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Konferenz

Mit dem Zusatz-Paket Konferenz können Sie Telefonkonferenzen mit bis zu fünfzig Teilnehmern planen und durchführen. Die Konferenzen können einmalig, wiederholend und zeitlich unbeschränkt stattfinden.

Voraussetzung

Für Ihren Arbeitsplatz muss das Zusatz-Paket Konferenz gebucht sein. Gleichzeitig muss auf Gruppen-Ebene eine Konferenzbrücke (Einwahlnummer in das Konferenzsystem) eingerichtet und Ihrem Arbeitsplatz das Recht des Moderators zugewiesen sein.

Die Erstellung von Konferenzbrücken sowie die Zuweisung von Moderatoren erfolgen unter Übergreifende Funktionen & Dienste: Zusatz-Pakete: Konferenz.

Hinweis

Nach der ersten Benutzung der Konferenzfunktion aus Ihrem Desktop- oder Mobile-Client wird automatisch und dauerhaft eine Konferenz mit dem Namen Mein Konferenzraum angelegt. Dieser Name darf nicht verändert oder gelöscht werden.

Hinweis

Wenn Sie Desktop-Sharing verwenden möchten, müssen Sie die Konferenz über Ihren Desktop- oder Mobile-Client aus starten. Konferenzen, die Sie über das Selbstadministrationsportal erstellen, unterstützen kein Desktop-Sharing.

Konferenz erstellen

Mit den Konferenz-Optionen wählen Sie die Konferenzbrücke (Einwahlnummer Konferenzsystem) und legen konferenzspezifische Merkmale fest. Zum Beispiel, ob eine zusätzliche Sicherheits-PIN zur Einwahl oder ein Moderator zum Konferenzstart erforderlich ist.

Voraussetzungen

Stellen Sie sicher, dass sowohl das Zusatz-Paket Konferenz gebucht ist, als auch auf Gruppen-Ebene eine Konferenzbrücke (Einwahlnummer in das Konferenzsystem) eingerichtet und Ihrem Arbeitsplatz das Recht des Moderators zugewiesen ist.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenz erstellen. Sie gelangen in den Bereich Konferenz erstellen.

Blenden Sie den Bereich Konferenz ein und wählen Sie die gewünschten Optionen. Alle mit einem Stern (*) gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Konferenz
Verwendete Konferenzbrücke

Die Konferenzbrücke ist die unternehmensweite Einwahlnummer in Ihr Konferenzsystem.

Voraussetzung:
Die Konferenzbrücke muss vor der Verwendung in der Konferenzfunktion auf Gruppen-Ebene erstellt und aktiviert werden.

NameGeben Sie einen Namen für die Konferenz ein.

Optionen
Sicherheits-PIN verwendenNeben der Eingabe der Meeting-ID können Sie die Sicherheits-PIN als weiteren Autorisierungsschritt einsetzen. Sie reduzieren damit das Risiko, dass sich unberechtigte Personen in Ihre Konferenz einwählen.
Moderator zum Konferenzstart erforderlichDie Teilnehmer werden erst dann für die aktive Teilnahme an der Konferenz freigeschaltet, wenn sich mindestens ein Moderator eingewählt hat. Bis dahin hören die Teilnehmer Wartemusik.
Teilnehmer bei Beitritt stumm stellenDie Arbeitsplätze der Teilnehmer sind nach der Einwahl in die Konferenz stumm geschaltet. Nur der Moderator kann die Stummschaltung aufheben und alle oder einzelne Teilnehmer zur aktiven Teilnahme an der Konferenz freischalten.
Konferenz beenden, wenn der Moderator diese verlässt

Wenn der Moderator die Konferenz verlässt (im Falle von mehreren, der letzte in der Konferenz eingewählte Moderator), wird die Konferenz für alle Teilnehmer beendet.

