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Konferenz Outlook® Add-In

Das Outlook Add-In für das Zusatz-Paket Konferenz ermöglicht Ihnen, Konferenzen direkt aus Outlook einzuleiten. Die Konferenzdetails mit den Zugangsdaten werden dazu Ihren Outlook-Terminen hinzugefügt.

Systemvoraussetzung Konferenz Outlook® Add-In

Wenn Sie das Outlook Add-In installieren möchten, muss eine der unterstützten Outlook-Versionen auf Ihrem Rechner installiert sein:
Microsoft Outlook ab Version 2007

Das Outlook Add-In für das Zusatz-Paket Konferenz können Sie im Hilfe Portal unter Hilfe & Downloads zur Installation herunterladen.

Einstellungen

Bevor Sie eine Konferenz in Outlook erstellen können, müssen Sie Ihre Kontoanmeldeinformationen eingeben.

Kontoanmeldeinformationen eingeben

1. Klicken Sie in der Outlook Menüleiste auf Meet-Me-Konferenz -> Einstellungen. Das Einstellungs-Fenster öffnet sich.
2. Geben Sie Benutzername und Kennwort ein und bestätigen Sie mit OK

Dienstverbindungsinformationen einsehen

In den Erweiterten Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, die Dienstverbindungsinformationen einzusehen. Die Informationen werden von Ihrem Administrator konfiguriert und können nicht verändert werden.

Konferenzen aus Outlook einleiten
Spontane Konferenz einleiten

Sie können einem Outlook-Termin eine spontane Konferenz hinzufügen, in die sich Ihre Teilnehmer sofort nach Aktualisierung der Termininformationen einwählen können.

1. Öffnen Sie den Outlook-Termin, um die Termininformationen anzuzeigen.
2. Klicken Sie in der Menüleiste des Termins auf Cloud PBX-Konferenz -> Konferenzen -> Mein Konferenzraum.
3. Die Konferenzdetails mit den Zugangsdaten werden dem Termin hinzugefügt.


Sobald die Konferenz eingeleitet ist, werden dem Konferenz-Menü die Moderator PIN und der Link zum Moderator Client hinzugefügt.

Zu einer Konferenz einladen

Sie laden zu einer Konferenz ein, indem Sie in Outlook einen neuen Termin erstellen und dem Termin eine Konferenz hinzufügen. Ob Sie zu einmaligen oder sich wiederholenden Konferenzen einladen, legen Sie mit den Einstellungen des Outlook-Termins fest.

Voraussetzungen

Für Ihren Arbeitsplatz ist das Zusatz-Paket Konferenz gebucht und aktiviert.
Ihrem Arbeitsplatz ist das Recht des Moderators zugewiesen.

1. Erstellen Sie in Outlook einen neuen Termin.
2. Klicken Sie in der Menüleiste des Termins auf Cloud PBX-Konferenz -> Konferenzen -> Konferenz erstellen. Das Fenster Neue Konferenz erstellen wird geöffnet.

3. Legen Sie im Fenster Neue Konferenz erstellen die Konferenzdetails fest und bestätigen Sie mit OK.
4. Die Konferenzinformationen mit den Zugangsdaten werden dem Termin hinzugefügt und ein Bestätigungsfenster mit Ihrer Moderator-PIN wird geöffnet.

Rückruf nutzen

Mit der Funktion Rückruf kann ein Teilnehmer per Rückruf der Audio-Konferenz beitreten, ohne die Konferenzrufnummer oder Konferenz-ID eingeben zu müssen. Der Rückruf-Link wird der Besprechungseinladung von Outlook automatisch hinzugefügt.

1. Klicken Sie auf den Rückruf-Link in der Besprechungseinladung. Das Anmeldefenster öffnet sich in Ihrem Browser.
2. Geben Sie auf der Webseite Einer Konferenz beitreten die Rufnummer des Anschlusses ein, an dem Sie den Rückruf erhalten möchten und klicken Sie Anrufen.
Sobald Sie den Anruf annehmen, treten Sie der Konferenz bei. Sie müssen weder Konferenz-ID noch Sicherheits-PIN eingeben.

Konferenz-Gastzugang bereitstellen

Mit dem Konferenz-Gastzugang stellen Sie externen Teilnehmern eine Web-Anwendung zur visuellen Teilnahme an Ihrer Konferenz zur Verfügung. Damit können Gäste, zusätzlich zur Audio-Konferenz, an Gruppen-Chats teilnehmen, die Teilnehmerliste einsehen und Sitzungen verfolgen, in denen Sie Ihren Bildschirm teilen.
Sie können den Link für den Gastzugang per E-Mail oder Messenger an Ihre Teilnehmer senden. Die Option zum Kopieren des Links und die Option den Gastzugang nach Ablauf zurückzusetzen, finden Sie im Menü Konversationen -> Konferenzeinladung oder im Verwaltungsbereich des Konferenzraumfensters im Menü Mehr.

Hinweis

Ein Gast kann erst dann Ihrer Konferenz beitreten, wenn Sie seine Beitrittsanfrage im Moderator Client oder im Konferenzraumfenster Ihres Desktop Clients akzeptieren.

Konferenz-Gastzugang nutzen

Mit dem Konferenz-Gastzugang steht Ihnen eine Web-Anwendung zur Verfügung, mit der Sie, zusätzlich zur Audio-Konferenz, an Gruppen-Chats teilnehmen und die Teilnehmerliste einsehen können.

Konferenz beitreten

Voraussetzung

Sie haben den Link zum Konferenz-Gastzugang vom Moderator erhalten.

1. Öffnen Sie den Link zum Konferenz-Gastzugang in Ihrem Browser.
2. Geben Sie auf der Anmeldeseite Ihren Vor- und Zunamen ein und klicken Sie auf Raum betreten.
3. Sobald der Moderator Ihre Beitrittsanfrage akzeptiert, öffnet sich das Konferenz-Fenster.
4. Geben Sie hier bitte Ihre Daten wie Vorname und Nachname ein und bestätigen Sie mit Raum betreten.

Konferenz-Fenster
Das Konferenz-Fenster ist in zwei Bereiche unterteilt. Der linke Bereich beinhaltet die Konferenzsteuerung und die Teilnehmerliste. Rechts finden Sie den Chatbereich.

Konferenzsteuerung
Mit der Konferenzsteuerung können Sie u. a. die Zugangsdaten für die Audio-Konferenz einsehen und einen Rückruf zur automatischen Einwahl in die Konferenz einleiten. Im rechten Bereich wird die Chat-Anwendung angezeigt.

Die Konferenzsteuerung bietet folgende Funktionen:

  • Audio-Konferenz
  • Stummschalten
  • Funktion Rückruf (automatischer Rückruf zur Einwahl in die Audio-Konferenz)
  • Anzeige der Konferenz-Zugangsdaten

Unterhalb der Konferenzsteuerung finden Sie die Teilnehmerliste.

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