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Vermittlungsplatz Client

Der Vermittlungsplatz ergänzt Deutschland LAN Cloud PBX um Funktionen zur Qualifizierung und Weitervermittlung von Telefongesprächen.

Der Vermittlungsplatz unterstützt sämtliche Funktionen IP-basierter Anrufsteuerung, Besetztlampenstatus, Warteschleifen, Verzeichnisdienste, Instant Messaging und die Integration von Outlook.

Im Selbstadministrations-Portal erfolgt die Buchung des Vermittlungsplatzes als Zusatz-Paket. Die Bedienung erfolgt über eine webbasierte Benutzeroberfläche, die per Webbrowser über eine Internetverbindung aufgerufen wird.

Voraussetzungen

Für Ihren Arbeitsplatz muss das Zusatzpaket Vermittlungsplatz gebucht sein. Gleichzeitig muss Ihr Arbeitsplatz als zugewiesener Agent für den Vermittlungsplatz eingerichtet sein.

An- und abmelden

Die Anmeldung am Vermittlungsplatz gliedert sich in folgende Schritte:

  • Vermittlungsplatz Client starten: Hierfür sind Ihre MyPortal Benutzerdaten notwendig. Damit ist keine Zuordnung zu Warteschleifen oder kein Verfügbarkeitsstatus verbunden.
  • Warteschleifen auswählen: Hier erfolgt die Zuordnung zur gewünschten Warteschleife. Damit ist keine Zuordnung des Verfügbarkeitsstatus verbunden.
  • Status für den Vermittlungsplatz einstellen: Der Status des Vermittlungsplatzes muss auf Verfügbar stehen, um Anrufe aus Warteschleife entgegennehmen zu können. Diesen Status setzen Sie in MyPortal oder im Desktop-Client.

Um den Vermittlungsplatz nutzen zu können, muss für Ihren Arbeitsplatz das Zusatz-Paket Vermittlungsplatz gebucht und aktiviert sein. Zudem muss Ihr Arbeitsplatz mindestens einer Warteschleife zugewiesen sein. Für Informationen zu Ihren gebuchten Zusatz-Paketen sowie zugewiesenen Warteschleifen wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Systemvoraussetzungen Vermittlungsplatz-Client
  • Desktop-Client für Windows®, Desktop-Client für Mac OS X oder ein Cloud PBX IP-Telefon, zum Beispiel Yealink T46G
  • Microsoft Windows oder Mac OS X
  • Sun Microsystems Java, Runtime edition
  • Microsoft Outlook (zur Anwendung des Outlook Add-ins für den Desktop-Client für Windows®)
  • Webbrowser: Edge, Internet Explorer, Firefox, Chrome oder Safari
  • Bildschirmauflösung: minimal 1024 x 768 Pixel
Hinweis

Mehrere Benutzer können an einem Computer nicht gleichzeitig an einem Vermittlungsplatz angemeldet sein.

Hinweis

Wenn Sie das Outlook Add-in für den Desktop-Client für Windows nutzen, stellen Sie sicher, dass Outlook ausgeführt wird, bevor Sie sich am Vermittlungsplatz anmelden. Für mehr Informationen zur Outlook-Integration siehe Outlook Add-in für Desktop-Client für Windows.

Vermittlungsplatz Client starten

1. Öffnen Sie Ihren Webbrowser.
2. Geben Sie in die Adresszeile die URL https://config.deutschland-lan.de/receptionist/ ein. Die Vermittlungsplatz Anmeldeseite wird angezeigt.

Am Vermittlungsplatz Client anmelden

Um sich am Vermittlungsplatz anzumelden, nutzen Sie Ihre MyPortal Zugangsdaten. Bei Fragen oder Problemen bei der Anmeldung, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

1. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
2. Falls Sie nicht nach einigen Minuten Inaktivität automatisch abgemeldet werden möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch anmelden.
3. Über den Link Erweiterte Einstellungen können Sie eine von der Standard-Domain abweichende Domain für den Vermittlungsplatz eingeben und die Sprache festlegen. Lassen Sie diese Einstellungen unverändert.
4. Klicken Sie auf Anmelden. Die Vermittlungsplatz Benutzeroberfläche wird angezeigt.

Von der Web-Applikation Vermittlungsplatz abmelden

Klicken Sie rechts oben im Browserfenster auf Abmelden. Die Vermittlungsplatz Anmeldeseite wird angezeigt und man ist abgemeldet.

Hinweis

Mit dem Abmelden von der Web-Applikation sind Sie nicht automatisch von der Warteschleife und im Verfügbarkeits-Status abgemeldet. Melden Sie sich zuvor bitte dort ab.

Warteschleifen nach Erstanmeldung konfigurieren

An Warteschleifen anmelden

Um wartende Anrufe aus Warteschleifen entgegennehmen zu können, melden Sie Ihren Arbeitsplatz an einer Warteschleife an. Ihr Arbeitsplatz kann auch an mehreren Warteschleifen angemeldet sein. Klicken Sie dafür im Bereich Warteschleifen auf Einstellungen und wählen die gewünschte Warteschleife aus. Für mehr Informationen siehe Einstellungen -> Warteschleifen.

Vermittlungsplatz-Status setzen

Wenn Sie an einer Warteschleife angemeldet sind, müssen Sie Ihren Vermittlungsplatz-Status noch auf Verfügbar setzen, damit Ihrem Arbeitsplatz Anrufe aus Warteschleifen zugestellt werden. Sie können den Vermittlungsplatz-Status jederzeit ändern. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • Verfügbar (nur in diesem Status erhalten Sie Anrufe aus Warteschleifen)
  • Nicht verfügbar
  • Nachbearbeitung
  • Angemeldet
  • Abgemeldet

Den Vermittlungsplatz-Status können Sie in den Einstellungen Ihres Desktop-Clients, Ihres IP-Telefons oder in MyPortal ändern. Weitere Informationen erhalten Sie in den entsprechenden Hilfe-Dokumenten.

Warteschleifen überwachen

Wartende Anrufe überwachter Warteschleifen werden im Bereich Warteschleifen der Benutzeroberfläche angezeigt. Für mehr Informationen siehe Anrufe in Warteschleifen vermitteln -> Warteschleifen überwachen.

Benutzeroberfläche und Navigation

Die Benutzeroberfläche vom Vermittlungsplatz besteht aus vier Bereichen:

  • Hauptmenü
  • Aktive Anrufe
  • Warteschleifen
  • Kontakte


Sie können die Größe der einzelnen Bereiche durch Verschieben der Rahmenlinien verändern. Auf Wunsch lässt sich die neue Anordnung Ihres Arbeitsbereichs speichern, so dass Sie bei der nächsten Anmeldung wieder darauf zugreifen können. Für mehr Informationen zum Speichern des Arbeitsbereichs siehe Einstellungen dann Allgemein.

Hauptmenü

Das Hauptmenü des Vermittlungsplatzes enthält folgende Informationselemente bzw. Einstellungen:

Informationsbereich
Im Informationsbereich, in der Mitte des Hauptmenüs, werden Informationen, Warnungen und Fehlermeldungen angezeigt.

Zum Beispiel:

Navigation

Einstellungen: Link zu den Einstellungen vom Vermittlungsplatz. Für mehr Informationen siehe Einstellungen.

Hilfe: Link zur Online-Hilfe vom Vermittlungsplatz.

Vollbild: Wechselt in den Vollbildmodus. Um den Vollbildmodus zu verlassen, klicken Sie auf Vollbildmodus beenden.

Abmelden: Meldet den aktuellen Benutzer vom Vermittlungsplatz ab. Standardmäßig werden bei der Abmeldung alle geänderte Einstellungen gespeichert. Die automatische Speicherung der Einstellungen können Sie auch ausschalten. Für mehr Informationen siehe Einstellungen  Allgemein.

Benutzerinformation und Präsenzstatus

Hier wird der angemeldete Benutzer angezeigt, der Präsenzstatus mit Einstellmöglichkeit und der Status aktiver Zusatzmodule.

Präsenzstatus
Anhand Ihres Präsenzstatus können Ihre Kontakte sehen, ob Sie für Telefonie und Chat zur Verfügung stehen oder nicht.

Hinweis

Ihr Präsenzstatus hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit Ihres Arbeitsplatzes als Vermittlungsplatz für wartende Anrufe aus Warteschleifen. Die Verfügbarkeit legen Sie mit dem Arbeitsplatz-Status fest. Diesen können Sie in den Einstellungen Ihres Desktop-Clients, Ihres IP-Telefons, im MyPortal oder im Administrationsportal festlegen. Weitere Informationen erhalten Sie in den entsprechenden Hilfe-Dokumenten.