Tipp:
Aktivieren Sie diese Option nicht, wenn Sie sich als Moderator von Ihrem Mobiltelefon aus einwählen. Wenn die Mobilfunkverbindung unterbrochen wird, zum Beispiel durch ein Funkloch, wird die gesamte Konferenz beendet und alle Teilnehmer müssen sich erneut einwählen.

Beim Betreten oder Verlassen von Teilnehmern:
Ton abspielen

Allen eingewählten Personen wird durch einen Ton signalisiert, wenn Teilnehmer die Konferenz betreten oder verlassen.

Aufgezeichneten Namen abspielenAllen eingewählten Personen wird der aufgezeichnete Name der Teilnehmer abgespielt, die die Konferenz betreten oder verlassen.
Keine Benachrichtigung

Beim Betreten oder Verlassen der Konferenz durch Teilnehmer erfolgt keine Benachrichtigung.

Tipp:
Wählen Sie Keine Benachrichtigung, wenn Sie eine Konferenz mit vielen Teilnehmern planen. Durch das Betreten oder Verlassen von Teilnehmern während der laufenden Konferenz können die aktiven Teilnehmer durch die wiederkehrenden akustischen Signale gestört werden.

Zeitplan auswählen

Mit einem Zeitplan legen Sie fest, ob Ihre Konferenz einmalig, wiederkehrend oder zeitlich unbeschränkt (spontan) stattfinden soll. Die maximale Konferenzdauer für einmalige und sich wiederholende Konferenzen beträgt 8 Stunden. Einmalige Konferenzen verbleiben 30 Tage in der Konferenz-Übersicht, danach werden sie automatisch gelöscht. Moderatoren wie Teilnehmer können sich maximal 10 Minuten vor dem Start einer Konferenz in das Konferenzsystem einwählen.

Blenden Sie den Bereich Zeitplan ein und wählen Sie den Konferenztyp und die zeitlichen Einstellungen für Ihre Konferenz. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Konfigurations-Parameter von Zeitplänen

KonferenztypMit dem Konferenztyp legen Sie fest, ob Ihre Konferenz spontan, einmalig oder wiederkehrend stattfinden soll.
Start Datum, Start Uhrzeit, DauerDas Start Datum, die Start Uhrzeit und die Dauer in Stunden und Minuten für die Konferenztypen Einmalig und Wiederkehrend.
Start Datum, Ende DatumDas Start- und Ende-Datum für den Konferenztyp Spontan. Bei einem Start Datum 24.03.2018 und einem Ende Datum 25.03.2018 können sich der Moderator und die Teilnehmer ab dem 24.03. um 00:00 Uhr bis zum 25.03. um 23:59 Uhr in die Konferenz einwählen.
Kein EndeWenn Sie die Checkbox markieren, wird das Ende Datum für den Konferenztyp Spontan ignoriert. Die Konferenz ist somit ab dem Start Datum immer aktiv.

Zusätzliche Optionen beim Konferenztyp Wiederkehrend:

Wiederholungsart Sie können eine tägliche, wöchentliche oder monatliche Wiederholung einstellen.

Jede <x> Wochentage

Wochentage

Die Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie die wöchentliche Wiederholung auswählen. Markieren Sie die Tage, die Sie wöchentlich wiederholen lassen wollen. Wenn Sie zum Beispiel Montag markieren und eine wöchentliche Wiederholung mit dem Intervall 1 einstellen, wird die Konferenz jeden Montag wiederholt.
Am <1> des Monats Die Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie die monatliche Wiederholung auswählen. Geben Sie den Tag des Monats ein (1 bis 31), den Sie monatlich wiederholen lassen wollen. Wenn Sie 15 eingeben und als Intervall 2 wählen, gilt Ihr Ereignis jeden zweiten Monat am 15.
Den <ersten><Donnerstag> des MonatsDie Auswahl wird eingeblendet, wenn Sie die monatliche Wiederholung auswählen. Sie können jeden ersten, zweiten, dritten oder vierten Wochentag im Monat für die Wiederholung auswählen.

