropdown Menü Ansicht → Persönliche Kontakte auswählen und dann Exportieren klicken)
      • In der CSV-Datei dann die gewünschten Einträge bearbeiten und die Liste wieder importieren.
  4. Nach erfolgreichem Import der Kontakte wird Ihnen eine Vorschau der Kontakte angezeigt. Bestätigen Sie durch Klicken auf Absenden oder brechen Sie den Import ab.
  • Die Kontakte sind nun in den Softclients verfügbar.


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