Der Präsenzstatus kann folgende Stati einnehmen:

SymbolBeschreibung
Verfügbar: Benutzer ist online und für Telefonie und Chat verfügbar. Dieser Status kann manuell eingestellt werden.
Abwesend: Benutzer ist online, aber seit mehr als 10 Minuten nicht an seinem Rechner aktiv. Anrufe und Chatnachrichten werden zugestellt. Dieser Status kann manuell eingestellt werden.
Beschäftigt: Benutzer ist beschäftigt und möchte nicht gestört werden. Anrufe und Chatnachrichten werden zugestellt. Dieser Status kann manuell eingestellt werden.
Offline: Benutzer ist nicht am Client angemeldet. Anrufe werden abgewiesen. Chatnachrichten werden erst zugestellt, wenn der Status auf Verfügbar, Abwesend oder Beschäftigt wechselt. Dieser Status kann manuell eingestellt werden. In diesem Fall (Benutzer am Client angemeldet aber Status auf Offline) werden Anrufe und Chatnachrichten zugestellt.
Im Gespräch: Der Benutzer telefoniert gerade. Chatnachrichten werden zugestellt, Anrufe werden je nach den gewählten Einstellungen für Rufweiterleitung bei Besetzt behandelt. Dieser Status wird automatisch gesetzt.
Im Meeting: Der Benutzer ist in einem Meeting und möchte nicht gestört werden. Dieser Status wird automatisch gesetzt, wenn das Plugin Outlook-Kalender aktiviert wurde, siehe Einstellungen > Plugins.
Kontaktannahme ausstehend: Sie haben dem Benutzer eine Kontaktanfrage gesendet. Dieser hat die Anfrage noch nicht angenommen.


Zusätzliche Informationen teilen

Teilen Sie Ihren Kontakten Ihren Standort mit oder geben Sie Ihnen andere Informationen zu Ihrem Präsenzstatus. Klicken Sie dazu auf Information und geben Sie einen Text ein. Ihre Kontakte sehen die zusätzliche Information in ihrer Kontaktliste.


Anzeige neuer Sprachbox-Nachrichten und Status aktiver Funktionen

Neue Sprachbox-Nachrichten und der Status aktiver Funktionen werden rechts neben Ihrem Präsenzstatus angezeigt. Der Status wird nur angezeigt, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist.

FunktionSymbolBedingung
AnrufweiterleitungDie Anrufweiterleitung „Sofort“ ist aktiviert
Bitte nicht stören„Bitte nicht stören“ ist aktiviert
SprachboxSie haben nicht abgehörte Sprachboxnachrichten

Bereich „Aktive Anrufe“

Im Bereich Aktive Anrufe erscheinen Ihre eingehenden und abgehenden Anrufe. Zudem können Sie mit Aktionsschaltflächen die Anrufe steuern. Für mehr Informationen siehe Anrufe vermitteln.

Kopfzeile
In der Kopfzeile befinden sich Schaltflächen, mit denen Sie die folgenden Funktionen aufrufen können:

Anruferhistorie : Öffnet die Anruferhistorie mit Zugriff auf alle entgangenen und empfangenen Anrufe sowie gewählte Rufnummern.
Anruf starten

Mit der Funktion Anruf starten führen Sie abgehende Anrufe an beliebige Festnetz- und Mobilfunknummern. Rechts neben der Funktion Anruf starten befinden sich Schaltflächen zum Anrufen und zur Wahlwiederholung. Für mehr Informationen siehe Anrufe vermitteln.

Aktive Anrufe
Im Bereich Aktive Anrufe werden Ihre aktiven eingehenden und abgehenden Anrufe angezeigt. Führen Sie ein Gespräch mit mehreren Teilnehmern, erscheint der Anruf im Bereich Konferenz, siehe nächster Abschnitt.

Abhängig vom Netzbetreiber und den Anrufeinstellungen der Gegenstelle, werden folgende Informationen angezeigt:

• Rufnummer und Name der Gegenstelle
• Rufnummer und Name des umleitenden Anschlusses, z. B. der Name des Vermittlungsplatzes
• Anruftyp, für mehr Informationen siehe Anruftypen.
• Gesprächsdauer/Haltedauer
• Aktionsschaltflächen

Bereich Konferenz
Wenn Sie Gespräche mit mehreren Teilnehmern führen, werden die Verbindungen sämtlicher Teilnehmer der Konferenz im Bereich Konferenz angezeigt. Aktionsschaltflächen ermöglichen Ihnen die Konferenz zu steuern. Für mehr Informationen siehe Anrufe vermitteln.

Anruftypen
In der folgenden Tabelle erhalten Sie einen Überblick über alle Anruftypen und deren Darstellung durch Symbole im Bereich Aktive Anrufe.

SymbolAnruftypen
Eingehender Click-to-Dial-Anruf
Eingehender Anruf
Rückruf eines gehaltenen Gesprächs
Ausgehender Anruf
Aktives Gespräch
Gehaltenes Gespräch
Gehaltenes Gespräch (von der Gegenstelle)
Aktive Konferenz
Gehaltene Konferenz

Warteschleifen

Im Bereich Warteschleifen haben Sie einen Überblick über die wartenden Anrufe in den Warteschleifen, denen Ihr Arbeitsplatz zugewiesen ist. Sie können wählen, welche Warteschleifen und wie viele Anrufe innerhalb der Warteschleifen angezeigt werden sollen. Für mehr Informationen siehe Anrufe vermitteln -> Anrufe in Warteschleifen vermitteln.

Jede Warteschleife wird in einem separaten Bereich dargestellt. In der Kopfzeile des Bereichs einer Warteschleife werden folgende Informationen angezeigt:

  • Name der Warteschleife
  • Rufnummer der Warteschleife
  • Anzahl wartender Anrufe/Maximale Anzahl angezeigter Anrufe
  • In Klammern: Anzahl wartender Anrufe/Maximale Anzahl wartender Anrufe

Um wartende Anrufe und deren Position in einer Warteschleife anzuzeigen, klicken Sie auf den grünen Pfeil. Die Ansicht wird dadurch erweitert.

Jeder wartende Anruf in einer Warteschleife wird mit den folgenden Informationen angezeigt:

  • Anrufstatus:
SymbolBeschreibung
Wartend: Der Anruf ist in der Warteschleife und wartet auf Beantwortung.
Ansage: Eine Ansage wird abgespielt.
Neue Position: Die Position des Anrufs in der Warteschleife wurde geändert.
Wartezeit kritisch: Der Anruf befindet sich über 30 Sekunden in der Wartschleife.
  • Name und Rufnummer (falls verfügbar)
  • Wartezeit

Wenn Sie einen Anruf markieren, werden die folgenden zusätzlichen Informationen angezeigt:

  • Position in der Warteschleife
  • Name und Rufnummer der Warteschleife, die angerufen wurde.

Platzieren Sie den Mauszeiger auf einem wartenden Anruf, um die Aktionsschaltflächen zur Anrufsteuerung anzuzeigen. Für mehr Informationen siehe Anrufe vermitteln -> Anrufe in Warteschleifen vermitteln.

Kontakte

Im Bereich Kontakte befinden sich alle Verzeichnisse, in denen die Einträge zum Beispiel nach Gruppen, Instant Messaging oder persönlichen Kontakten gruppiert sind. Sie können auch aus den einzelnen Verzeichnissen Anrufe einleiten oder Gespräche an Kontakte in den Verzeichnissen übergeben. Für mehr Informationen siehe Anrufe vermitteln. Informationen zur Verwaltung Ihrer Kontakte finden Sie unter Kontakte verwalten.

Manche Registerkarten werden nur angezeigt, wenn der entsprechende Dienst aktiviert ist. Zum Beispiel die Registerkarte für Outlook-Kontakte.

Um einen Anruf oder Chat einzuleiten oder weitere Informationen eines Kontakts einzusehen, markieren Sie den Kontakt. Die Zeile erweitert sich daraufhin und zusätzliche Informationen sowie die Aktionsschaltflächen werden eingeblendet.

Suchleiste

Mit der Suchleiste können Sie die Verzeichnisse durchsuchen, neue Verzeichnisse auf Basis des Suchergebnisses erstellen und neue Kontakte hinzufügen. Für mehr Informationen siehe Kontakte verwalten > Kontakte suchen.

Verzeichnisleiste
Das Auswahlfeld rechts neben den Registerkarten enthält alle verfügbaren Verzeichnisse. Markieren Sie im Auswahlbereich die Verzeichnisse, die im Bereich Kontakte angezeigt werden sollen. Falls nicht alle Verzeichnisse im sichtbaren Bereich Ihres Bildschirms sind, können Sie die Registerkarten mit den Pfeiltasten verschieben.

Registerkarte „Suchen“
In der Registerkarte Suchen erscheinen die Suchergebnisse, wenn Sie alle Verzeichnisse in die Suche einbeziehen möchten. Für mehr Informationen siehe Kontakte verwalten  Kontakte suchen.