Wiederholung beenden
NieAktivieren Sie die Option, wenn die Wiederholung nicht beendet werden soll.
Nach <1> MalSie können ein Ereignis nach x-maliger Wiederholung beenden lassen. Geben Sie dazu die gewünschte Anzahl an Wiederholungen ein.
Datum <01.01.2016>Sie können ein spezifisches Datum eingeben, an dem die Wiederholung beendet werden soll.

Eingangsbegrüßung einrichten (optional)

Sie können Ihrer Konferenz eine benutzerdefinierte Eingangsbegrüßung in Form einer Audioansage hinzufügen.

Voraussetzungen:
Hinterlegen Sie Ihre individuellen Audiodateien auf Arbeitsplatz-Ebene unter Audiodateien verwalten, bevor Sie eine benutzerdefinierte Begrüßung für die Konferenz auswählen.

  • Blenden Sie den Bereich Eingangsbegrüßung (optional) ein.
  • Aktivieren Sie die Option Benutzerdefiniert.
  • Klicken Sie auf das Auswahlfeld Bitte auswählen. Alle hochgeladenen Audiodateien erscheinen im Auswahlbereich.
  • Klicken Sie auf die Audiodatei, die Sie als Begrüßung nutzen möchten.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Sie haben Ihrer Konferenz eine benutzerdefinierte Begrüßung hinzugefügt.

Moderator-Stellvertreter festlegen (optional)

Sie können anderen Personen in Ihrem Unternehmen das Recht übertragen, als Moderator Ihre geplante Konferenz zu leiten. Die Anzahl möglicher Moderator-Stellvertreter ist unbegrenzt. Alle Stellvertreter besitzen die gleichen Rechte wie Sie als Konferenz-Gastgeber, Ihre Stellvertreter können jedoch keine anderen Stellvertreter oder die Konferenz selbst löschen.

Voraussetzungen:
Stellen Sie sicher, dass für die Arbeitsplätze aller Moderator-Stellvertreter das Zusatz-Paket Konferenz gebucht und aktiviert ist. Zudem müssen die Stellvertreter das Moderator-Recht der gleichen Konferenzbrücke besitzen, mit der Sie die Konferenz erstellen.

Nach Arbeitsplätzen suchen

Um die Auswahl an Arbeitsplätzen einzugrenzen, können Sie die Suchfunktion nutzen.

  • Blenden Sie den Bereich Moderator-Stellvertreter festlegen (optional) ein.
  • Klicken Sie auf das Auswahlfeld Suchkriterium. Im Auswahlbereich erscheinen alle verfügbaren Suchkriterien.
  • Klicken Sie auf das gewünschte Suchkriterium. Zum Beispiel „Nachname“.
  • Sie können auch mehrere Suchkriterien in einer Suche nutzen. Klicken Sie dazu auf den Link Weiteres Suchkriterium und wählen anschließend das Suchkriterium aus.

  • Geben Sie im Eingabefeld Suche den Nachnamen des Mitarbeiters ein. Das Suchergebnis erscheint im Bereich Auswahl von Moderator-Stellvertretern.

Arbeitsplätze zuweisen

Weisen Sie der Konferenz die Moderator-Stellvertreter zu.

  • Blenden Sie den Bereich Moderator-Stellvertreter festlegen (optional) ein.
  • Um die Auswahl an Arbeitsplätzen einzugrenzen, nutzen Sie die Suchfunktion.
  • Klicken Sie im Bereich Auswahl von Moderator-Stellvertretern auf den Namen des Mitarbeiters, den Sie als Moderator zuweisen möchten. Um mehrere Namen auszuwählen, drücken und halten Sie die Shift-Taste-Taste und klicken dann auf die Namen der Mitarbeiter.
  • Klicken Sie auf Hinzufügen. Ihre Auswahl erscheint im Bereich Zugewiesene Moderator-Stellvertreter. Um zugewiesene Moderatoren zu entfernen, markieren Sie die Namen im Bereich Zugewiesene Moderator-Stellvertreter und klicken anschließend auf Entfernen.
  • Klicken Sie auf Weiter.
  • Ihre Moderator-Stellvertreter sind nun der Konferenz zugewiesen.