Registerkarte „Favoriten“
Kontakte, die Sie mit statischem Monitoring überwachen, werden in der Registerkarte Favoriten angezeigt. Durch die Überwachung erhalten Sie Einblick in den Anrufstatus Ihrer Kontakte. Statisches Monitoring muss zuvor in MyPortal konfiguriert werden. Für mehr Informationen zum statischen Monitoring siehe Kontakte verwalten > Kontakte überwachen.

Registerkarte „Unternehmensverzeichnis“
Im Unternehmensverzeichnis sind alle Kontakte Ihres Unternehmens gelistet.

Registerkarte „Externe Kontakte: Unternehmen“
Durch Ihren Administrator zusätzlich auf Unternehmens-Ebene angelegte externe Kontakte werden in der Registerkarte Externe Kontakte: Unternehmen angezeigt.

Registerkarte „Externe Kontakte: Gruppe/Standort“
Durch Ihren Administrator zusätzlich auf Gruppen-/Standort-Ebene angelegte externe Kontakte werden in der Registerkarte Externe Kontakte: Gruppe/Standort angezeigt.

Registerkarte „Persönliches Adressbuch“
Ihre persönlichen Kontakte werden in der Registerkarte Persönliches Adressbuch angezeigt. Sie können ihre persönlichen Kontakte sowohl im MyPortal als auch in Vermittlungsplatz verwalten. Für mehr Informationen siehe Kontakte verwalten.

Registerkarte „Kurzwahl“
Ihre konfigurierten Kurzwahlen können Sie in der Registerkarte Kurzwahl einsehen und anrufen. Kurzwahlen können Sie sowohl in MyPortal als auch im Vermittlungsplatz verwalten. Für mehr Informationen siehe Kontakte verwalten -> Kurzwahlen.

Registerkarte „Warteschleifen“
In der Registerkarte Warteschleifen befinden sich alle Warteschleifen, denen Ihr Arbeitsplatz zugewiesen ist. Nutzen Sie die Registerkarte, um Anrufe bequem per „Drag & Drop“ an eine andere Warteschleife zu übergeben. Für mehr Informationen siehe Anrufe vermitteln > Anrufe per „Drag & Drop“ vermitteln.

Registerkarte „Chat“
In der Registerkarte Chat werden alle Kontakte angezeigt, mit denen Sie Ihren Präsenzstatus teilen. Wenn Ihr Präsenzstatus „offline“ ist, werden keine Kontakte angezeigt. Für mehr Informationen zum Präsenzstatus siehe E-Mail und Chat -> Präsenzstatus.

Registerkarte „Überwachte Kontakte“
Kontakte, die Sie mit dynamischem Monitoring überwachen, werden in der Registerkarte Überwachte Kontakte angezeigt. Um einen Kontakt dynamisch zu überwachen, klicken Sie auf den Status des gewünschten Kontakts in einem beliebigen Verzeichnis. Anschließend wird der Kontakt der Registerkarte Überwachte Kontakte hinzugefügt. Eine vorherige Konfiguration in MyPortal ist beim dynamischen Monitoring nicht nötig. Für mehr Informationen zum dynamischen Monitoring siehe Kontakte verwalten > Kontakte überwachen.

Registerkarte „Outlook“
Wenn Sie die Outlook-Integration aktiviert haben, erscheinen Ihre Outlook-Kontakte in der Registerkarte Outlook.

Auf Suchergebnissen basierende Registerkarten
Sie können auch selbst Registerkarten anlegen, indem Sie ein Suchergebnis in einem separaten Fenster öffnen. So können Sie sich zum Beispiel ein Verzeichnis mit Kontakten anlegen, die einer bestimmten Abteilung angehören. Für mehr Informationen siehe Kontakte verwalten > Verzeichnisse aus Suchergebnissen erstellen.

Kontakte verwalten

Im Bereich Kontakte haben Sie Zugriff auf alle Cloud PBX Kontakt-Verzeichnisse. Dazu gehören das Unternehmensverzeichnis, externe Kontakte auf Unternehmens- und Gruppen-Ebene und Ihre persönlichen Kontakte. Sie können die Verzeichnisse durchsuchen, Favoritenlisten anlegen, den Besetztlampenstatus ausgewählter Kontakte einsehen sowie aus den Listen anrufen und Chatnachrichten senden.

Verzeichnisse anzeigen/verbergen

Sie können wählen, welche Verzeichnisse im Bereich Kontakte angezeigt werden. Befinden sich Verzeichnisse im nicht sichtbaren Bereich des Browserfensters, können Sie mit den Pfeilen die Registerkarten verschieben.

Verzeichnisse anzeigen
Klicken Sie auf das Auswahlfeld mit dem Pfeil und markieren Sie die Verzeichnisse, die angezeigt werden sollen.

Verzeichnisse verbergen
Klicken Sie auf das Symbol mit dem Kreuz der Verzeichnisse, die Sie verbergen möchten.

Hinweis

Wenn Sie ein Verzeichnis verbergen, das Sie aus Suchergebnissen erstellt haben, können Sie es nicht erneut anzeigen. Für mehr Informationen siehe Verzeichnisse aus Suchergebnissen erstellen.

Zusätzliche Kontaktinformationen anzeigen

Um zusätzliche Kontaktinformationen anzuzeigen (falls in Spalten nicht bereits alle eingeblendet), klicken Sie auf einen Kontakt. Der Fensterausschnitt wird erweitert und die zusätzlichen Kontaktinformationen sowie die Aktionsschaltflächen eingeblendet.

Kontakte suchen

Sie können einzelne oder alle Verzeichnisse auf einmal durchsuchen. Neben der Standardsuche steht Ihnen auch eine Schnellsuche zur Verfügung und Sie können Verzeichnisse erstellen, die auf Suchergebnissen basieren.

Schnellsuche

Mit der Schnellsuche können Sie innerhalb eines Verzeichnisses suchen, indem Sie das Anfangszeichen des gesuchten Eintrags einer bestimmten Spalte vorgeben.

1. Wechseln Sie zu dem Verzeichnis, das Sie durchsuchen möchten.
2. Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, die Sie durchsuchen möchten.
3. Markieren Sie das Kontrollkästchen Schnellsuche. Die Tastatur wird eingeblendet.
4. Markieren Sie auf der Tastatur das Anfangszeichen des gesuchten Eintrags.

Standardsuche
Mit der Standardsuche können Sie ein bestimmtes oder alle Verzeichnisse durchsuchen. Innerhalb eines bestimmten Verzeichnisses können Sie wiederum eine bestimmte oder alle Spalten durchsuchen. Eine Suche mit dem Suchfeld durchsucht immer alle Verzeichnisse und Spalten.

Hinweis

Die Standardsuche unterscheidet keine Groß- und Kleinschreibung. Die Suche nach „Marie“ und „marie“ liefert dieselben Suchergebnisse.

Hinweis

Sie müssen mindestens 2 Zeichen im Suchfeld eingeben, damit die Standardsuche ausgeführt wird.

Innerhalb eines Verzeichnisses suchen

Voraussetzungen

Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Schnellsuche nicht markiert ist.

1. Wechseln Sie zu dem Verzeichnis, das Sie durchsuchen möchten.
2. Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld ein. Sie können auch nur einen Teil eines Namens oder einer Rufnummer eingeben.
3. Wenn Sie die Suche auf Einträge beschränken möchten, die mit dem Suchbegriff beginnen, markieren Sie das Kontrollkästchen Beginnt mit.
4. Wenn Sie innerhalb einer Spalte suchen möchten, markieren Sie im Auswahlfeld den Namen der Spalte.
5. Klicken Sie auf Suche (Symbol Lupe), um die Suche zu starten.

Um die Suche zurückzusetzen, klicken Sie auf Suche löschen mit dem Symbol Kreuz.

Alle Verzeichnisse durchsuchen

1. Wechseln Sie zur Registerkarte Suchen.
2. Geben Sie den Suchbegriff im Suchfeld ein. Sie können auch nur einen Teil eines Namens oder einer Rufnummer eingeben.
3. Wenn Sie die Suche auf Einträge beschränken möchten, die mit dem Suchbegriff beginnen, markieren Sie das Kontrollkästchen Beginnt mit.
4. Klicken Sie auf Suchen (Symbol Lupe), um die Suche zu starten.

Um die Suche zurückzusetzen, klicken Sie auf löschen (Symbol Kreuz).

Verzeichnisse aus Sucherergebnissen erstellen
Wenn Sie innerhalb eines Verzeichnisses suchen, können Sie ein neues Verzeichnis auf Basis des Suchergebnisses erstellen. Zum Beispiel, wenn Sie ein Verzeichnis für die Mitarbeiter einer Abteilung erstellen möchten.

1. Wechseln Sie zu dem Verzeichnis, das Sie durchsuchen möchten.
2. Führen Sie eine Schnellsuche oder eine Standardsuche aus.
3. Klicken Sie herausziehen. Es wird ein neues Verzeichnis auf Basis des Suchergebnisses erstellt.

Einträge sortieren

Sie können die Einträge in den Verzeichnissen aufsteigend oder absteigend sortieren. Klicken Sie dazu auf die Spaltenüberschriften mit einem Sortiersymbol.

Hinweis

Die Ergebnisliste in der Registerkarte Suchen kann nicht sortiert werden.

Notizen zu Kontakten hinzufügen

Sie können Notizen zu den Kontakten in den Verzeichnissen hinzufügen.

1. Klicken Sie auf den Link Notiz des Kontakts. Ein Eingabefenster wird geöffnet.
2. Geben Sie Ihre Notizen ein und klicken Sie anschließend auf OK.

Persönliche Kontakte

Ihre persönlichen Kontakte können Sie in MyPortal und in der Vermittlungsplatz-Anwendung verwalten. Ändern Sie einen persönlichen Kontakt in einer Anwendung, wird die Aktualisierung in der anderen Anwendung spätestens beim nächsten Login sichtbar.

Hinweis

Persönliche Kontakte lassen sich in der Vermittlungsplatz-Anwendung nicht ändern. Um trotzdem Änderungen vorzunehmen, löschen Sie den Kontakt und geben ihn erneut ein oder nutzen Sie MyPortal.

Persönlichen Kontakt hinzufügen
1. Wechseln Sie zur Registerkarte Persönliches Adressbuch.
2. Klicken Sie auf bearbeiten (Symbol Stift). Der Dialog Persönliches Adressbuch wird geöffnet.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Geben Sie Name und Rufnummer ein.
5. Klicken Sie erneut auf Hinzufügen.

Persönlichen Kontakt löschen
1.    Wechseln Sie zur Registerkarte Persönliches Adressbuch.
2.    Klicken Sie auf bearbeiten (Symbol Stift). Der Dialog Persönliches Adressbuch wird geöffnet.
3.    Markieren Sie den Kontakt, den Sie löschen möchten.
4.    Klicken Sie auf Löschen.

Kurzwahlen

Mit Vermittlungsplatz können Sie Kurzwahlen verwalten, die Sie mit den Tasten 2 bis 9 Ihrer Endgeräte nutzen können. Haben Sie in MyPortal bereits Kurzwahlen hinzugefügt, erscheinen die Einträge in der Registerkarte Kurzwahl.

 Kurzwahl hinzufügen
1.    Wechseln Sie zur Registerkarte Kurzwahl.
2.    Klicken Sie auf bearbeiten (Symbol Stift). Der Dialog Kurzwahlen bearbeiten wird geöffnet.
3.    Klicken Sie auf Hinzufügen.
4.    Wählen Sie im Auswahlfeld Kurzwahl eine Kurzwahl und geben Sie Rufnummer und eine optionale Beschreibung ein.
5.    Klicken Sie erneut auf Hinzufügen.

Kurzwahl ändern
1.    Wechseln Sie zur Registerkarte Kurzwahl.
2.    Klicken Sie auf bearbeiten (Symbol Stift). Der Dialog Kurzwahlen bearbeiten wird geöffnet.
3.    Doppelklicken Sie den Eintrag, den Sie ändern möchten.
4.    Ändern Sie den Eintrag.
5.    Klicken Sie eine beliebige Stelle im Dialogfenster außerhalb des Eintrags.

 Kurzwahl löschen
1.    Wechseln Sie zur Registerkarte Kurzwahl.
2.    Klicken Sie auf bearbeiten (Symbol Stift). Der Dialog Kurzwahlen bearbeiten wird geöffnet.
3.    Markieren Sie die Kurzwahl, die Sie löschen möchten.
4.    Klicken Sie auf Löschen.

Kontakte überwachen

Der Vermittlungsplatz erlaubt Ihnen den Besetztlampenstatus ausgewählter Kontakte zu überwachen. Der Besetztlampenstatus zeigt an, ob zum Beispiel ein Kontakt verfügbar ist, gerade telefoniert oder nicht gestört werden möchte. Für eine Übersicht aller Status siehe Besetztlampenstatus.

Der Besetztlampenstatus kann in Vermittlungsplatz statisch und dynamisch überwacht werden. Bei der statischen Überwachung legen Sie die zu überwachenden Kontakte zuvor in MyPortal an. Anschließend können Sie in der Registerkarte Favoriten den Besetztlampenstatus dauerhaft einsehen. Bei der dynamischen Überwachung lassen Sie sich den Besetztlampenstatus eines Kontakts ad-hoc in Vermittlungsplatz anzeigen.

Statische Überwachung
Um Kontakte statisch zu überwachen, müssen Sie die Kontakte zuvor in MyPortal konfigurieren. Für mehr Informationen siehe <Link> . Die angelegten Kontakte erscheinen anschließend in der Registerkarte Favoriten. Der Besetztlampenstatus wird dauerhaft angezeigt.

Hinweis

Um die Kontakte in der Registerkarte Favoriten nach einer Änderung in MyPortal zu aktualisieren, melden Sie sich an Vermittlungsplatz erneut an.

Dynamische Überwachung
Mit der dynamischen Überwachung können Sie Kontakte, die Sie nicht statisch überwachen, ad-hoc zur Überwachung auswählen. Der Besetztlampenstatus wird daraufhin angezeigt und die Kontakte erscheinen in der Registerkarte Überwachte Kontakte . Sie können maximal 50 Kontakte dynamisch überwachen. Sobald Sie sich von Vermittlungsplatz abmelden, werden die Kontakte aus der Registerkarte Überwachte Kontakte entfernt.

Kontakt dynamisch überwachen

Voraussetzungen

Die Privacy-Einstellung Anzeige des Besetztlampenstatus allen Arbeitsplätzen erlauben muss inaktiv sein. Für mehr Informationen siehe Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Privacy.

Klicken Sie im gewünschten Verzeichnis auf das Feld Besetztlampe eines Kontakts, den Sie überwachen möchten. Der Besetztlampenstatus wird daraufhin aktiviert und der Kontakt erscheint in der Registerkarte Überwachte Kontakte.

Besetztlampenstatus
Der Besetztlampenstatus wird durch ein Symbol links neben dem Präsenzstatus eines Kontakts angezeigt. Er gibt Auskunft über den Besetztlampenstatus des Kontakts, die Verfügbarkeit gem. Kalendereinstellung und den Status aktivierter Zusatzdienste wie Rufweiterleitung, Bitte nicht stören und Privacy.

SymbolPrivacyStatus in VermittlungsplatzBesetztlampenstatus
OnPrivatNicht einsehbar
OffIm GesprächAktives Gespräch
OffTelefon klingeltTelefon klingelt
OffWegKeine aktiven Gespräche
OffAnrufweiterleitung „Sofort“Keine aktiven Gespräche
OffBitte nicht störenKeine aktiven Gespräche
OffVerfügbarKeine aktiven Gespräche

Anrufe vermitteln

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie mit dem Vermittlungsplatz anrufen, Anrufe annehmen und vermitteln können. Die aktiven Anrufe und die Aktionsschaltflächen zur Steuerung finden Sie im Bereich Aktive Anrufe. Einige Funktionen, wie Gespräche annehmen, halten und beenden etc. können Sie auch über Ihre Endgeräte steuern.

Anrufe per „Drag & Drop“ vermitteln

Wenn Sie einen eingehenden Anruf an einen Kontakt vermitteln möchten, können Sie den Anruf per „Drag & Drop“ aus dem Bereich Aktive Anrufe auf einen Kontakt in einem Verzeichnis ziehen. Anschließend werden Aktionsschaltflächen eingeblendet, mit den Sie den Anruf an den Kontakt vermitteln können.

Sie können auch einstellen, dass Anrufe automatisch vermittelt werden, wenn Sie „Drag & Drop“ nutzen. In diesem Fall müssen Sie nicht auf eine Aktionsschaltfläche klicken, um die Übergabe einzuleiten. Siehe Einstellungen > Allgemein > Drag & Drop.

Anrufinformationen

Anzeige aktiver Gespräche
Alle aktiven Gespräche erscheinen im Bereich Aktive Gespräche. Um Anrufinformationen einer Konferenz einzusehen, klicken Sie im Bereich Konferenz auf den Pfeil für "erweitern".

Benachrichtigung über eingehende Anrufe

Hinweis

Damit bei eingehenden Anrufen ein Benachrichtigungsfenster erscheint, darf in dem Browser, indem Vermittlungsplatz ausgeführt wird, nur eine Registerkarte geöffnet sein.

Hinweis

Wenn zwei Anrufe innerhalb 8 Sekunden eingehen, wird im Benachrichtigungsfenster nur der erste Anruf angezeigt.