Konferenz erstellen
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Konferenz erstellen.
  • Alle erstellten Konferenzen werden Ihnen mit Startzeit, Konferenz-Typ und Status in der Konferenzübersicht unter Konferenz angezeigt.

  • Um die Zugangsdaten (Konferenz-Rufnummer, Konferenz-ID, Moderator-PIN und Sicherheits-PIN) Ihrer Konferenz für die Einladung der Teilnehmer zu erhalten, klicken Sie in der Konferenzübersicht auf Bearbeiten der jeweiligen Konferenz und im Auswahlbereich auf Anzeigen / Bearbeiten. Siehe auch Konferenzteilnehmer einladen.
Konferenzen verwalten

Alle erstellten Konferenzen werden Ihnen mit Startzeit, Konferenztyp und Status in der Konferenzübersicht angezeigt. Zu den erstellten Konferenzen können Sie sich die Zugangsdaten anzeigen lassen, die Konferenz-Optionen bearbeiten und die Konferenzen löschen. Zudem können Sie hier den Moderator Client starten, mit dem Sie die Konferenz bequem über eine Web-Anwendung steuern. Möchten Sie Ihren Teilnehmern den Beitritt zur Konferenz per Rückruf ermöglichen, erhalten Sie auch hier den Web Callback Link, den Sie flexibel via E-Mail oder Chat versenden können.

Zugangsdaten anzeigen
  • Klicken Sie in der Konferenzübersicht auf Bearbeiten der Konferenz, deren Zugangsdaten Sie einsehen möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Anzeigen / Bearbeiten. Sie gelangen in den Bearbeitungsbereich der ausgewählten Konferenz.
  • Im Bereich Zugangsdaten können Sie die Einwahldaten für den Moderator und die Teilnehmer einsehen, den Moderator Client starten sowie den Web Callback Link kopieren.

Konferenz bearbeiten
  • Klicken Sie in der Konferenzübersicht auf das Auswahlfeld Bearbeiten der Konferenz, deren Einstellungen Sie bearbeiten möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Anzeigen / Bearbeiten. Sie gelangen in den Bereich Konferenz Bearbeiten: Konferenzname.
Konferenz löschen
  • Klicken Sie in der Konferenzübersicht auf das Auswahlfeld Bearbeiten der Konferenz, die Sie löschen möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Löschen.
  • Die Konferenz wird gelöscht.

Konferenzteilnehmer einladen

Sie haben folgende Möglichkeiten, Teilnehmer zu Ihrer Konferenz einzuladen:

1. Einladung manuell per E-Mail
Teilen Sie Ihren Teilnehmern die Zugangsdaten Ihrer Konferenz per E-Mail mit. Wenn Sie den Teilnehmern zusätzlich die Einwahl per Rückruf ermöglichen möchten, fügen Sie den Zugangsdaten den Web Callback Link hinzu. Sämtliche Zugangsdaten sowie den Web Callback Link erhalten Sie im Konferenz-Menü von MyPortal. Siehe Zugangsdaten anzeigen.

2. Einladung über Desktop- oder Mobile-Client
Ihr Desktop- bzw. Mobile-Client hat eine eigene Konferenzfunktion (Mein Konferenzraum), mit der Sie spontane Konferenzen mit Ihren Kontakten durchführen können. Für mehr Informationen zur Funktion Mein Konferenzraum siehe Hilfen unter Endgeräte & Clients > DeutschlandLAN Cloud PBX Clients.

Als Moderator in eine Konferenz einwählen

Die Zugangsdaten für Moderatoren können Sie im Selbstadministrationsportal unter Konferenz bearbeiten oder in der Einladungs-E-Mail einsehen.

  • Wählen Sie die Rufnummer der Konferenz (Konferenzbrücke).