Eingehende Anrufe werden im Bereich Aktive Anrufe und in einem Benachrichtigungsfenster (Popup) oberhalb der Windows Taskleiste angezeigt.

Die Anrufinformationen umfassen:

  • Name des Anrufers
  • Rufnummer des Anrufers
  • Weiterleitende Rufnummern (falls Weiterleitung aktiv)

Anrufer-vCard speichern
Wenn ein Anruf eingeht, können Sie aus dem Benachrichtigungsfenster (Popup) die Anrufinformationen als vCard in Microsoft Outlook speichern.

Voraussetzung

Microsoft Outlook wird ausgeführt.

Klicken Sie im Benachrichtigungsfenster (Popup) auf vCard hinzufügen.

Anrufinformationen an eine Web-Anwendung übergeben

Anrufinformationen können Sie auch an eine Web-Anwendung übergeben, wenn Sie z. B. die Parameter von Anrufen in einer CRM-Anwendung speichern möchten. Zur Konfiguration der URL der Web-Anwendung siehe Einstellungen > Allgemein > Web-Popup.

Um die Anrufinformationen manuell an eine Web-Anwendung zu übergeben, klicken Sie im Bereich Aktive Anrufe auf URL öffnen. Es wird ein Webbrowser-Fenster geöffnet, in dem die Anrufinformationen angezeigt werden.

Anrufen

Mit Vermittlungsplatz führen Sie abgehende Anrufe mit Click-to-Dial. Das heißt, wenn Sie eine Rufnummer wählen, erhalten Sie zuerst einen Rückruf. Sobald Sie den Rückruf annehmen, wird die Verbindung zur gewählten Rufnummer hergestellt.

Der Rückruf erscheint im Bereich Aktive Anrufe mit dem Anruftyp Eingehender Anruf. Sobald Sie im Benachrichtigungsfenster auf Annehmen klicken, wird die gewählte Rufnummer angerufen und der Anruftyp wechselt auf Ausgehend.

1.Rückruf

2. Ausgehender Anruf

Mit dem Wählfeld anrufen
1. Geben Sie im Wählfeld die Rufnummer ein.
2. Klicken Sie auf Wählen. Ein Click-to-Dial-Anruf wird eingeleitet.

Wahlwiederholung
Sie können die letzten 10 gewählten Nummern mit der Wahlwiederholung anrufen.

Möglichkeit 1:

1. Geben Sie im Wählfeld die ersten Ziffern einer Rufnummer ein. Es wird eine Liste der zuletzt gewählten Rufnummern angezeigt, die mit den eingegebenen Ziffern beginnen.
2. Markieren Sie die Rufnummer, die Sie anrufen möchten und klicken Sie auf Wählen. Ein Click-to-Dial-Anruf wird eingeleitet.

Möglichkeit 2:

1. Klicken Sie auf Wahlwiederholung. Eine Liste der zuletzt gewählten Rufnummern wird angezeigt.
2. Klicken Sie auf die Rufnummern, die Sie anrufen möchten.

Kontakte anrufen
Kontakte können Sie aus jedem beliebigen Verzeichnis anrufen.

1. Wechseln Sie zu dem Verzeichnis, aus dem Sie einen Kontakt anrufen möchten.
2. Markieren Sie den Kontakt, den Sie anrufen möchten und klicken Sie auf Anruf. Wenn Sie eine bestimmte Rufnummer wählen möchten, klicken Sie auf den Pfeil und wählen aus der Liste die gewünschte Rufnummer. Ein Click-to-Dial-Anruf wird eingeleitet.

Mit Kurzwahl anrufen
1. Wechseln Sie zur Registerkarte Kurzwahl.
2. Markieren Sie den Kontakt, den Sie anrufen möchten und klicken Sie auf Anruf. Ein Click-to-Dial-Anruf wird eingeleitet.

Aus der Anruferhistorie anrufen
1. Klicken Sie im Bereich Aktive Anrufe auf Anruferhistorie. Das Fenster Anruferhistorie wird geöffnet.
2. Wenn Sie die Einträge nach verpassten oder angenommenen Anrufen oder angerufenen Rufnummern filtern möchten, nutzen Sie das Auswahlfeld Anzeige.
3. Markieren Sie die Rufnummer, die Sie anrufen möchten und klicken Sie auf Anruf. Ein Click-to-Dial-Anruf wird eingeleitet.

Anrufe annehmen

Wenn Sie am Vermittlungsplatz angemeldet sind, können Sie weiterhin Ihre eigenen Anrufe annehmen, Anrufe aus Warteschleifen und auch Anrufe für andere Benutzer Ihres Unternehmens übernehmen (Pickup). Zudem können Sie einstellen, dass eingehende Anrufe automatisch angenommen werden.

Anruf annehmen
Eingehende Anrufe werden im Bereich Aktive Anrufe und in einem Benachrichtigungsfenster (Popup) oberhalb der Windows Taskleiste angezeigt.
Klicken Sie im Benachrichtigungsfenster auf Annehmen. Der Anruf wird angenommen und der Anruftyp wechselt auf Aktiv.

Anruf automatisch annehmen
Die automatische Anrufannahme kann als Standard durch Ihren Administrator konfiguriert werden. Wenn die automatische Anrufannahme aktiviert ist, nimmt Ihr Telefon eingehende Anrufe automisch an, sobald es klingelt.

Anruf übernehmen (Pickup)
Sie können Anrufe übernehmen, die für andere Benutzer Ihres Unternehmens bestimmt sind.

Tipp

Um den Telefonie-Status der Benutzer, für die Sie Anrufe übernehmen möchten, überwachen zu können, nutzen Sie die Funktionen statische Überwachung oder dynamische Überwachung. Für mehr Informationen siehe Kontakte überwachen.

1. Klicken Sie in einem in einem Verzeichnis auf den Kontakt, dessen Anruf Sie übernehmen möchten. Der Status muss Klingeln sein.
2. Klicken Sie auf Annehmen. Der Anruf wird übernommen und erscheint im Bereich Aktive Anrufe als Eingehender Anruf.

Gespräch beenden

Klicken Sie im Bereich Aktive Anrufe auf Beenden.

Gespräch halten

Klicken Sie im Bereich Aktive Gespräche auf Halten. Um das Gespräch fortzusetzen, klicken Sie auf Annehmen.

Anruf übergeben

Sie können aktive und gehaltene Gespräche übergeben und eingehende Anrufe, die Sie noch nicht angenommen haben. Die Übergabe kann mit oder ohne Rückfrage erfolgen oder Sie übergeben den Anruf an eine Sprachbox, an einen besetzten Zielanschluss mit der Funktion Warten oder an eine andere Warteschleife.

Ohne Rückfrage

Ohne Rückfrage mit dem Wählfeld übergeben
1. Markieren Sie im Bereich Aktive Anrufe den Anruf, den Sie übergeben möchten.
2. Geben Sie im Wählfeld die Zielrufnummer ein und klicken Sie auf Weiterleiten. Der Anruf wird ohne Rückfrage an die Zielrufnummer übergeben.

Ohne Rückfrage an einen Kontakt übergeben
1. Markieren Sie im Bereich Aktive Anrufe den Anruf, den Sie übergeben möchten.
2. Öffnen Sie im Bereich Kontakte das gewünschte Verzeichnis.
3. Markieren Sie den Kontakt, an den Sie den Anruf übergeben möchten und klicken Sie auf Weiterleiten. Der Anruf wird übergeben.

Zur Übergabe können Sie den Anruf auch per „Drag & Drop“ aus dem Bereich Aktive Anrufe auf den Kontakt im Verzeichnis ziehen und anschließend auf Weiterleiten klicken.

Um den Anruf mit vorheriger Rufnummernauswahl zu übergeben, klicken Sie auf den Pfeil und wählen die gewünschte Zielrufnummer.

Mit Rückfrage
1. Während eines aktiven Gesprächs, rufen Sie mit dem Wählfeld oder über ein Verzeichnis die Person an, der Sie den Anruf übergeben möchten. Das Gespräch wird auf Halten gesetzt. Der neue Anruf erscheint im Bereich Aktive Anrufe.
2. Warten Sie, bis die Gegenstelle den Anruf annimmt.
3. Nach der Rückfrage klicken Sie beim gehaltenen Gespräch auf Weiterleiten. Der Anruf wird übergeben.

Übergabe zur Sprachbox
Sie können Anrufe an Ihre Sprachbox oder die eines überwachten Kontakts übergeben. Sie können aktive und gehaltene Gespräche übergeben und eingehende Anrufe, die Sie noch nicht angenommen haben.

1. Markieren Sie im Bereich Aktive Anrufe den Anruf, den Sie übergeben möchten.
2. Wechseln Sie im Bereich Kontakte zum gewünschten Verzeichnis. Wenn Sie den Anruf an Ihre eigene Sprachbox übergeben möchten, suchen Sie Ihren eigenen Eintrag.
3. Markieren Sie den Kontakt und klicken Sie auf Sprachbox. Der Anruf wird übergeben.

Zur Übergabe können Sie den Anruf auch per „Drag & Drop“ aus dem Bereich Aktive Anrufe auf den Kontakt im Verzeichnis ziehen und anschließend auf Sprachbox klicken.

Übergabe bei Besetzt
Sie können auch Anrufe auch übergeben, wenn der Zielanschluss besetzt ist. Klicken Sie dazu auf die Funktion Warten. Sobald der Zielanschluss nicht mehr besetzt ist, wird der Anruf vermittelt. Falls der besetzte Zielanschluss eine Rufweiterleitung bei Besetzt konfiguriert hat, wird diese ausgeführt.

1. Markieren Sie im Bereich Aktive Anrufe den Anruf, den Sie übergeben möchten.
2. Öffnen Sie im Bereich Kontakte das gewünschte Verzeichnis.
3. Markieren Sie den Kontakt, an den Sie den Anruf übergeben möchten und klicken Sie auf Warten. Der Anruf wird übergeben

Wenn der Zielanschluss nicht innerhalb einer bestimmten Zeit frei wird, wird der Anruf wieder an Ihren Anschluss zurückgegeben. Die Wartezeit bei Besetzt können Sie in MyPortal konfigurieren unter Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Telefonie > Call Transfer.

Übergabe an Warteschleife
Sie können auch Anrufe an eine beliebige Warteschleife übergeben. Nach der Übergabe wird der Anruf an die letzte Stelle der neuen Warteschleife gesetzt.

1. Markieren Sie im Bereich Aktive Anrufe oder im Bereich Warteschleifen den Anruf, den Sie übergeben möchten.
2. Wechseln Sie im Bereich Kontakte zum Verzeichnis Warteschleifen. Markieren Sie die gewünschte Warteschleife und klicken Sie auf Weiterleiten. Der Anruf wird übergeben.

Zur Übergabe können Sie den Anruf auch per „Drag & Drop“ auf eine Warteschleife ziehen und anschließend auf Weiterleiten klicken.

Anrufe zusammenführen (Konferenz)

Aktive Konferenzen und die Aktionsschaltflächen zur Steuerung finden Sie im Bereich Konferenz innerhalb des Bereichs Aktive Anrufe.

Voraussetzung

Sie haben mindestens 2 aktive Gespräche.

1. Markieren Sie im Bereich Aktive Anrufe einen der aktiven Anrufe.
2. Platzieren Sie den Mauszeiger auf dem anderen Anruf und klicken Sie auf Konferenz. Die Konferenz wird eingeleitet und die Anrufe erscheinen im Bereich Konferenz.

Teilnehmer hinzufügen
1. Rufen Sie den Teilnehmer an, den Sie der Konferenz hinzufügen möchten.
2. Platzieren Sie im Bereich Aktive Anrufe den Mauszeiger auf dem Anruf, den Sie der Konferenz hinzufügen möchten und klicken Sie auf Konferenz. Der Anruf wird der Konferenz hinzugefügt.

Konferenz halten
Wenn Sie eine Konferenz auf Halten setzen, hören alle Teilnehmer Musik.
Klicken Sie im Bereich Konferenz auf Halten. Um die Konferenz fortzusetzen, klicken Sie auf Annehmen.

Teilnehmer halten
Wenn Sie einen Teilnehmer auf Halten setzen, hört der Teilnehmer Musik.
Platzieren Sie den Mauszeiger auf dem Teilnehmer, den Sie halten möchten und klicken Sie auf Halten. Um den Teilnehmer wieder in die Konferenz einzubinden, klicken Sie auf Annehmen.

Konferenz verlassen
Wenn Sie eine Konferenz verlassen, wird nur Ihre Verbindung zur Konferenz getrennt. Die Verbindungen der übrigen Teilnehmer bleiben erhalten und die Konferenz kann ohne Sie weitergeführt werden.
Klicken Sie im Bereich Konferenz auf Verlassen.

Teilnehmer aus Konferenz ausschließen
Platzieren Sie den Mauszeiger auf dem Teilnehmer, den Sie ausschließen möchten und klicken Sie auf Beenden.

Konferenz beenden
Klicken Sie im Bereich Konferenz auf Beenden. Die Verbindungen aller Teilnehmer der Konferenz werden getrennt.

Anrufe aus Warteschleifen vermitteln

Mit Vermittlungsplatz können Sie sich an bis zu 5 Warteschleifen anmelden und Anrufe daraus vermitteln. Ihre Warteschleifen und die Aktionsschaltflächen zur Vermittlung der Anrufe finden Sie im Bereich Warteschleifen.

Vermittlungsplatz-Status festlegen

Mit dem Vermittlungsplatz-Status legen Sie die Verfügbarkeit Ihres Arbeitsplatzes für Anrufe aus Warteschleifen fest. Ihren Vermittlungsplatz-Status können Sie in den Einstellungen Ihres Desktop-Clients, Ihres IP-Telefons oder im Administrationsportal festlegen. Weitere Informationen erhalten Sie in den entsprechenden Hilfe-Dokumenten.

Hinweis

Ihr Präsenzstatus hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit Ihres Arbeitsplatzes für wartende Anrufe aus Warteschleifen. Mit Ihrem Präsenzstatus signalisieren Sie ausschließlich Ihren Kontakten Ihre Verfügbarkeit für Telefonie und Chat-Nachrichten.

Warteschleifen überwachen

Sie können wählen, welche Warteschleifen Sie überwachen möchten und damit im Bereich Warteschleifen angezeigt werden. Sie können auch Warteschleifen überwachen, an denen Ihr Arbeitsplatz nicht angemeldet ist. Für mehr Informationen siehe Einstellungen > An Warteschleifen anmelden.

Voraussetzungen

Ihr Arbeitsplatz muss mindestens einer Warteschleife zugewiesen sein. Wenden Sie sich ggf. an Ihren Administrator.

1. Klicken Sie im Bereich Warteschleifen auf das Symbol Einstellungen und wählen im Auswahlbereich Warteschleifen Einstellungen.
2. Markieren Sie die Kontrollkästchen der Warteschleifen, die Sie überwachen möchten.
3. Wenn Sie die maximale Anzahl der angezeigten Anrufe ändern möchten, geben Sie für jede Warteschleife den neuen Wert im Feld Anrufe ein.
4. Klicken Sie auf Speichern. Die gewählten Warteschleifen werden im Bereich Warteschleifen angezeigt.

Um wartende Anrufe einer Warteschleife einzusehen, klicken Sie im Bereich Warteschleifen auf den Pfeil. Die Ansicht der Warteschleife wird erweitert.

Anrufe aus Warteschleifen abrufen

Sobald Ihr Arbeitsplatz als Vermittlungsplatz für Anrufe aus Warteschleifen verfügbar ist, stellt der Vermittlungsplatz automatisch den am längsten wartenden Anruf zu. Befinden sich mehrere Anrufe in der Warteschleife, können Sie bestimmte Anrufe gezielt abrufen. Dies ist während der folgenden Anrufstatus möglich:

  • Telefon klingelt
  • Gespräch wird gehalten
  • Arbeitsplatz „nicht verfügbar“
  • In Nachbearbeitung

Markieren Sie im Bereich Warteschleifen den Anruf, den Sie abrufen möchten und klicken Sie auf Abrufen. Der Anruf erscheint in der Gesprächsanzeige und Ihr Telefon klingelt.

Anruf an eine beliebige Rufnummer weiterleiten

1. Markieren Sie im Bereich Warteschleifen den Anruf, den Sie übergeben möchten.
2. Geben Sie im Wählfeld die Zielrufnummer ein und klicken Sie auf Weiterleiten. Der Anruf wird weitergeleitet und aus der Warteschleife entfernt.

Anruf an eine andere Warteschleife weiterleiten

1. Markieren Sie im Bereich Warteschleifen den Anruf, den Sie weiterleiten möchten.
2. Wechseln Sie im Bereich Kontakte zur Registerkarte Warteschleifen.
3. Markieren Sie die Warteschleife, an die Sie den Anruf übergeben möchten und klicken Sie auf Weiterleiten. Der Anruf wird weitergeleitet und erscheint in der Anzeige der neuen Warteschleife.

Position eines Anrufs in der Warteschleife ändern

1. Markieren Sie im Bereich Warteschleifen den Anruf, dessen Position Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Verschieben.
2. Wählen Sie im Auswahlbereich die neue Position. Der Anruf wird in der Warteschleife verschoben.