  • Geben Sie nach Aufforderung anstatt der Konferenz-ID die Moderator-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #.

  • Wenn für die Konferenz eine Sicherheits-PIN erforderlich ist, geben Sie nach Aufforderung die Sicherheits-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #.

  • Sie haben sich als Moderator in die Konferenz eingewählt.

Moderator Client nutzen

Der Moderator Client ist eine Web-Anwendung, mit der Sie die Konferenzfunktionen bedienen und Teilnehmer verwalten können. Sie können zum Beispiel Teilnehmer hinzufügen, Konferenz-Aufnahmen starten, weiteren Teilnehmern den Beitritt zur Konferenz verweigern oder in den Vortragsmodus wechseln, um alle Teilnehmer stummzuschalten.

Moderator Client starten

  • Klicken Sie in der Konferenzübersicht auf Bearbeiten der Konferenz, die Sie mit dem Moderator Client steuern möchten.
  • Klicken Sie im Auswahlbereich auf Anzeigen / Bearbeiten. Sie gelangen in den Bearbeitungsbereich der ausgewählten Konferenz.
  • Klicken Sie im Bereich Zugangsdaten auf die Schaltfläche Moderator Client starten.
  • Der Moderator Client wird in einem neuen Browser-Fenster geöffnet.

Mit dem Moderator Client eine Konferenz steuern

Benutzeroberfläche des Moderator Clients


Im oberen Bereich des Moderator Clients sehen Sie die Zugangsdaten Ihrer Konferenz. Sie bestehen aus:

  • Konferenz-Rufnummer

  • Konferenz-ID

  • Moderator-PIN

  • Sicherheits-PIN (falls bei Konferenzplanung vergeben)

Die Bedienelemente der Konferenz werden erst dann angezeigt, wenn der Moderator der Konferenz beigetreten ist.

Bedienelemente des Moderator Clients

BedienelementeSymbolBeschreibung
Teilnehmer hinzufügenUm weitere Teilnehmer in die Konferenz einzubinden, geben Sie die Rufnummer des gewünschten Teilnehmers in das Textfeld Teilnehmer anrufen ein und klicken Sie Anruf. Der angerufene Teilnehmer wird nach Gesprächsannahme automatisch aufgefordert die Konferenz-ID einzugeben, um der Konferenz beizutreten.
Verlauf anzeigenIm Verlauf können Sie die letzten 15 Systemmeldungen der Konferenz einstehen. Zum Beispiel wann welcher Teilnehmer der Konferenz beigetreten ist.
Vortragsmodus einschalten/ausschaltenKlicken Sie auf das Symbol, um den Vortragsmodus ein- oder auszuschalten. Im Vortragsmodus werden alle Teilnehmer stummgeschaltet. Als Moderator behalten Sie jedoch das Vortrags-Recht.
Während des Vortragsmodus können Sie selektiv die Stummschaltung einzelner Teilnehmer aufheben. Zum Beispiel um Fragen der Teilnehmer während eines Webinars zu erlauben. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Stummschalten des jeweiligen Teilnehmers.
Während des Vortragsmodus können Sie selektiv die Stummschaltung einzelner Teilnehmer aufheben. Zum Beispiel um Fragen der Teilnehmer während eines Webinars zu erlauben. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Stummschalten des jeweiligen Teilnehmers.
Konferenz aufnehmenKlicken Sie auf das Symbol, um die Konferenz aufzunehmen. Sie können die Aufnahme unterbrechen, fortsetzen und beenden. Sobald die Konferenz beendet ist, wird die Aufnahme in MyPortal gespeichert, siehe Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste -> Zusatz-Pakete -> Konferenz Aufnahmen.
Konferenz sperren/entsperrenKlicken Sie auf das Symbol, um die Konferenz zu sperren oder zu entsperren. Wenn die Konferenz gesperrt ist, können keine weiteren Teilnehmer beitreten.
Konferenz beendenKlicken Sie auf das Symbol, um die Konferenz zu beenden und die Verbindungen aller Teilnehmer zu trennen.

Bedienelemente in der Moderatoren- und Teilnehmerliste

BedienelementSymbolBeschreibung
StummschaltenKlicken Sie auf die Schaltfläche, um für den ausgewählten Moderator/Teilnehmer die Stummschaltung ein- oder auszuschalten.
Halten/ZurückholenKlicken Sie auf die Schaltfläche, um den ausgewählten Moderator/Teilnehmer zu halten oder zurückzuholen.
VerweisenKlicken Sie auf die Schaltfläche, um den ausgewählten Moderator/Teilnehmer aus der Konferenz zu verweisen. Die Verbindung wird nach Wiedergabe einer entsprechenden Ansage getrennt.

Als Teilnehmer in eine Konferenz einwählen
Manuell in eine Konferenz einwählen

Die Zugangsdaten für Teilnehmer erhalten Sie mit der Einladung zur Konferenz. 

  • Wählen Sie die Rufnummer der Konferenz (Konferenzbrücke).
  • Geben Sie nach Aufforderung die Konferenz-ID ein und bestätigen Sie mit der Taste #.
  • Wenn für die Konferenz eine Sicherheits-PIN erforderlich ist, geben Sie nach Aufforderung die Sicherheits-PIN ein und bestätigen Sie mit der Taste #.
  • Sie haben sich als Teilnehmer in die Konferenz eingewählt.

Per Web Callback in eine Konferenz einwählen.
Voraussetzung

Der Moderator hat Ihnen den Web Callback Link per E-Mail oder Messenger zur Verfügung gestellt.

  • Öffnen Sie den Web Callback Link in Ihrem Browser.
  • Geben Sie auf der Webseite Einer Konferenz beitreten die Rufnummer des Anschlusses ein, an dem Sie den Rückruf erhalten möchten, und klicken Sie Anrufen oder drücken Sie die ENTER-Taste.
  • Der Rückruf zur angegebenen Rufnummer wird aufgebaut.
  • Nehmen Sie den Anruf an, bestätigen Sie den Konferenzbeitritt durch Drücken der Ziffer 1. Sie müssen weder Konferenz-ID noch Sicherheits-PIN eingeben.

Als Teilnehmer die Rolle des Moderators übernehmen

Sie können als Teilnehmer die Rolle des Moderators übernehmen, ohne sich erneut in die Konferenz einwählen zu müssen. 

  • Sie sind als Teilnehmer in der Konferenz eingewählt (siehe Als Teilnehmer in eine Konferenz einwählen).

  • Drücken Sie die Stern-Taste ( *), um das Hilfe-Menü aufzurufen.
  • Drücken Sie zur Übernahme der Moderatoren-Rolle die Taste 9.
  • Geben Sie nach Aufforderung die Moderator-PIN ein und bestätigen Sie mit der Raute-Taste Raute-Taste.
  • Sie haben die Rolle des Moderators übernommen.

Übersicht über das Hilfe-Menü für das Zusatz-Paket Konferenz

Um in der Konferenz das Hilfe-Menü aufzurufen, wählen Sie die Stern-Taste. Innerhalb des Hilfe-Menüs stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung.

Für Moderatoren

TasteBeschreibung
*1Stummschalten (eigenes Telefon)
*2Liste der Teilnehmer
*3Vortragsmodus aktivieren
*4Sperren und Entsperren der Konferenz
*5

Aufnehmen der Konferenz

*51 Aufnahme starten

*52 Aufnahme anhalten

*53 Aufnahme beenden

*6Neue Teilnehmer per Rückruf einladen
*8Konferenz beenden
#Zur Konferenz zurückkehren
*Menü wiederholen

Für Teilnehmer

TasteBeschreibung
*1Stummschalten (eigenes Telefon)
*2Liste der Teilnehmer
*9Anmelden als Moderator
#Zur Konferenz zurückkehren
*Menü wiederholen

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