Warteschleifen einblenden/ausblenden

Angezeigte Warteschleifen können Sie über das Symbol mit dem Kreuz ausblenden. Um eine Warteschleife wieder einzublenden klicken Sie auf Einstellungen > Ansicht und wählen im Auswahlbereich die gewünschte Warteschleife.

Anrufe gruppieren

Um Anrufe in Warteschleifen zu gruppieren, klicken Sie auf Einstellungen > Gruppieren und wählen im Auswahlbereich die gewünschte Gruppierung.

Anrufe sortieren

Um Anrufe in Warteschleifen zu sortieren, klicken Sie auf Einstellungen > Sortieren und wählen im Auswahlbereich die gewünschte Sortierung.

E-Mail

Zum Versand einer E-Mail öffnet Vermittlungsplatz Ihre Standard-E-Mail-Anwendung und kopiert die E-Mail-Adresse des ausgewählten Kontakts in das Adressfeld einer neue E-Mail.

E-Mail an Kontakt senden
Voraussetzungen

In den Kontaktinformationen des Empfängers muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

1. Wechseln Sie im Bereich Kontakte zum gewünschten Verzeichnis.
2. Markieren Sie den Kontakt, dem Sie eine E-Mail senden möchten und klicken Sie auf E-Mail. Eine neue E-Mail Ihrer Standard-E-Mail-Anwendung wird geöffnet.
3. Nutzen Sie Ihre E-Mail-Anwendung, um die E-Mail zu schreiben und zu senden.

Chat

Mit Vermittlungsplatz können Sie anderen Cloud PBX Benutzern Chatnachrichten senden und den Präsenzstatus Ihrer Chatkontakte einsehen.

Präsenzstatus

Der Präsenzstatus zeigt an, ob Ihre Chatkontakte für Telefongespräche oder Chats verfügbar sind oder nicht. Umgekehrt können auch Ihre Chatkontakte Ihren Präsenzstatus einsehen.

Wenn Sie sich am Vermittlungsplatz anmelden, wird Ihr Präsenzstatus automatisch auf „verfügbar“ gesetzt. Sie können ihn auch manuell ändern. Setzen Sie ihn zum Beispiel auf „beschäftigt“, wenn Sie nicht gestört werden möchten.

Der Präsenzstatus in Vermittlungsplatz spiegelt zudem die Präsenzstatus-Einstellung Ihrer weiteren Endgeräte und Clients wieder. Das heißt, wenn Sie Ihren Präsenzstatus in Ihrem Desktop-Client manuell auf „offline“ setzen, wechselt auch der Präsenzstatus in Vermittlungsplatz auf „offline“. Das gilt auch umgekehrt für die Präsenzstatus-Einstellung, die Sie manuell in Vermittlungsplatz vornehmen.

Präsenzstatus werden in Vermittlungsplatz durch Symbole dargestellt. Nachfolgend werden alle Präsenzstatus und Ihre Bedeutung beschrieben.

SymbolBeschreibung
Verfügbar: Benutzer ist online. Anrufe und Chatnachrichten werden zugestellt.
Abwesend: Benutzer ist online, aber seit mehr als 10 Minuten nicht an seinem Rechner aktiv. Anrufe und Chatnachrichten werden zugestellt.
Beschäftigt: Benutzer ist online, aber beschäftigt und möchte nicht gestört werden. Anrufe und Chatnachrichten werden zugestellt. Dieser Status muss manuell gesetzt werden.
Offline: Benutzer ist nicht am Vermittlungsplatz angemeldet und daher offline. Anrufe werden abgewiesen. Chatnachrichten werden erst zugestellt, wenn der Status auf Verfügbar, Abwesend oder Beschäftigt wechselt.


Präsenzstatus manuell einstellen
Klicken Sie auf das Auswahlfeld Mein Präsenzstatus rechts oben im Browserfenster und wählen Sie den neuen Status.

Eine zusätzliche Information teilen
Sie können Ihre Verfügbarkeit mit einer zusätzlichen Information verknüpfen. Zum Beispiel eine Information über Ihren aktuellen Aufenthaltsort. Dazu steht Ihnen ein Freitextfeld zur Verfügung. Ihre Kontakte sehen die zusätzliche Information in ihrer Kontaktliste.

1. Klicken Sie auf das Symbol rechts neben Ihrem Präsenzstatus.
2. Geben Sie die Information ein und klicken Sie auf OK.

Um die zusätzliche Information einzusehen, platzieren Sie den Mauszeiger auf dem Symbol . Ein Tooltip mit dem aktuellen Text wird angezeigt.

Chatkontakte verwalten

Um den Präsenzstatus eines Kontakts einsehen zu können, müssen Sie ihn zu Ihren Chatkontakten hinzufügen. Der Kontakt erhält daraufhin eine Kontaktanfrage, die er annehmen oder ablehnen kann. In der Registerkarte Chat erscheinen ausschließlich Kontakte, mit denen Sie Ihren Präsenzstatus teilen.

Chatkontakte hinzufügen
Chatkontakte fügen Sie der Registerkarte Chat hinzu, indem Sie anderen Benutzern eine Kontaktanfrage senden. Wir raten ab, Kontakte manuell über das Symbol Bearbeiten hinzuzufügen oder zu bearbeiten.

Präsenzinformationen teilen
1. Klicken Sie auf den Präsenzstatus eines Kontakts in einem beliebigen Verzeichnis. Der Dialog Präsenzinformationen teilen wird geöffnet.
2. Klicken Sie auf Ja, um eine Kontaktanfrage zu stellen. Der Kontakt erscheint in der Registerkarte Chat und erhält eine Kontaktanfrage, die er annehmen oder ablehnen kann.

Wenn Sie die Kontaktanfrage erneut senden möchten, klicken Sie auf den Präsenzstatus eines Kontakts und wählen Erneut senden.

Präsenzinformationen nicht mehr teilen
1. Klicken Sie auf den Präsenzstatus eines Kontakts in einem beliebigen Verzeichnis. Der Dialog Präsenzinformationen nicht mehr teilen wird geöffnet.
2. Klicken Sie auf Ja, um dem Kontakt das Recht Ihren Präsenzstatus einzusehen zu entziehen.

Mit Chatkontakten chatten

Sie können mit mehreren Kontakten zur gleichen Zeit chatten. Entweder in einem Gruppenchat oder in mehreren Einzelchats. Das Chatfenster erscheint rechts unten am Bildschirm. Sie können das Chatfenster aber auch vom Browserfenster lösen und beliebig auf Ihrem Bildschirm platzieren. Wenn Sie einen Chatpartner anrufen möchten, können Sie den Anruf direkt aus dem Chatfenster einleiten.

Chat starten
1. Markieren Sie in einem Verzeichnis den Kontakt, dem Sie eine Chatnachricht senden möchten.
2. Klicken Sie auf Chat . Ein Chatfenster wird rechts unten am Bildschirm geöffnet.
3. Geben Sie eine Nachricht ein und drücken Sie die Taste ENTER, um die Nachricht zu senden.

Im Chatfenster wird die Chathistorie mit bis zu 50 Nachrichten gespeichert. Auch, wenn Sie das Chatfenster schließen. Die Chathistorie wird erst gelöscht, wenn Sie sich aus Vermittlungsplatz abmelden.

Gruppenchat starten
Um einen Gruppenchat zu starten, fügen Sie weitere Kontakte einem Einzelchat hinzu.

1. Klicken Sie im Chatfenster auf Hinzufügen mit dem Symbol . Ein Auswahlfeld wird geöffnet.

2. Klicken Sie auf das Auswahlfeld, markieren Sie die Kontrollkästchen der Kontakte, die Sie dem Chat hinzufügen möchten und klicken Sie auf Invite. Sobald ein Kontakt dem Gruppenchat folgt, erscheint eine Meldung im Chatverlauf des Chatfensters.

Aus dem Chatfenster anrufen
Klicken Sie im Chatfenster auf Anrufen . Ein Click-to-Dial-Anruf wird eingeleitet und der Anruf erscheint im Bereich Aktive Anrufe.

Für mehr Informationen zu Click-to-Dial siehe Anrufe vermitteln > Anrufen.

Chat beenden
Schließen Sie das Chatfenster, indem Sie auf Schließen klicken. Der Chatverlauf wird gespeichert und erst gelöscht, wenn Sie sich aus Vermittlungsplatz abmelden.

Chatfenster vom Browserfenster lösen
Klicken Sie im Chatfenster auf Pop-out . Der Chat wird in einem neuen Fenster geöffnet, dass Sie auf Ihrem Bildschirm beliebig platzieren können.

Um das Chatfenster wieder an Ihren Browser zu heften, klicken Sie im Chatfenster auf Pop-in .

Anruferhistorie

In der Anruferhistorie werden alle verpassten und angenommenen Anrufe sowie alle angerufenen Rufnummern gespeichert.

Anruferhistorie anzeigen

1. Klicken Sie im Bereich Aktive Anrufe auf Anruferhistorie .
2. Um die Anzeige der Anrufe nach verpassten oder angenommenen Anrufen oder angerufenen Rufnummern zu gruppieren, klicken Sie auf das Auswahlfeld Anzeige und wählen die gewünschte Gruppierung.

Anruferhistorie löschen

Um die Anruferhistorie zu löschen, müssen Sie die Anruflisten in MyPortal löschen. Sie können die folgenden Anruflisten einzeln löschen:

  • Abgehende Anrufe
  • Angenommene Anrufe
  • Verpasste Anrufe

Für mehr Informationen siehe Arbeitsplatz-Funktionen & Dienste > Anruferhistorie.

Einstellungen

Um die Einstellungen zu öffnen, klicken Sie rechts oben im Browserfenster auf den Link Einstellungen.

Allgemein

Im Bereich Allgemein legen Sie das Datums- und Zeitformat fest und Einstellungen zur Benutzung der Anwendung vornehmen.

EinstellungBeschreibung
Web-PopupAnrufinformationen können Sie an eine Web-Anwendung übergeben, wenn Sie z. B. die Parameter von Anrufen in einer CRM-Anwendung speichern möchten.
Geben Sie im Eingabefeld die URL der Web-Anwendung ein, die Vermittlungsplatz aufrufen soll, um die Anrufinformationen zu übergeben.
Falls Sie das Kontrollkästchen Web-Popup bei eingehenden Anrufen automatisch öffnen markieren, muss im Bereich Aktive Anrufe das Web-Popup nicht manuell geöffnet werden. Siehe auch Anrufe vermitteln > Anrufe an eine Web-Anwendung übergeben.
DatumsformatWählen Sie das gewünschte Datumsformat.
ZeitformatWählen Sie das gewünschte Zeitformat.
EinstellungenFalls Sie das Kontrollkästchen aktivieren, werden die Einstellungen Ihres Arbeitsbereichs beim Abmelden automatisch gespeichert. Zu den Einstellungen gehören die Größe und Position des Browserfensters sowie die Anordnung der Bedienelemente Aktive Anrufe, Kontakte und Warteschleifen. Indem Sie den Arbeitsbereich speichern, stehen Ihnen Ihre bevorzugten Einstellungen bei der nächsten Anmeldung wieder zur Verfügung. Laden Sie die Einstellungen, um den letzten Speicherpunkt wiederherzustellen. Zudem können Sie die Einstellungen zurücksetzen.
Drag & DropFalls aktiviert, werden Anrufe bei der Nutzung von Drag & Drop automatisch vermittelt. Ein Klick auf die Schaltfläche Weiterleiten entfällt.

Warteschleifen

Im Bereich Warteschleifen können Sie Ihre zugewiesenen Warteschleifen einsehen und Ihren Arbeitsplatz an Warteschleifen anmelden.

EinstellungBeschreibung
Zugewiesene Warteschleifen

In diesem Bereich sehen Sie alle Warteschleifen, die Ihrem Arbeitsplatz zugewiesen sind. Um Ihrem Arbeitsplatz Warteschleifen zuzuweisen oder zu entfernen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Hinweis

Ihr Arbeitsplatz kann gleichzeitig an mehreren Warteschleifen angemeldet sein.

Um Ihren Arbeitsplatz an einer Warteschleife anzumelden, markieren Sie das Kontrollkästchen der jeweiligen Warteschleife. Wenn Ihr Arbeitsplatz-Status auf Verfügbar steht, werden eingehende Anrufe an die Rufnummer der Warteschleife Ihrem Arbeitsplatz zugestellt. Mehr Informationen zur Änderung des Arbeitsplatz-Status entnehmen Sie der Dokumentation Ihres Endgeräts.

Plugins

Unter Plugins können Sie Desktop-Anwendungen in die Vermittlungsplatz-Anwendung integrieren. Dazu gehören z. B. der Zugriff auf LDAP- und Outlook-Verzeichnisse.

EinstellungBeschreibung
Plugins

Vermittlungsplatz benötigt einen Java HTTPS Server, um Funktionen zur Desktop-Integration ausführen zu können. Zu den Funktionen gehören LDAP- und Outlook-Verzeichnisse, Benachrichtigungen, Tastaturbefehle und Logdateien.

Wenn Sie die Funktionen zur Desktop-Integration aktivieren möchten, heben Sie die Markierung Alle Plugins deaktivieren auf und melden sich erneut an Vermittlungsplatz an. Nach der Anmeldung wird automatisch eine JNLP-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen, die den Java HTTPS Server enthält.

JNLP-Datei ausführen

1. Doppelklicken Sie die Datei cPBXVermittlungsplatz.jnlp, um sie zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Ausführen. Der Java HTTPS Server wird gestartet und Vermittlungsplatz kann die Funktionen zur Desktop-Integration nutzen.

Benachrichtigungen

Hier können Sie einstellen, wie Benachrichtigungen für eingehende Anrufe auf Ihrem Bildschirm dargestellt werden. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Eingehende Anrufe im Vordergrund anzeigen: Falls aktiviert, wird die Vermittlungsplatz-Anwendung in den Vordergrund geholt, wenn der Browser z. B. minimiert ist oder im Hintergrund ausgeführt wird.

Benachrichtigungen für Anrufe anzeigen: Falls aktiviert, wird bei eingehenden Anrufen ein zusätzliches Benachrichtigungsfenster angezeigt. Im Auswahlfeld können Sie eine Bedingung für die Anzeige auswählen.

LDAP v3Mit der LDAP-Integration können Sie ein LDAP-Verzeichnis in Vermittlungsplatz einbinden, um bequem auf die Einträge dieses Verzeichnisdienstes zuzugreifen. Die entsprechenden Einstellungen und Attribute des LDAP-Servers erhalten Sie von Ihrem Administrator.

Info

Unter Info erhalten Sie Informationen zur Software-Version von Vermittlungsplatz und dem verwendeten Profil.

Tastaturbefehle

Wenn Sie Tastaturbefehle einsetzen möchten, stellen Sie sicher, dass die Vermittlungsplatz-Anwendung in Ihrem Webbrowser im Vordergrund ausgeführt wird.

TastaturbefehlBeschreibung
EscSchließt einen offenen Dialog.
EscVerlässt das aktuell editierbare Element, z. B. eine Textbox.
/

Platziert den Cursor im Wählfeld. Bereits eingegebene Nummern bleiben erhalten.

Hinweis: Mit Internet Explorer 8 kann der Tastaturbefehl die eingegebene Nummer löschen, statt den Cursor im Wählfeld zu platzieren.

Platziert den Cursor im Suchfeld. Bereits eingegebene Zeichen bleiben erhalten.
Pfeiltaste RunterWählt den nächsten Eintrag in der Gesprächsanzeige oder unter Anrufe in Warteschleife.
Pfeiltaste hochWählt den vorherigen Eintrag in der Gesprächsanzeige oder unter Anrufe in Warteschleife.
Bild runterBlättert zur nächsten Seite in der Gesprächsanzeige oder unter Anrufe in Warteschleife.
Bild hochBlättert zur vorherigen Seite in der Gesprächsanzeige oder unter Anrufe in Warteschleife.
Taste 1 ... Taste 9Taste 1 markiert den ersten Anruf, Taste 2 markiert den zweiten Anruf usw.
Shift-TasteNimmt den markierten Anruf an. Falls kein Anruf markiert ist, wird der am längsten wartende Anruf angenommen.
Wird Shift-Taste erneut gedrückt, wird der nächste am längsten wartende Anruf angenommen und der vorherig angenommene Anruf gehalten.
Enter-TasteWenn der Cursor im Wählfeld platziert ist, wird die eingegebene Nummer angerufen.
Enter-TasteWenn der Cursor im Suchfeld platziert ist, wird die Suche ausgeführt.
Plus-TasteLeitet den markierten Anruf an eine eingegebene Nummer im Wählfeld weiter.
Shift-Taste + Taste 1 ... Taste 9Shift-Taste + Taste 1 markiert den ersten klingelnden Anruf und nimmt ihn an. Shift-Taste + Taste 2 markiert den zweiten klingelnden Anruf und nimmt ihn an usw.
Shift-Taste + Taste 1 ... Taste 9Shift-Taste + Taste 1 markiert den ersten gehaltenen Anruf und holt ihn zurück. Shift-Taste + Taste 2 markiert den zweiten gehaltenen Anruf und holt ihn zurück.
Taste S oder sÖffnet die Einstellungen.
Taste B oder bWechseln von den Einstellungen zur Hauptseite.
Taste R oder rÖffnet die Anruferhistorie.
Taste H oder hÖffnet die Hilfe.
Shift-Taste + Taste L oder Shift-Taste + lMeldet den Benutzer ab.

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